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Content Syndication mit RSS

Content Syndication via RSS ist im Kommen. Immer mehr Websites und Blogs bieten eine solche Möglichkeit an. Davon kann man gleich doppelt profitieren. Entweder man verwendet einen Reader und bleibt auf dem Laufenden ohne surfen zu müssen oder man stellt einen thematisch geeigneten Feed mit den Inhalten Dritter auf den eigenen Seiten zur Verfügung.

Ein RSS Feed ist eine einfach aufgebaute XML-Datei, die man über eine Scriptsprache auslesen und in beliebige Seiten einfügen kann. Wir verwenden PHP dazu.

Der Vorteil dabei: Ein RSS Feed stellt die Inhalte als Text zur Verfügung. Design, Textformatierungen oder -Farben können individuell an jede Website anpasst werden.

Um Ihnen unter PHP die nötigen RSS-Lesefunktionen zur Verfügung zu stellen, existieren mehrere kostenlos einsetzbare Funktionen und Programme. Wir zeigen hier exemplarisch die Benutzung des MagpieRSS Reader (zu Deutsch übrigens „Elster“), der sowohl die RSS Formate 0.9x als auch 1.0 unterstützt. Nach dem Entpacken benötigen Sie eigentlich nur den Ordner extlib und die Include-Dateien mit der Endung .inc. Nach dem Upload der Dateien auf Ihren Server müssen Sie nur die Datei rss_fetch.inc in Ihre Seiten einbinden. Mit ihr stehen Ihnen dann die RSS-Lesefunktionen zur Verfügung und Sie können gleich loslegen.

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Ab sofort Top-Aktuell

Dieser PHP-Code liest nach der Installation von MagpieRSS ab sofort die aktuellen Dr. Web Artikel aus:

 <?php

require_once('rss_fetch.inc');
 $url = 'http://www.drweb.de/rss.xml';
 $rss
= fetch_rss($url);
 echo "<p>", $rss->channel['title'],
"</p>";
 echo "<p><ul>";
 foreach
($rss->items as $item) {
 $title = $item[title];
 $link = $item[link];

$desc = $item[description];
 echo "<li><p><a href=$link>$title</a><br>$desc</p></li>\n";

}
 echo "</ul></p>";
 ?>

Achten Sie darauf, den richtigen Include-Pfad für den Require-Befehl in der zweiten Zeile zu geben, ansonsten erhalten Sie eine Fehlermeldung.

Das ganze wird jetzt als unsortierte HTML-Liste ausgegeben. Sie können aber das Aussehen anpassen wie es Ihnen gefällt. Dafür ist hauptsächlich diese Zeile zuständig:

      echo "<li><p><a href=$link>$title</a><br>$desc</p></li>\n";

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…oder Platz sparend?

Wenn Sie zum Beispiel nur die Überschriften ohne den begleitenden Kurztext (Anreißer/Teaser) verwenden möchten, ändern Sie die Zeile wie folgt ab:

      echo "<li><p><a
href=$link>$title</a></p></li>\n";

Wenn Ihnen die Auswahl zu groß ist, begrenzen Sie sie einfach. So werden nur noch die ersten drei Beiträge angezeigt:

      <?php
 require_once('rss_fetch.inc');

$url = 'http://www.drweb.de/rss.xml';
 $i = 0;
 $rss = fetch_rss($url);

echo "<p>", $rss->channel['title'], "</p>";

echo "<p><ul>";
 foreach ($rss->items as $item) {

$title = $item[title];
 $link = $item[link];
 $desc = $item[description];

if($i < 3) {
 echo "<li><p><a href=$link>$title</a><br>$desc</p></li>\n";

$i++;
 } 
 }
 echo "</ul></p>";
 ?>

Auf diese Weise können Sie Nachrichten, Beiträge, Inhalte der unterschiedlichsten Anbieter in die eigenen Seiten integrieren, sofern ein RSS Feed angeboten wird. Die gute Nachricht: Es werden immer mehr.

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Incredimail: Spaß mit Email

Powermailer bevorzugen schlichte Programme, wenige Funktionen und reinen ASCII Text. Wer jedoch mehr aus Spaßgründen elektroposttechnisch unterwegs ist, nennt ganz andere Wünsche. Incredimail kann da helfen.

Bunt sollte es dann schon sein, ein wenig animiert vielleicht, HTML und Grafik werden auch gern gesehen. Wer so etwas mag, findet in Incredimail den passenden Begleiter.

Das Programm selbst erinnert modernerweise an Windows XP, auch wenn es unter normalen Windows Systemen läuft. Die Bedienung wurde an Outlook angelehnt, und von dort aus importiert Incredimail auf Wunsch sämtliche Einstellungen und Adressbuchdaten. Man kann also zügig loslegen.

Ziel ist, die Post ab jetzt möglichst bunt und schick staffiert zu versenden. Einige Dutzend Vorlagen erleichtern das. Wem das noch nicht genügt, der kann den Letter Creator starten und selbst entwerfen. Das Zusatzprogramm liegt in einer 10 Tage Testversion bei.

Die kostenlose Version des Mailers wird durch Werbebanner finanziert, die hier recht ordentlich in das Design eingepasst wurden und zumindest nicht allzu sehr stören. Incredimail ist in in Deutscher Sprache und für Windows verfügbar. Der Download umfasst 5.5 Megabyte – Online Installation.

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Supermailer

Der Name schürt Erwartungen: Supermailer ist ein Mailprogramm für Serienbriefe. Das Programm eignet sich sowohl für den Versand von personalisierten Newslettern als auch für die unbeliebten Werbemails.

Email-Adressen lassen sich in das Programm aus Outlook, Excel, SQL-Datenbanken oder Textdateien importieren oder manuell mit den zusätzlichen Optionen Name, Vorname und Anrede hinzufügen. Auf diese zusätzlichen Felder kann man beim Schreiben der Email über Platzhalter zugreifen. So lässt sich sehr einfach eine individuelle Begrüßung mit Namen für jeden Empfänger festlegen, ohne dass man die Email immer wieder schreiben muss.

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So baut man personalisierte Emails – und auch Spam

Die Nachrichten werden einzeln versendet, so dass die anderen Empfänger Ihre Adressen untereinander nicht sehen können. Das Programm nutzt dabei entweder die Programmschnittstelle von Outlook oder einen SMTP Server, um die Mails zu versenden.

Natürlich lassen sich sämtliche Absender-Attribute wie Name, Email-Adresse und Reply-Adresse für jedes Projekt getrennt festlegen. Die Emails lassen sich als HTML-Email mit zahlreichen Gestaltungsmöglichkeiten oder als Nur-Text versenden.

Supermailer arbeitet mit allen 32-Bit Windows-Systemen und kostet zwischen 15,50 und 108,- Euro. Die kostenlose Testversion eignet sich nicht zum Einsatz, da in jede verschickte Email oben und unten Werbung eingeblendet wird.

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Simons Spam- und Virenkiller

Mit Spam-Mail wird es immer schlimmer – zum Glück sind auch genügend Programmierer davon genervt, so dass sie wirksame Gegengifte entwickeln. Eines davon ist Simons Spam- und Virenkiller.

Dieses Werkzeug fragt Mailserver nach komplexen Filterregeln ab und löscht die Mails gleich auf dem Server. Der Vorteil: Man muss den Mail-Müll zum Löschen durch die Filterregeln des eigenen Mailclients gar nicht erst herunterladen. Die Filterfunktionen haben es in sich:

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Filterregeln einstellen

Das Programm kann nach Betreffzeilen (sogar nach solchen, die mit x Großbuchstaben beginnen), Mailgröße, Mehrfach-Empfängern, Anlagennamen, Absendern und Servern filtern. Nach dem Filtern kann das Tool ein Mailprogramm starten. Auch vertrauenswürdige Absender, deren Mails trotz Filter nicht abgefangen werden, sind möglich.

Mails und Dateianlagen lassen sich „für alle Fälle“ sichern, um versehentliche Löschaktionen rückgängig zu machen. Schön für Outlook Express Anwender: Simons Spam- und Virenkiller importiert die Mailkonten. Das Programm ist Freeware.

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Spam Inspector, Spamihilator und K9

Immer noch Ärger mit Spammails? Der Markt wird immer größer und unuebersichtlicher, denn Spam ist auch ein gutes Geschäft für hilfereiche Programmierer und Softwarefirmen.

Spam Inspector
Immer noch Ärger mit Spammails? Der Markt wird immer größer und unuebersichtlicher, denn Spam ist auch ein gutes Geschäft für hilfereiche Programmierer und Softwarefirmen. Vorn dabei der Spam Inspector, der just in der Version 4 erschienen ist. Das Programm arbeitet mit Outlook, Outlook Express, Hotmail, Eudora und Incredimail zusammen und will ohne aufwändige und längere Konfiguration auskommen. Durchaus einen Versuch wert.

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Spamihilator
Dem Spam-Problem lässt sich auch kostenlos zu Leibe rücken. Der Spamihilator bietet mehr als der ungeschickt gewählte Name vermuten lässt. Mit lernfähigen Filtern und Wortlisten wird unerwünschte Post bekämpft. Das Programm arbeitet mit Outlook 2000/XP/Express, Eudora, Mozilla, Netscape, IncrediMail, Pegasus Mail, Phoenix Mail, Opera und anderen zusammen. Der Spamihilator kann mit zahlreichen Plug-ins erweitert und aufgerüstet werden. Eine Option, die das Programm besonders interessant und flexibel macht.

K9 – Noch ein Filter gegen Spam-Müll
K9 ist ein intelligenter Email-Filter, der den Posteingang sauber halten möchte. Im Gegensatz zu vielen anderen Programmen muss nicht regelmäßig ein neues Update installiert und müssen nicht immer wieder neue Filter-Regeln justiert werden. K9 versucht Emails nach einer Statistik-Analyse in gut und schlecht zu sortieren und lernt mit jeder Email dazu. Am Email-Programm selbst muss kaum etwas verändert werden. Statt direkt vom Mailserver holt sich das Programm die Emails jetzt von dem K9 Filter ab, der die eingehende Post blitzschnell überprüft und Spamverdächtes markiert. Diese lassen sich dann direkt im Programm in einen extra Ordner verschieben oder löschen. In der Standard-Einstellung wird an das Ende des Subjects einer Spam-Email das Wort [Spam] angehängt. Möglich ist aber auch die Markierung im Email-Header, wenn das Mail-Programm auch danach filtern kann.

Das ist gerade beim Antworten an eine fälschlich als Spam deklarierte Email praktisch, da der Empfänger schließlich nicht unbedingt mitbekommen muss, dass seine Emails ausgefiltert wurden. Outlook und Outlook Express Nutzer können die Einstellungen Ihres Email-Programmes automatisch vornehmen lassen, die manuellen Einstellungen für alle anderen Programme wird auf der Webseite erklärt. K9 gibt es als Einzeldatei oder inklusive Installer und Uninstaller mit 72KB beziehungsweise 108 KB Dateigröße kostenlos für alle Windows-Systeme.

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TweakOE für Outlook Express

Es scheint Microsofts Software-Politik zu sein, ein Programm mit mehr Funktionen auszustatten als für den gemeinen Anwender zugänglich sind. Gut, dass es TweakOE gibt. Das Tool gewährt Zugriff auf verborgene Schalter mit großem Nutzen.

Die Einstellungen von TweakOE stoßen auf großes Interesse: So lässt sich der überflüssige Startbildschirm ausschalten, die Titelleistenbeschriftung ändern („Auslach Exzess“), verschiedenen Leisten können ein- und ausgeblendet werden, und sogar eine Zusatzleiste im versteckten Infobereich von OE kann hinzugefügt werden – dort kann man beispielsweise eine Website einblenden lassen.

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Endlich Funktionen einstellen, die man schon lange vermisst hat

Weitere nützliche Funktionen sind die zuschaltbare Anzeige für Email-Header von empfangenen Emails, umrandete Hyperlinks und die Anzeige von Linkadressen in der Statusleiste. Und aus Sicherheitsaspekten lässt sich auch die automatische Anzeige (sogar in der Voransicht) von Bildern, Animationen, Musik und Videos verhindern. Und das alles getrennt für jede Identität. Sehr schön, das. Und noch schöner: TweakOE ist Freeware!

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Outlook Daten sichern mit Outback Plus

Wenn einem Outlook erst mal um die Ohren geflogen ist, weil ein Virus oder die eigene Fehlbedienung zugeschlagen haben, ist es bereits zu spät. Ohne Backup muss man wieder bei Null anfangen. Oder man baut dem Email-Gau mit OutBack Plus vor und legt Backups an.

Backups sind lästig und ohne Zusatzsoftware oft eine zeitraubende Angelegenheit. Mit OutBack Plus geht die Sache schnell und flexibel von der Hand. Das Tool sichert die persönlichen Ordner (.PST) als komprimiertes Archiv – inklusive Signaturen, Filterregeln, Konfiguration und Favoriten und Cookies vom Internet Explorer. Auch einzelne Dateien lassen sich manuell hinzufügen.


Email-Backups auf die flotte und bequeme Art

Die Bedienung ist simpel und stellt auch die faulsten Anwender nicht vor größere Hürden. Alle wichtigen Komponenten von Outlook sind der Voreinstellung bereits zur Sicherung ausgewählt. Dann noch den Zielordner angeben – und go!

Auch schön: Gegen Vergesslichkeit hilft eine Erinnerungsfunktion. Datum und Uhrzeit des Backups lassen sich in den Archivnamen integrieren, die Kompressionsstärke ist in vier Stufen wählbar, ein Logfile protokolliert alle Aktivitäten, und wenn´s mal ganz schnell gehen muss, legt die Funktion „Quick Backup“ eine Sicherung mit den Parametern des letzten Backups an. Gibt´s da noch irgendwelche Ausreden gegen das Backup?

Outback Plus 5 läuft mit Windows XP, Windows 2000, Windows ME, Windows 98SE, Windows 98 Windows 95, ist voll kompatibel mit Outlook 2003 , 2002 (XP), 2000, and 98 spricht Englisch und kostet 39,95 US-Dollar. Für den kleinen Bruder Outlook Express ist vom gleichen Hersteller eine ähnliche Software unter dem Namen Express Assist 7 erhältlich.

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Outlook Express Datensicherung

Auf dieses Werkzeug dürften Anwender von Microsofts kostenlosem Mail-Client lange gewartet haben.

Outlook Express Datensicherung legt Backups der Mails, Identitäten, Adressbuch, News-Konten, Filter und Signaturen an. Das ist insofern ein echter Gewinn, weil OE-Anwender diese Daten bislang aus diversen Ecken des Betriebssystems mühsam per Hand zusammensuchen mussten.

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Sicher ist sicher

Mit dem Tool von Heiko Schröder sind Backup und Restore nun mit wenigen Mausklicks erledigt. Sehr schön. Die Testversion ist funktionell ein wenig eingeschränkt. Die Vollversion kostet moderate 10 Euro. Empfehlenswert.

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Kein Virus, sondern ein Feature? Sichere Alternativen zu MS Outlook

Wer Internet sagt, muss auch E-Mail sagen. Die elektronische Post hat sich mittlerweile einen festen Platz in der Kommunikation der kurzen Wege gesichert. E-Mail braucht keine langen Wartezeiten, birgt aber auch Risiken in sich, die man als Nutzer kennen muss.

Was von Microsoft für einen problemlosen Datenaustausch innerhalb der MS-Produktfamilie gedacht war, bedeutet in punkto Sicherheit einen entscheidenden Nachteil. Wenn alles verbunden und vernetzt wird, bleibt irgendwann die Sicherheit auf der Strecke. Wer sich mit Outlook nicht sicher genug fühlt, muss sich zwangsläufig nach Alternativen umschauen, die es als Free- oder Shareware per Download im Internet gibt. Die Auswahl ist groß:

Faktor Kosten: Microsoft bietet seinen Anwendern die E-Mail-Clients kostenlos, wenn man das kleine Entgelt beim Erwerb von Windows unberücksichtigt lässt. Gleiches gilt aber auch für andere Clients, wie Pegasus oder Mozilla/Netscape.

Eudora, das es inzwischen in der Version 5.1 gibt, bietet eine sichere Verbindung für zum Versand und Empfang von E-Mails und für das Online-Banking per SSL-Standard (secure socket layer). Hinzu kommen zahlreiche Konfigurations möglichkeiten, die ab der Version 4.xx mit unterschiedlichen Varianten und Erweiterungen angeboten wird.

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Eudora

Ein kleiner Nachteil liegt darin, dass Eudora nur in Englisch angeboten wird. Trotzdem ist es auch mit wenigen Englisch-Kenntnissen schnell zu überblicken und anzuwenden. Wer später auf ein anderes Programm wechseln will, hat den Vorteil, dass Eudora-Daten (E-Mails, Einstellungen, Adressbücher) von den meisten E-Mail-Clients problemlos importiert werden können.

Auch hier erfolgt die Verwaltung der Nachrichten über Mailboxen, die sich zu Ordnern zusammenfassen lassen und eine strukturierte Ablage der Nachrichten ermöglichen. Außerdem stehen flexible Filterfunktionen sowie ein einwandfrei funktionierendes Drag and Drop und die Verarbeitung von HTML-Mails zur Verfügung. Die Gestaltung von E-Mails ermöglicht der Eudora-Editor mit einfachen Formatierungen auf der Basis von HTML. Mit Eudora lassen sich auch per E-Mail zugesendete HTML-Seiten direkt anzeigen, weisen aber manchmal abweichende Darstellungen vom Original auf.

Postme bietet neben den Standards kreative Features und Details für den täglichen E-Mail-Gebrauch. Benutzer finden beispielsweise HTML-Mails, interaktive Vorlagen, umfangreiche Filter, integrierte Verschlüsselung, automatisches Ver- und Entzippen, Multi-Accounts, gefahrlosem Anzeigen von Textanlagen und Textbausteine.

Pegasus kann bei der Einrichtung von Multi-Accounts sowie in punkto Konfigurierbarkeit und Archivierung jederzeit mithalten und ist auch in Novell Netzwerken einsetzbar. Pegasus wird häufig für den E-Mail-Versand über das Firmenintranet eingesetzt. Das Email Programm Pegasus gibt es inzwischen in der Version 4.1. Mit dabei: Ein Spamfilter, Content Control genannt, sowie SSL Unterstützung für die gesicherte Kommunikation. Dazu kommen zahlreiche Verbesserungen im Detail und Windows XP Look.

Die Auswahl brauchbarer E-Mail-Clients ist nicht auf prominente Namen eingeschränkt. Unterschiedliche Merkmale sind vor allem der Preis oder die Möglichkeit des kostenlosen Downloads sowie technische Details, sprich: Benutzerfreundlichkeit und Funktionalität. Gut beraten ist auf jeden Fall, wer die entsprechenden Hilfe-Funktionen aufmerksam studiert, die Sicherheitsstandards der einzelnen Programme genau kennt und einzuschätzen vermag.

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Netscape Netmail

Natürlich kann man sich auch Mail-Funktionen bedienen, die in Browsern wie Netscape integriert sind. Die bieten beispielsweise in Gestalt des Netscape Netmail weitestgehend die gleichen E-Mail-Funktionen wie die einschlägigen Programme im Stil von Outlook, Eudora, K-Mail und vielen anderen. Auch hier sind vielfältige Konfigurations- und Filterfunktionen integriert.

The Bat bietet eine erstaunliche Vielzahl von Funktionen und Möglichkeiten des automatisierten Einsatzes der E-Mail-Bearbeitung mit Filtern und Makros. Hinzu kommt bei The Bat! der mögliche Betrieb einer einfachen Mailing- oder Diskussionsliste, was ganz neue Möglichkeiten der individuellen Kommunikation eröffnet.

Zugegeben ist The Bat! lernbedürftig für denjenigen, der sich verschiedene Varianten von Outlook gewöhnen mussten. Die gute Nachricht: Viele Funktionen gleichen sich, man muss im reichhaltigen „Bat-Menü“ nur suchen oder die ausführliche und sehr praktikable Hilfe bemühen. Hier wird einem garantiert geholfen. Hervorhebenswert ist noch, dass man über diesen E-Mail-Client die einzelnen E-Mail-Konten sofort überblicken und neue bzw. gelesene E-Mails kontenbezogen erfassen kann. Das bietet einem beispielsweise Outlook 200x nicht!

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The Bat!

The Bat! verzichtet auch auf Dinge, die im Detail zwar komfortabel erscheinen, aber insgesamt das Programm nur künstlich aufblähen und die E-Mails (je nach Unvermögen des Benutzers) nur „verschandeln“. Dazu zählt beispielsweise, dass The Bat! nur Fonts mit fester Schrittweise zur Verfügung stellt und die vielen hinderlichen „Kunstschriften“ im E-Mail-Verkehr a priori ausschließt. Dafür kann man die E-Mail mit Satz-Anweisungen recht übersichtlich gestalten und darüber hinaus mit diversen Richtlinien für die Verwendung von Textbausteinen und Rechtschreibprüfung versehen. Im Besonderen wird bei diesem E-Mail-Programm die Sicherheit sehr groß geschrieben. PGP-Verschlüsselung, digitale Unterschriften, ein Betrachter für HTML-E-Mails gehören diesbezüglich zu den Standards.

Mehr noch: Mit The Bat! ist man gegen Viren und Würmer geschützt, die sich über E-Mail verbreiten, da hier weder das Adressbuch noch ein Windows-abhängiger HTML-Betrachter verwendet wird. In die Sicherheitsvorkehrungen einbezogen sind auch Warnungen für das Öffnen verdächtiger Dateianlagen oder solcher, deren Öffnen vollständig verhindert wird. Die sind dann nur über eine Speicherung auf dem PC und (hoffentlich) gleichlaufende Viren-Überprüfung zu lesen.

Sozusagen als „Bonbon“ bietet The Bat! auch einen „Mail Ticker“, der beim Eintreffen neuer E-Mails anzeigt, von wem und mit welchem Betreff diese eingetroffen sind. Sogar über den so genannten „Postfach-Inspektor“ kann man sich über, auf dem Server eingegangene, E-Mails informieren. Der allerdings angezeigte Nachrichtenimport „von allen gängigen E-Mail-Programmen“ ist wohl doch noch nicht ganz durchgesetzt. Trotzdem, oder gerade deswegen: Dafür kann man auch den vergleichsweise geringen Preis von knapp über 35-55 Euro über die virtuelle Ladentheke schieben.

TheBat | Eudora | Pegasus |Postme

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Massenmails mit Pegasus

von Christian Prior

Pegasus Mail ist nicht nur ein komfortabler Email-Client. Das Flügelwesen trägt Ihre Botschaften auch massenwirksam in die Welt hinaus. Mit der Funktion Mail Merge kommt Ihre Nachricht in personalisierter Form am besten beim Empfänger an. Die Anleitung gibt es hier.

Ab Version 3.12 ist die Programmfunktion „Mail Merge“ als standardmäßig eingebaute „Extension“ in Pegasus Mail enthalten. Sie funktioniert mit zwei einfachen Textdateien, eine für das Format und die andere mit den benötigten Daten. In diesem Beispiel nehmen wir an, allen registrierten Benutzern unserer Seite ein neues Passwort zuzusenden.

So wirds gemacht:
Erstellen Sie einen Datensatz mit den folgenden Datenfeldern: Emailadresse, Name, Benutzername sowie ein Passwort. Jeder einzelne Eintrag befindet sich in einer Zeile, die Einträge sind durch einen Tabulator voneinander getrennt (tab-delimited), es wird kein besonderes Zeichen zum Zeilenabschluss verwendet.

Besonders leicht lässt sich eine solche Datei über eine Tabellenkalkulation oder eine Datenbankabfrage erstellen. Excel beispielsweise bietet die Funktion „Speichern unter“ „Text (Tabs getrennt)“. Damit erzeugen wir folgende Datei:

Screenshot
Die Daten

Nun erstellen wir das Format-Template. Auch dies ist wieder eine .txt-Datei, die den Email-Text und die Platzhalter für die Variablen enthält: ~2~ etwa ergibt in unserem Fall den Namen. Bitte beachten Sie, dass zur Verdeutlichung der Tabs hier kein Leerzeichen zwischen Vor- und Nachname gesetzt wurde! Eine einfache Formatvorlage:

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Das Format

Beide Dateien speichert man an beliebiger Stelle auf der Festplatte ab. Jetzt wird’s spannend: In Pegasus öffnet man das Menu „Tools“ > „Extensions“ > „Mail Merge“, woraufhin dieses Fenster erscheint:

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Auf los gehts’s los: Mail Merge

Über die Auswahlbuttons wählt man die Daten- und Formatdatei aus, der „field separator“ ist in unserem Fall voreingestellt. Wichtig ist, dass Sie das Feld für die Emailadresse benennen, wir haben sie an Position 1. Wählen Sie eine bessere Betreffzeile als in diesem Beispiel, und verzichten Sie auf den Einsatz von Copy self. Jetzt ein Klick auf „send“ – und schon wird die Massenmail erstellt.

Hat man vorher über „File“ > „Enter offline mode“ die Verbindung zum Netz getrennt, kann man sich jede einzelne Mail bequem ein zweites Mal unter „File“ > „Review queued mail“ ansehen. Pegasus erstellt eine Email für jeden Empfänger. Der Verzicht auf die Kopfzeile cc. (copy self) ist von Vorteil, schliesslich unterscheiden sich die Emails nur in den wenigen Variablen. Vorsicht auch bei eigens erzeugten X-Headern im Briefkopf. Diese werden leicht mehrfach eingebunden und blähen die Datei unnötig auf. So manches Email-Programm produziert gleich mehrere X-Header auf einmal. Zurückhaltung ist auch aus Gründen der Netiquette angesagt, denn X-Header, vom Absender nach Lust und Laune produziert, sind für so manchen Empfänger ein Hinweis auf fehlende „Vertrauenswürdigkeit“. Sie wollen ja, dass Ihre Nachricht gelesen wird …

Für einen kleinen Newsletter oder eine Kundeninformation haben Sie jetzt eine technisch zufrieden stellende Lösung, eingebettet in einen Email-Client mit einem hohen Leistungsumfang.

Unser Tipp für potenzielle Massenmailer: Klären Sie Ihr Vorhaben vor dem Versand höherer Auflagen unbedingt mit dem Provider ab. T-Online beispielsweise schickte in der Vergangenheit schon bei 100 gleichzeitig verschickten Emails eine Bitte um Unterlassung. Den Ärger sollten Sie sich ersparen.

Für weitergehende Fragen existiert eine englischsprachige Mailingliste. Der Hersteller dagegen bietet Support nur gegen Bezahlung. Allerdings aus gutem Grund: Kostenlos erhältlich ist Pegasus Mail als ‚Bookware‘ – das Programm lebt vom Verkauf der Handbücher.

Es lohnt sich, auf Pegasus Mail umzusteigen. Sie haben für viele Standard-Anwendungen des Internetdienstes „Email“ das passende Tool zur Verfügung.

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Email im Griff

von Peter Braun

Es wird immer schlimmer: Tag für Tag vermüllt das Email-Postfach mehr. Hier stapelt sich unbearbeitete Korrespondenz, dort warten etliche Kunden und Kollegen auf Antwort. Keine Zeit, kein Plan. Gretchenfrage: Wie kriegen Profis ihre Email in den Griff?

 

Email versprach uns reinen Segen: schnell, einfach und effizient. Von wegen. Ohne ausgetüftelte Selbstorganisation verstopfen Postfächer in allerkürzester Zeit. Der Überblick geht flöten, Wichtiges und Dringendes bleibt liegen. Der Anblick des Posteingangs weckt augenblicklich das schlechte Gewissen. Es muss doch einen Ausweg aus dem Dilemma geben …

Wie heißt es so schön? Ordnung ist das halbe Leben. Räumen Sie also als erstes auf, indem Sie eigene Konten oder Identitäten für verschiedene Aufgaben anlegen. Für mehr Überblick über den Posteingang sorgen thematisch oder inhaltlich abgegrenzte Archivordner, die gleichartige Emails aufnehmen. Am besten kombiniert man dies mit Filterfunktionen des Emailprogramms, um dadurch eine erste Vorsortierung zu erreichen. Überdies können Filter die lästigen Spam-Emails von bekannten Versendern oder mit bekannten Betreffzeilen direkt in den Papierkorb leiten.

Die Bezeichnung sollte für Ihre Benutzer eindeutig erkennbar und zuzuordnen sein. So sind Kundenaufträge im Postfach bestellung@… bestens aufgehoben, technische Anfragen richten sich an support@… . Newsletter empfängt man idealerweise via newsletter@… und Privates wird über privat@… abgewickelt. So kann man jedes Konto der Reihe nach abarbeiten – was außerdem den Vorteil bietet, dass Sie sich immer nur auf ein Thema konzentrieren müssen.

Zeitdiebe lauern überall. Der wahrscheinlich wichtigste Helfer ist die Trennung zwischen Wichtigem und Unwichtigem. Geschäftliches kommt vor Privatem, Dringendes vor nicht Dringendem. Besonders effektiv ist es, mit den schweren Brocken zu beginnen. Einfache Emails sind zwar schnell abgearbeitet und bieten schnelle Erfolgserlebnisse, aber die Aussicht auf die noch zu bearbeitenden aufwändigeren Nachrichten demotiviert dann wieder.

Es ist schon erstaunlich, dass sich die Mehrheit aller Nutzer von Email-Konten ohne großen Widerstand bei der Arbeit unterbrechen oder ablenken lässt. Sei es von Anrufen, Instant Messaging Systemen, Musik oder der klassischen Variante, den lieben Kollegen, die mit dringenden Wünschen unangemeldet ins Büro platzen. Natürlich ist so manche Störung auch eine willkommene Abwechslung im tristen Büroalltag, trotzdem verlängert sie nüchtern betrachtet nicht nur die Bearbeitungsdauer für die noch wartenden Emails – man muss sich jedes Mal wieder aufs Neue in das Thema hineinfinden. Der Job ist definitiv schneller erledigt, wenn man für die Dauer der Email-Bearbeitung die Bürotür schließt und den Anrufbeantworter einschaltet. Auch auf die Gefahr hin, als unkommunikativ zu gelten – das genaue Gegenteil ist der Fall.

Das permanente automatische Überprüfen des Email-Kontos und eine optische oder akustische Benachrichtigung bei Email-Neuzugängen im Postfach kann eine weitere lästige Unterbrechung sein. Sinnvoller scheint es zu sein, neue Emails manuell abzurufen – und zwar erst dann, wenn alle alten Emails bearbeitet sind. Wehret den Anfängen: Wer am Ende eines Tages noch unbearbeitete Emails im Postfach hat, befindet sich bereits im Anfangsstadium der Vermüllung. Jeder neue Morgen bringt auch neue Emails. So wiederholt sich das Spiel, bis nach wenigen Wochen der Eingangsordner rappelvoll ist.

Manche Webworker schwören darauf, die Emails stets zu festen Zeiten, bevorzugt in den Morgen- oder Vormittagsstunden, abzurufen und zu bearbeiten, da zu dieser Zeit die Leistungskurve und Konzentration am höchsten ist. Nach landläufiger Meinung gehen problemlastige und arbeitsintensive Emails dann leichter von der Hand als am Nachmittag, wenn die Akkus deutlich leerer sind.

Wie kann man bei der Bearbeitung von Emails Zeit sparen? Zeitraubend sind beispielsweise Rückfragen auf bereits beantwortete Emails. Die einzige Abhilfe ist, konkrete Aussagen zu treffen und Fragen vollständig zu beantworten. Gegebenenfalls kann man den Empfänger bei Fragen, wenn das eigene Know how nicht mehr ausreicht, auf weiterführende Internet-Adressen verweisen.

Umgekehrt gilt dieses Prinzip auch für das Verfassen eigener Emails: Wer sich präzise ausdrückt und auf den Punkt kommt, erhöht die Chancen auf eine schnelle Antwort. Tauchen bei Kundenanfragen regelmäßig die gleichen Fragen auf, lohnt es sich, diese samt Antwort zu sammeln und als FAQ-Liste in eine Textdatei zu kopieren. Diese Frequently Asked Questions kann man später auf der Homepage veröffentlichen, idealerweise im Supportbereich oder bei den Kontaktinformationen. Zusätzlich lohnt ein Hinweis auf die Internet-Adresse bei Kundenanfragen, oder der entsprechende Text wird aus der FAQ in die Reply hineinkopiert.

Ein komfortables und leistungsfähiges Email-Programm ist für die effiziente Nachrichtenbearbeitung ein Muss, insbesondere für Vielschreiber. Mehrere Email-Konten mit separaten Postein- und -ausgängen, flexible Filter (z.B. um lästige Emails bereits auf dem Server zu löschen), ein geschicktes Ordner-Management, Volltextsuche, Nachrichtenvorlagen, Sicherheitsfunktionen zur Virenabwehr (Blockade von automatischen Starts von Dateianlagen) sowie PGP-Verschlüsselung und digitale Signaturen erleichtern die tägliche Arbeit. Unter Powerusern genießt The Bat! einen sehr guten Ruf. Wer gerne konfiguriert und sich nicht an einer gruftigen Oberfläche stört, dem sei auch ein Blick auf Pegasus Mail empfohlen.

Dass Email eine zeitraubende, bisweilen produktivitätskillende Angelegenheit sein kann, haben inzwischen die ersten Web-Dienstleister erkannt. Neben Call-Centern für den telefonischen Kundenkontakt gibt es auch externe Dienstleister für die Abwicklung der elektronischen Firmenpost.

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Im Auge des Betrachters

von Anneke Wolf

Die Wahrnehmung unserer Umwelt unterliegt bestimmten Prinzipien. Wer diese kennt, kann dem Besucher den Zugang zu seiner Website erheblich erleichtern.

1. Form und Grund

Ein erstes Prinzip menschlicher Wahrnehmung besteht darin, dass der jeweils wahrgenommene Ausschnitt einer Umwelt in einzelne Objekte und einen Hintergrund unterteilt wird. Man kann diesem Prinzip beim Erstellen von Webseiten entgegen kommen, indem man Objekt und Hintergrund durch Kontraste deutlich voneinander trennt. Möglich ist zum Beispiel der Einsatz von Farben.

Während sich in der oberen Grafik das Objekt deutlich vom Hintergrund abhebt, weist die untere Grafik einen Mangel an Farb- und Helligkeitskontrast auf.

Nachdem nun Form und Grund voneinander getrennt sind, stellt sich die Frage, wie sich mehrere wahrgenommene Objekte zueinander verhalten. Dieser Frage widmen sich die nun folgenden Prinzipien.

2. Das Prinzip der Nähe

Dinge, die nah beieinander liegen, werden als zusammengehörig wahrgenommen. So macht es in der Praxis Sinn, Inhaltliches auch optisch zu gruppieren. Man tut dies, indem man Gleiches zusammensetzt und Ungleiches trennt. Am besten lässt sich dies anhand von Linklisten verdeutlichen.

Die eingefügte Leerzeile trennt den Bereich Kultur vom Bereich Sport und ermöglicht somit ein schnelles Erfassen der beiden Themenbereiche.

3. Das Prinzip der Ähnlichkeit

Ebenfalls als zusammengehörig werden Dinge wahrgenommen, die einander ähneln. Dies kann sich sowohl auf die Farbgebung als auch auf die Form beziehen. So könnte obige Linkliste auch so unterteilt werden:

Die Ähnlichkeit der Farben ermöglicht hier die Zuordnung zu den unterschiedlichen Rubriken.

4. Das Prinzip der Geschlossenheit

Optische Gruppierungen lassen sich auch erzielen, indem man Objekte mit einem geschlossenen Umriss oder einer Umrahmung versieht. So sind die Grafiken in diesem Artikel mit einer dünnen, schwarzen Linie umrandet. Sie bildet einen geschlossenen Bereich, der sich vom textlichen Inhalt des Artikels abhebt. Optische Trennungen hingegen werden durch den Einsatz offener Trennlinien erzielt. Die einzelnen Postings in der Dr. Web-Community beispielsweise werden durch schwarze Balken getrennt.

5. Das Prinzip der guten Fortsetzung

Nicht zuletzt lassen sich Objekte gruppieren, indem man ihnen einen fortlaufenden Charakter verleiht. Dies geschieht durch Anordnung auf vertikalen oder horizontalen Linien oder auch auf Kurven. Ein gut sichtbares Beispiel hierfür findet sich in den weiterführenden Links am Ende dieses Artikels. Die einzelnen Wörter (Objekte) werden nicht nur durch ihre sinngemäße Abfolge, sondern auch durch die Unterstreichung (horizontale Linie) zu einer Einheit verbunden.

Wichtig hierbei ist, dass die Linien nicht – wie im obigen Beispiel – tatsächlich sichtbar sein müssen. Es reicht, die Elemente auf einer gedachten Linie oder Kurve anzuordnen.

Neben diesen „Gruppierungsgesetzen“ gibt es noch zwei weitere Gesetze, die hier nicht unerwähnt bleiben sollen.

6. Das Prinzip der Prägnanz oder der guten Gestalt

Dieses Prinzip besagt, dass einfache, symetrische Formen besser wahrgenommen und erinnert werden können als komplizierte Gebilde. Dies kommt vor allem bei der Erstellung von Logos zum Tragen, da diese sich schnell einprägen und möglichst lange im Gedächtnis gespeichert werden sollen.

7. Erkennen und Einordnen

Neben den optischen Eigenschaften eines Objekts spielt auch dessen Einordnung in einen sinngemäßen Zusammenhang bei der Wahrnehmung eine Rolle. Hierbei ist die Erfahrung des Betrachters und seine Erwartungshaltung ausschlaggebend.

Ein Beispiel: Fügt man die Abbildung eines Automobils in eine Straßenabbildung ein, so kann dies vom Betrachter schnell wahrgenommen und eingeordnet werden. Das Objekt befindet sich in seinem „natürlichen“ Zusammenhang. Ebenso wäre es aber auch möglich, das Automobil „sinnentfremdet“ auf einer Sofaecke zu platzieren. Solche Brüche können im Einzelfall als zusätzliche Anregung eingesetzt werden, hemmen aber zunächst die Einordnungskompetenz des Betrachters.