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Aufgaben entschlossen anpacken

Unentschlossen zwischen unseren Vorhaben hin und her zu pendeln, kostet Zeit, Kraft und Nerven. Mit dem Ergebnis, dass wir unsere Aufgaben gar nicht erst angehen, sie nur kurz anreißen, fehlerhaft ausführen oder in der sich auftürmenden Menge zu ertrinken drohen. Erfahren Sie in den folgenden neun Tipps, wie Sie die Dinge entschlossener anpacken und erledigen.

Tipp 1: Verschaffen Sie sich einen Überblick
Oft springen wir unentschlossen zwischen den Dingen hin und her, wenn diese sich – ganz physisch oder übertragen – in ihrer Masse um uns herum zu türmen scheinen. Schnell fühlen wir uns dann überwältigt und erschlagen, reißen alles nur noch an, um uns dann hektisch dem nächsten zuzuwenden.

Hier kann es hilfreich sein, sich seine Aufgaben und Pläne detailliert aufzuschreiben. So gewinnen Sie den nötigen Abstand zurück, um offene Vorgänge nüchtern und in Ruhe zu betrachten. Wenn Sie Ihre Aufgaben überblicken und beurteilen können, können Sie sie auch entschlossen nacheinander angehen.

Tipp 2: Analysieren Sie Ihre Gewohnheiten
Unsere Aufgaben überblicken zu können und einen klaren Kopf für sie zu haben, ist nur die halbe Miete. Denn nicht selten neigen wir trotzdem dazu, wie gelähmt vor ihnen zu stehen oder sie unentschlossen eine nach der anderen in die Hand zu nehmen.

Beobachten Sie sich dann selbst und fragen Sie sich, warum Sie Ihre Aufgaben jetzt nicht zügig abarbeiten. Ist Ihnen die Aufgabe unangenehm? Fühlen Sie eine innere Sperre, sich mit ihr zu befassen? Und wenn ja, warum? Gibt es immer wieder Dinge, vor denen Sie zurückschrecken oder die Sie anfangen und dann nicht beenden? Wenn ja, welche und warum?

Rufen Sie sich aber auch die Gelegenheiten in Erinnerung, an denen Sie es gar nicht abwarten konnten, sich auf eine Aufgabe zu stürzen. Welche Tätigkeiten waren das? Worin unterscheiden sie sich von denen, die Sie eher zögernd angehen?

Halten Sie sich beides vor Augen und versuchen Sie, Muster zu sehen. So können Sie herausfinden, was Sie motiviert und was nicht, welchen Gewohnheiten und Routinen Sie aus welchen Gründen folgen, was Sie vielleicht in Wirklichkeit gar nicht machen wollen. Das ist der erste Schritt, um – wann immer möglich – nach Alternativen zu suchen.

Tipp 3: Machen Sie sich die Vorteile und Nachteile klar
Liefern Sie Ihrer Entschlossenheit Futter, indem Sie sich die Vor- und Nachteile Ihres Handelns klarmachen. Fragen Sie sich: Was habe ich davon, wenn ich xy umsetze? Welche Vorteile bringt mir das? Und welche Nachteile handele ich mir womöglich damit ein, dass ich sie nicht oder nicht richtig erledige?

Sie können sich dazu zum Beispiel eine Liste erstellen und Argumente sammeln. Vergessen Sie auch nicht, Kopf und Bauch zu befragen. Der stille Disput zwischen beiden erklärt so manches unentschlossene Verharren. Wenn Sie den Sinn einer Aufgabe nachvollziehen können, fällt es Ihnen auch leichter, diese entschieden anzugehen.

Tipp 4: Setzen Sie sich realistische Ziele
Unentschlossenheit kann auch ein Ausdruck fehlender oder falscher Ziele sein. Wenn Sie nicht wissen, wohin die Reise gehen soll, dürfte es Ihnen auch schwer fallen, den Zug ins Rollen zu bringen. Und wenn Sie zuviel auf einmal wollen, laufen Sie Gefahr, sich zu verzetteln und Ihre Kraft zwischen all den Möglichkeiten zu vergeuden. Setzen Sie sich deshalb konkrete, machbare Ziele, die Sie klar vor sich sehen und deshalb konzentriert ansteuern können.

Tipp 5: Treffen Sie eine bewusste Entscheidung
Mit diesen Zielen im Hinterkopf und im Wissen um die Vor- und Nachteile entscheiden Sie sich dann ganz bewusst für Ihre Aufgaben. Formulieren Sie im Geiste auch positiv und sagen Sie eindeutig „Ja“ und nicht halbherzig „Vielleicht“. Umso einfacher wird es Ihnen fallen, sich entschlossen ans Werk zu machen.

Denn mal unter uns: Wem macht es schon Spaß, etwas zu erledigen, was er tun muss. Kein Wunder, wenn wir dann nach Ausflüchten suchen und uns durch Unentschlossenheit selbst blockieren. Wenn Sie Ihre Aufgaben aber bejahen und sie annehmen, hat Ihr kleiner innerer Schweinehund seine Macht verloren.

Und wenn Sie den Dingen nun so gar nichts abgewinnen können? Dann treffen Sie auch hier eine klare Entscheidung und haben Sie, wo immer möglich, den Mut, Nein zu sagen oder Ihre Aufgaben zumindest vorübergehend auf Eis zu legen. Es ist keine Schande, sich Grenzen zu setzen, und allemal besser, als sich unentschlossen mit falscher Betriebsamkeit aufzureiben.

Tipp 6: Planen und organisieren Sie Ihre Aufgaben
Sie haben Ihre Entscheidung getroffen? Prima. Dann nutzen Sie den Schwung und lassen ihn nicht wieder verpuffen. Tun Sie alles dafür, dass Sie das, wozu Sie sich entschlossen haben, auch durchziehen können.

Planen Sie also etwa Ihre Aufgaben sorgfältig, brechen Sie diese in Teilaufgaben herunter, setzen Sie Prioritäten und weisen Sie ihnen feste Termine zu. Arbeiten Sie dann alles der Reihe nach ab. Gewöhnen Sie sich hier am besten eine gewisse Regelmäßigkeit an. So kommen Sie nicht mehr in Versuchung, zwischen Tätigkeiten hin und her zu pendeln.

Extra-Tipp: Erledigen Sie die wichtigsten Aufgaben zuerst, bevor Sie zu Tätigkeiten greifen, die weniger wichtig sind, aber vielleicht mehr Spaß machen. So haben Sie den ersten Brocken schon bewältigt und können mit diesem Erfolgserlebnis beschwingt weitermachen.

Tipp 7: Wenden Sie kleine Motivationstricks an
Wo wir schon bei Erfolgserlebnissen und anderen kleinen Motivationstricks sind: Manchmal ist es auch ganz nützlich, sich unter Druck zu setzen oder andere Menschen als freundliche Helfer mit einzubeziehen.

Sagen Sie also zum Beispiel Bekannten und Kollegen, was Sie vorhaben, welche Aufgaben Sie bis wann erledigt haben wollen. Diese Verbindlichkeit wird Ihnen helfen, zielstrebig vorzugehen und Ihre Termine auch zu halten.

Vielleicht haben Sie auch jemanden, der Ihnen als „Motivationspartner“ zur Seite stehen kann. Sprechen Sie Ihre Wahlmöglichkeiten mit ihm durch, lassen Sie sich Feedback geben, Mut machen oder auch zum Handeln antreiben.

Andere Version: Kennen Sie jemanden, den Sie für sein entschiedenes, durchdachtes Vorgehen schätzen? Dann greifen Sie beim nächsten Anfall von Unentschlossenheit auf dieses Vorbild zurück. Fragen Sie sich, was Ihr „Modell“ in Ihrer Situation tun würde – und handeln Sie entsprechend.

Und natürlich funktionieren auch die üblichen Verdächtigen wie etwa, sich eine Belohnung in Aussicht zu stellen, sobald man seine Aufgaben erledigt hat. Vielleicht ein Anreiz, Vorhaben konsequenter durchzuziehen.

Tipp 8: Verabschieden Sie sich von Perfektionismus und Harmoniesucht
Ach ja, bevor ich es vergesse: Werfen Sie am besten auch Ihren Perfektionismus über Bord und versuchen Sie gar nicht erst, es allen recht zu machen. Beides hält Sie nur auf und mitunter von einem geradlinigen Vorgehen ab.

Fehler sind normal und gehören zum Leben. Wer sie vermeiden will und sich deshalb nicht festzulegen wagt, wird immer hilflos zwischen Alternativen hin und her irren. Auch wer niemanden gegen sich aufbringen will und deshalb eher vorsichtig taktiert, wird sich mit einem entschlossenen Handeln schwer tun.

Tipp 9: Springen Sie
Deshalb hier mein letzter Tipp: Springen Sie einfach.

Aufgaben unentschlossen vor sich her zu schieben, ständig neu anzusetzen, halb zu verwirklichen und dann wieder fallen zu lassen, in der Angst, einen Fehler zu machen, oder in dem Glauben, mit etwas anderem besser zu fahren, kann lähmen.

Dann lieber sich Sinn und Wert von etwas klar machen, realistisch und bewusst entscheiden, planen, organisieren und sich selbst motivieren. Eine letzte Gewissheit gibt es nicht. Aber eine gute Chance, es richtig zu machen. In diesem Sinne: Nutzen Sie sie. ™

Erstveröffentlichung 25.11.2007

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Mythos Multitasking

Computer sind bekannt dafür und auch so mancher Mensch versucht sich im Multitasking. Die Hoffnung: Mehr in weniger Zeit zu schaffen, produktiver zu arbeiten. Das Problem: Multitasking ist für Menschen ein Zeitfresser par excellence. Tipps für einen effektiveren Umgang mit dem Hantieren auf allen Kanälen finden Sie hier.

Es gibt sie ja, die Meinung, dass der Mensch mehrere Dinge zur selben Zeit tun kann. Beliebtes Beispiel sind Autofahrer, die mit Handy, CD, dem Verkehrsfunk und den aktuellen Kundenunterlagen jonglieren. Oder hauswirtschaftliche Allround-Talente, die sich durch den Berg mit Bügelwäsche kämpfen, die Suppe am Überkochen hindern und die neueste Soap verfolgen. Und tatsächlich: Diese Beispiele kommen zuhauf vor. Nicht nur in Auto oder Haushalt.

Ein Multitasker ist der Mensch deshalb nicht. Was bei Routinetätigkeiten, die einem in Fleisch und Blut übergegangen sind, noch machbar sein mag, wird zum Bumerang, wenn es um anspruchsvollere geistige Aufgaben geht. Das gilt nicht nur für Autofahrer, die deshalb aus gutem Grund Handy und Kundenmappen vom sicheren Parkplatz aus bedienen sollten. Das gilt für alle, die versuchen, ihre Aufmerksamkeit diversen Aufgaben und Medien gleichzeitig zu schenken.

Gehirn und Informationsaufnahme
Unser Gehirn kann Eindrücke und Informationen nicht simultan, sondern immer nur nacheinander aufnehmen. Dabei springt es zwischen den einzelnen Reizen in sehr kurzen Abständen hin und her und wird so permanent gefordert, steht unter Dauerstress.

Um diese Eindrücke dann auch noch zu verarbeiten, benötigen wir eine bestimmte minimale Zeitspanne. Arbeitswissenschaftler schätzen, dass wir etwa 15 Minuten brauchen, bis wir uns derart in eine Aufgabe eingedacht haben, dass wir sie konzentriert angehen können. Werden wir vorher aus ihr herausgerissen, geht uns der rote Faden verloren, müssen wir die Informationen mühsam wieder aufnehmen.

So beliebt also das Hantieren mit Telefon, eMail, Radio, Kollegentratsch und diversen Aufgaben auch sein mag, zur gleichen Zeit ist es nicht effektiv in den Griff zu bekommen.

Entweder wir telefonieren oder wir machen unsere Abrechnung. Wechseln wir ständig hin und her, leidet eines von beidem, hören wir dem Gespräch nur mit halbem Ohr zu oder verbuchen womöglich Ausgabenposten, die gar keine sind.

Die Zeit, die wir aufwenden müssen, um den Faden wieder aufzunehmen, ist verloren. Die Zeit, die wir vielleicht aufwenden müssen, um Fehler zu korrigieren, ist ebenfalls verloren. Die Zeit, die wir auf diese Weise verlieren, kostet uns nicht erledigte Aufgabenpläne oder einen immer länger werdenden Arbeitstag.

Schlimmer noch: Das kurzfristige Pendeln zwischen verschiedenen Aufgaben bedeutet nicht nur ein Höchstmaß an Anforderungen für unser Gehirn. Wenn das Maß überschritten wird, kann diese Anforderung auch zu Stress, Konzentrationsstörungen, eine reduzierte Wahrnehmung und ein eingeschränktes Denkvermögen umschlagen.

Damit ist die Vorliebe für Multitasking nicht nur ein heißer Anwärter für den Posten als Zeitfresser. Stress und eingeschränktes Denkvermögen können auch dazu führen, dass wir nur noch reagieren und nicht mehr agieren. Wir schalten auf Autopilot und können Aufgaben nicht mehr angemessen beurteilen, nach „Wichtig“ oder „Unwichtig“ unterscheiden.

Damit können wir aber auch nicht mehr unsere Arbeitskraft und unsere Zeit auf unsere Aufgaben verteilen, diese sinnvoll einteilen und dem Multitasking begegnen. Ein Teufelskreis. Nutzen Sie deshalb die folgenden Tipps, damit es gar nicht erst so weit kommt.

Tipps gegen Multitasking

  • Versuchen Sie, eine Aufgabe nach der anderen zu erledigen, indem Sie sich ganz bewusst auf diese konzentrieren. Wenn Sie wollen, greifen Sie dabei auch ruhig zu Hilfsmitteln wie einem Küchenwecker. Wechseln Sie Ihre Tätigkeit erst, wenn dieser nach 10, 20 oder 30 Minuten klingelt. Dieser mechanische Ansatz wird Ihnen dabei helfen, ein Gefühl für die Sache zu bekommen und den Wechselimpuls zu unterdrücken.
  • Wenn Sie merken, dass Sie den Überblick zu verlieren drohen und hektisch von einer Aktivität zur nächsten springen, dann atmen Sie einige Male tief durch oder, besser noch, machen gleich eine kleine Pause. Damit ziehen Sie sich für einen Moment aus dem Geschehen, geben Ihrem Denkvermögen Raum und können sich dann mit klarem Kopf wieder an die Arbeit machen.
  • Versuchen Sie, Störungen von außen zu reduzieren oder sich zumindest einige ruhige Stunden freizuhalten. Unterbrechungen in Form von hereinschneienden eMails oder Telefonaten gehören zu den beliebtesten Ursachen für Multitasking. Wenn Sie konsequent zeitweise Ihre Internet-Verbindung kappen oder Ihren Anrufbeantworter einschalten, kommen Sie gar nicht erst in Versuchung, sich hiermit abzulenken.
  • Teilen Sie in diesem Sinne auch Ihre Arbeitszeiten ein. Wenn Ihnen erfahrungsgemäß das Mittagskoma weniger Anrufe beschert, Sie aber selbst fit sind, dann ist das Ihre Stunde für ein konzentriertes Arbeiten. Oder gehen Sie gleich blockweise vor und reservieren Sie sich feste Zeiten für bestimmte Aufgaben. Der Mensch ist ein Gewohnheitstier. Woran Sie sich zuerst vielleicht noch immer wieder erinnern müssen, wird Ihnen bald zur zweiten Natur werden.
  • Tatsächlicher oder gefühlter Zeitdruck ist ein weiterer Grund fürs Multitasking. Das heißt, wenn wir befürchten, unsere Aufgaben nicht rechtzeitig erledigen zu können, neigen wir dazu, nicht mehr alles in Ruhe abzuarbeiten, sondern fahrig hin und her zu springen. Das ist aber kontraproduktiv, weil gerade das ja zu vermehrten Fehlern und zu mancher Denkblockade führen kann. Achten Sie deshalb darauf, nicht alles auf den letzten Drücker zu erledigen, planen Sie genug Puffer ein und nehmen Sie nur so viele Aufgaben an, wie Sie bewältigen können. Es hilft niemandem, wenn Sie Ihre Aufgaben eher schlecht als recht erledigen. Qualität sollte Ihren Arbeit- wie Auftraggebern wichtiger sein als Quantität. Kommunizieren Sie das selbstbewusst und ziehen Sie verantwortungsvoll Grenzen.
  • Versuchen Sie nicht, so viele Bälle wie möglich in der Luft zu halten, sondern die wichtigen von den weniger wichtigen Aufgaben zu unterscheiden und diese dann in einer möglichst sinnvollen Reihenfolge anzugehen. Bilden Sie auch, wo immer möglich, Blöcke, um ähnliche Aufgaben in einem Rutsch zu erledigen oder Synergieeffekte zu nutzen. Selbst die fürs Multitasking gerühmten Computer betreiben dieses letztlich durch Abarbeiten von Prioritäten – machen Sie es ihnen nach. Wenn Sie dann noch flexibel genug sind, um im Einzelfall Ihre Prioritäten umzuwerfen und auf neue Anforderungen zu reagieren, steht *Ihrer* Version des Multitaskings nichts mehr im Wege.
  • Prüfen Sie Ihr Kommunikationsverhalten. Wie oft lenken Sie sich während der Arbeit mit einem kleinen Computerspiel ab, steuern den Wetterbericht oder die neuesten Nachrichten an, checken Ihre eMails oder schauen auf einen Sprung bei Ihren Kollegen vorbei? Und bitte nicht missverstehen: Nicht, dass ich etwas gegen Abwechslungen hätte. Die können einem sehr gut tun. Anders sieht es aus, wenn die Sache zwanghaft wird und der Griff zum eMail-Postfach in immer kürzeren Abständen erfolgt. Versuchen Sie, bewusst mit Information und Kommunikation umzugehen, auch hier wieder Prioritäten zu setzen und Blöcke zu bilden. Beobachten Sie sich selbst und machen Sie sich Ihre Verhaltensmuster klar – dann können Sie sie auch ändern.
  • Wenn Sie zu den Menschen gehören, die sich schnell langweilen, dann versuchen Sie, Ihren Drang nach immer neuem Input mit Meditation oder Ähnlichem zu bekämpfen und zur Ruhe zu kommen. Suchen Sie sich auch Aufgaben, die Sie herausfordern. Wenn Sie gebannt und hochkonzentriert an etwas arbeiten, werden Sie an ablenkendes Multitasking nicht einmal mehr denken.
  • Seien Sie auch skeptisch bei Hochgefühlen, die sich vor lauter Hin-und-her-Zappen einstellen mögen. Ja, sicher, es kann atemberaubend sein, von Aufgaben umschwirrt zu werden und diese gekonnt eine nach der anderen über die Bühne zu bringen. Fast schon wie bei einem Geschwindigkeitsrausch. Aber die Ernüchterung folgt auf dem Fuß, wenn Sie Ihre Geschwindigkeit nicht mehr halten können und ausgebrannt zurückfallen.
  • Lassen Sie sich auch nicht von betriebsamen Mitmenschen anstecken. Manch einer, der über einen vollen Arbeitstag mit Totaleinsatz bis Mitternacht „klagt“, ist in Wirklichkeit weniger produktiv als jemand, der nach acht Stunden Feierabend macht. Hektische Aktivität ist kein Synonym für effektive Produktivität.

In diesem Sinne: Wenn Sie schon „multitasken“, dann nacheinander und mit System. So bewältigen Sie Ihre Anforderungen vielleicht nicht gleichzeitig, aber dafür sicher. ™

Erstveröffentlichung 15.11.2007

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Die Top 10 Zeitfresser

Zeitfresser stehlen unsere Zeit und fressen an unseren Tagen. Aber Zeitfresser sind auch oft nur eine Folge von Unwissenheit oder unbemerkt eingeschlichenen Routinen. Nutzen Sie die folgende Hitliste und machen Sie Ihre ganz persönlichen Widersacher ausfindig.

Wenn die Zeitfresser um gehen …

… dann bleibt vom Tag nicht mehr besonders viel Rest, könnte man vielleicht sagen. Oder auch, dann hört die Arbeit nicht auf, wird man die Aufgaben nicht mehr los, sieht man das Ende des Tages auf sich zukommen und ist immer noch nicht weiter.

Zeitfresser stehlen. Sie stehlen Ihre Zeit und fressen an Ihren Tagen. Bis nichts mehr übrig bleibt. Außer einer Frage. Der Frage, was Sie eigentlich den ganzen Tag gemacht haben. Wo all die Stunden hin sind, die Ihnen am Morgen noch zur Verfügung standen. Ohne dass Sie guten Gewissens entsprechende Ergebnisse und – jetzt kommt das entscheidende Wort – sinnvolle Tätigkeiten vorweisen könnten.

Nutzen Sie die folgenden Top10-Zeitfresser und gehen Sie auf die Jagd. Spüren Sie diese auf – Muster und Verhaltensweisen, mit denen Sie sich Ihre Arbeit erschweren. Decken Sie es auf – mangelndes Know-how und Wissen, aufgrund dessen Sie Ihre Aufgaben nicht so effizient erledigen, wie Sie das vielleicht gerne wollen.

Und wenn Sie sich bei einem Zeitfresser ertappt haben? Dann lernen Sie durch die Abfragen, worauf es ankommt, wenn Sie ihnen einen Maulkorb umbinden wollen. Besonders hartgesottene Fälle können auch schon mal in Deckung gehen. Aber jetzt erst einmal: Auf zu den Top 10 Zeitfressern.

1. Keine oder unklare Ziele und Prioritäten haben
Kennen Sie Ihre kurz- und langfristigen Ziele, so dass Sie Prioritäten setzen und fokussiert darauf zuarbeiten können? Sind Ihnen Ihre Aufgaben klar und wissen Sie, wie Sie sie ohne viel Versuch und Irrtum bewältigen können? Planen Sie Ihre Aufgaben, so dass Sie sie in einer logischen und zeitsparenden Reihenfolge abarbeiten können? Halten Sie Ihre Planung schriftlich fest, damit Sie Ihr Gedächtnis entlasten, nichts vergessen und sich nicht verzetteln können?

2. Zu viel auf einmal machen wollen
Können Sie Wichtiges von Unwichtigem unterscheiden und sich auf das Wesentliche konzentrieren? Sind Sie in der Lage, Störungen auszuschalten und Ihre Aufgaben in Ruhe eine nach der anderen zu erledigen? Können Sie Überforderung vorbeugen und rechtzeitig einen Schnitt machen? Nutzen Sie Medien und Kommunikationsmittel maßvoll und gezielt, ohne sich im Blätter- und Datenwald zu verlieren?

3. Nicht nein sagen können
Können Sie nein sagen und Aufgaben ablehnen, die Sie nicht machen können oder wollen? Können Sie zu Ihren Grenzen stehen, sich nicht aus falschem Pflichtgefühl oder dem Wunsch heraus, es allen recht zu machen und zu gefallen, um Kopf und Kragen bringen? Achten Sie darauf, nicht zu hohe Erwartungen zu schüren, die Sie dann vielleicht doch nicht erfüllen können?

4. Unentschlossen hin und her pendeln
Können Sie Alternativen abwägen, Entscheidungen treffen und dann konsequent umsetzen? Können Sie ein gewisses Risiko akzeptieren, um Fehler nicht um jeden Preis vermeiden zu wollen und damit entscheidungsunfähig zu werden? Haben Sie Ihren Perfektionismus einigermaßen im Griff, um Aufgaben wirklich beenden und abhaken zu können? Nebenbei: Perfektionismus ist natürlich auch ein Zeitfresser par excellence.

5. Aufgaben vor sich her schieben
Sind Sie in der Lage, sich selbst zu motivieren und Interesse für eine Aufgabe zu entwickeln? Gehen Sie rechtzeitig und nach Plan vor, um keine wertvolle Zeit zu verlieren und kurz vor Toresschluss in Panik verfallen zu müssen? Können Sie am Ball bleiben, Ihre Aufgaben konsequent zu Ende bringen und fristgerecht erledigen?

6. Nicht ungestört arbeiten können
Ist es Ihnen möglich, sich Zeiten freizuhalten, in denen Sie ruhig und ungestört arbeiten können, ohne von Telefonaten, eMails, Kunden oder Kollegen unterbrochen zu werden? Beschränken Sie Small-Talk auf das zeitlich Akzeptable und können Sie Besuchern, die „nur auf einen Sprung“ bei Ihnen vorbeischauen, freundlich aber bestimmt Grenzen setzen? Gehen Sie geduldig und konzentriert an eine Sache heran, um nicht immer wieder neu ansetzen zu müssen, womöglich den roten Faden und damit Zeit zu verlieren?

7. Zu viel oder ineffizient kommunizieren
Versuchen Sie, Besprechungen so kurz wie möglich zu halten, gehen Sie nach einer klaren Struktur vor, beziehungsweise meiden Sie überflüssige Meetings gleich ganz? Achten Sie darauf, so eindeutig und präzise wie möglich zu kommunizieren, um Missverständnisse oder Fehlinterpretationen so gut es geht ausschließen zu können? Hören Sie sorgfältig zu, um alle wichtigen Informationen aufnehmen und sich häufiges Nachfragen sparen zu können?

8. Alles selbst machen wollen
Nutzen Sie die Arbeitskraft anderer und können Sie Aufgaben abgeben, ohne alles selbst machen zu wollen? Sind Sie in der Lage, Ihre „Zuarbeiter“ und Teams sinnvoll zu steuern und zu koordinieren? Achten Sie auf ausreichende Informationen, damit man Ihre Arbeiten auch nach Ihren Wünschen umsetzen kann, Sie nicht Zeit mit Nachbesserungen verlieren?

9. Im Papierchaos ertrinken
Können Sie die Flut an hereinkommenden Aufgaben und Papieren bändigen, in ein vernünftiges System bringen und planvoll abarbeiten? Haben Sie Ablage und Dokumente im Griff, um keine Zeit mit Suchen verschwenden zu müssen? Können Sie Arbeitsplatz und Büro organisieren und Ordnung halten, um nicht durch das tägliche Chaos demotiviert zu werden?

10. In Informationsflut verlieren
Wissen Sie, wie Sie möglichst zeitsparend und gezielt an Informationen herankommen? Können Sie Sinnvolles von weniger Sinnvollem unterscheiden, sich auf einzelne Aspekte beschränken und nicht alle Fakten wissen wollen? Sind Sie in der Lage, Ihren Medienkonsum bewusst zu steuern, ohne sich von Internet, Fernsehen und Co. berieseln zu lassen?

11. Und dann waren da noch …

  • Halten Sie alles Wichtige schriftlich fest und führen Sie Checklisten oder Ähnliches, um Ihr Gedächtnis zu entlasten, wiederkehrende Vorgänge schnell zur Hand zu haben?
  • Arbeiten Sie nach Ihrem biologischen Tagesrhythmus und können Ihre Aufgaben nach Ihrem persönlichen Leistungsvermögen erledigen?
  • Können Sie unbelastet arbeiten, ohne durch Sorgen, Konflikte oder Ähnlichem abgelenkt zu werden und den Kopf für Ihre Aufgaben buchstäblich nicht frei zu haben?

Und dergleichen mehr.

Gegen Zeitfresser angehen
Wenn dem nicht so sein sollte, haben Sie erstklassige Kandidaten für Zeitfresser gefunden. Setzen Sie hier an und verschaffen Sie sich das nötige Know-how, um es in Zukunft besser machen zu können.

Führen Sie dazu auch Protokoll und hinterfragen Sie Ihre Gewohnheiten. Mancher Zeitfresser ist weniger eine Folge von Unkenntnis als von unbemerkt eingeschlichenen Mustern und Routinen. Wenn Sie sich diese bewusst machen, haben Sie schon den ersten Schritt zur Verbesserung Ihres Arbeitsverhaltens getan.

Vielleicht können Sie sich für einige Stunden oder gar Tage „Inseln“ schaffen, in denen Sie ungestört Ihren Aufgaben nachgehen können.

Übrigens: Nicht immer muss sich ein Zeitfresser als negativ erweisen. Drehen Sie den Spieß doch einfach um und verwenden Sie ihn für Ihre eigenen Zwecke. Nehmen Sie zum Beispiel ein Buch, das Sie schon immer mal lesen wollten, auf eine längere Bahnfahrt mit. Oder überbrücken Sie die Wartezeit auf einen Kundentermin damit, dass Sie ein wenig in Ihren Notizen aufräumen. Auf diese Weise können Sie „toten Raum“ sinnvoll nutzen und zwei Fliegen mit einer Klappe schlagen.

Wenn Sie nicht gleich eine Pause einlegen und wieder auftanken wollen. Dagegen ist schließlich auch nichts einzuwenden. ™

Erstveröffentlichung 06.11.2007

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Mit Notizen effizienter arbeiten

Wenn Termine platzen, Unterlagen verschwinden oder Ideen ergebnislos im Sande verlaufen, dann können die Ursachen sehr groß oder auch sehr klein sein. Manchmal reichen Anfälle von Unachtsamkeit oder auch Planlosigkeit, um unliebsame Folgen nach sich zu ziehen. Mit einem systematischen Notizmanagement können Sie diesen Folgen vorbeugen.

Unsere Aufgaben kosten Zeit und unser Arbeitsalltag mitunter Nerven. Feinheiten gehen da schon einmal den Bach hinunter. Aber Feinheiten können ihn auch erleichtern – besagten Arbeitsalltag. Zum Beispiel ein systematisches Notizmanagement. Sie glauben mir nicht? Dann werfen wir doch einen Blick hinter die Kulissen.

Ein Tag im Büroleben von Otto N.
Otto N. ist ein engagierter Mitarbeiter. Schon morgens auf der Fahrt zur Arbeit fallen ihm Verbesserungen zu Arbeitsabläufen ein, die er gern mit seinem Projektleiter besprechen möchte. Ärgerlich allerdings, wenn er die Hälfte von ihnen im Laufe des Tages wieder vergessen sollte.

Anrufe von Kunden hält Otto N., hektisch, wie es nun mal zugeht, geschwind auf seiner Schreibtischunterlage fest. Dumm nur, wenn er diese unabsichtlich gegen Abend entsorgen sollte.

Details für die neue Produktpräsentation sammelt er da, wo sie gehen und stehen. Mehr als schade, wenn er angesichts all der verstreuten Bücher, Mappen und Zettel einen guten Teil von ihnen aus den Augen verlieren sollte.

Wichtige Telefonnummern klebt Otto mit Post-its in guter Absicht unübersehbar an seinem Monitor fest. Sicher verdrießlich, wenn er sie dann – von der Sonne verblichen – nicht mehr lesen können sollte. Wenn die kleinen Flugkörper nicht gleich ihren Halt verlieren und im Staubsauger der Putzkraft landen.

Wozu ein professionelles Notizmanagement?
Leicht übertrieben, meinen Sie? Seien wir ehrlich: Manchmal sind wir alle Otto N. Wir haben zu viele Dinge gleichzeitig im Kopf, stolpern über die eine oder andere Unachtsamkeit, leiden an Anfällen von Planlosigkeit oder haben nicht mit den Tücken des (Büro-) Alltags gerechnet.

Ein systematisches Notizmanagement hilft dann weiter. Wenn Sie Aufgaben, Daten, Fakten, Gedanken, Ideen oder Termine notieren,

  • können Sie sie nicht mehr vergessen und haben den Kopf wieder für Ihre eigentliche Arbeit frei. (Kopf entlasten)
  • können Sie sie zusammenhalten und sichern, sich Suchzeit sparen und effizienter arbeiten. (Unterlagen bündeln) können Sie sie ordnen und systematisieren, eine logische Reihenfolge und Struktur herstellen. (Ordnung reinbringen)
  • nehmen Sie ihnen ihren Beliebigkeitscharakter („man könnte ja mal“) und gehen eine gewisse Verbindlichkeit mit sich selbst ein. (Verlässlichkeit schaffen)
  • können Sie diese konsequent abarbeiten und als erledigt durchstreichen, sich damit selbst motivieren und befreit neuen Aufgaben zuwenden. (Motivation erzeugen)
  • können Sie diese mit Ihren Gesprächspartnern oder Kollegen vergleichen und Missverständnissen vorbeugen. (Kommunikation verbessern)
  • Und noch manches andere mehr. Notizen sind ein kleines, aber feines und schlagkräftiges Werkzeug, sich das Arbeitsleben zu erleichtern.

Tipp 1: Alles an seinem Platz
Sorgen Sie dafür, dass Ihnen Ihre Notizen nicht verloren gehen, indem Sie sie an einem zentralen Ort sammeln. Ob das jetzt ein Notizblock, eine Mappe oder eine Software ist, ist nicht so wichtig. Es geht um das Prinzip. Es geht darum, Ihrem Kopf zu sagen, was er alles wo finden wird – weil Sie es immer dort ablegen. Und es geht darum, sich Suchwege zu ersparen – weil Sie alles Relevante bündeln.

Erliegen Sie also nicht der Versuchung und stopfen Tankzettel in die Jackentasche, schreiben Telefonnummern auf Servietten oder heften Rechnungen zur Mitschrift der jüngsten Teamsitzung. Zumal Servietten schnell im Mülleimer und Jacken in der Reinigung landen. Von nie wieder hervorgeholten Sitzungsprotokollen ganz zu schweigen.

*Ein* zentraler Ort für alle Notizen und Sie haben jederzeit Zugriff darauf, wissen, wo Sie suchen müssen.

Tipp 2: So wenig wie möglich
Fassen Sie sich kurz und halten Sie so wenig wie möglich fest. Zum einen können Sie damit der Papierflut vorbeugen und Ihre Zettelwirtschaft klein halten. Zum anderen gewöhnen Sie sich aber auch daran, gleich eine sinnvolle Vorauswahl zu treffen. Notieren Sie deshalb nur das, was wirklich wichtig für Sie ist beziehungsweise was Sie auch später noch verwenden können.

Nutzen Sie auch die Gelegenheit und ordnen und strukturieren Sie Ihre Gedanken: Welche Termine sind wichtiger als andere, welche Aufgaben wollen Sie in welcher Reihenfolge angehen, wo können Sie zwei Fliegen mit einer Klappe schlagen und Aufgaben in einem Rutsch erledigen, und dergleichen mehr.

Tipp 3: Lesbar und in eigenen Worten
Notizen sind meistens nicht für die Ewigkeit gemacht und werden entsprechend schnell hingeworfen. Aber wenn Sie nicht ins Grübeln geraten wollen, dann schreiben Sie deutlich und leserlich. Unsere Erinnerung ist flüchtig. Was Sie heute noch „lesen“ können, haben Sie in Wirklichkeit vielleicht nur aus Ihrem Kurzzeitgedächtnis abgerufen und wiedererkannt. Am nächsten Tag kann die Sache schon ganz anders aussehen.

Schreiben Sie auch in eigenen Worten. Nur das, was Sie selbst formulieren können, haben Sie auch verstanden. Fragen Sie im Zweifelsfall lieber noch einmal nach, statt den Tagesplan Ihres Chefs wortwörtlich zu übernehmen.

Tipp 4: Seine eigenen Methoden…
Wie Sie Ihre Notizen gestalten, ist – wie man so schön sagt – Geschmackssache. Hauptsache, die Methode liegt Ihnen und erfüllt ihren Zweck.

Wenn Sie ein Freund von Stichpunkten sind, können Sie das Prinzip „in der Kürze liegt die Würze“ nehmen und sozusagen mit Schlagworten arbeiten. Das heißt, mit Worten, die kurz und knapp wichtige Kernelemente für Ihre Notizen festhalten. Jeder überflüssige Ballast fliegt raus.

Wenn Sie eher der visuelle Typ sind, können Sie auch (zusätzlich) mit passenden Bildern und Symbolen arbeiten. Bilder machen nicht nur Spaß, sie sprechen auch weitere Gehirnregionen an. Gute Karten für Ihr Gedächtnis, sich an Ihre Notiz zu erinnern. Tipp: Legen Sie sich für immer wiederkehrende Begriffe eine Liste von Symbolen an. Das spart Zeit.

Überhaupt müssen Notizen nicht in Textform sein. Sie können auch zu Diagrammen greifen, um zum Beispiel die Reihenfolge und Struktur von Aufgaben und Terminen zu erfassen. Sie können weitere visuelle Methoden wie Mind Mapping anwenden oder mit einer Datenbank im gelobten Land sein. – Kleines Manko: Das Erfassen auf einen Blick fällt ebenso weg wie das hemmungslose Zeichnen und Skizzieren.

Probieren Sie einfach einige Varianten aus und entwickeln Sie Ihr eigenes System. Notizen sollen Sie unterstützen und kein Selbstzweck sein, also besser Finger weg von allem, was den Rahmen des Noch-Nützlichen sprengt.

Tipp 5: … und Mittel finden
Wo wir schon bei Datenbanken sind: Logisch, dass es auch spezielle Software für Ihre Notizen gibt. Von einfachen Kalendern mit eingebauter Notizfunktion bis zum komplexen Rundumschlag mit ausgefeilter Suchfunktion. Und genau, PDAs und Co. sind auch noch da.

Obwohl – etliche sollen auch auf die gute, alte Kladde schwören. Vielleicht etwas abgewetzt, aber immer dabei. In Rucksack und Aktentasche oder griffbereit neben dem PC. Wenn Sie nicht gleich zu ausgefalleneren Lösungen wie Diktiergeräten oder Karteikarten greifen.

Tipp 6: Verarbeiten und übertragen
Aber egal, ob Stichpunkte oder Mind Maps, Notizbücher oder Programme. Vergessen Sie den abschließenden Schritt Ihres Notizmanagements nicht. Sehen Sie Ihre gesammelten Notizen durch und entscheiden Sie, was Sie mit ihnen machen werden. Übertragen Sie neue Kontakte in Adressbuch oder Kontaktdatenbank. Übertragen Sie neue Termine in Ihren Kalender oder verarbeiten Sie sie zu Aufgabenplänen. Bündeln Sie alle zusammengehörenden Fakten in eigenen Mappen. Misten Sie aus und schmeißen Sie weg. Bis zum nächsten Tag. Dann fängt es wieder von vorne an, Ihr Notizmanagement. In diesem Sinne: Halten Sie alles fest, dann kann Ihnen auch nichts entgehen. ™

Erstveröffentlichung 18.10.2007

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Immer ordentlich ablegen

Unterlagen verschwinden im Daten-Nirwana, Kundenbestände führen ein Eigenleben, Aktenschränke und Festplatten quellen über und eine Besserung ist nicht in Sicht? Dann ist es vielleicht an der Zeit für ein effektives Ablagesystem. Suchen Sie nicht, sondern finden Sie – so geht’s.

Es ist schon seltsam, die meisten Büros verfügen über ausgedehnte Regalsysteme und Aktenordner, eigentlich alle Computer über Festplatten und Dateiordner. Und trotzdem, Unterlagen verschwinden, Papiere stapeln sich und Datei-„Explorer“ machen ihrem Namen alle Ehre und laden zur munteren Erforschung des Datendschungels ein.

Der Grund?
Aktenschränke werden zwar genutzt, aber lieblos vollgestopft. Dateien werden undurchsichtig benannt oder falsch abgespeichert. Ordnungssysteme werden – je nach Aufräumstimmung – immer wieder umgeworfen. Oder man sammelt gleich überflüssige Dinge, wie Schätzungen nahelegen, nach denen etwa 80 Prozent des gelagerten Materials nie wieder hervorgeholt werden.

Das Ergebnis?
Papierstapel und Unordnung, Bürochaos und Datenwust, Gefühle von Hilflosigkeit und Unfähigkeit, seine Arbeit in den Griff zu bekommen.

Die Abhilfe?
Legen Sie sich ein sinnvolles Ablagesystem zu, das Sie einmal systematisch einrichten und dann konsequent immer wieder anwenden. So verlieren Sie keine wichtigen Unterlagen, behalten den Überblick, sparen wertvolle Zeit und machen sich das Arbeitsleben etwas leichter.

Ablagemöglichkeiten
Ablagemöglichkeiten gibt es dabei genug. Da wären zum Beispiel:

  • Schubladen oder Kartons: Nicht besonders effektiv, weil alles wild durcheinander geraten kann. Aber sicher besser als nichts. Eine erste Grobsortierung können Sie vornehmen, wenn Sie mit verschiedenen Kartons zum Beispiel für Rechnungen, Bescheinigungen, Versicherungsunterlagen und so weiter arbeiten.
  • Hängeregistraturen und Fächermappen: Eine praktische Fortsetzung des Schubladen-Gedankens. Auch hier können Sie lose Papiere und Notizen thematisch sortieren und den Hängeregistern oder Mappen entsprechend zuordnen. Tipp: Wenn Sie sie in Punkte wie „nachzufragen“, „zu erledigen“ oder „abzuheften“ unterteilen, können Sie sie immer mit sich führen und als Zwischenschritt für eine weitere Bearbeitung nutzen.
  • Ordner, Ringbücher, Schnellhefter: Die „auf Dauer“ angelegte Variante. Hier hat alles seinen festen Platz und kann nicht verrutschen – können Sie nach verschiedenen Kriterien sortieren und zuordnen – sind Sie flexibel genug, auch chronologisch fortzuführen und zu ergänzen. Tipp: Nutzen Sie Einlagen, Haftnotizen („Post-It`s“), Inhaltsverzeichnisse und so weiter für eine in die Tiefe gehende Feinstruktur.
  • Und natürlich die elektronischen Versionen wie Festplatten und Laufwerksverzeichnisse („Schubladen“), Post-, Adress- oder Kalendersoftware („Register“), Dateiverzeichnisse („Ordner“), Datenbanken und so weiter.

Planen
Wenn Sie mit Ihrem Ablagesystem beginnen wollen, dann machen Sie sich am besten zuerst einen Plan. Überlegen Sie, welche Ziele Sie haben, warum Sie was, wo, aus welchem Grund und für wie lange ablegen wollen. Je genauer Sie vor Augen haben, wohin die Reise gehen soll, desto gezielter können Sie von Anfang an vorgehen, Ihr Material zuordnen und sich spätere Umsortiererei sparen.

Machen Sie sich auch Gedanken darüber, welche Arten von Ablagemöglichkeiten Ihnen und dem jeweiligen Einsatzzweck am ehesten entsprechen. Checklisten für den schnellen Zugriff während der Arbeit könnten Sie zum Beispiel in einer Hängemappe in Ihrem Rollcontainer oder als Datei mit Verknüpfung auf Ihrem Desktop unterbringen. Dauerhafte, nur selten benötigte Unterlagen sind besser in einem festen Aktenordner oder – um der Papierflut vorzubeugen [Link auf den Artikel „Der Traum vom papierlosen Büro“] – in einem entsprechenden Dateiordner aufgehoben.

Sortieren
Sie haben Ihren Plan? Gut. Dann können Sie jetzt sortieren. Aber bevor Sie damit anfangen, hier noch einmal mein schon öfter wiederholter Tipp: Heben Sie nur das auf, was wirklich wichtig für Sie ist. Und sammeln Sie auch nur das, was Sie in Zukunft wahrscheinlich noch einmal brauchen werden beziehungsweise was Sie sich nicht jederzeit wieder besorgen können.

Glauben Sie mir, das ist ein ganz heißer Tipp, um Ihren Papierstapel möglichst klein und Ihre Ablage dünn zu halten. Nicht nur diverse Software-Programme verführen, dank ausgefeilter Suchmöglichkeiten, dazu, überflüssige Informationen zu speichern. Wenn Sie sich noch einmal die Zahlen vom Anfang dieses Textes ansehen, dass 80 Prozent des abgelegten Materials nie wieder hervorgeholt werden, dann wissen Sie, warum.

Wenn Sie sortieren, tun Sie das also immer am besten mit diesem Gedanken im Kopf und der Hand über Löschtaste oder Papierkorb. Was dann den Rotstift überlebt, wird nach formalen oder inhaltlichen Kriterien zusammengefasst.

Tipp: Ordnen Sie nach Möglichkeit alles eindeutig zu und vermeiden Sie Doppelungen. Nutzen Sie zur Not – wenn sich etwa mehrere Mitarbeiter eine Aufgabe teilen – lieber gemeinsame Ablagesysteme.

Kriterien setzen
Die Kriterien sind das Herzstück Ihrer Ablage und ergeben sich aus Ihrem Ablageplan und Ihren Ablagezielen. Je nachdem, welche Zwecke Sie mit Ihrem Ordnungssystem verfolgen und welche Vorgehensweise Sie wählen, weisen Sie Ihre Daten und Papiere zu.

Ein Beispiel
Sie wollen sich ein kleines Archiv mit speziellen Fachartikeln aufbauen, die Sie nicht so schnell wieder aus Internet und Co. besorgen können. Dann könnten Sie Ihre Artikel nach

  • Kategorien (verschiedene Themen)
  • chronologisch (einzelne Jahrgänge)
  • lokal (unterschiedliche Erscheinungsorte)
  • alphabetisch (Themen von A – Z sortiert)
  • oder numerisch (Seitenumfang) ordnen

Sie könnten auch etwa Ihre Kundendaten alphabetisch, lokal, nach gekauftem Produkt, nach erfolgter Kontaktart und dergleichen mehr ordnen.

Oder Sie könnten Ihre Ablage nicht nur nach Themen und Projekten sortieren, sondern auch nach Kriterien wie „erledigt und noch zu erledigen“, „sofort oder nächste Woche erledigen“, „beantworten oder nachfassen“.

Wichtig ist, dass Sie sich Zusammenhänge überlegen, nach denen Sie Ihre Unterlagen zuordnen und gruppieren wollen. Dabei spielt es keine Rolle, ob Sie die Papier- oder Dateiform bevorzugen. Das Prinzip bleibt dasselbe.

Tipp: Achten Sie darauf, nicht zu sehr in die Breite zu gehen. Das heißt, geben Sie nicht zu viele Kriterien und Ordnungsmöglichkeiten vor. Beschränken Sie sich lieber auf einige wenige und arbeiten Sie sich detailliert mit Unterkategorien in die Tiefe vor. Umso übersichtlicher wird Ihr System sein, umso weniger müssen Sie suchen.

Beschriften
Hand in Hand mit Ihrem Ordnungssystem geht auch die Benennung desselben. Beschriften Sie Ihre Daten so, dass sich der Inhalt leicht erschließen lässt und Sie alles möglichst einfach wiederfinden. Bei einer Rechnung würde es also etwa Sinn machen, Anliegen („Rechnung“), Rechnungsnummer / Datum und Aussteller oder Empfänger der Rechnung anzugeben.

Stellen Sie sich als Härtetest dazu ruhig einen Fremden vor, der eine bestimmte Unterlage aus Ihrer Ablage holen soll. Würde er sich zurechtfinden? Würde er die Logik Ihres Systems aus seiner Benennung ableiten können? Würde er etwa die Rechnung für Kunde X aus dem Jahr Y mit zwei, drei Handgriffen (Mausklicks) aus der Datenfülle fischen können, ohne die Suchfunktion einschalten zu müssen?

Beschriften Sie Ihre Unterlagen unmittelbar, nachdem Sie sie erstellt haben. So müssen Sie hinterher nicht lange grübeln oder suchen. Halten Sie Datum beziehungsweise Zeitraum mit fest und – wenn Sie Dokumente ausdrucken – unter Umständen auch Dateiname und Pfadangabe. So können Sie später wertvolle Suchzeit sparen.

Tipp: Wenn Sie Zahlen vor Ihre Ordnernamen schreiben, können Sie eine Hierarchie erzeugen und Prioritäten setzen. Wenn Sie Ihre Ordner nach einheitlichen Kriterien benennen, können Sie diese leichter zusammenfassen und in die Tiefe gehen.

Ein Beispiel wäre etwa der (Datei-) Ordner „Rechnungen“ mit den Unterordnern „2006_Rechnungen“, „2007_Rechnungen“ und so weiter, oder der Ordner „Kunde“ mit den Unterordnern „Kunde_Website“, „Kunde_Schulung“ pp. beziehungsweise „Kunde_A-C“, „Kunde_D-F“ und so weiter. Je nachdem, wonach Sie sortieren und zuordnen wollen.

Extra-Tipp: Wenn Sie eher der visuelle Typ sind und lieber mit Bildern arbeiten, könnten Sie auch versuchen, Ihre Ordnungsstruktur mit passenden Icons und Symbolen wiederzugeben. Ihrer Fantasie sind da keine Grenzen gesetzt – solange Sie und eventuell auch andere sich zurechtfinden.

Umsetzen
Aber egal, ob mit Zahlen oder Icons, legen Sie sich auf ein System fest und halten Sie sich auch daran. Konsequent. Nur so bleibt sie drin – die Ordnung in Ihrem Ordnungssystem.

  • Legen Sie nur das ab, was wirklich wichtig ist,
  • fassen Sie Gleichartiges nach logischen Kriterien zusammen,
  • vermeiden Sie Doppelungen und löschen Sie Kopien,
  • halten Sie Ihre Ordnungsstruktur flach und
  • gehen Sie mit Unterordnern in die Tiefe,
  • beschriften Sie alles nachvollziehbar,
  • sortieren Sie neue Unterlagen regelmäßig ein und
  • nehmen Sie nicht mehr benötigte wieder heraus,
  • speichern Sie alles sorgfältig ab und
  • heben Sie es griffbereit auf,

dann dürfte eigentlich nichts mehr schief gehen, müssten sich Informationen wiederfinden und Bürochaos vermeiden lassen. In diesem Sinne: Immer ordentlich ablegen. ™

Erstveröffentlichung 12.09.2007

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Kleines 1 x 1 des Büromanagements

Übervolle Schreibtische, Aktenberge, verschwundene Unterlagen … Nein, reizvoll ist ein solches kreatives Chaos nicht unbedingt. Kostet es doch nicht nur Zeit, Nerven und Produktivität. Im Gegenteil. Wer Ordnung am Arbeitsplatz hält, kann nicht nur effizienter arbeiten – er kann auch Energien freisetzen für seine Kreativität.

Viele von uns arbeiten in einem – im Büro. Ob im kleinen Home Office oder im geschäftigen Großraumbüro. Wir verbringen einen Großteil unserer Zeit in ihm und erbringen hoffentlich produktive Ergebnisse mit ihm.

Aber so harmlos sich auch etwas anlassen mag, was aus Schreibtisch, Regalen und Co. besteht, lauern im täglichen Umgang mit unserem Arbeitsplatz doch diverse Fallstricke. Dann nämlich, wenn Chaos herrscht und sich die Unterlagen türmen, Arbeitsprozessen nicht mehr sinnvoll, sondern nur noch unkontrolliert nachgegangen werden kann.

Um Ordnung am Arbeitsplatz geht es heute. Denn entgegen des Ausdrucks vom kreativen Chaos führt selbiges oft nur zu aufwändigen Suchaktionen, Zeitverlust, Stress und Frust. Angenehme Büroräume, aufgeräumte Schreibtische und wiederfindbare Unterlagen strahlen dagegen nicht nur eine einladende Atmosphäre aus, sondern ermöglichen vor allem ein effizienteres Arbeiten und strukturierteres Vorgehen. Mal ganz davon abgesehen, dass Übersicht und Ruhe auch einiges an Hirnpotenzial für Ihre Kreativität freisetzen. ?

Lassen Sie sich also vom kleinen 1 x 1 des Büromanagements inspirieren und fangen Sie an mit Ihrem…

Raum
Sorgen Sie für einen Raum, in dem Sie zumindest während eines Teils des Tages ungestört arbeiten können. Nichts gegen Anregung und Ideen etwa durch Kollegen, aber permanente Unterbrechungen sind Gift für unsere Konzentration. Was bei Routinetätigkeiten noch weggesteckt werden kann, wird zum Bumerang, wenn es um geistig anspruchsvollere Aufgaben geht.

Halten Sie in diesem Sinne auch Maß bei eMail, Telefon, Fax und Co. Sicher, sie können Ihre Verbindung zur Außenwelt und quasi eine Verlängerung Ihrer selbst sein. Sie können Sie aber auch mit ihrer Forderung nach Aufmerksamkeit in den Wahnsinn treiben. Entscheiden Sie selbst, was sich gut integrieren lässt und was zur Stressquelle wird – und schotten Sie sich dann konsequent ab.

Arbeitsplatz
So banal es klingt, aber manchmal sind es wirklich „Kleinigkeiten“, die einem das Büroleben vergällen können. Der falsche Stuhl, eine ungünstige Sitzposition, ein zu kleiner Schreibtisch, irritierende Lichtquellen und was es sonst noch so geben mag.

Deshalb: Achten Sie auch auf geeignete Rahmenbedingungen. Auf Sie abgestimmte Möbel sind kein Luxus, sondern Notwendigkeit, wenn Arbeitsfähigkeit und Gesundheit nicht leiden sollen. Eine ausreichend große Arbeitsfläche sollte ebenso vorhanden, wie gut bestückte Rollcontainer, Regale oder Ähnliches in Griffweite sein. Sie wissen selbst: Jeder Gang zum Materiallager kostet nicht nur Zeit, sondern reißt Sie auch aus Ihrer Arbeit heraus. Wenn Sie ihn schon antreten, dann gezielt für ein kleines Päuschen.

Entrümpeln
Sie haben also Ihre Arbeitsfläche und Ihre gut bestückten Regale. Prima. Aber beides hilft Ihnen nicht weiter, wenn sie zu gut gefüllt sind und Sie sie oder ihre Inhalte nicht mehr wiederfinden.

Hier ist Entrümpeln und Kleinhalten angesagt. Nicht jede Zeitschrift muss gelagert und jede Kopie gesammelt werden. Heben Sie am besten nur das auf, was Sie sich nicht jederzeit (etwa aus Internet, Intranet, Unternehmensarchiv) wieder beschaffen können. Alles andere wird aussortiert oder gar nicht erst ausgedruckt. Mit dieser Faustregel vor Augen können Sie leicht der Fülle Herr werden.

Wenn Sie das dann noch regelmäßig, zum Beispiel abends bei Tagesabschluss tun, können Sie Ihren Arbeitsplatz geräumt und mit gutem Gefühl verlassen – ohne am nächsten Morgen von der Menge an auf Sie wartenden Unterlagen erschlagen zu werden und den Rückwärtsgang antreten zu wollen.

Tipp: Wenn Sie sich nicht sicher sind, ob Sie etwas voraussichtlich wieder brauchen werden oder nicht, dann legen Sie eine Schublade oder Ähnliches für Zweifelsfälle an. Sichten Sie auch diese in – größeren – Abständen. Was Sie längere Zeit nicht mehr in die Hand genommen haben, dürfte ebenfalls entbehrlich sein. Also über Bord damit.

Schreibtischordnung
Wo Sie schon beim Entrümpeln sind: Achten Sie auch auf Doppelungen. Ich habe schon mehr als einen Schreibtisch gesehen, der von Hamsterern bevölkert zu sein schien. Von Stiften bis Blöcken war alles in rauen Mengen vertreten und verstopfte Arbeitsfläche und Schubladen. Der nächste Winter kommt zwar bestimmt, aber die nächsten Stifte hoffentlich auch.

Sinnig ist es zudem, sich bei Stiften und Co. zu fragen, was man wie oft braucht. Halten Sie

  • alles, was Sie mehrmals am Tag benötigen, in Griffweite (Stifte, Notizzettel …)
  • alles, was Sie nur einmal täglich benötigen, in Reichweite (Drucker, wichtige Nachschlagewerke …)
  • alles, was Sie nur alle paar Tage brauchen, in Sichtweite (Druckerpapier, Kundenordner …)

So entlasten Sie Ihren Schreibtisch und können ihn für das freihalten, wofür er eigentlich gedacht war: Zum Arbeiten und Schreiben. Andere Aufbewahrungsmöglichkeiten gibt es genug.

Tipp: Ideal ist es auch, wenn Sie allem einen festen Platz geben, der Ihnen in Fleisch und Blut übergeht. So verschwenden Sie keine Zeit mit Such- und Umräumaktionen und können Ihren Kopf für geistige oder kreative Höhenflüge, Ihre eigentlichen Tätigkeiten freihalten.

Ablage
Sie sitzen also an Ihrem entrümpelten, aufgeräumten Schreibtisch und harren der Dinge, die da kommen. Und sie werden kommen, keine Bange. Von der morgendlichen Post über Arbeitsmäppchen, Berichte, Sitzungsprotokolle und und und.

Wohin nun mit dem ganzen Segen? Legen Sie sich ein wirksames Ablagesystem zu und nutzen Sie dieses systematisch.

Fangen Sie schon bei der Post an und sortieren Sie diese nach Kategorien. Unterscheiden Sie zum Beispiel nach „sofort erledigen“, „auf Termin legen“, „weiterleiten und delegieren“ oder „wegwerfen“. Nehmen Sie sich jedes Schriftstück, jede eMail und so weiter nur einmal vor und ordnen Sie sie entsprechend zu. So vermeiden Sie Doppelaufwand und überquellende Ablagekörbe.

Tipp: Nimmt ein Vorgang nur wenige Minuten in Anspruch? Dann erledigen Sie ihn gleich. Die Zeit, die Sie in Gedanken mit ihm beschäftigt sind, können Sie auch nutzen, um ihn zu bearbeiten – und abzuhaken.

Nach dem gleichen Prinzip können Sie auch bei Ihren übrigen Arbeitsabläufen und Unterlagen vorgehen:

  • Nehmen Sie jeden Vorgang nur einmal zur Hand.
  • Entscheiden Sie, was Sie mit ihm machen wollen und setzen Sie Prioritäten.
  • Erledigen Sie Aufgaben mit einem Aufwand von wenigen Minuten sofort, planen und terminieren Sie den Rest.
  • Verteilen Sie Ihre Aufgaben dann auf entsprechende Register, Wiedervorlagemappen oder Ähnliches und arbeiten Sie sie ihrer Reihenfolge nach ab.
  • Sammeln Sie Vorgänge, die Sie nicht erledigen, sondern nur lesen oder abheften müssen, in einem gesonderten Stapel. Auf diesen können Sie in freien Minuten oder bei Leistungstiefs zurückgreifen, diese so sinnvoll nutzen.
  • Fragen Sie sich beim Lesen Ihrer Schriftstücke: Kann ich mir diese Information auch woanders besorgen? Wenn ja: Sortieren Sie sie anschließend aus. Eine Alternative wäre: Heben Sie Auszüge auf wie zum Beispiel zwei, drei wichtige Seiten einer Fachzeitschrift, die ansonsten in den Papierkorb wandert.

Wenn Sie Ihre Vorgänge derart durchsortiert haben, dann

  • überlegen Sie sich jetzt noch ein geeignetes Speichersystem (Computer, Mappen, Ordner, Register, Schachteln …)
  • beschriften Sie Ihre Unterlagen und Ordner aussagekräftig (Rechnungen 2005, Steuererklärungen ab 2000 …)
  • halten Sie alles durch Inhaltsverzeichnisse, Unterkategorien und so weiter schön übersichtlich
  • und schauen Sie auch hier alle paar Monate einmal nach, ob sich nicht in der Zwischenzeit einiges angesammelt hat, was Sie wieder entrümpeln können.

Umsetzen
Bleiben Sie am Ball. Betrachten Sie Ihre Ordnungsaktionen als festen Bestandteil Ihrer täglichen Aufgaben. Sagen Sie sich immer: Ich bin erst dann wirklich fertig, wenn mein Arbeitsplatz geräumt und alles sinnvoll verstaut ist.

Je konsequenter Sie hier vorgehen, desto gelassener können Sie in Stress- und beruflichen Hochphasen reagieren. Sie wissen selbst, Gewohnheiten sind hartnäckig und was man sich in Jahren angewöhnt hat, kann man nicht in kurzer Zeit wieder ändern. Wenn Sie aber gewisse Routinen entwickeln, können diese auch greifen, falls es einmal hektisch zugehen sollte. Keine Chance mehr für Schlendrian und Bürochaos. ™

Erstveröffentlichung 10.09.2007

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Aufgaben effektiv planen und erledigen

Im täglichen Kampf mit unserer Arbeitszeit neigen wir dazu, Aufgaben chaotisch, zu spät oder gar nicht zu erledigen. Mit teils lästigen, vielleicht aber auch verheerenden Folgen. Wer seine Aufgaben systematisch plant, kann seiner Aufschieberitis besser vorbeugen, seine Arbeit effektiver erledigen und seine Zeit konsequenter nutzen.

Wer seine Aufgaben plant, kann die ihm dafür zur Verfügung stehende Zeit besser nutzen. Das ist eine Weisheit, der sich eine ganze Industrie verschrieben hat. Vom Taschenkalender bis zum PDA reichen die Hilfsmittel, ob in elektronischer oder klassischer Papierform.

Wer seine Aufgaben plant, kann diese auch besser steuern und überwachen. Von Prioritäten setzen über Teilaufgaben definieren bis hin zu Zeitbedarf und Termine festlegen reicht die Palette. So haben Sie den aktuellen Stand immer im Blick und können rechtzeitig eingreifen und nachjustieren.

Und wer seine Aufgaben plant, kann seiner Vergesslichkeit vorbeugen und seiner Verbindlichkeit nachhelfen. Wer plant, handelt – zumindest im Geist und auf Probe. Die Umsetzung rückt so ein gutes Stück näher. Einige Anregungen dazu bekommen Sie hier.

Aufgaben aufschreiben
Schreiben Sie Ihre Aufgaben auf und halten Sie fest, was genau Sie alles zu tun haben. Was müssen Sie erledigen? Welche Termine müssen Sie wahrnehmen? Gibt es Aufgaben, die regelmäßig anstehen, oder Dinge, die vom Vortag noch übrig geblieben sind?

Notieren Sie alles ruhig erst einmal so, wie es Ihnen einfällt. Eine sinnvolle Reihenfolge können Sie später noch ausarbeiten. Jetzt geht es darum, Ihre Aufgaben möglichst lückenlos zu erfassen – auch scheinbar Nebensächliches, das in der Summe aber viel Zeit kosten kann.

In Teilaufgaben auflösen
Lösen Sie sehr große oder komplexe Aufgaben in Teilaufgaben auf und ordnen Sie sie nach bestimmten Oberthemen. So können Sie Zusammenhänge besser erfassen und den Überblick leichter behalten, auch Zeitfenster optimal nutzen.

Und natürlich lassen sich Teilaufgaben einfacher bewältigen als eine große Aufgabe. Der (Aufgaben-) Berg, den man drohend vor sich aufragen sieht, löst sich in gangbare Abschnitte auf. Zu ihnen bricht man motivierter auf und von ihnen bringt man mehr und schnellere Erfolgserlebnisse wieder mit.

Screenshot
Todo-Liste

Prioritäten setzen
Bewerten Sie Ihre Aufgaben nach Wichtigkeit und Dringlichkeit und legen Sie entsprechend die Priorität für ihre Bearbeitung fest. Sie können sie zum Beispiel nach hoher, mittlerer oder geringer Priorität einteilen und / oder nach sofort oder später zu erledigen. Gute Dienste dazu leisten Ihnen auch das Eisenhower-Prinzip, die ABC-Liste oder das 80:20 / Pareto-Prinzip.

Überprüfen Sie Ihre Liste auch regelmäßig und passen Sie diese bei Bedarf an, beziehungsweise fügen Sie neue oder zusätzliche Aufgaben an Ort und Stelle ein.

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Prioritäten-Liste

Zeitbedarf abschätzen
Versuchen Sie, den Aufwand einer Aufgabe möglichst genau abzuschätzen. Das heißt, überlegen Sie, wie viel Zeit Sie für welche Aufgabe voraussichtlich brauchen werden und halten Sie diesen Zeitbedarf wieder schriftlich fest.

Wenn Sie die ungefähre Dauer Ihrer Aufgabe veranschlagen, können Sie nicht nur genauer planen. Erfahrungsgemäß arbeiten wir in dieser Zeit auch instinktiv konzentrierter und effektiver, weil wir unser gesetztes Zeitlimit nicht überziehen wollen.

Tipp: Gehen Sie im Versuch-und-Irrtum-Verfahren vor und passen Sie Ihre Planung der Realität an. Versuchen Sie auch zu verstehen, warum Sie sich möglicherweise verkalkuliert haben. Wenn Sie nicht für Abhilfe sorgen und Ihren Zeitaufwand optimieren können, bessern Sie Ihren Plan entsprechend nach.

Pufferzeiten einplanen
Wie heißt es so schön: Unverhofft kommt oft. Und zwar meistens dann, wenn man es nicht gebrauchen kann. Verplanen Sie deshalb lieber nicht Ihre ganze zur Verfügung stehende Zeit, sondern halten Sie sich Zeiten für Puffer frei.

Im Allgemeinen wird es empfohlen, 60% seines Zeitkontos für die geplanten Aufgaben und 40% für den Faktor „unerwartet“ zu reservieren. Je nach Berufsfeld kann sogar noch mehr Puffer sinnvoll sein, etwa im Sekretariats- und Assistentenbereich, wo immer jemand mit neuen Aufgaben hereinschneien kann.

Allerdings muss das Unerwartete nicht immer negativ sein und sich als Zeitfresser oder Störung erweisen. Manchmal ist es auch einfach der Schwatz auf dem Büroflur, der zwar Zeit kostet, aber auch für neuen Schwung sorgen kann. Ganz abgesehen davon, dass Sie bei einer hundertprozentigen Verplanung Ihrer Zeit ziemlich leicht in Stress geraten und unter Strom stehen können.

Termine setzen
Wenn Ihre grobe Planung so weit steht, dann können Sie sich jetzt an die Feinarbeit machen. Erweitern Sie Ihre Aufgaben- und Prioritätenliste, Ihren Zeitbedarf und Ihre Pufferzeiten um konkrete Termine. Das heißt, setzen Sie sich Termine und Uhrzeiten, an oder bis zu denen Sie Ihre Aufgaben erledigt haben wollen.

Rechnen Sie dazu auch gern rückwärts und vergessen Sie Ihre Pufferzeiten nicht, planen Sie nicht zu knapp.

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Termin-Liste

Planung überprüfen
Planung ist gut, Kontrolle ist besser, könnte man vielleicht sagen. Wenn Sie mit Ihrer Zeitplanung nicht zurecht kommen, dann überprüfen Sie sie und passen Sie sie bei Bedarf an.

Fragen Sie sich,

  • warum Sie Aufgaben nicht begonnen haben
  • wo Sie sich, warum mit Ihrer Zeit verschätzt haben
  • an welchen Stellen Ihre Planung optimiert werden kann
  • und Ähnliches mehr.

Betreiben Sie Ursachenforschung und ziehen Sie daraus Ihre Schlüsse.

Werden Sie bei einer schwierigen Aufgabe ständig unterbrochen, so dass Sie sich jedes Mal erst langwierig wieder eindenken müssen? Dann legen Sie ähnliche Aufgaben vielleicht in ruhige Stunden, in denen Sie ungestört arbeiten können. Handelt es sich um eine neue Aufgabe, die Sie zum ersten Mal ausüben? Dann zögern Sie nicht, sich entsprechende Einarbeitungszeiten freizuhalten. Und so weiter, und so fort.

Flexibel bleiben
Vor allem aber: Bleiben Sie flexibel. Betrachten Sie Ihren Aufgabenplan nicht als das Non-plus-ultra, sondern eher als Richtschnur. Nur so können Sie auf plötzliche Änderungen reagieren.

Verschieben Sie eher unwichtige Aufgaben, packen Sie Ihre Liste nicht zu voll und akzeptieren Sie, dass Ihr Plan sich nie ganz reibungslos umsetzen lassen wird.

Ein Plan ist ein Denkmodell und eine Orientierungshilfe, nicht mehr. Überprüfen Sie ihn regelmäßig und passen Sie ihn im Bedarfsfall den neuen Umständen an.

Vergessen Sie auch nicht, sich Zeiten für Pause und Erholung freizuhalten, beziehungsweise diese in die Planung mit aufzunehmen. Umso ernster werden Sie die Planung nehmen und auch wirklich nutzen. Viel Erfolg bei Ihren Aufgaben.

Kleine Checkliste

  • Ich plane meine Aufgaben regelmäßig (am besten täglich) und schriftlich.
  • Ich erfasse alle (das heißt: auch kleine) Aufgaben in einer Todo-Liste.
  • Größere oder komplexe Aufgaben löse ich in Teilaufgaben auf.
  • Ich bewerte meine Aufgaben und erledige sie in der Reihenfolge ihrer Priorität.
  • Ich veranschlage den Zeitbedarf der Aufgaben und plane Pufferzeiten mit ein.
  • Anschließend lege ich konkrete Termine und Uhrzeiten als Richtwerte fest.
  • Ich überprüfe meinen Arbeitsplan und bessere gegebenenfalls nach.
  • Nicht oder nur teilweise erledigte Aufgaben übertrage ich auf den nächsten Tag.
  • Mehrfach nicht erledigte Aufgaben sortiere ich eventuell ganz aus (da offenbar weder wichtig noch dringend).
  • Ich bleibe flexibel und passe meinen Plan bei Bedarf den neuen Umständen an. ™

Erstveröffentlichung 06.09.2007

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Prioritäten setzen mit Methode

Unser Arbeitstag ist oft randvoll mit Aufgaben, die nach Erledigung schreien. Wer diese unsystematisch oder nach dem Zufallsprinzip angeht, kann sich schnell verzetteln, Zeit und Nerven verlieren. Drei bekannte Zeitmanagement-Methoden helfen Ihnen dabei, den Überblick zu wahren und Ihr kostbarstes Gut zurückzugewinnen – Ihre Zeit.

Viele von uns kennen ihn – den randvollen Arbeitstag. Aufgaben wollen erledigt, Termine wahrgenommen, Anforderungen erfüllt werden. Wer es dann noch allen recht machen will, läuft schnell Gefahr, sich zu verzetteln.

Zeit also für ein bisschen Zeitmanagement oder genauer: für ein Prioritäten setzen mit Methode. Denn niemand hat gesagt, dass Sie mit Aufgaben jonglieren oder nach dem Durchblick suchen müssen. Konzentrieren Sie sich stattdessen auf das, was für Sie und für Ihre Ziele wichtig ist – umso leichter können Sie die Ziele auch erreichen, unnötigen Ballast abwerfen.

Ziele klarmachen
Logisch, dass Sie deshalb bei Ihren Zielen anfangen sollten. Überlegen Sie, was Sie beruflich oder privat erreichen wollen, welche Ziele für Ihren Arbeit- oder Auftraggeber, Ihr eigenes Unternehmen wichtig sind. Achten Sie auch darauf, dass Ihnen diese Ziele so konkret wie möglich bekannt sind. Nur dann können Sie präzise auf sie zuarbeiten und überprüfen, ob und wann Sie sie erreicht haben.

Eisenhower-Prinzip
Mit Ihren Zielen als grobem Schlachtplan vor Augen können Sie anfangen, Ihre Aufgaben entsprechend einzuordnen und zu bewerten, kurz: sie zu priorisieren. Eine der bekanntesten Methoden dazu ist das Eisenhower-Prinzip nach dem gleichnamigen amerikanischen General und Präsidenten.

Das Eisenhower-Prinzip ist eine einfache, aber wirkungsvolle Methode, Wesentliches von Unwesentlichem zu trennen. Statt alle Aufgaben in der Reihenfolge zu erledigen, wie sie bei Ihnen eintreffen, können Sie sich um die Dinge kümmern, die wirklich wichtig sind und die Sie Ihren Zielen näher bringen.

Teilen Sie dazu Ihre Aufgaben nach zwei Kriterien auf, nach „wichtig“ und „dringend“.

Wobei jetzt „wichtig“ rein sachlich und „dringend“ zeitlich gemeint ist. Das heißt, wichtige Aufgaben bringen einen immer dem anvisierten Ziel näher, dringende Aufgaben haben eine Befristung, die einzuhalten von Vorteil ist.

Screenshot
Eisenhower-Prinzip

Wichtige und dringende A-Aufgaben sind nicht nur essentiell, sondern müssen auch zeitnah erledigt werden. Von einem womöglich entscheidenden Kundengespräch bis zum Notfallprogramm ist hier alles drin. A-Aufgaben erledigen Sie am besten immer zuerst und in eigener Person.

Wichtige, aber nicht dringende B-Aufgaben bringen Sie Ihren Zielen zwar näher, haben aber keinen Termin, der drängend ins Haus steht. Das könnte zum Beispiel die Planung Ihres nächsten Projekts oder eine Weiterbildung sein. B-Aufgaben können Sie nach den A-Aufgaben anpacken oder auch in Zeitplaner und Co. eintragen, ihnen so einen Termin geben, an dem Sie sie bearbeiten werden.Unwichtige, aber dringende C-Aufgaben haben zwar einen festen Termin, sind aber nicht von entscheidender Bedeutung.

Also etwa das wöchentliche Meeting oder auch weite Teile des Tagesgeschäfts. C-Aufgaben sind an der Reihe, wenn die wichtigen Aufgaben erledigt sind. Bei ihnen sollten Sie auch immer versuchen zu delegieren, beziehungsweise gleich ihren Sinn hinterfragen. Nicht jedes Meeting ist bekanntlich wirklich wichtig. Unwichtige und nicht dringende D-Aufgaben haben keine sonderlichen Vorteile für uns und sind oft „Liebhaber-Tätigkeiten“: Das stundenlange Feilen am Layout, die Lektüre des zehnten Fachmagazins und anderes mehr. D-Aufgaben sind Zeitfresser par excellence. Hiervon die Finger zu lassen und sie in den symbolischen Papierkorb zu werfen, kann eine Menge Zeit sparen.

ABC-Analyse
Ähnlich wie das Eisenhower-Prinzip unterscheidet auch die ABC-Analyse nach wichtigen und weniger wichtigen Aufgaben. Eigentlich ist sie ein Instrument aus der Betriebswirtschaft, um zum Beispiel Material, Kosten oder Kunden zu gewichten und zu gruppieren. Man kann sie aber auch gut im Zeitmanagement verwenden, um herauszufinden, wie wichtig eine Aufgabe ist und wie viel Zeit man für sie veranschlagen muss.

Unterteilen Sie dazu Ihre Aufgaben nach

  • A-Aufgaben für sehr wichtige Aufgaben
  • B-Aufgaben für wichtige Aufgaben und
  • C-Aufgaben für Routinetätigkeiten, Kleinkram oder Ähnliches mehr.

Schreiben Sie bei jeder Aufgabe dazu, wie lange Sie für sie gebraucht haben, und zählen Sie dann die Gesamtzeiten der drei Kategorien zusammen.

Screenshot
ABC-Liste

Im Schnitt sollten Sie für A-Aufgaben etwa 60 bis 65%, für B-Aufgaben etwa 20 bis 25% und für C-Aufgaben 15 bis 20% Ihrer Zeit ansetzen. Wenn Ihnen aufgefallen sein sollte, dass Sie für Routinearbeiten oder „Liebhaber-Tätigkeiten“, also für C-Aufgaben eher ein umgekehrtes Verhältnis von 60 : 20 : 20 Prozent aufweisen, dann willkommen bei den Zeitfressern. Diese Tatsache zu erkennen ist der erste Schritt, um wieder gezielt

  • zuerst die A-Aufgaben zu erledigen
  • sich anschließend die B-Aufgaben vorzunehmen oder zu delegieren
  • und zum Schluss die C-Aufgaben zügig durchzuziehen, ihnen nach Möglichkeit nicht mehr Zeit einzuräumen, als noch zur Verfügung steht.

Nebenbei: Überprüfen Sie Ihre Liste und die Aufgaben am besten auch täglich. Wie wichtig eine Aufgabe für Ihre Ziele ist, kann sich schnell ändern. Wenn Sie regelmäßig einen kurzen Blick auf Ihre Prioritätenliste werfen und Ihre Aufgaben entsprechend neu zuordnen, bleiben Sie flexibel und können zeitnah auf neue Anforderungen reagieren.

Das 80:20 oder Pareto-Prinzip
Eine letzte Methode, für mehr Durchblick in Ihrem Aufgabendschungel zu sorgen, ist das 80:20 oder Pareto-Prinzip. Das Pareto-Prinzip setzt ebenso wie die ABC-Analyse bei der Tatsache an, dass wir oft viel Zeit mit eher unwichtigen Aufgaben verbringen. Diese Zeit ließe sich problemlos einsparen und in freie Zeit verwandeln – wenn man sich klarmachte, was denn nun die unwichtigen Aufgaben sind.

Zurück geht das Pareto-Prinzip auf den Ökonomen Pareto, der eine gewisse Gesetzmäßigkeit darin entdeckte, dass wir

  • mit 20% unserer Kunden 80% unseres Umsatzes machen
  • 20% unserer Kleidung während 80% unserer Zeit tragen

und Ähnliches mehr.

Diese Schlüsselkunden oder Lieblingskleidung zu pflegen wäre eine wichtige Aufgabe und würde uns unseren Zielen näher bringen (Umsatz zu machen oder uns in unserer Kleidung wohlzufühlen), wäre also vorrangig zu erledigen. Alles andere müsste sich die Zeit teilen, die dann noch übrig bleibt.

Übertragen auf Ihr Zeitmanagement heißt das wieder: Finden Sie heraus, welche Aufgaben sozusagen den höchsten Nutzwert für Sie haben – und trennen Sie sich möglichst vom Rest.

Screenshot
Pareto-Prinzip (80:20)

Kleine Checkliste
Fragen, die Sie sich dazu wie auch bei den anderen Methoden stellen könnten, wären etwa:

  • Inwiefern trägt diese Aufgabe zu meinen Zielen bei? Verhilft sie mir zu mehr … ?
    (Geld, Macht, Wissen, Freizeit – bitte beliebig ergänzen.)
  • Profitiere ich auch in Zukunft davon, wenn ich diese Aufgabe jetzt erledige?
  • Was würde passieren, wenn ich in diese Aufgabe weniger Zeit stecke oder sie gar nicht mache?
  • Welches Risiko oder möglicher Schaden steht bei dieser Aufgabe auf dem Spiel?

Denn noch einmal: Es geht bei Aufgaben nicht darum, das zu erledigen, was dringend ist, sondern das, was wichtig ist. Beides voneinander zu unterscheiden und ihnen jeweils das richtige Maß zuzuordnen, ist die eigentliche Kunst. In diesem Sinne: Viel Erfolg beim Prioritäten setzen mit Methode. ™

Erstveröffentlichung 30.08.2007