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Acht Tipps zum Umgang und der Gestaltung von E-Mailsaturen

Elektronische Post hat im Online-Geschäft längst die gleiche Bedeutung erreicht wie das Telefon und die Briefpost für den normalen Geschäftsverkehr. Derzeit werden in Deutschland und den USA achtmal mehr E-Mails versendet als herkömmliche Briefpost. Und die…

Elektronische Post hat im Online-Geschäft längst die gleiche Bedeutung erreicht wie das Telefon und die Briefpost für den normalen Geschäftsverkehr. Derzeit werden in Deutschland und den USA achtmal mehr E-Mails versendet als herkömmliche Briefpost. Und die Tendenz ist steigend. E-Mail stellt deshalb auch aus Marketingsicht ein außerordentlich interessantes Medium dar.

Es kommt aber hier, wie auch bei den klassischen Medien, auf den effektiven Einsatz und die erfolgreiche Gestaltung an. Dieser Beitrag gibt Ihnen acht Tipps zum Umgang und zur Gestaltung für eine maximale Marketingwirkung.

1. Verwenden Sie Signaturen
Fast jedes E-Mail-Programm ermöglicht es, im Header einen von Ihnen gewählten Namen und eine E-Mail-Adresse als Absender anzugeben (z.B. Klaus Meier [meier@meierfirma.de] ). Da viele E-Mail-Adressen oft Abkürzungen des vollen Namens darstellen (wie z.B. meier@meierfirma.de) und deshalb vom Empfänger nicht sofort zugeordnet werden können, ist diese Funktion mehr als sinnvoll.

Dieses gilt allerdings nur, wenn Sie davon ausgehen, dass sich der Empfänger an Sie erinnert. Ist dies nicht der Fall, so ist der E-Mail-Header so gut wie nutzlos. Ihr potenzieller Kunde erfährt weder, welche Stellung Sie in Ihrem Unternehmen haben noch, was Ihr Unternehmen überhaupt leistet.

Eine gute Möglichkeit, diese Informationen mitzuteilen, ohne aufdringlich zu sein, bieten sogenannte Signaturen (engl. „signatures“ oder „taglines“). Geschäftsleute benutzen sie in der Regel, um dem Empfänger Ihrer Nachricht mitzuteilen, wer sie sind und was sie tun. Aus Marketingsicht bieten Signaturen allerdings noch mehr Möglichkeiten. So ist es sinnvoll, Ihre Kontaktinformationen anzugeben und in einem Satz zu erklären, welche Leistungen Ihr Unternehmen anbietet.

Hier ein Beispiel:

 (e) Sascha Langner e-trend Media Consulting GmbH
 Consultant Herforder Str. 74
 fon. +49(0)521 / 96751-0 33602 Bielefeld, Germany
 fax. +49(0)521 / 96751-99 http://www.e-trend.de

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Eine Signatur erstellen Sie am besten in Ihrem E-Mail-Programm. Es gibt zwar die Möglichkeit, erstellte Textdateien zu importieren, jedoch treten hier oft Probleme mit der Formatierung auf. Signaturen sind in Deutschland mittlerweile vom Gesetzgeber vorgeschrieben.

Falls Sie Outlook verwenden, können Sie auch eine vCard (Visitenkarte) erstellen. Diese enthält ebenfalls alle Informationen der Signatur, wird allerdings als Anhang zu Ihrer E-Mail versendet. Besitzt der Empfänger ebenfalls Outlook (oder eine kompatible Software), so kann er Ihre Kontaktdaten über die vCard einfach und schnell in seinen Kontaktordner integrieren.

2. Internet-Nutzer erwarten schnelle Antworten auf Ihre Fragen
Eine E-Mail ist innerhalb von Sekunden beim Empfänger und nach der Beantwortung in der gleichen Zeit wieder beim Absender. Im Vergleich zur herkömmlichen Post entfallen so allein mindestens zwei volle Tage für den Transport der Nachricht. Gehen Sie davon aus, dass sich Ihre Kunden dessen bewusst sind. Versuchen Sie deshalb, alle Fragen innerhalb von 24 Stunden zu beantworten. Falls Sie diesen Service nicht bieten können, erklären Sie kurz per E-Mail, wie lange die Beantwortung der Nachricht dauern wird. Seien Sie bei der Zeiteinschätzung realistisch. Geben Sie lieber einen längeren Zeitraum für die Beantwortung an als einen zu kurzen. Ihre Kunden freuen sich über eine unerwartet schnelle Antwort. Sie sind aber frustriert und ärgerlich, wenn Sie nach der angegebenen Zeit keine Antwort erhalten.

3. Bauen Sie einen Dialog auf
Wenn Sie eine Nachricht erhalten, sollten Sie erstens so schnell wie möglich antworten und zweitens Fragen stellen, um die Konversation am Leben zu erhalten. Fragen Sie z.B. nach Nutzungsgewohnheiten, Produkteigenschaften oder ähnlichem. Die ernste Bitte um die Meinung Ihres Gesprächspartners ermuntert fast jeden zu entsprechenden Antworten. Probieren Sie es aus. Sie erfahren auf diese Weise viel über Ihre Interessenten und deren Bedürfnisse.

4. Senden Sie wichtige E-Mails zuerst an sich

Nur zu schnell passiert es, dass man übereilt den Sende-Button gedrückt hat und der Empfänger anstatt der gut formatierten Preisübersicht einen schwerlesbaren Text ohne Zeilenumbrüche, Tabulatoren oder Absätzen erhält. Probleme dieser Art nach dem Senden einer E-Mail sind nicht selten. Bevor Sie also eine Nachricht an einen wichtigen Kunden, Investoren, oder einen Journalisten schicken, sollten Sie diese zu allererst an sich senden, um die Formatierung und Darstellung zu überprüfen.

5. Sprechen Sie den Empfänger persönlich an
Wenn Sie eine Nachricht an 500 Personen versenden möchten, ist es wichtig darauf zu achten, jede Person möglichst individuell anzusprechen. Ein „Sehr geehrte Damen und Herren“ ist zwar förmlich richtig, stellt ihr Schreiben aber auf eine niedrige, unpersönliche Stufe. Sprechen Sie wann immer möglich den Empfänger mit seinem Namen an – am besten gleich in der Betreffzeile. Durch die persönliche Ansprache wird der Eindruck erweckt, die Nachricht wäre individuell und exklusiv für ihn gestaltet. Hierdurch steigt nicht nur die Wahrscheinlichkeit, dass Ihre Nachricht gelesen wird, sondern auch das Vertrauen des Empfängers in Ihr Unternehmen.

6. Benutzen Sie einfachen (Nur-)Text für alle E-Mails
Es gibt derzeit eine Vielzahl von unterschiedlichen Computersystemen und Textverarbeitungsprogrammen. Da deren Kompatibilität noch nicht einmal zwischen allen Microsoft-Programmen gegeben ist, kommt es nur zu leicht vor, das Sie eine Nachricht versenden, die Ihr Empfänger nicht lesen kann. Vorbeugend sollten Sie deshalb ein Textformat wählen, das den kleinsten gemeinsamen Teiler zwischen allen Systemen darstellt. Dieses Format stellt die Nur-Text Form (oder das ASCII-Format) dar.

7. Benutzen Sie HTML-E-Mails
Auch wenn es nach dem vorherigen Punkt paradox klingt, stellen HTML-formatierte E-Mails eine Alternative zu reinen Nur-Text E-Mails dar. Nicht nur, dass sie von einer großen Anzahl von E-Mail-Programmen angezeigt werden können, sie bieten zudem eine Reihe von Vorteilen gegenüber reinen Text-Nachrichten. So können Sie Ihr Firmenlogo, Ihre Hausschriftart und andere grafische Elemente wie z.B. Produktfotos einbinden. Das kann Ihre Nachricht unter Umständen erheblich aufwerten.

Genau wie bei jedem anderen Format stellt sich dabei allerdings die Frage, ob Ihr Empfänger diese Nachricht auch lesen kann. Fragen Sie also vorher nach. Bedenken Sie auch, dass sich HTML-E-Mails nicht von einer normalen Webpage unterscheiden, d.h., achten Sie auch hier auf die Größe. Erstellen Sie eine Vorlage und speichern Sie diese ab. Wie bei Ihrer Homepage ist eine Größe von 40 – 70 Kilobyte akzeptabel. Testen Sie zu guter Letzt Ihre Vorlage in unterschiedlichen E-Mail-Programmen. Hier zeigen sich oft noch Probleme in der Formatierung.

8. Versenden Sie keine E-Mail-Anhänge ohne Erläuterung
Die Angst vor Viren ist groß. Es vergeht kaum ein Monat, indem kein neuer Virus erheblichen Schaden anrichtet. Da viele Computerviren per E-Mail-Anhang (engl. attachment) übertragen werden, ist hier die Angst am größten. Wenn Sie Attachments versenden, sollten Sie deshalb darauf achten, jedes anhängende Dokument in Ihrer E-Mail zu erwähnen und zu erläutern. Tun Sie dieses nicht, so laufen Sie Gefahr, dass Ihre E-Mail im Papierkorb landet. Versenden Sie ebenfalls keine gepackten Dateien (ZIP-Dateien), ohne vorab zu klären, ob der Empfänger überhaupt in der Lage ist, die Daten zu entpacken. Gleiches gilt für alle anderen Dokumentformate. Klären Sie vorab, welche Formate Ihr Empfänger lesen kann. Es wirkt äußerst unprofessionell, wenn ein potenzieller Kunde beim Öffnen des Dokumentes nur einen Buchstabensalat erhält.

Extra-TIPPs:
1. Ein ausführliches Regelwerk zur Kommunikation per E-Mail hat Sally Hambridge von der Intel® Corporation zusammengestellt.

2. Auch der Verband der deutschen Internetwirtschaft Electronic Commerce Forum (eco) hat eine neue Richtlinie für Online-Direktmarketing verabschiedet (118 KB, PDF): Richtlinie für gewolltes Online-Direktmarketing:

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