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Einkaufsleitfaden für Freelancer

Wer für seinen Betrieb einkaufen geht, sollte sich hüten, die Spendierhosen anzuziehen: Aufgrund des Vorsteuerabzugs sind die Preise zwar tatsächlich etwas niedriger als die für Privatleute. Doch jeder Euro, der von der Steuer abgesetzt werden soll, muss vorher verdient worden sein! Umgekehrt lohnt sich Cent-Fuchserei angesichts überschaubarer Abnahmemengen auch nur bedingt. Vornehme Zurückhaltung hat sich auf betrieblichen Einkaufstouren in jeder Hinsicht bewährt. Dieser Artikel wurde überarbeitet und an die aktuellen Steuersätze und Grenzwerte angepasst.

Unter dem Motto „Heißa, was lacostet die Welt – Geld spielt keine Rolex!“ greifen manche Selbstständige in der Beschaffungsphase vor und während der Geschäftseröffnung in die Vollen: Vernünftige Zeitgenossen, die beim Wocheneinkauf für die Familie jeden Euro zweimal umdrehen, geben plötzlich jede Zurückhaltung auf: Schließlich muss der eigene Laden, das Büro oder die Werkstatt ja „was hermachen“. Und überhaupt: Das kann ja alles von der Steuer abgesetzt werden. Die Vorsteuer kriege ich sogar komplett vom Finanzamt erstattet.

Wie nett: alles netto!

Letzteres stimmt tatsächlich: Selbst wenn die Umsatzerlöse und damit die eigenen Umsatzsteuereinnahmen von Kunden gleich Null sind, ist eine Umsatzsteuervoranmeldung Pflicht: Die in Ihren Einkäufen enthaltene „Mehrwertsteuer“ (=“Umsatzsteuer“) wird Ihnen dann in voller Höhe als sogenannte Vorsteuer erstattet.

Wenn Ihr neues Notebook laut Computer- oder Zeitschriftenwerbung 1.299 Euro kostet, dann bezahlen Sie als Gewerbetreibender oder Freiberufler tatsächlich nur rund 1.090 Euro. Die durchaus spürbare Differenz von rund 210 Euro entspricht dem Umsatzsteueranteil.

Das ist einer der Gründe, warum die Preise in den Katalogen und an den Regalen der Großhändler auf den ersten Blick so attraktiv wirken: Da sie sich nur an Selbstständige richten, greifen die Verbraucherschutz-Vorschriften bei der Preisauszeichnungspflicht nicht. Die Preisangaben von Großhändlern stellen in aller Regel Netto-Werte dar. Der Umsatzsteueranteil wird an der Kasse oder auf dem Bestellschein als zusammengefasster durchlaufender Posten ausgewiesen.

Viel hilft viel?

Mindestens ebenso große „Einkaufsvorteile“ wie durch das Fehlen des Umsatzsteueranteils ergeben sich durch die Mengenrabatte: Wenn Ihnen in Einkaufskatalogen „für den gewerblichen Kunden“ Super-Schnäppchenpreise ins Auge fallen, dann handelt es sich unter Garantie um den Preis bei Abnahme von 100 oder 1.000 Stück, ganzen Kartons, Paletten oder sonstigen Groß-„Gebinden“.

Dass der Handel die Abnahme von großen Stückzahlen mit Preiszugeständnissen honoriert, ist zweifellos eine feine Sache: Firmenkunden haben nun einmal einen wesentlich größeren Bedarf als Endverbraucher. Riesige Vorräte legen erfahrene Profieinkäufer trotzdem nur selten an. Denn sie wissen, dass niedrigere Artikelpreise und Bestellkosten sowie geringerer Beschaffungsaufwand mit …

  • höheren Lagerhaltungskosten,
  • Lagerschäden und Schwund,
  • technischer Veralterung und nicht zuletzt:
  • mit Zinsen (!)

… bezahlt werden. Schließlich bekommen Sie für das in Vorräten gebundene Kapital keine Habenzinsen. Und wenn Sie im Moment (oder in ein paar Wochen) knapp bei Kasse sind, müssen Sie sogar teure Kontokorrentzinsen (= Dispozinsen) zahlen. Bei Überschreiten des Dispositionsrahmens sind sogar happige Überziehungszinsen von 15 % und mehr fällig!

Falls Sie wieder einmal das Sonderangebot „Druck- und Kopierpapier“ Ihres Großhändlers („ab 2,99 Euro / Paket“) mit dem qualitativ gleichwertigen Angebot Ihres local dealers vergleichen („3,99 Euro / Paket“ = netto 3,35 Euro), sollten Sie nicht nur die Mehrwertsteuer-Wirkung im Hinterkopf haben, sondern auch die Tatsache, dass Sie die vom Großhändler gelieferten 100 Packungen Druckerpapier über die nächsten zwei Jahre lang lagern und ggf. finanzieren müssen. Spätestens wenn dann im Laufe der Zeit zu allem Überfluss auch noch das eine oder andere Papierpaket Schaden nimmt und nur noch als Schmierpapier taugt, ist aus dem vermeintlichen Einkaufsvorteil unterm Strich letztlich ein Zuschussgeschäft geworden.

Wie gesagt: Wer große Stückzahlen braucht, ist gut beraten, die Mengenrabatte des Großhandels mitzunehmen. Auch gegen eine Vorratshaltung mit Augenmaß ist nichts einzuwenden: Schließlich senken seltenere Bestellvorgänge nicht nur die Preise, sondern verringern auch den oft nervigen Bestellaufwand. Für „Hamsterkäufe“ gibt es bei nüchterner Betrachtung jedoch nur sehr selten Anlass.

Was macht das denn für einen Eindruck?

Insbesondere zu Beginn eines neuen Unternehmens geht es aber nicht (nur) um den Einkauf von Büromaterial und ähnliche „Peanuts“, sondern zunächst einmal um die Grundausstattung mit Technik, Dienstleistungen, Mobiliar und ähnlichen Einrichtungsgegenständen.

Auch und gerade weil IT-Freelancer und ähnliche „neue“ Selbstständige selten richtig großen Investitionsbedarf haben, tappt so mancher Existenzgründer in die Repräsentationsfalle: Wenn schon, denn schon! Was sollen die Kunden denn denken, wenn ich mit meinem alten Golf vorfahre? Oder hinter einem alten Schreibtisch aus Studententagen sitze, wenn sie mein Büro betreten? Schließlich kann man den schicken Mittelklassewagen doch günstig leasen und das coole Designermobiliar habe ich mir immer schon gewünscht. Das gönn‘ ich mir – schließlich verbringe ich den lieben, langen Arbeitstag darin.

Gegen die Anschaffung eines zuverlässigen Geschäftswagens oder die Investition in gesunde und ergonomische Büromöbel ist natürlich nichts einzuwenden. Auch der pure Spaßfaktor hat seine Berechtigung, wenn er denn unterm Strich tatsächlich das Wohlbefinden steigert. Erfahrungsgemäß dämpfen auftretende Liquiditätsengpässe die anfängliche ästhetische Freude an einer perfekt eingerichteten Geschäftsumgebung jedoch schnell und nachhaltig.

Reine Repräsentationsüberlegungen sind in den allermeisten Fällen ohnehin fehl am Platz: Während eine spartanische Ausstattung für Kunden eines jungen, aufstrebenden Unternehmens überhaupt kein Problem darstellt, kann die Nobelkarosse oder das nagelneue Luxus-Ambiente schon eher für Irritationen sorgen. Und das nicht nur, weil die noch aus allen Poren nach Fabrik riechende Edelausstattung überdeutlich signalisiert, dass sie es mit einem Greenhorn zu tun haben: Schließlich wissen erfahrene Geschäftsleute ganz genau, dass letztlich sie selbst „die Zeche“ für die Protzerei zu zahlen haben – sei es über höhere Preise oder das für sie mit zusätzlichem Aufwand verbundene allzu schnelle Verschwinden ihres großspurigen Dienstleisters vom Markt.

Auf Schnäppchenjagd

Wer sagt eigentlich, dass Läden, Büros und Werkstätten neu möbliert, Geschäftswagen neu angeschafft werden müssen? Auf der Suche nach den wichtigsten noch fehlenden Ausrüstungs- und Einrichtungsgegenstände sind Secondhand-Läden, regionale Anzeigenblätter sowie Online-Plattformen bei Ihren betrieblichen Beschaffungstouren gute und bewährte Anlaufstellen für Existenzgründer.

Bei Ebay gibt es zum Beispiel separate Büro-, Computer- und Business-Kategorien, in denen Gewerbetreibende von „A“ wie „Arbeitsschutzkleidung“ über „N“ wie „Netzwerkkarte“ bis „Z“ wie „Zementmischer“ so ziemlich jeden betrieblichen Bedarf aus zweiter Hand decken können:

In der Kategorien-Übersicht schöpfen Sie vollends aus dem Vollen. Über spezielle „eBay-Suchbegriffe“ wie „Konkurs“ oder „Insolvenz“ haben Sie dabei bei Bedarf sogar zielgerichtet Zugriff auf die Hinterlassenschaften gescheiterter Vorgänger (Marke: „Alt, aber noch nicht bezahlt…“).

So viel Zeit muss sein: Preisvergleich nicht vergessen!

Damit Sie Auktions- und Secondhand-Angebote nicht aus Versehen teurer als Neuware bezahlen, sollten Sie die Ergebnisse Ihrer Recherchen zur Sicherheit immer bei Preisvergleichs-Diensten wie …

… überprüfen.

Apropos Geizhals

So sinnvoll sparsames Wirtschaften ist: Wenn sich die sprichwörtliche „Geiz ist geil“-Mentalität verselbstständigt, verliert man auf der Einkaufstour unter Umständen ebenfalls leicht die Orientierung: So zum Beispiel, wenn…

  • … der Anschaffungspreis sich zum alles überlagernden Entscheidungskriterium entwickelt und dabei hohe Folgekosten sowie Qualitäts- und Funktionsunterschiede vernachlässigt werden. Denken Sie nur an das Beispiel Tintenstrahldrucker.
  • … die Qualität der eigenen Angebote unter der sinkenden Qualität eingekaufter Waren und Dienstleistungen leiden (und ihre Kunden das merken) oder auch
  • … der Prozess der Kosten-Nutzen-Optimierung unwirtschaftliche Formen annimmt (Stichwort: ABC-Analyse bei der Bleistift-Beschaffung).

Die große Absetz-Bewegung

Wer in kurzer Zeit viele und noch dazu teure Beschaffungsentscheidungen treffen muss, verliert leicht die bei privaten Einkäufen bewährten Maßstäbe. Man will sich nicht lumpen lassen, die Kosten können ja von der Steuer abgesetzt werden und überhaupt: „Darauf kommt’s jetzt auch nicht mehr an …“

Kommt es aber sehr wohl: Denn während Sie beim Vorsteuer-Anteil eine echte Erstattung erwarten dürfen, setzen die viel zitierten „Absetzungen“ von der Einkommensteuer voraus, dass überhaupt Gewinn erzielt wird, von dem dann etwas „abgesetzt“ (= abgezogen) werden kann. Diese zwar triviale, aber allzu oft vernachlässigte Grundüberlegung hat noch drei zusätzliche wichtige Aspekte:

Erstens ist Umsatz nicht gleich Gewinn: Um einen Euro zusätzlicher Kosten zu erwirtschaften, müssen Sie – je nach Branche – ein Mehrfaches an Umsatz erzeugen. Umgekehrt erhöht jeder Cent Kostensenkung Ihren Gewinn in voller Höhe.

Trotzdem kann von einer echten Steuerfinanzierung nicht im Entferntesten die Rede sein: Angenommen Sie leisten sich einen bequemen Schreibtischstuhl für 350 Euro, dann senken Sie zwar Ihren Gewinn und damit Ihr zu versteuerndes Einkommen in eben dieser Höhe. Um welchen Betrag sich Ihre Steuerlast reduziert, hängt hingegen ganz von Ihrer persönlichen Situation ab (zum Beispiel Höhe des verbliebenen Gewinns, andere Einkünfte, Familienstand etc.): Wenn Sie gar keine Steuern zahlen müssen (was bei Existenzgründern in Kleinbetrieben nicht selten vorkommt), ist auch die erhoffte Steuerersparnis gleich Null.

Wer es genauer wissen will, muss seinen Grenzsteuersatz kennen, der zurzeit zwischen 14 und 45 Prozent liegt. Von den 350 Euro für den Schreibtischstuhl übernimmt das Finanzamt im „besten“ Fall (des höchsten Steuertarifs) gerade mal 157 Euro. Zwischen 193 Euro und 350 Euro des Kaufpreises gehen in jeden Fall auf Ihre eigene Kappe.

Schlimmer noch: Ausgerechnet die besonders teuren Anschaffungen dürfen nicht auf einen Schlag Steuer mindernd geltend machen. Denn die Kosten für dauerhaft genutzte betriebliche Investitionsgüter (im Wert von über 410 Euro) müssen anteilig über die „betriebsgewöhnliche Nutzungsdauer“ von drei bis fünf – in manchen Fällen sogar 25 Jahren verteilt werden. Da die betriebsgewöhnliche Nutzungsdauer eines Computers aus Sicht des Finanzamts drei Jahre beträgt, mindert die Anschaffung eines Notebooks im Nettowert von 1.200 Euro Ihr zu versteuerndes Einkommen im ersten Jahr demnach um maximal 400 Euro. Haben Sie es erst im Oktober gekauft und daher auch nur ein Vierteljahr genutzt, beträgt die Jahres-AfA aufgrund der vorgeschriebenen monatsgenauen Ermittlung gerade mal 100 Euro. Die übrigen 1.100 Euro müssen in voller Höhe aus den laufenden Gewinnen und zuvor gebildeten (privaten oder betrieblichen) Rücklagen aufgebracht – oder halt kreditfinanziert werden!

Merke: Bis der schnittige Geschäftswagen erwirtschaftet und komplett „abgeschrieben“ ist, fließt viel Sprit den Tank hinunter. Dabei können Sie es drehen und wenden, wie Sie wollen: Auch wenn Sie ihn noch so lange „von der Steuer absetzen“, beteiligt sich der Fiskus nur zu einem Bruchteil an den Anschaffungskosten.

Fazit
Wenn Existenzgründer und Jungunternehmer einkaufen gehen, dann werfen sie oft jede Zurückhaltung über Bord. Dabei predigen erfahrene Kaufleute seit Jahrhunderten: „Der Gewinn liegt im Einkauf!“ Grund genug, bei betrieblichen Beschaffungen mindestens die gleiche Vor- und Weitsicht walten zu lassen wie beim privaten Einkauf.

Erstveröffentlichung: 09.11.2006

Aktualisiert am: 09.09.2010

(mm),

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Betriebliches E-Business Webdesign

Kalkulation für Einsteiger (Teil 2): Gewinn – Kosten – Umsatz – Preise

Nachdem Sie in einem ersten Schritt den zur Deckung Ihres privaten Lebensunterhalts benötigten Gewinn vor Steuern ermittelt haben, kalkulieren Sie den dafür benötigten Planumsatz und rechnen ihn in passende Stundensätze oder Stückpreise um. Dann vergleichen Sie das kalkulatorische Preisniveau mit den Marktkonditionen und legen schließlich Ihre Preise fest. Dieser Artikel wurde überarbeitet und auf den derzeit aktuellen Stand gebracht.

Ganz gleich, ob Sie Ihren gewünschten Gewinn vor Steuern gemäß Teil 1 dieses Beitrags differenziert anhand Ihrer privaten Lebenshaltungskosten oder ganz grob per Gehalts-Multiplikator ermittelt haben, nun können sie bildlich gesprochen endlich vom Wohnzimmertisch an den Büroschreibtisch wechseln. Ab sofort befinden Sie sich in der betrieblichen Sphäre.

Bei der internen Preiskalkulation nehmen Sie als Selbstständiger die am Ende des Jahres fällige Gewinnermittlung gedanklich vorweg. Sie stellen sie einfach auf den Kopf:

  • Sie nehmen den gewünschten Gewinn vor Steuern,
  • addieren die dafür erforderlichen Betriebsausgaben hinzu und ermitteln auf diese Weise Ihren (Plan-)Umsatz.
  • Den wiederum verteilen Sie auf die produktiven Stunden (das sind die, die Sie Ihren Kunden tatsächlich in Rechnung stellen können) und kommen so zu Ihrem Stundensatz.
  • Sofern Sie unterschiedliche Dienstleistungen zu differenzierten Stundensätzen anbieten wollen, verteilen Sie Ihren geplanten Jahresumsatz auf die verschiedenen Honorarquellen. Den Verteilungsschlüssel bildet die voraussichtlich darauf jeweils verwendete Arbeitszeit.
  • Da Sie bereits wissen, was „hinten rauskommen“ soll, ermitteln Sie im nächsten Schritt zunächst einmal Ihre jährlichen Kosten.

Kalkulationsschritt 4: Vom Gewinn über die Kosten zum Umsatz

Genau genommen ist an dieser Stelle zu unterscheiden zwischen

  • den Fixkosten (die unabhängig vom Umsatz anfallen) und
  • den variablen Kosten (die in Abhängigkeit von der Zahl und dem Umfang von Einzelaufträgen anfallen, zum Beispiel Reisekosten).

Da die Zusammensetzung des Kostenapparats je nach Branche sehr unterschiedlich ist, legen wir im Folgenden der Einfachheit halber nur die Fixkosten zugrunde. Angesichts der überschaubaren Kostenstruktur bei typischen Solo-Unternehmern (wie zum Beispiel selbstständigen Webdesignern), ist diese Vereinfachung durchaus vertretbar.

Sie müssen nur darauf achten, dass Sie alle auftragsbezogenen Zusatzkosten im Einzelfall auch tatsächlich an Ihre Kunden weiterreichen. Sollte das nicht möglich sein, müssen Sie die nicht „fakturierbaren“ Einzelkosten (= nicht in Rechnung gestellten auftragsbezogenen Kosten) aufs Jahr hochrechnen und als Fixkosten behandeln, das heißt auf sämtliche Aufträge (und Kunden) umlegen.

Typische Betriebsausgaben

Die folgenden Betriebsausgaben fallen bei betrieblichen Einzelkämpfern auf dem IT-Sektor üblicherweise an:

  • Büro-Miete (ersatzweise Raumkosten des heimischen Arbeitszimmers),
  • Werbung,
  • Büroausstattung,
  • Büromaterial,
  • Telekommunikations- und Onlinekosten,
  • Darlehenszinsen,
  • Reisekosten,
  • Beratungs- und Weiterbildungskosten,
  • gegebenenfalls Personalkosten (Hilfskräfte),
  • betriebliche Versicherungen,
  • Beratung und Weiterbildung,
  • (Abschreibungen auf) Geschäftswagen und
  • (Abschreibungen auf) Büroausstattung, Computer und Peripheriegeräte.

Abschreibungen auf Investitionen?

Wichtig: Ob Sie bei Ihren internen Kalkulationen die Steuervorschriften beachten oder nicht, bleibt Ihnen überlassen. Das gilt auch für das gewählte Abschreibungsverfahren. Zur Erinnerung: Anschaffungen im Wert über 410 Euro dürfen Sie im Jahr der Anschaffung nicht in voller Höhe steuerlich geltend machen. Diese Ausgaben müssen im Rahmen der steuerlichen Gewinnermittlung vielmehr über die „betriebsgewöhnliche Nutzungsdauer“ verteilt werden. Bei einem Pkw beträgt die zum Beispiel sechs Jahre, bei einem PC drei Jahre.
(Weiterführende Informationen entnehmen Sie unserem Grundlagenbeitrag „Abschreibungen: Zumutung oder Segen?„).

Auf welche Weise Sie (die Finanzierung von) Investitionen in Ihre Preiskalkulation einbeziehen, können Sie jedoch selbst entscheiden. Sie müssen sich nur darüber im Klaren sein, welche Auswirkungen Ihre Entscheidung hat. Denn, ob Sie den Wert einer Anlage ganz, teilweise oder gar nicht in Ihre Kostenrechnung einbeziehen, hat unmittelbar Auswirkungen auf die Höhe kostendeckender und Existenz sichernder Preise:

Angenommen, Sie betrachten die Anschaffung der neuen High-End-Workstation oder gar die des 7er-BMWs im ersten Jahr in voller Höhe als Betriebsausgabe, dann müssen Sie unterm Strich von Ihren Kunden deutlich höhere Honorare verlangen, als wenn Sie das nicht tun (in dem Fall ist dann die Darlehenslaufzeit halt entsprechend länger).

Wer umgekehrt ganz oder weitgehend ohne Investitionen auskommt (indem er zum Beispiel auf einen Geschäftswagen verzichtet und/oder seine Kundenaufträge am alten Privat-PC erstellt), kommt anfangs rechnerisch mit wesentlich geringeren Umsätzen und niedrigeren Angebotspreisen über die Runden. Der gleiche Anbieter wird aber früher oder später zwangsläufig mit überholter oder defekter Betriebsausstattung zu kämpfen haben und nicht über die notwendigen Mittel für Ersatzbeschaffungen verfügen.

Konsequenz: Auch wenn Sie kostenmäßig unter noch so günstigen Bedingungen arbeiten (mietfreie Arbeit im Heimbüro, Nutzung vorhandener technischer Infrastruktur, Mitarbeit von Angehörigen), tun sie normalerweise gut daran, die „eigentlich notwendigen“ Kosten einzukalkulieren. Nur so kommen Sie zu realistischen Preisen.

In Bezug auf die Abschreibungen heißt das: Rechnen Sie grundsätzlich mit der tatsächlichen Nutzungsdauer. Wenn Sie jedes Jahr einen neuen Computer brauchen, müssen Sie dessen Kaufpreis selbst dann in voller Höhe als Betriebsausgabe kalkulieren, wenn das Finanzamt das buchhalterisch nicht gestattet und im Rahmen der steuerlichen Gewinnermittlung auf der dreijährigen Abschreibungsdauer besteht!

Vorzeitige Vollabschreibung oder Verkauf

In manchen Fällen ist es unvermeidbar, Jahr für Jahr (zum Beispiel) die allerneueste PC-Generation anzuschaffen (denken Sie nur an Programmierer oder Tester von Computerspielen). Wenn Sie gegenüber dem Finanzamt die vorzeitige technische oder wirtschaftliche Vollabschreibung von betrieblichen Anlagen geltend machen wollen, müssen Sie dafür gute Gründe nennen können. Etwas anderes ist es, wenn Sie Ihre „alten“ Computer unterhalb des buchhalterischen Restwerts verkaufen und dadurch rechnerisch Verlust machen. Hauptsache, Sie verkaufen an Dritte und erzielen übliche Gebrauchtwarenpreise.

Kalkulationsschritt 5: Gesamtarbeitszeit ermitteln

Angestellte haben’s gut. Solange sie regelmäßig im Büro „auf der Matte stehen“, sich keine größeren Verfehlungen zuschulden kommen lassen und ihr Chef zahlungsfähig ist, können sie Monat für Monat mit einer Gehaltsüberweisung in der arbeitsvertraglich vereinbarten Höhe rechnen. Und zwar auch dann, wenn in ihrem Betrieb Auftragsflaute herrscht oder sie in Urlaub, krank und auf Fortbildung sind.

All diese Unwägbarkeiten müssen Selbstständige von vornherein in ihre Preise einkalkulieren. Mehr noch, anders als bei Angestellten genügt es in der Regel nicht, nur seine Arbeitskraft zur Verfügung zu stellen: Hat der Kunde am Ergebnis etwas auszusetzen, sind oft langwierige unbezahlte Nacharbeiten erforderlich. Zunächst einmal unbezahlt sind auch all die Vermarktungs- und Verwaltungsarbeiten, die in größeren Unternehmen häufig von eigens dafür eingestellten Mitarbeitern erledigt werden. Denken Sie nur an:

  • Einkauf und Vertrieb,
  • Werbung und PR,
  • Buchhaltung und Steuer oder auch
  • Reparatur, Wartung und Reinigung.

Wundern Sie sich da noch über die oft „horrenden“ Stundensätze von Dienstleistern? Doch eins nach dem anderen. Ein Jahr hat bekanntlich 365 Tage.

  • Wenn Sie davon die 52 Wochenenden abziehen, bleiben noch 261 Tage.
  • Sie wollen karge 3 Wochen Urlaub (= 15 Arbeitstage) machen? Rest: 246 Tage.
  • Eine Woche krank oder aus anderen Gründen arbeitsunfähig (von Fortbildungen ganz zu schweigen)? Bleiben unterm Strich noch 241 Tage.

Ausgehend von einem achtstündigen Normalarbeitstag ergeben sich demnach 241 x 8 = 1.928 Arbeitsstunden pro Jahr – wohlgemerkt bei einer 100-prozentigen Auslastung!

Kalkulationsschritt 6: Produktive Arbeitszeit

Wie nah Sie an diese theoretische Marke kommen, hängt von den Bedingungen Ihres Einzelfalls ab. Viele Gründer wären in der Anlaufphase mit einer Auslastung von 50 Prozent hoch zufrieden. Selbst alte Hasen unter den Solo-Selbstständigen kommen selten auf mehr als 75 Prozent. Und selbst, wenn sie voll ausgelastet sind, müssen die Routinetätigkeiten abends, am Wochenende oder während des Urlaubs erledigt oder an externe Dienstleister vergeben werden. Ein Auslastungsgrad von zwei Drittel der insgesamt 1.928 Stunden, das entspricht etwa 1.285 produktiven Stunden, kann also als guter Durchschnitt gelten. In dem Fall rechnen Sie wie folgt weiter:

Angenommen Sie wollen als verheirateter selbstständiger Webdesigner ein Jahreseinkommen von 56.000 Euro erwirtschaften (um „netto“ 45.000 Euro = 3.750 Euro pro Monat zur Verfügung zu haben, wovon Sie aber noch die Krankenversicherung und Altersvorsorge bestreiten müssen, vgl. Teil 1 des Beitrags). Nehmen wir weiter an, es fallen zurückhaltend geschätzte 14.000 Euro Betriebsausgaben an, dann müssen Sie im Laufe von 1.285 Stunden einen Plan-Umsatz von 70.000 Euro erwirtschaften. Das entspricht einem Stundensatz von rund 55 Euro oder einem Tagessatz von 440 Euro.

Und die Umsatzsteuer?

Die kommt noch obendrauf: Bei allen bisherigen Werten handelte es sich um Nettobeträge. Wenn Sie hauptsächlich mit gewerblichen Kunden zusammenarbeiten, stellen die 55 Euro bereits den entscheidenden Endpreis dar (die zusätzlich berechnete 19-prozentige Umsatzsteuer zieht dieser Kundenkreis ja von seinen eigenen Umsatzsteuereinnahmen ab). Wenn Sie jedoch überwiegend „vorsteuerabzugsberechtigte“ Kunden bedienen (zum Beispiel Behörden, Vereine oder gar Privatleute), dann wird aus dem Stundensatz von 55 Euro unter Strich ein Endverkaufspreis mehr als 65 Euro!

Und was sagt die Konkurrenz dazu?

Mit dem (exemplarisch) ermittelten Stundensatz von 55 Euro lägen Sie als selbstständiger Webdesigner laut GULP Stundensatz Kalkulator recht genau im bundesweiten Honorar-Mittelfeld. Ob Sie Ihre Preisvorstellung jedoch tatsächlich am Markt durchsetzen können, hängt von Ihren Qualifikationen, Erfahrungen, Ihrem Standort, der Zielgruppe und natürlich Ihrem Verhandlungsgeschick ab.

Im Übrigen müssen Sie damit rechnen, dass Ihr Stundensatz für Sie selbst zwar die zentrale Orientierungsgröße darstellt. In den Verhandlungen mit Ihrer Kundschaft spielt der Stundensatz in vielen Fällen jedoch nur eine nachgeordnete Rolle. Hier geht es vielmehr darum, den eigenen Stundensatz im Rahmen von Festpreiskalkulationen an den Kunden zu bringen. Voraussetzung dafür wiederum sind Erfahrungswerte über die durchschnittliche Dauer abnahmereifer Werkvertragsprojekte.

Fazit

Die Einkünfte von Selbstständigen sind von sehr vielen Faktoren abhängig. Dass Sie letztlich wirklich „verdienen, was Sie verdienen“, kann Ihnen keine noch so genaue Planung garantieren. Trotzdem sollten Sie sich unbedingt über Ihren Einkommensbedarf und Ihre damit einhergehenden Umsatz-, Kosten- und Gewinnerwartungen Klarheit verschaffen. Nur so können Sie Etappenziele festlegen und dafür sorgen, dass Sie nicht erst am Ende von Großprojekten oder gar Anfang des nächsten Jahres feststellen, ob Sie rote oder schwarze Zahlen geschrieben haben. Besser als mit dem beliebten Management by Kontoauszug stehen Sie mit überschlägigen Planzahlen sogar dann da, wenn Sie davon abweichen. So wissen Sie immerhin, wo Sie in Zukunft Abstriche machen oder zusätzliche Anstrengungen unternehmen müssen.

Mindestens ebenso wichtig: Machen Sie es nicht zu genau! Und: Rechnen Sie sich bloß nicht schwindelig. Kalkulationsgrößen, wie die genaue Einkommensteuerbelastung lassen sich einfach nicht auf den Cent genau bestimmen. Treffen Sie notfalls begründete Annahmen. Rechnen Sie im Zweifel mehrere verschiedene Szenarien durch, zum Beispiel eine optimistische, eine realistische und eine pessimistische. Und: Versuchen Sie es erst gar nicht als billiger Jakob. Sorgen Sie dafür, dass Sie nicht unter Ihre Schmerzgrenze gehen und ziehen Sie notfalls rechtzeitig die Reißleine.

Material zum Thema:

  • Die gewerkschaftsnahe Selbstständigenplattform e-lancer-nrw.de stellt seinen schlichten Honorarkalkulator „Der Weg zum Wunscheinkommen“ im Excel-Format zum Download bereit.
  • Im bereits erwähnten GULP Stundensatz Kalkulator können IT-Freelancer ihre Honorarvorstellungen auf Realitätsnähe hin überprüfen – inklusive Differenzierung nach Branchen, Regionen und Zielgruppen.
  • Der HighText Verlag veröffentlicht regelmäßig einen iBusiness-Honorarleitfaden, der nach Stundensätzen von Freiberuflern und Agenturen unterscheidet. Die nächste Ausgabe ist ab Mitte September 2010 verfügbar. Kostenpunkt: 39,80 Euro (für iBusiness-Premiummitglieder: 31,84 Euro).
  • Einen Vergleich mit dem durchschnittlichen Jahresbruttogehalt angestellter Webdesigner ermöglicht der knappe Gehaltsreport Webdesigner, den das Magazin Stern veröffentlicht hat. Die Werte sind zwar auf dem Stand von 2006 – als Anhaltspunkte aber nach wie vor brauchbar.

Update: 05.08.2010
Erstveröffentlichung 01.02.2007

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Betriebliches E-Business

Steuern steuern: Gewinnkosmetik für kleine Leute

Im Unterschied zum Angestelltengehalt ist der steuerpflichtige Gewinn von Selbstständigen keine feste Größe. Mit ein paar ebenso einfachen wie legalen buchhalterischen Tricks nehmen Sie gezielt Einfluss auf Ihren Jahresüberschuss. Wir zeigen, wie einfach die „Gewinnkosmetik für kleine Leute“ funktioniert. Dieser Beitrag wurde komplett überarbeitet und aktualisiert.

Wer sagt eigentlich, dass nur Großkonzerne ihre Bilanzen „frisieren“ dürfen? Zugegeben: Als Freiberufler oder Kleinunternehmer brauchen Sie keine Bilanz zu erstellen – doch auch im Rahmen der vereinfachten Buchführung („Einnahmeüberschussrechnung“ = EÜR) können Sie aktiv auf die Höhe Ihres zu versteuernden Jahresüberschusses Einfluss nehmen. Das ist sogar nachträglich im Rahmen des Jahresabschlusses in Form legaler „Luftbuchungen“ möglich.

Um Ihren Gewinn auf das gewünschte Maß zu stutzen, können Sie vor allem an den folgenden Schrauben drehen:

  • Vorziehen oder Verschieben von Anschaffungen,
  • Verzögern von Rechnungsstellung und Überweisungen,
  • Übernahme von Privateigentum ins Betriebsvermögen,
  • Vor- und Rücktrag von Verlusten sowie
  • Bildung und Auflösung von Rücklagen in Form sogenannter Investitionsabzugsbeträge.

Ziehen Sie die Progressionsbremse!

Um Missverständnissen vorzubeugen: Gänzlich umgehen können Sie das Versteuern von Gewinnen auf diese Weise nicht. Die Überweisungen ans Finanzamt sind unter Umständen aber erst wesentlich später fällig. Außerdem lassen sich die schmerzhaften Wirkungen der Steuerprogression spürbar lindern: Angenommen ein lediger Steuerpflichtiger erzielt im Jahr 2009 ein zu versteuerndes Einkommen von 10.000 Euro und 2010 eines von 90.000 Euro, dann zahlt er für zusammen 100.000 Euro in den beiden Jahren insgesamt rund 36.000 Euro Einkommensteuer und Solidaritätszuschlag. Verdient er hingegen in beiden Jahren jeweils 50.000 Euro liegt die Steuerbelastung bei „nur“ 27.200 Euro: Das führt bei identischem Gesamtgewinn zu einer absoluten Steuerersparnis von satten 8.800 Euro oder anders ausgedrückt: zu einer um fast 25 Prozent niedrigeren Steuerbelastung!

Besonders attraktiv ist die legale Gewinngestaltung immer dann, wenn Steuersenkungen ins Haus stehen. Als vor ein paar Jahren der Spitzensteuersatz binnen kurzer Zeit von 53 Prozent auf 42 Prozent gesenkt wurde, ließen sich durch Gewinnverlagerungen im Handumdrehen unverhoffte Steuerersparnisse von zusätzlich über 20 Prozent erwirtschaften!

Nun ist in absehbarer Zeit zwar kaum mit weiteren Senkungen des Einkommensteuertarifs zu rechnen – und schon gar nicht in diesen Dimensionen. Das Prinzip funktioniert aber notfalls auch umgekehrt. Stehen Steuererhöhungen ins Haus, kann es im Einzelfall sinnvoll sein, Investitionen vorzuziehen.

Doch zurück zur Gewinnverlagerung in die Zukunft: Verzögerte Steuerzahlungen bringen obendrein beträchtliche Zinsvorteile. Entweder Sie haben den Betrag flüssig, dann erwirtschaften Sie Habenzinsen (Kleinvieh macht auch Mist) – oder aber Sie senken Ihren Zinsaufwand, weil ein erforderliches Darlehen kleiner ausfällt, ganz überflüssig wird oder aber früher getilgt werden kann.

Andere geldwerte Vorteile

Gewinnflexibilität ist aber nicht nur unter Steuergesichtspunkten interessant. Angenommen, Sie sind freiwilliges Mitglied in der gesetzlichen Krankenversicherung. Dann werden Ihre Sozialversicherungsbeiträge des Folgejahres auf Grundlage des letzten Steuerbescheids berechnet. Ein Gewinnausreißer nach oben sorgt dann nicht nur für höhere Steuern, sondern auch noch für steigende Sozialversicherungsbeiträge. Sind die Versicherungsbeiträge ausgerechnet in einer Flautephase extrem hoch, geraten viele Freelancer an den Rand der Zahlungsunfähigkeit. Ein Gewinneinbruch im laufenden Jahr macht sich dann frühestens 12 Monate später bemerkbar.

Indem Sie den Jahresgewinn während eines guten Jahres durch ein paar vorgezogene Anschaffungen oder einige leicht verzögerte Projekt-Abrechnungen in den „grünen Bereich“ drücken, sorgen Sie völlig legal für Entspannung. Darüber hinaus gibt es im Einzelfall noch viele andere gute Gründe, aus denen kurzfristig ein niedrigeres Einkommen von Vorteil ist, denken Sie nur an Anspruchsberechtigungen für staatliche Zuschüsse, sonstige einkommensabhängige Vergünstigungen oder auch Unterhaltszahlungen).

Zeitpunkt der Zahlung entscheidet!

Die schlichteste Art der Gewinnkosmetik resultiert aus dem Zuflussprinzip bei der vereinfachten Buchführung: Anders als bei bilanzierenden Unternehmen, bei denen der Zeitpunkt der Leistung bzw. die Rechnungsstellung ausschlaggebend ist, gehen Geschäftsvorgänge bei der Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR) erst dann in die Gewinnermittlung ein, wenn tatsächlich Geld geflossen ist. Eine Ausnahme machen nur die wiederkehrenden Einnahmen und Ausgaben (wie zum Beispiel Versicherungsprämien oder Mietzahlungen), die bis 10 Tage nach Ende oder 10 Tage vor Beginn des zugehörigen Wirtschaftsjahres fließen. Die müssen „verursachungsgerecht“ zugeordnet werden. All das ist im Paragraf 11 des Einkommensteuergesetzes festgelegt.

Es kommt im Normalfall also nicht darauf an, wann die Leistung erbracht oder die Rechnung geschrieben ist. Ausschlaggebend ist, wann es in der Kasse klingelt oder das Konto belastet wird. Geht eine Kundenüberweisung am 31. Dezember 2010 ein, erhöht sich der Gewinn des Jahres 2010. Taucht die Gutschrift dagegen erst am 2. Januar auf dem Kontoauszug auf, wirkt sich die Einnahme auf den Gewinn des Folgejahres aus. Bei Ausgaben verhält es sich ganz genauso – nur halt mit entgegengesetztem Vorzeichen.

Tipp: „Ist“-Prinzip bei der Umsatzsteuer

Auch bei der Umsatzsteuer ist laut Paragraf 20 Umsatzsteuergesetz der Zahlungszeitpunkt entscheidend. Sofern die Besteuerung „nach vereinnahmten“ (statt „nach vereinbarten“) Entgelten nicht von vornherein gewährt wird, kann sie formlos beim Finanzamt beantragt werden. Die Obergrenze für die Inanspruchnahme der Ist-Besteuerung ist bei der Umsatzsteuer übrigens kürzlich verdoppelt worden: Sie liegt zurzeit bundesweit einheitlich bei 500.000 Euro Umsatz pro Jahr. Freiberufler kommen unabhängig von der Umsatzhöhe in den Genuss dieser Sonderregelung.

Nachträgliche Gestaltungsmöglichkeiten

Wenn Sie Ihre Steuererklärung für das Jahr 2009 noch nicht abgegeben haben und feststellen, dass der Vorjahresüberschuss ungewollt hoch liegt, ist das Kind noch längst nicht in den Brunnen gefallen: Sie können auch noch nachträglich auf Ihren Gewinn Einfluss nehmen.

Fangen wir mit den normalen Abschreibungen an. Haben Sie wirklich die komplette Ausstattung und sämtliche technischen Einrichtungen Ihres Büros neu beschafft und als betrieblichen Aufwand geltend gemacht? Oder nutzen Sie – wie viele andere Selbstständige auch – Computer, Werkzeuge, Peripheriegeräte, Telefone, Büromöbel, Teppiche und so weiter, die Sie sich ursprünglich einmal als Privatperson gekauft haben?

Dann ermitteln Sie den aktuellen „Zeitwert“ der betrieblich genutzten Privatgegenstände (beispielsweise über Verkaufsangebote in Anzeigenblättern oder Ergebnisse von Ebay-Versteigerungen) und übernehmen die Wirtschaftsgüter ins Betriebsvermögen. Die Abschreibungen darauf dürfen Sie dann als betrieblichen Aufwand geltend machen. Bei älteren Wirtschaftsgütern ist vielfach eine Komplettabschreibung möglich. Anderenfalls verteilen Sie den verbliebenen Wert auf die restliche Nutzungsdauer. Die Übernahme eines ursprünglich privat angeschafften Wirtschaftsgutes in das Betriebsvermögen ist sogar dann erlaubt, wenn Sie es in den Vorjahren als Angestellter schon einmal als Werbungskosten von der Steuer abgesetzt haben!

Luxuriöse „Luftnummer“

So sinnvoll es oft ist, betrieblich genutztes Privateigentum in den Betrieb zu übernehmen und abzuschreiben: Die Größenordnungen sind doch arg begrenzt und schnell ausgeschöpft. Zum Glück lässt sich der Gewinn aber auch wesentlich eleganter und großzügiger optimieren. Laut § 7g Einkommensteuergesetz (EStG) dürfen Steuerpflichtige für die „künftige Anschaffung oder Herstellung eines abnutzbaren beweglichen Wirtschaftsguts des Anlagevermögens bis zu 40 Prozent der voraussichtlichen Anschaffungs- oder Herstellungskosten gewinnmindernd abziehen (Investitionsabzugsbetrag)“.

Ob Sie diese Investition später tatsächlich vornehmen werden oder nicht, ist zum Zeitpunkt der Rücklagenbildung nicht von Bedeutung. Es besteht keine Beweispflicht. Noch nicht einmal einer Plausibilitätsprüfung muss die Entscheidung standhalten!

Die Voraussetzungen im Überblick

Die wichtigsten Voraussetzungen im Überblick:

  • Anspruchsberechtigt sind „kleine und mittlere Betriebe“: Wer seinen Gewinn per Einnahmenüberschussrechnung ermittelt, erfüllt diese Voraussetzung, solange der jährliche Gewinn (vor Abzug des Investitionsabzugsbetrags) 200.000 Euro nicht überschreitet (ab 2011 wieder 100.000 Euro). Bei bilanzierenden Unternehmen kommt es auf das Betriebsvermögen an: Ein Investitionsabzugsbetrag darf bis zu einem Betriebsvermögen von 335.000 Euro gebildet werden (ab 2011 wieder 235.000 Euro).
  • Sind die Anspruchsvoraussetzungen erfüllt, dürfen die Steuerpflichtigen bis zu 40 Prozent der voraussichtlichen Anschaffungs- oder Herstellungskosten eines abnutzbaren beweglichen Wirtschaftsguts des Anlagevermögens als Betriebsausgabe geltend machen.
  • Die maximale Summe sämtlicher Investitionsabzugsbeträge für alle geplanten Anschaffungen eines Betriebes zusammen liegt bei 200.000 Euro.
  • Ein Investitionsabzugsbetrag darf selbst dann gebildet werden, wenn dadurch ein Verlust entsteht.
  • Wie Sie die Rücklage bis zum Zeitpunkt der Investition verwenden, bleibt Ihnen überlassen: Sie brauchen das Geld also nicht etwa als auf einem separaten Konto zu sparen!
  • Spätestens am Ende des dritten Jahres nach dem Wirtschaftsjahr, in dem die Rücklage gebildet worden ist, muss sie wieder aufgelöst worden sein.
  • Anschaffungen, für die ein Investitionsabzugsbetrag in Anspruch genommen wurde, dürfen „ausschließlich oder fast ausschließlich“ betrieblich genutzt werden: Ein möglicher privater Nutzungsanteil darf demnach nicht größer als 10 Prozent sein.
  • Die Anschaffungen müssen außerdem mindestens ein Jahr lang im Betrieb bleiben.

Wichtig: Wenn Sie sich für die Rücklage entscheiden, genügt die Angabe der geplanten Funktion des anzuschaffenden Wirtschaftsguts sowie der voraussichtlichen Anschaffungskosten. Kostenvoranschläge oder konkrete Lieferantenangebote brauchen Sie nicht vorzulegen. Auch Angaben über den genauen Zeitpunkt der Anschaffung oder gar den Gerätetyp sind nicht erforderlich.

Folgen eines Investitionsverzichts

Sollten Sie im Laufe der Zeit Ihre Meinung ändern und letztlich doch auf eine Anschaffung verzichten, ändert das Finanzamt nachträglich den Steuerbescheid für das Jahr, in dem Sie den Investitionsabzugsbetrag in Anspruch genommen haben. Auf diese Weise erhöht sich nachträglich Ihr Gewinn und Sie müssen für das betreffende Jahr Steuern nachzahlen. Simple Gewinnverlagerungen in ein Jahr mit absehbar geringeren Einkünften und einer daher entsprechend niedrigeren individuellen Steuerbelastung sind auf diesem Weg also nicht möglich.

Außerdem verlangt das Finanzamt im Fall eines Investitionsverzichts pro Jahr Strafzinsen von 6 Prozent. Dabei beginnt die Verzinsung allerdings frühestens 15 Monate nach Ende des Jahres, in dem die Rücklage gebildet worden ist.

Praxistipp: Worauf Sie achten sollten, wenn Sie …

  • einen Investitionsabzugsbetrag geltend machen,
  • an welcher Stelle der Steuererklärung er eingetragen wird und
  • wie die spätere Auflösung der Rücklage funktioniert,

.. können Sie im Beitrag „Investitionsabzugsbetrag und Sonderabschreibungen: So steuern Sie Ihre Steuerbelastung“ nachlesen.

Verlustabzug: Gewinnen durch rote Zahlen

Gewinn-Verlagerung, gut und schön – nur: Während der Gründungsphase und angesichts der schwierigen wirtschaftlichen Lage haben viele Selbstständige und Kleinunternehmer selten mit (zu) hohen Gewinnen zu kämpfen als vielmehr mit Verlusten. Auch hier ergeben sich zum Glück gewisse Gestaltungsspielräume.

Der Fiskus beteiligt sich nämlich an Ihren roten Zahlen. Angenommen, Sie haben im Vorjahr als Angestellter noch gut verdient und entsprechend hohe Steuern bezahlt. Aufgrund von Anfangsinvestitionen und Anlaufschwierigkeiten fahren Sie im Gründungsjahr nun aber einen Verlust ein. Dann werden Ihre „negativen Einkünfte“ gemäß Paragraf 10d Einkommensteuergesetz bis zu einem Betrag von 511.500 Euro (bei Ehepaaren sogar das Doppelte) mit Ihren Einkünften des Vorjahrs verrechnet. Bereits gezahlte Steuern bekommen Sie ganz oder teilweise erstattet!

Ein Verlustrücktrag und die damit verbundene Steuererstattung ist leider nur ins unmittelbar vorangegangene Jahr möglich. Wenn Ihre Anfangsverluste nun aber nicht ausreichen, um sich alle gezahlten Steuern des Vorjahres zurückzuholen (von Gewinnen ganz zu schweigen), dann empfiehlt sich eine Kombination aus Investitionsabzugsbetrag und Verlustrücktrag. In Paragraf 7g heißt es dazu ausdrücklich: „Abzugsbeträge können auch dann in Anspruch genommen werden, wenn dadurch ein Verlust entsteht oder sich erhöht.“ Einfacher lassen sich gezahlte Steuern nicht zurückholen!

Verschiebebahnhof

Sofern Sie Ihre roten Zahlen durch die Gewinne des Vorjahrs nicht ganz ausgleichen konnten, dürfen Sie den verbliebenen Rest des Verlustes vor sich herschieben. Ein Abzug ist dabei bis zu einem Betrag von einer Million Euro unbeschränkt möglich. Soweit die Verluste die Millionengrenze überschreiten, dürfen 60 Prozent des darüber liegenden Betrags von künftigen Gewinnen abgezogen werden. Eine zeitliche Befristung für den Verlustvortrag gibt es nicht. Sofern Sie in der Zukunft mit einer höheren Steuerbelastung als im Vorjahr rechnen, dürfen Sie auf den anfänglichen Rücktrag auch ganz verzichten. Dafür müssen Sie allerdings einen Antrag an Ihr Finanzamt stellen.

Fazit

Bei der eigenhändigen Ermittlung des Einnahmeüberschusses gibt es Gestaltungsspielräume, von denen Angestellte mit ihren weitgehend feststehenden Gehältern nur träumen können. Bei einem Wechsel ins Selbstständigenlager sollten sich also unbedingt mit den Wirkungen der Steuerprogression und den Möglichkeiten der Gewinnverlagerung beschäftigen. Durch Zahlungsverlagerungen, Investitionsabzugsbeträge und Verlustabzüge lassen sich hohe Steuererstattungen und -nachlässe erzielen – und das völlig legal. Bei anspruchsvolleren Steuersparmodellen sollten Sie sich aber unbedingt von einem Steuerexperten unterstützen lassen.

(tm), (mm)

Links zum Beitrag:

  • „Einnahmen“ und „Ausgaben“ im Sinne des Einkommensteuergesetzes: Paragraf 11 EStG
  • Berechnung der Umsatzsteuer nach vereinnahmten Entgelten („Ist“-Besteuerung): Paragraf 20 UStG
  • Investitionsabzugsbetrag: Paragraf 7g EStG
  • Sonderabschreibung für kleine und mittlere Betriebe: Paragraf 7g Abs. 1 EStG
  • BMF-Schreiben „Zweifelsfragen zum Investitionsabzugsbetrag“ (PDF, 122 KB)
  • Verlust-Abzug – vorwärts und rückwärts: Paragraf 10d EStG
  • Basisinformationen zu den wichtigsten Steuerarten aus Sicht von Selbstständigen finden Sie in den Einzelbeiträgen zur Einkommensteuer, Umsatzsteuer und Gewerbesteuer.
Erstveröffentlichung: 24.04.2006
Update: 10. September 2010

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Kalkulation für Einsteiger (Teil 1): Auskommen mit dem Einkommen

Was muss ich als Selbstständiger verdienen, um meinen Lebensunterhalt bestreiten zu können? Welche Ausgaben und Steuern sind privat, welche kann ich als Betriebsausgaben von der Steuer absetzen? Teil 1 unseres Kalkulationsartikels erklärt die wichtigsten Kalkulationsschritte vom privaten Lebensunterhalt bis zum Gewinn vor Steuern. Dieser Artikel wurde überarbeitet und auf den aktuellen, derzeitig gültigen, Stand gebracht.

Den 2. Teil der Kalkulation finden Sie hier.

Die Frage „Werde ich auskommen mit meinem Einkommen?“ ist für angehende Selbstständige aus vielerlei Gründen schwer zu beantworten:

  • Die bisherige verlässliche monatliche Berechnungsbasis fehlt: An die Stelle des mehr oder weniger gleich bleibenden Monatseinkommens als Angestellter treten Einkünfte aus einem Gewerbebetrieb oder einer freiberuflichen Tätigkeit. In welcher Höhe und zu welchem Zeitpunkt die auf dem Konto landen, ist naturgemäß ungewiss.
  • Der private Finanzbedarf ist vielfach nicht genau bekannt.
  • Obendrein ist er keine feste Größe: und zwar weder auf der Ausgabenseite (zum Beispiel durch schwankende Sozialversicherungsbeiträge, Konsumverzicht oder -steigerung) noch auf der Einnahmenseite (z. B. durch mitverdienende Ehepartner, eigene Nebenjobs oder auch öffentliche und private Gründungszuschüsse).
  • Manche Kalkulationsgrößen lassen sich bei Licht betrachtet erst im Nachhinein ermitteln: Das gilt zum Beispiel für wichtige Steuerarten (insbesondere die Gewerbesteuer und die Einkommensteuer).
  • Es gibt verschiedene Stellschrauben, über die der Unternehmerlohn beeinflusst werden kann: Angefangen bei den Betriebsausgaben über den Absatz (die Anzahl der verkauften Produkte oder Dienstleistungen) bis hin zu den Angebotspreisen oder auch die Zusammensetzung des Dienstleistungs- oder Warenangebots.
  • Nicht zu vergessen: Kein noch so genau kalkulierter Preis bietet die Gewähr dafür, dass er sich am Markt realisieren lässt. Und keineswegs jeder Marktteilnehmer kann den üblichen Marktpreis in Verhandlungen mit seinen Kunden auch tatsächlich durchsetzen. Wer ausgehend von seinen privaten Lebenshaltungskosten (plus Steuern und Abgaben) zu bestimmten Gewinn-, Kosten-, Umsatz-, Absatz- und letztlich Preisvorstellungen gekommen ist, hat also unter Umständen die Rechnung ohne den Wirt gemacht.

Trotzdem sollte sich niemand vom Motto „Wer plant, irrt genauer!“ davon abhalten lassen, Klarheit über seinen privaten und betrieblichen Kostenapparat herzustellen. Nur so verschaffen Sie sich einen realistischen Anhaltspunkt für die Größenordnung von Preisen und Umsätzen. Erst dann wissen Sie, ob Sie wirtschaftlich arbeiten und wo bei Preisverhandlungen notfalls Ihre Schmerzgrenze liegt.

Monats- oder Jahresperspektive?

Die meisten Privatleute haben einen mehr oder weniger guten Überblick über ihre monatlichen Einnahmen und Ausgaben. Aufgrund der Ungleichverteilung von Einnahmen und Ausgaben rechnen Selbstständige jedoch grundsätzlich mit Jahresangaben. Da viele Ausgabenpositionen quartalsweise oder jährlich anfallen, müssen sie zunächst auf den Monat umgelegt werden, um die Berechnungsbasis zu vereinheitlichen. Anschließend multiplizieren Sie den kalkulierten Monatsbedarf mit 12, um das Jahreseinkommen zu ermitteln. Sie können selbstverständlich auch umgekehrt gleich die einzelnen monatlichen Ausgaben aufs Jahr hochrechnen: So oder so kommen Sie zum benötigten Netto-Jahreseinkommen, das mindestens aus der selbstständigen Tätigkeit erwirtschaftet werden soll.

Brutto- und Netto-Perspektive

Damit bei den folgenden Kalkulationsschritten keine Missverständnisse entstehen, muss die Bedeutung der Begriffe Brutto- und Nettoeinkommen vereinheitlicht werden: Denn in den Ohren von Angestellten klingen die Begriffe „Brutto“ und „Netto“ vielfach etwas anders als für Selbstständige:

Angestellte verstehen unter dem Netto-Einkommen üblicherweise den Betrag, den ihr Arbeitgeber monatlich auf ihr Konto überweist. Der hat zuvor auf Basis des vereinbarten monatlichen Bruttogehalts bereits die Lohnsteuer (= Einkommensteuervorauszahlung) abgezogen und ans Finanzamt weitergeleitet. Außerdem hat er die Sozialversicherungsbeiträge abgezogen und zusammen mit seinem Arbeitgeberanteil an die Krankenkasse überwiesen (die wiederum die anteiligen Beiträge zur Renten- und Arbeitslosenversicherung an die Arbeitsagentur und den Rentenversicherungsträger weiterleitet). Das monatliche Netto-Einkommen haben Angestellte also mehr oder weniger zur freien Verfügung: Die wichtigsten Steuern- und Pflichtabgaben sind in aller Regel bereits weitgehend bezahlt.

Selbstständige sind einerseits Geschäftsleute und andererseits Privatleute: Sie müssen denn auch mit zwei verschiedenen Brutto-/Nettorechnungen operieren. Innerhalb ihres Betriebes bekommen Sie von ihren Kunden grundsätzlich Brutto-Überweisungen: Darin enthalten sind die Umsatzsteuer (= Mehrwertsteuer) und der betriebliche Netto-Erlös (= Umsatz):

  • Von der eingenommenen Umsatzsteuer zieht der (umsatzsteuerpflichtige) Unternehmer den Umsatzsteueranteil ab, den er selbst bei seinen Einkäufen für den Betrieb bezahlt hat (=Vorsteuer). Die Differenz (=Zahllast) überweist er ans Finanzamt. Ist die gezahlte Vorsteuer im Einzelfall höher als die eingenommene Umsatzsteuer, gibt es eine Erstattung vom Finanzamt.
  • Von der Summe ihres jährlichen Umsatzes dürfen Selbstständige sämtliche (Netto-!)Betriebsausgaben abziehen. So kommen sie zum Unternehmerlohn, dem „Gewinn vor Steuern“. Da von dem zuvor weder Einkommensteuern noch Sozialabgaben bezahlt worden sind, handelt es sich dabei aus Sicht des Privatmenschen also erneut um einen „Bruttobetrag“.
  • Der Gewinn vor Steuern ist erstens einkommensteuerpflichtig und zweitens gehen noch die kompletten Sozialversicherungs-Ausgaben ab, die ja direkt vom privaten Bankkonto abgebucht werden.

Die Rückwärtsrechnung im Überblick

Wenn es nun darum geht, vom gewünschten Jahres-Nettoeinkommen zunächst auf den erforderlichen Gewinn vor Steuern, anschließend auf den dafür benötigten Jahresumsatz und schließlich auf die passenden Preise für einzelne Produkte oder Dienstleistungen zu schließen, rechnen Sie ausgehend von den Lebenshaltungskosten grob gesagt wie folgt:

  • Lebenshaltungskosten
    plus

  • Ausgaben für die Sozialversicherungen insbesondere (Kranken-, Pflege-, Unfall-, Arbeitslosenversicherung und Altersvorsorge)
    minus
  • sonstige private Einnahmen (Nebenjobs, Partnereinkommen, Kindergeld, Zuschüsse, Beihilfen)
    plus
  • Einkommensteuer und Solidaritätszuschlag
    gleich
  • Gewinn vor Steuern (quasi der „Brutto-Unternehmerlohn“)
    plus

  • Betriebsausgaben
    gleich

  • Plan-Umsatz
    dividiert durch
  • Absatz (z. B. Stück- oder Stundenzahl)
    gleich
  • Stückpreis oder Stundensatz.

Die Umsatzsteuer können Sie an dieser Stelle vernachlässigen: Die stellt in den allermeisten Fällen einen „durchlaufenden Posten“ dar. Soweit der Schnelldurchgang – nun zu den einzelnen Rechenschritten:

Kalkulationsschritt 1: Die Lebenshaltungskosten

Wer aus einer abhängigen Beschäftigung in die Selbstständigkeit wechselt, um seine Arbeitskraft künftig als Freelancer zu vermarkten, orientiert sich sinnvollerweise zunächst einmal am privaten Einkommensbedarf.

Sie haben also zunächst einmal die private Kappe auf. Sie sitzen bildlich gesprochen an Ihrem Wohnzimmertisch und machen eine Aufstellung über Ihre laufenden privaten Lebenshaltungskosten, insbesondere …

  • Miete (bzw. Zinsen und Tilgung der Eigenheim-Hypothek)
  • Wohn-Nebenkosten (Heizung, Wasser, Strom, laufende Reparaturen, ggf. Grundsteuern)
  • private Mobilitätskosten (Auto, öffentliche Verkehrsmittel)
  • Versicherungen aller Art (inklusive (!) soziale Sicherung, = Kranken-, Pflege- und Unfallversicherung sowie Altersvorsorge),
  • Lebens-, Genuss- und Pflegemittel, Haushaltszubehör,
  • laufende Anschaffungen (Mobiliar, technische Geräte, Kleidung)
  • private Dienstleistungen (Friseur, Handwerker)
  • Aufwendungen für Kinder (Taschengeld, Schulbücher, Klassenfahrten)
  • Telefon-, Online- und Mediengebühren
  • Reisen und Freizeit-Ausgaben (Kino, Theater, Restaurant- und Kneipenbesuch)
  • Reserven für Unvorhergesehenes (z. B. Zahnersatz, neue Heizung …)

Am besten übernehmen Sie die Zahlen möglichst genau aus den Bank-Kontoauszügen des vergangenen Jahres. Auf diese Weise sinkt zudem die Gefahr, dass Sie wichtige Ausgabenposition übersehen.

Kalkulationsschritt 2: Sonstige Einnahmequellen

Von der Gesamtsumme Ihrer privaten Lebenshaltungskosten ziehen Sie das übrige laufende Familieneinkommen ab, das Ihnen neben dem zu erwirtschaftenden Gewinn aus Ihrer Selbstständigkeit zur Verfügung steht, darunter …

  • Einkommen des Lebenspartners (oder anderer Familienangehöriger),
  • eigene Nebeneinkünfte,
  • Kindergeld und
  • Kapitalerträge (Zinsen aus Geldanlagen, Aktiendividenden etc.).

Und wohin gehört der Gründungszuschuss?

Wichtig: Sofern Sie den Gründungszuschuss von der Arbeitsagentur bekommen (oder einplanen), gehört der ebenfalls zu Ihren privaten Einkünften! Er dient während der ersten 9 bis 15 Monate Ihrer Selbstständigkeit der Sicherung Ihres Lebensunterhaltes (und dem Ihrer Familie). Es handelt sich also keinesfalls um eine betriebliche Einnahme. Die Beihilfe ist außerdem vollständig steuerfrei: Sie unterliegt weder der Gewerbe- noch der Einkommensteuer und auch nicht der Steuerprogression.

Kalkulationsschritt 3: Die (private) Steuerbelastung

Nachdem Sie das Mindest-Jahreseinkommen ermittelt haben, das Sie aus der selbstständigen Tätigkeit erwirtschaften wollen, können Sie leider noch nicht gleich die Unternehmer-Kappe aufsetzen: Denn Sie dürfen das Finanzamt nicht vergessen. Ihre angestrebten Gewinne aus selbstständiger Tätigkeit sind schließlich einkommensteuerpflichtig.

Die anfallende Einkommensteuer entrichten Sie jedoch nicht als Unternehmer, sondern als Privatperson: Einkommensteuerzahlungen haben in der betrieblichen Kalkulation eines Selbstständigen (im Normalfall) also ebenso wenig verloren wie die Beiträge zu Sozialversicherung!

Sonderfall: Angestellte Unternehmer

Die (private) „Lohnsteuer“ und die Sozialversicherungsbeiträge eines Unternehmers tauchen nur dann in der betrieblichen Buchführung auf, wenn er zugleich Angestellter seines eigenen Unternehmens ist. Das ist zum Beispiel bei vielen GmbHs der Fall, in denen ein Anteilseigner (= Gesellschafter) zugleich Angestellter (zum Beispiel Geschäftsführer) ist. Freiberufler und ähnliche Solo-Unternehmer sind hingegen üblicherweise nicht bei sich selbst angestellt.

Bei der Rückrechnung vom benötigten privaten Jahreseinkommen auf den betrieblichen „Gewinn vor Steuern“ müssen Sie also noch die zu zahlende Einkommensteuer vorwegnehmen. Da die endgültige Steuerlast nicht nur vom Familienstand und der Kinderzahl abhängig ist (sondern auch von weiteren Einkünften, Sonderausgaben und steuerlich anerkannten „außergewöhnlichen Belastungen“), kann es sich naturgemäß nur um eine grobe Schätzung handeln. Als Anhaltspunkt für die anschließende betriebliche Kalkulation genügt die aber vollauf.

Hintenrum, durch die Brust …

Schwerer wiegt da schon das Problem, dass Sie eine „In-sich-Rechnung“ (= „Rekursion“) vornehmen müssen: Angenommen, Sie haben inklusive sozialer Sicherung einen privaten Einkommensbedarf von 45.000 Euro ermittelt. Dann können Sie in den Steuertabellen ja nicht einfach die auf 45.000 Euro anfallenden Steuern ablesen. Vielmehr müssen Sie die Antwort auf die Frage finden:

„Wie hoch muss mein zu versteuerndes Einkommen sein, damit nach Abzug von Einkommensteuer und Solidaritätszuschlag unterm Strich 45.000 Euro übrig bleiben?“

Aus der folgenden Tabelle können Sie überschlägig ablesen, wie hoch der Gewinn vor Steuern in Abhängigkeit vom Familienstand in etwa sein muss, um ein bestimmtes gewünschtes Einkommen zu erzielen (Steuertarif-Stand: 2010):

Wenn ein lediger Selbstständiger ein Nettoeinkommen von 45.000 Euro benötigt, muss er demnach einen Gewinn vor Steuern von gut 65.000 Euro erwirtschaften. Seinem verheirateten Kollegen genügt dafür unter ansonsten gleichen Bedingungen bereits ein Gewinn von knapp 56.000 Euro.

Tool-Tipp: Abgabenrechner

Wenn Sie Ihre Steuerbelastung genauer ermitteln wollen, nutzen Sie das Einkommensteuermodul des Online-Abgabenrechners, den das Bundesfinanzministerium bereitstellt. Mit der Rechenhilfe können Sie jederzeit „Was-wäre-wenn“-Szenarios durchspielen.

Schnell und schmutzig: Der Gehalts-Multiplikator

Waren die bisherigen drei Schritte Ihnen zu kleinkariert? Sie wollen Ihre bisherige Angestelltentätigkeit künftig als Selbstständiger ausüben und wären zunächst einmal mit dem Erhalt des bisherigen Lebensstandards ganz zufrieden? Dann können Sie es sich auch ganz einfach machen und einfach Ihr bisheriges Angestellten-Honorar zugrunde legen. Um keine Milchmädchenrechnung anzustellen, sollten Sie dabei jedoch mindestens dreierlei beachten:

  • Multiplizieren Sie Ihr bisherige Jahres-Bruttogehalt mindestens mit dem Faktor 1,5: Immerhin müssen Sie künftig ja für alle Sozialversicherungskosten alleine aufkommen – inklusive Arbeitgeberanteil, versteht sich!
  • Denken Sie daran, dass Sie als Angestellter auch dann Ihr Gehalt bekommen haben, wenn Sie in Urlaub, krank, bei Fortbildungen und auf Betriebsausflügen waren – oder Sie in Ermangelung von Kundenaufträgen Ihrem Chef einen Bildschirmschoner programmiert haben.
  • Selbstständige hingegen bekommen in aller Regel nur die Zeit bezahlt, in der sie tatsächlich produktiv für ihre Kunden gearbeitet haben.
  • Vergessen Sie nicht, dass Sie als Freelancer alleine sind und somit zusätzliche Verwaltungsaufgaben auf Sie zukommen (zum Beispiel die Buchhaltung oder Kundenakquise). Entweder verlängert sich dadurch Ihre Arbeitszeit oder Sie erledigen in der gleichen Zeit weniger Aufträge, für die Sie Rechnungen schreiben können. Umgekehrt kann es phasenweise passieren, dass Sie zwar eigentlich Zeit hätten, es aber gerade Auftragsflaute herrscht.

Genau genommen dürfen Sie auch das unternehmerische Risiko (das Sie als Angestellter ja nicht tragen mussten) und die Verzinsung des eingesetzten Kapitels nicht vergessen: Wenn Sie die Büroausstattung oder den Geschäftswagen aus Ihrem Privatvermögen vorfinanzieren, dann bekommen Sie auf diese finanziellen Mittel ja keine Zinsen. Selbst wenn die Habenzinsen aus risikolosen Geldanlagen heutzutage kaum der Rede Wert sind: Wer mit spitzem Bleistift rechnet, muss deren Gegenwert ebenfalls in seinen Unternehmerlohn einrechnen.

Ausblick

Nachdem Sie Ihren gewünschten Gewinn vor Steuern differenziert anhand Ihrer privaten Lebenshaltungskosten (oder schnell und schmutzig per Gehalts-Multiplikator) ermittelt haben, können Sie bildlich gesprochen endlich vom Wohnzimmertisch an den Büroschreibtisch wechseln. Ab sofort befinden Sie sich in der „betrieblichen Sphäre“. Im zweiten Teil des Kalkulationsartikels erläutern wir die Kalkulationsschritte „Vom Gewinn über die Kosten zum Umsatz – und wieder zurück„.

Update: 05.08.2010
Erstveröffentlichung 29.01.2007

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Betriebliches E-Business

Steuerrücklagen: So vermeiden Sie böse Überraschungen

Auch Freelancer und Kleinunternehmer leisten regelmäßig Steuervorauszahlungen. Doch anders als bei Angestellten stellt sich die endgültige Höhe der Steuerbelastung oft erst mit großer zeitlicher Verzögerung heraus. Umso wichtiger ist es, rechtzeitig Rücklagen für die unvermeidlichen Nachzahlungen zu bilden. Wir zeigen Ihnen, wie Sie auf Nummer sicher gehen. Dieser im April 2008 zuerst veröffentlichte Beitrag wurde im August 2010 überarbeitet und aktualisiert

Schon so mancher Selbstständige hat trotz voller Auftragsbücher und guter Gewinne Schiffbruch erlitten – und das nur, weil es zu einem bestimmten Zeitpunkt seinen Zahlungsverpflichtungen nicht nachkommen konnte. Die laufende Überwachung der eigenen Zahlungsfähigkeit ist daher unerlässlich. Das Aufstellen eines monatsgenauen Liquiditätsplanes gehört denn auch zum Pflichtprogramm bei jeder Existenzgründung. Und wenn es gut geht, wird während der ersten Monate auf dieser Grundlage auch noch regelmäßig ein Soll-Ist-Vergleich vorgenommen.

Doch sobald auf dem Geschäftskonto die ersten schwarzen Zahlen auftauchen, gerät die penible Liquiditäts-Überwachung meist schnell in Vergessenheit. Das ist selbst einer begrenzten Zahl von Kunden und Projekten und überschaubaren Außenständen zwar unvernünftig und riskant – geht aber oft gut. Äußerste Vorsicht ist jedoch beim Finanzamt geboten: Denn die Behörde ist der mit Abstand unangenehmste Gläubiger, den Sie sich nur vorstellen können. Steuerschulden werden notfalls unverzüglich vom Gerichtsvollzieher eingetrieben. Dafür gibt es beim Finanzamt sogar spezielle Beamte: An das sonst übliche gerichtliche Mahnverfahren ist der Fiskus nicht gebunden.

Steuern: Bloß kein „Mut zur Lücke“

Umso bedenklicher, dass viele Freelancer und Kleingewerbetreibenden ausgerechnet bei ihren Steuerverbindlichkeiten so oft böse Überraschungen erleben. Und wie ist das bei Ihnen? Ganz ehrlich: Wissen Sie auf Anhieb, welcher Teil Ihres derzeitigen Vermögens in Wirklichkeit nicht Ihnen, sondern dem Finanzamt gehört? Zum Beispiel in Form von Einkommen-, Umsatz- oder Gewerbesteuer?

Sicher: Die Überweisungen ans Finanzamt fallen vielfach mit Verzögerung von Monaten, manchmal sogar Jahren an. Außerdem steht ihre Höhe nur teilweise von vornherein fest. Das bedeutet aber keineswegs, dass Sie Ihre Steuerschulden nicht zumindest überschlägig ermitteln könnten. Die laufende Kontrolle der wachsenden „Steuerschulden“ ist vor allem dann wichtig, wenn sich Ihre Geschäfte im Vorjahr oder den vergangenen Monaten positiv entwickelt haben.

Gefährliche Finanzlücke

Nehmen wir an, Sie haben aufgrund vorsichtiger Gewinnschätzungen vergleichsweise niedrige Steuervorauszahlungen geleistet. Das ist zulässig und wird von den meisten Selbstständigen so gehandhabt. Falls Sie Ihre Einkommen- und Umsatzsteuererklärung für 2009 wie vorgeschrieben Ende Mai 2010 abgegeben, dann will der Fiskus spätestens im Herbst 2010 auf einen Schlag viel Geld von Ihnen:

  • die Einkommensteuer-Nachzahlung für 2009,
  • die Umsatzsteuer-Abschlusszahlung des Jahres 2009,
  • ggf. die Gewerbesteuernachzahlung und
  • die Nachzahlung der erhöhten Einkommensteuer-Vorauszahlungen für 2010.

Sofern Sie Ihre Steuererklärung mit Unterstützung eines Steuerberaters erst Ende 2010 abgeben, verschiebt sich der Engpass um ein halbes Jahr.

Hinzu kommt auf jeden Fall noch die aktuelle Umsatzsteuerzahllast (für den letzten Monat oder das vergangene Vierteljahr). Sollten Ihre Gewinne des laufenden Geschäftsjahres noch dazu höher ausfallen als die im Vorjahr, müssen Sie außerdem schon jetzt Vorsorge treffen für die Einkommensteuer-Nachzahlungen für 2010: Denn die gerade angehobenen Vorauszahlungen basieren dann ja auf dem niedrigeren Gewinn des Jahres 2009.

Es lebe der dicke Daumen!

Keine Sorge: Ihre überschlägigen Berechnungen müssen nicht auf den Cent genau stimmen. Vielmehr kommt es darauf an, dass Sie die grobe Größenordnung der Belastung kennen. Falls Sie den Einkommensteuerbescheid für 2009 noch nicht in Händen halten, können Sie die voraussichtliche Einkommensteuerbelastung für 2009 (wie auch die für 2010) mithilfe des Einkommensteuermoduls des amtlichen Abgabenrechners überschlägig ermitteln.

Dort geben Sie Ihren Familienstand und das zu versteuernde Gesamteinkommen ein (Unternehmensgewinn plus andere Einkünfte – auch die Ihres Ehepartners!) und bekommen daraufhin die zu erwartende Einkommensteuer plus Solidaritätszuschlag angezeigt:

Gleichzeitig entnehmen Sie der Ergebnistabelle Ihre steuerliche Durchschnittsbelastung (inklusive Solidaritätszuschlag sind das im Beispiel 29,94 Prozent). Sofern sich Ihr Gewinn / Gesamteinkommen im laufenden Jahr gegenüber 2009 nicht gravierend ändert, wissen Sie damit, dass Sie rund 30 Prozent Ihrer erzielten Einnahmenüberschüsse für das Finanzamt zurücklegen sollten. Dass bei dieser überschlägigen Betrachtungsweise private Sonderausgaben und andere steuermindernde Sachverhalte noch nicht berücksichtigt sind, spielt keine Rolle: Das stellt eine Art Sicherheitspolster dar. Wenn die endgültige Steuerbelastung letztlich etwas niedriger liegt als erwartet: umso besser!

Eigenhändige Steuerprognose
Bei einem (nicht gewerbesteuerpflichtigen) Freiberufler, der seine Einkommen- und Umsatzsteuervorauszahlungen vierteljährlich entrichtet, sieht eine einfache Steuerschätzung dann beispielsweise so aus:

Tipp: Die am Monatsende ermittelte Steuerrücklage überweisen Sie am besten auf ein separates Tages- oder Festgeldkonto: Auf diese Weise können Sie sicher sein, dass Sie das Geld des Finanzamts nicht versehentlich für andere Zwecke ausgeben – und Sie erwirtschaften nebenbei noch ein paar Euro Zinsen.

Kassensturz: Außenstände berücksichtigen

Da Sie ohnehin gerade Ihre aktuelle Vermögenslage auswerten, beziehen Sie in einem Abwasch am besten gleich noch Ihre „offenen Posten“ mit ein. Dafür errechnen Sie …

  1. den Gesamtbetrag Ihrer noch nicht bezahlten Ausgangsrechnungen (zu erwartende Einnahmen) und
  2. die Summe aller noch nicht beglichenen Lieferantenrechnungen plus die bereits erteilten Bestellungen (zu erwartende Ausgaben).

Anschließend ziehen Sie Ihre absehbaren Ausgaben von den zu erwartenden Einnahmen ab. Auf diese Weise ermitteln Sie den überschlägigen Gewinnanteil Ihrer offenen Posten. Nachdem Sie davon wiederum den Einkommensteueranteil in Höhe Ihres Durchschnittsteuersatzes abgezogen haben, wissen Sie am jeweiligen Stichtag in etwa, was unterm Strich für Sie finanziell übrig bleibt.

Fazit

Mit der Überwachung Ihrer Finanzamtsverbindlichkeiten erfüllen Sie wirklich nur die Minimalvoraussetzungen zur Sicherung Ihrer Zahlungsfähigkeit. Worauf Sie bei einer einfachen, aber konsequenten Liquiditätsplanung sonst noch achten sollten, erfahren Sie im Beitrag „Zahlungsfähigkeit sichern: So bleiben Sie flüssig“.

Update: 05.08.2010
Erstveröffentlichung 21.04.2008

(mm),

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Zahlungsfähigkeit sichern: So bleiben Sie flüssig – Teil 2

So erfreulich volle Auftragsbücher oder gar satte Gewinne sein mögen, eine Garantie fürs Überleben am Markt sind sie nicht. Viel zu viele Selbstständige und Unternehmer scheitern, weil sie wirtschaftlichen Erfolg und Zahlungsfähigkeit gleichgesetzt haben. Wir erklären den Unterschied und zeigen, wie eine einfache, aber wirkungsvolle Liquiditätsvorschau aussieht. Dieser zuerst am 12.02.2007 veröffentlichte Beitrag wurde im August 2010 aktualisiert.

Wunsch und Wirklichkeit: Der Soll-/Ist-Vergleich

Wenn Sie Ihre Liquiditätsplanung nur auf Basis von Soll-Zahlen machen, erkennen Sie zwar früher, zu welchen Zeitpunkten Konto-Schieflagen auftreten können. Aber erst durch die Gegenüberstellung von „Soll“- und „Ist“-Werten stellen Sie fest, bei welchen Positionen Ihre Planung unrealistisch war. Angenommen, Sie rechnen mit durchschnittlichen monatlichen Erlösen von 5.000 Euro, um auf den jährlichen Planumsatz von 60.000 Euro zu kommen. Wenn Sie nun feststellen, dass Sie im Januar 5.150 Euro eingenommen, im Februar aber nur 2.900 Euro umgesetzt haben, dann fällt ein im April ohnehin drohender Finanzengpass schon um knapp 2.000 Euro höher aus.

Den 1. Teil des Beitrags „Zahlungsfähigkeit sichern: So bleiben Sie flüssig“ finden Sie hier.

Die Ursachen für unerwartete Einnahmeausfälle oder zusätzliche Kosten liefert ein Soll-Ist-Vergleich zwar nicht unbedingt auf den ersten Blick. Klarer, schneller und vor allem früher als auf Basis roter Zahlen auf Kontoauszügen erkennen Sie jedoch, in welchen Bereichen es Abweichungen gibt. Bei Einnahmeausfällen werden Sie zum Beispiel schnell feststellen, ob es an der ungünstigen Auftragslage oder schlechter Zahlungsmoral Ihrer Kunden liegt. In dem einen Fall werden Sie kurzfristig versuchen, Ihr Forderungsmanagement zu verbessern, im anderen, Werbung und Vertrieb anzukurbeln.

Lektüretipps I

Wenn Kunden nicht oder erst sehr spät zahlen, kann das im schlimmsten Fall Existenz gefährdet sein. Viele Probleme lassen sich zum Glück auch ohne Juristerei lösen. Die folgenden Dr.Web-Artikel leisten praktische Hilfestellung dabei:

Trotz aller Bemühungen lassen sich Liquiditätslücken durch kurzfristige Maßnahmen nicht immer kompensieren. Wenn die Realität beim besten Willen nicht an die Planungen angepasst werden kann, muss der umgekehrte Weg beschritten werden: Falls erforderlich korrigieren Sie mithilfe der aktuellen Ist-Zahlen die „Soll“-Werte der Folgemonate und bringen so Wunsch und Wirklichkeit besser zur Deckung.

Tabellen-Handarbeit

Wenn Sie noch kein spezielles „Controlling“-Werkzeug haben, können Sie sich das in Form einer einfachen Tabelle übrigens ganz einfach selbst basteln:

Sie legen in Ihrem Tabellenkalkulationsprogramm zunächst für jeden Monat eine Soll-Spalte, eine Ist-Spalte und der Einfachheit halber gleich noch eine „Differenz“-Spalte an. Dadurch erkennen Sie auf einen Blick die Höhe der absoluten Abweichung. Wenn Sie relative Angaben bevorzugen, können Sie sich aber auch eine prozentuale Abweichung anzeigen lassen. Die Formel zur Errechnung der prozentualen Differenz sieht folgendermaßen aus:

Abbildung

Anschließend legen Sie die ausgehend vom Kontostand am Monatsanfang die folgenden Einnahmen- und Ausgabenzeilen an:

  • Betriebliche Einzahlungen (einschließlich Umsatzsteuererstattungen des Finanzamts)
    minus
  • Betriebliche Auszahlungen differenziert nach den einzelnen Kostenpositionen (einschließlich Umsatzsteuererstattungen des Finanzamts)
    minus
  • Privatentnahmen (Lebensunterhalt und die private Einkommensteuer)

Daraus errechnet sich der Kontostand am Monatsende, der zugleich der Kontoanfangsbestand des Folgemonats ist.

Mithilfe unserer Beispieltabellen im Excel– und im OpenOffice-Format starten Sie bei Bedarf im Handumdrehen die ersten Gehversuche mit der einfachen Liquiditätsrechnung.

Lektüretipps II

Falls Sie die Höhe Ihrer privaten Lebenshaltungskosten nicht genau kennen und noch keine Vorstellungen über die dafür benötigten Gewinne und Umsätze sowie die voraussichtlichen betrieblichen Kosten haben, sollten Sie einen Blick auf die beiden folgenden Grundlagenartikel werfen:

Steuertermine und Rücklagen

Zurück zum Einstiegsfall: Die Überwachung der unterjährigen Einnahmen und Ausgaben ist die eine Sache – manche Belastungen kommen jedoch mit Zeitverzögerung, dann aber umso heftiger. Sie müssen daher nicht nur darauf achten, dass auf Ihrem Konto schwarze Zahlen auftauchen, sondern unbedingt Rücklagen bilden für Ersatz- und Neuinvestitionen und vor allem die Steuern.

Wenn Sie den Einnahmenüberschuss des ersten Geschäftsjahres einfach als Nettogewinn behandeln und versuchen, die späteren Forderungen des Finanzamts (oder auch größere Anschaffungen) im zweiten oder gar dritten Jahr aus dem laufenden Betrieb zu finanzieren, geraten Sie unweigerlich in die Klemme.

Achten Sie also darauf, dass Sie nicht nur das Geld für Ihre fälligen Umsatzsteuerzahlungen (und eventuelle Gewerbesteuerzahlungen) zur Seite legen, sondern auch für die private Einkommensteuer auf den Vorjahresgewinn. Die ist bei fristgerechter Abgabe der Einkommensteuererklärung (im Mai des Folgejahres) in der Regel im Spätsommer des Folgejahres fällig. Wenn Sie die Abgabe der Steuererklärung bis zum Jahresende hinauszögern, kommt der Steuerbescheid unter Umständen erst im dritten Geschäftsjahr.

Voraus- und Nachzahlungen

Da die meisten Freelancer keine Lust haben, dem Fiskus ein zinsloses Darlehen zu gewähren und daher ihre meist vierteljährlichen Steuervorauszahlungen anfangs möglichst knapp bemessen, fallen neben der eigentlichen Steuernachzahlung dann auch noch Nachzahlungen auf die zwischenzeitlich geleisteten Steuervorauszahlungen an.

Bitte beachten Sie bei Finanzamtsforderungen: Der Fiskus ist ein ganz spezieller Schuldner. Er kommt ohne langwieriges gerichtliches Mahnverfahren an sein Geld, weil er als „Gerichtsvollzieher in eigener Sache“ auftreten und pfänden darf.

Lektüretipps III

Wenn Sie wissen möchten, wie hoch Ihre individuelle Einkommensteuerlast voraussichtlich ausfallen wird und wie die „In-sich-Rechnung“ funktioniert, dann lesen Sie …

Da Webdesigner und andere IT-Freelancer oft als Freiberufler anerkannt werden, hat die drohende Gewerbesteuer für diesen Personenkreis zuletzt an Bedeutung verloren. Hinzu kommt, dass die Gewerbesteuer erst ab einem Gewerbeertrag von 24.500 Euro anfällt. Außerdem wird die gezahlte Gewerbesteuer seit 2008 zum überwiegenden Teil (mancherorts sogar vollständig) auf die Einkommensteuer angerechnet. Informationen über die Berechnung der Steuerlast und weitere Einzelheiten entnehmen Sie dem Beitrag „Steuern für Selbstständige: die Gewerbesteuer.

Fazit

Die Sicherung der Zahlungsfähigkeit ist für Selbstständige überlebenswichtig. Vor allem die gefürchteten Steuer(nach)zahlungen sorgen vielfach für böse Überraschungen. Durch den regelmäßigen Einsatz schlichter Planungsinstrumente, wie dem vorgestellten Soll-Ist-Vergleich von Einnahmen und Ausgaben, sorgen Sie mit wenig Aufwand für erheblich mehr Transparenz und Seelenruhe.

Zum guten Schluss noch eine gute Nachricht: Das übliche „Controlling“-Fachchinesisch einschließlich der beliebten Liquiditätskennziffern ersten bis dritten Grades können Sie in den meisten Fällen ignorieren. Deren Informationswert tendiert bei den meisten Freiberuflern und Kleingewerbetreibenden gegen Null.

Update: 05.08.2010
Erstveröffentlichung
: 12.02.2007

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Zahlungsfähigkeit sichern: So bleiben Sie flüssig – Teil 1

So erfreulich volle Auftragsbücher oder gar satte Gewinne sein mögen, eine Garantie fürs Überleben am Markt sind sie nicht. Viel zu viele Selbstständige und Unternehmer scheitern, weil sie wirtschaftlichen Erfolg und Zahlungsfähigkeit gleichgesetzt haben. Wir erklären den Unterschied und zeigen, wie eine einfache, aber wirkungsvolle Liquiditätsvorschau aussieht. Dieser Beitrag wurde am 6. Februar 2007 veröffentlicht und im August 2010 aktualisiert.

Den 2. Teil des Beitrags „Zahlungsfähigkeit sichern: So bleiben Sie flüssig“ finden Sie hier.

Der freiberufliche Webdesigner Peter J. verstand die Welt nicht mehr: In über zwei Jahren harter Arbeit hatte er sich mit ebenso innovativen wie zuverlässigen Dienstleistungen einen guten Namen gemacht. Doch trotz nach wie vor guter Auftragslage und obwohl er sich weder eine luxuriöse Geschäftsausstattung gönnte noch privat in der Schickeria verkehrte, geriet er unversehens in eine finanzielle Klemme.

Die Dauer seiner Gründungsförderung hatte er geschickt genutzt, um attraktive Referenzprojekte fertigzustellen und Folgeaufträge an Land zu ziehen. Darunter den einer großen Agentur, die mit ihm zusammen wiederholt gut dotierte Projekte abwickelte. Zwar dauerte es immer eine ganze Weile, bis sein Honorar nach dem erfolgreichen Abschluss eines Auftrags auf seinem Konto eintraf – da der Kunde aber zu guter Letzt doch immer zahlte und sein Konto das problemlos verkraften konnte, wollte Peter J. seinen Kooperationspartner nicht mit Mahnungen in Verlegenheit (und sich selbst nicht um Folgeaufträge) bringen.

Langweiliger Papierkram?

Überhaupt nahm er es vor lauter Aufträgen mit dem langweiligen Buchhaltungskram nicht so genau, die Einkommensteuererklärung für das Jahr 2008 hatte er mithilfe seines Steuerberaters bis Ende 2009 hinausgezögert. Als dann Mitte 2010 kurz hintereinander die beiden ersten Steuerbescheide ins Haus flatterten, blieb von Langeweile keine Spur. Vielmehr gab es ein in mehrfacher Hinsicht böses Erwachen:

Die Folge: Peter J. musste kurzfristig einen hohen fünfstelligen Betrag aufbringen. Da sein vermeintlich gut gefülltes Konto das jedoch selbst bei Ausschöpfung des Kontokorrentkredits nicht verkraftete, wandte er sich Hilfe suchend an seinen Großkunden und bat um den sofortigen Ausgleich offener Forderungen. Sein Geschäftspartner steckte jedoch gerade selbst wieder einmal in einer finanziellen Klemme. Die Bank wiederum war mangels Sicherheiten nicht bereit, ein Darlehen zu gewähren, um die Steuerschuld zu begleichen.

Dass Peter J. in der prekären Situation letztlich mit einem blauen Auge davon kam, lag an einem Kleinkredit seiner Großmutter. Der unvermeidliche Auftritt als Bittsteller war für den erfolgsgewohnten Jungunternehmer aber außerordentlich schmerzhaft.

Zahlungsfähigkeit sichern

Wohl dem, der wohlhabende Freunde und Familienangehörige oder eine verständnisvolle Hausbank hat. Nur: was tun, wenn die fehlen oder weniger hilfsbereit sind als die Oma in unserem Beispiel? Am besten sorgen Sie von vornherein dafür, dass vermeidbare finanzielle Engpässe gar nicht erst auftreten. Neben dem laufenden Überblick über die Auftragslage erfordert das die konsequente Überwachung und Sicherung der eigenen Zahlungsfähigkeit (= „Liquidität“ = Flüssigkeit). Als zahlungsfähig gilt ein Kaufmann, wenn er jederzeit in der Lage ist, seinen Zahlungsverpflichtungen nachzukommen.

Dafür müssen Sie wissen:

  • Wann werden die einzelnen Zahlungen meiner Kunden voraussichtlich auf meinem Konto eintreffen?
  • Umgekehrt: Zu welchen Zeitpunkten fallen welche betrieblichen und privaten Ausgaben an? Anders als bei der aufs Jahr bezogenen Umsatz-, Kosten- und Gewinnschätzung genügt es nämlich nicht zu wissen, dass Ausgaben auf Sie zukommen werden, sondern auch wann das der Fall sein wird. Wenn der Gerichtsvollzieher oder Steuereintreiber auf der Matte seht, hilft der Verweis auf einen voraussichtlich hohen Jahresüberschuss oder zahlreiche Kundenforderungen herzlich wenig.
  • Welche Möglichkeiten habe ich, das Zahlungsverhalten meiner Kunden zu meinen Gunsten zu beeinflussen?
  • Welche Möglichkeiten habe ich, um fällige Verpflichtungen notfalls hinauszuzögern?

Dass die Termine von Einzahlungen ungewiss sind, liegt auf der Hand. Die Ausgabenseite hingegen können Sie vielfach besser planen und beeinflussen. Doch selbst hier gibt es genug Unwägbarkeiten. Denken Sie bloß an das plötzlich defekte Notebook oder den unerwarteten Motorschaden am Geschäftswagen. Am besten halten Sie sich bei Ihren Planungen an die Faustregel des vorsichtigen Kaufmanns, der zufolge Einzahlungen im Zweifel später eintreffen als erhofft, hingegen Auszahlungen durchweg früher als erwartet.

Ein / Aus: wie denn nun?

Die Begriffspaare „Einnahmen / Ausgaben“ und „Einzahlungen / Auszahlungen“ müssen betriebswirtschaftlich streng genommen unterschieden werden. Buchhalterisch entsteht eine Einnahme nämlich bereits dann, wenn die Rechnung gestellt wird. Zum Glück spielt dieser Unterschied bei Freiberuflern und Kleingewerbetreibenden, nur zur sogenannten Einnahmenüberschussrechnung verpflichtet sind, keine Rolle. Bei kleinen (Geschäfts-)Leuten entsteht eine Einnahme (Ausgabe) normalerweise erst im Moment der Einzahlung (Auszahlung). Aus diesem Grund wird im Folgenden zwischen „Einnahmen / Ausgaben“ bzw. „Einzahlungen / Auszahlungen“ nicht unterschieden.

Liquiditäts-Vorschau: Zahlungsfähigkeit im Jahresverlauf

Es gibt viele nützliche und mehr oder weniger leicht handhabbare Planungswerkzeuge zur Überwachung der Zahlungsfähigkeit. So findet sich zum Beispiel in dem vom Bundeswirtschaftsministerium kostenlos bereitgestellten „Businessplaner online“ ein ganz schlichtes, aber durchaus brauchbares Liquiditätsmodul. Falls Sie im Rahmen der Erstellung Ihres Geschäftsplans ohnehin schon mit dieser (oder einer vergleichbaren) Software gearbeitet haben, sollten Sie unbedingt einen Blick auf den Menüpunkt „Ihre Angaben“ – „Anh. Liquiditätsvorschau“ werfen:

Das Liquiditätsmodul des BMWi-Businessplaners
Das Liquiditätsmodul des BMWi-Businessplaners

Leider hat die an sich nützliche Überwachungsliste einen Schwachpunkt: Zwar können Sie Ihre Planwerte eingeben – es fehlt aber die für Vergleichs- und Auswertungszwecke unverzichtbare zusätzliche „Ist“-Spalte, in die Sie die tatsächlichen Einnahmen und Ausgaben eintragen können. Die Ist-Werte sind Ihnen ja bekannt: Schließlich müssen Sie die Angaben zwecks Umsatzsteuervoranmeldung im Rahmen Ihrer Buchführung ohnehin regelmäßig ermitteln. Gründer sind in den ersten beiden Kalenderjahren grundsätzlich zu monatlichen Umsatzsteueranmeldungen verpflichtet.

Im zweiten Teil des Beitrags stellen wir Ihnen eine passende Excel-Tabelle für Ihre eigenen Berechnungen zur Verfügung.

Update: 04.08.2010
Erstveröffentlichung 06.02.2007

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Stütze (Arbeitslosengeld) für Selbstständige hat Zukunft!

Auch Selbstständige und Unternehmer dürfen sich freiwillig gegen Arbeitslosigkeit versichern. Mit Beiträgen von weniger als 18 Euro pro Monat kann ein Arbeitslosengeld-Anspruch von bis zu 1.400 Euro erworben werden. Ab 2011 werden die Beiträge allerdings nach und nach auf über 70 Euro steigen. Wir erläutern die geänderte Rechtslage.

Dieser Beitrag ersetzt einen älteren Artikel an gleicher Stelle

Wer innerhalb eines Monats nach dem Start in die Selbstständigkeit (ab Januar 2011: drei Monate!) ein „Versicherungspflichtverhältnis auf Antrag“ in der Arbeitslosenversicherung eingeht, kann bei Auftragsmangel oder bei Aufgabe der Selbstständigkeit einen Antrag auf Arbeitslosengeld stellen. Angesichts vergleichsweise niedriger Beitragssätze waren die Konditionen bislang ausgesprochen interessant:

  • Mit 17,89 Euro in den alten Bundesländern und 15,19 Euro in den neuen Ländern (Stand: 2010) sind die monatlichen Beiträge erschwinglich.
  • Wer arbeitslos wird, hat dadurch im günstigsten Fall Anspruch auf bis zu 1.400 Euro Arbeitslosengeld I sowie alle übrigen Leistungen nach dem Sozialgesetzbuch (SGB) III (zum Beispiel Qualifizierungsmaßnahmen oder auch Förderung einer neuen Selbstständigkeit).

Antragsberechtigt sind hauptberuflich Selbstständige, deren Wochenarbeitszeit mindestens 15 Stunden beträgt und die innerhalb der letzten zwei Jahre vor Aufnahme ihrer selbstständigen Tätigkeit mindestens zwölf Monate lang pflichtversichert waren, bis unmittelbar vor Beginn der Selbstständigkeit Arbeitslosengeld I bezogen haben oder im Rahmen einer Arbeitsbeschaffungsmaßnahme (ABM) beschäftigt waren. Alt-Selbstständige kommen nicht in den Genuss der Versicherung.

Neuregelung ab 2011

Das in § 28a SGB III geregelte „Versicherungspflichtverhältnis auf Antrag“ war ursprünglich bis Ende 2010 befristet. Im Rahmen des „Gesetzes für bessere Beschäftigungschancen am Arbeitsmarkt“ (PDF, 470 KB) wurde das Pilotprojekt im Juli 2010 endlich zur Dauerlösung. Verlängerung und Entfristung gehen allerdings mit einigen bitteren Wermutstropfen einher: Bis 2012 steigen die Monatsbeiträge auf das Vierfache:

  • In den neuen Ländern von derzeit 15,19 Euro auf 60,76 Euro und
  • in den alten Ländern von 17,89 Euro auf 71,56 Euro im Jahr 2012.

  • Für Existenzgründer gilt eine Sonderregelung: Sie bezahlen künftig in den beiden ersten Geschäftsjahren 30,38 Euro (Ost) bzw. 35,78 Euro (West).

Da die Berechnungsgrundlage für die Beiträge (die sogenannte monatliche Bezugsgröße) regelmäßig steigt, werden die tatsächlichen Beiträge voraussichtlich noch höher liegen. Dafür spricht auch, dass der allgemeine Beitragssatz zur Arbeitslosenversicherung zurzeit mit 2,8 % ungewöhnlich niedrig ist und bei schwieriger Kassenlage der Bundesagentur nach oben angepasst werden kann.

Jede(r) hat zwei Versuche

Und gleich noch eine bittere Pille hinterher: Durch Arbeitslosigkeit endet das Versicherungspflichtverhältnis auf Antrag automatisch. Anschließend muss die freiwillige Versicherung wieder neu beantragt werden. Ab 2011 gilt nun: Wer seine freiwillige Mitgliedschaft in der Arbeitslosenversicherung bereits zweimal unterbrochen und während dieser Unterbrechungen Arbeitslosengeld bezogen hat, kann in Zukunft keinen Antrag auf Versicherungspflichtverhältnis mehr stellen! Wer hingegen zwischenzeitlich als Arbeitnehmer sozialversicherungspflichtig beschäftigt war, darf sich anschließend ohne Weiteres auch wieder als Selbstständiger versichern.

Von einer echten „Flautenversicherung“ kann trotzdem keine Rede mehr sein: Die Versicherung deckt ab 2011 nur noch höchstens ein Auftragsloch und dann noch die endgültige Aufgabe der Selbstständigkeit ab. Anschließend ist eine Weiterversicherung ausgeschlossen. Erst wenn Sie sich später mit einem ganz neuen Gewerbe oder in einem anderen freien Beruf wieder selbstständig machen, ist die erneute Aufnahme in die Arbeitslosenversicherung möglich. Wie rigide diese Bestimmung in der Praxis ausgelegt wird, muss abgewartet werden.

Bitte beachten Sie: Falls Sie sich bereits freiwillig gegen Arbeitslosigkeit versichert haben und mit den neuen Konditionen nicht einverstanden sind, steht Ihnen bis zum 31. März 2011 ein Sonderkündigungsrecht zu.

Beitragszahler werden ist nicht schwer …

Sieht man einmal davon ab, dass „Alt-Selbstständige“ auch in Zukunft aus der Arbeitslosenversicherung ausgeschlossen sind, stellt die Aufnahme in die Arbeitslosenversicherung für Jungunternehmer grundsätzlich keine große Hürde dar. Die Antragsbearbeitung dauert zwar manchmal Monate. Nachzahlungen sind in der Regel jedoch nicht zu befürchten.

Ein echtes Risiko birgt die Mitgliedschaft in der Arbeitslosenversicherung ebenfalls nicht: Eine ordentliche Kündigung ist ab 2011 zwar erst frühestens fünf Jahre nach Versicherungsbeginn vorgesehen. Wer jedoch mehr als drei Monate lang keine Beiträge mehr zahlt, fällt automatisch aus der Versicherung heraus. Falls Sie also feststellen, dass Sie den Versicherungsschutz nicht mehr brauchen, stellen Sie die Beitragszahlung einfach ein. Bereits erworbene Ansprüche gehen dadurch grundsätzlich nicht verloren. Sofern keine Restansprüche aus vorhergehenden Versicherungszeiten mehr vorhanden sind, entstehen Ansprüche aufgrund der Arbeitslosigkeit für Selbstständige allerdings frühestens nach 12 Monaten.

Bitte beachten Sie: Anders als bei Arbeitnehmern wird der spätere Arbeitslosengeld-Anspruch nicht aufgrund des Einkommens ermittelt, sondern auf Basis von vier verschiedenen Qualifikationsgruppen. Die Berechnungsgrundlagen der „fiktiven Bemessung“ gemäß § 132 SGB III betragen im Jahr 2010:

Wie hoch das Arbeitslosengeld letztlich ausfällt, hängt in jedem Einzelfall vom Wohnort, dem Familienstand, von der Steuerklasse und der Kinderzahl ab.

Praxistipp: Wenn Sie Ihren möglichen Anspruch auf Arbeitslosengeld abschätzen wollen, sollten Sie einen Blick auf das amtliche „Selbstberechnungsprogramm zur Ermittlung der Höhe Ihres Arbeitslosengeldes werfen. Dort wählen Sie das Kalenderjahr, geben im Feld „monatliches Bruttoarbeitsentgelt“ die Bemessungsgrundlage Ihrer persönlichen Qualifikationsgruppe (aus der Tabelle weiter oben) ein, machen die übrigen Angaben zu Ihrer Person und klicken auf „Berechnen“:

… Leistungsempfänger schon eher!

Schwierig wird es erfahrungsgemäß erst dann, wenn tatsächlich der Versicherungsfall eintritt. Wer als Selbstständiger einen Antrag auf Arbeitslosengeld stellt, muss sich darauf gefasst machen, dass die Arbeitsagentur ganz besonders genau hinschaut. Anders als Arbeitnehmer haben Freiberufler und Gewerbetreibende bekanntlich recht große Gestaltungsspielräume und zwar sowohl in Bezug auf ihre Arbeitszeit als auch auf den Zeitpunkt und die Höhe ihrer Einkünfte.

Grundsätzlich gibt es jedoch zwischen Angestellten und Selbstständigen keinen Unterschied bei den Anspruchsvoraussetzungen. Im Prinzip ist die Sache ganz einfach: Sie müssen arbeitslos sein. Als arbeitslos gelten Sie, wenn …

  • … Ihre persönliche Arbeitszeit unterhalb der Kurzzeitigkeits-Grenze von 15 Wochenstunden bleibt (einschließlich aller vor- und nachgelagerten Tätigkeiten, wie Warte-, Fahr- und Betriebsöffnungszeiten, sowie der Arbeitszeiten für Werbung, Buchführung, Weiterbildung und so weiter).
  • … Sie keinen anderen selbstständigen Tätigkeiten oder abhängigen Beschäftigungen nachgehen (oder insgesamt unterhalb der Kurzzeitigkeits-Grenze bleiben),
  • … Sie dem Arbeitsmarkt zur Verfügung stehen,
  • … Termine bei der Arbeitsagentur wahrnehmen und
  • … sich nachweislich bemühen, Ihre Beschäftigungslosigkeit zu beenden.

Außerdem müssen Sie sich rechtzeitig arbeitslos gemeldet haben (normalerweise innerhalb von drei Tagen nach Kenntnis der drohenden Arbeitslosigkeit) und die sogenannte Anwartschaftszeit erfüllen. Das ist in der Regel dann der Fall, wenn Sie in den letzten beiden Jahren vor Beginn der Arbeitslosigkeit mindestens zwölf Monate (= 360 Kalendertage) in einem Versicherungspflichtverhältnis gestanden haben. Dazu gehören sowohl die Versicherungszeiten als Selbstständiger als auch davorliegende Zeiten der Beschäftigung.

Mindestdauer der Arbeitslosigkeit?

Eine bestimmte Mindestdauer gibt es in Sachen Arbeitslosigkeit nicht. Eine mehrwöchige Auftragsflaute kann also durchaus Anlass sein, einen Antrag auf Arbeitslosengeld zu stellen – selbst dann, wenn sich am Horizont bereits ein Silberstreif in Form eines attraktiven Auftrags abzeichnet. Im Prinzip ist sogar ein tageweiser Wechsel zwischen Arbeitslosigkeit und Selbstständigkeit möglich. Die Möglichkeit ist künftig jedoch theoretischer Natur, da die freiwillige Versicherung ab 2011 nur noch höchstens zweimal beantragt werden kann.

Misstrauische Arbeitsagenturen

Bei Selbstständigen wird das Vorliegen einer Arbeitslosigkeit naturgemäß ziemlich misstrauisch beäugt. Der Einfachheit halber verlangen viele Arbeitsagenturen ohne weitere Prüfung des Einzelfalls, dass die Selbstständigkeit ganz und gar beendet wird. In der Regel soll das durch eine offizielle Gewerbeabmeldung bewiesen werden.

Die gute Nachricht: Grundsätzlich kann Sie niemand zwingen, Ihre Selbstständigkeit aufzugeben, nur um in den Genuss von Arbeitslosengeld zu kommen. Arbeitslose haben grundsätzlich das Recht, bis zum Umfang von 15 Wochenstunden selbstständige Nebentätigkeiten auszuüben. Diese Möglichkeit ist in §141 SGB III ausdrücklich vorgesehen:

Schwierig wird es jedoch in folgenden Fällen:

  • Der arbeitslose Selbstständige ist zugleich Arbeitgeber. Während die Mitarbeit von Familienangehörigen, Aushilfen oder geringfügig Beschäftigten tolerierbar ist, gilt die Beschäftigung von (Vollzeit-)Arbeitnehmern als sicherer Hinweis dafür, dass der Selbstständige durch seine eigene Tätigkeit mindestens 15 Stunden wöchentlich gebunden ist. Diese Vermutung kann zwar widerlegt werden. In der Praxis gelingt das aber nur mit Mühe.
  • Die jeweilige Tätigkeit oder Branche erfordert üblicherweise bestimmte Anwesenheits- oder Betriebsöffnungszeiten, die von vornherein über der Kurzzeitigkeitsgrenze liegen (zum Beispiel Lebensmittel-Einzelhandel oder Schlüssel-Notdienst).

Unter solchen Bedingungen kann die Arbeitsagentur die Bewilligung von Arbeitslosengeld durchaus von einer Betriebsschließung abhängig machen. Falls Sie jedoch tatsächlich arbeitslos sind und die Arbeitsagentur kein Arbeitslosengeld gewährt, sollten Sie unbedingt Widerspruch einlegen. Die Behörde muss sich im Zweifel bei der zuständigen IHK, Handwerks- oder Freiberuflerkammer darüber informieren, ob in Ihrer Branche eine nebenberufliche Selbstständigkeit grundsätzlich möglich ist.

Schwankende Arbeitszeiten

Die Kurzzeitigkeitsgrenze von 15 Wochenstunden muss normalerweise in jeder einzelnen Woche unterschritten werden. „Unter Berücksichtigung der Gesamtumstände“ kann jedoch ein „wöchentlicher Durchschnittswert für die voraussichtliche Gesamtdauer der Beschäftigungslosigkeit zugrunde gelegt“ werden. Das hat die Bundesagentur unter der Überschrift „Arbeitslosigkeit bei selbständiger Tätigkeit“ in den Durchführungsanweisungen zum § 119 SGB III (PDF, 252KB) festgelegt.

Vor allem klassische Freiberufler und moderne Freelancer (wie zum Beispiel Webdesigner, Programmierer oder Texter) haben demnach gute Aussichten, eine – auch vorübergehende – Arbeitslosigkeit glaubhaft zu machen, ohne dafür ihren Betrieb komplett dichtmachen zu müssen. In den Geschäftsanweisungen zum Versicherungspflichtverhältnis auf Antrag (§ 28 a SGB III) (PDF, 654 KB) heißt es dazu ausdrücklich:

„Bei bestimmten Tätigkeiten (insbes. Freiberufler) ist tageweises Arbeiten üblich. In den dazwischen liegenden Zeiten kann, ggf. tageweise, Arbeitslosengeld bezogen werden. „

Abbildung

Gilt nicht für Hartz-IV-Empfänger

In diesem Artikel geht es um die Ansprüche auf Arbeitslosengeld I. Wer keinen Anspruch auf ALG I (mehr) hat, kann ALG II beantragen – auch als Selbstständiger. Allerdings gelten hier ganz andere Bedingungen. Erstens fällt die Beihilfe deutlich geringer aus als das ALG I. Anders als bei der vermögensunabhängigen Versicherungsleistung gibt es zudem keinen Rechtsanspruch auf ALG II. Die Fürsorgeleistung wird nur bei nachgewiesener Hilfebedürftigkeit bewilligt.

Um die Bedürftigkeit zu belegen, müssen die Vermögensverhältnisse offengelegt und vorhandenes Vermögen bis auf einen geringen Sockelbetrag aufgezehrt werden. Die Fallmanager dürfen die Bewilligung von ALG II darüber hinaus auch von der Aufgabe einer nicht tragfähigen Selbstständigkeit abhängig machen und stattdessen zum Beispiel die Aufnahme eines 1-Euro-Jobs anordnen. Andererseits ist aber auch Hartz-IV-Empfängern die Fortführung einer Selbstständigkeit grundsätzlich erlaubt. Sie müssen noch nicht einmal die 15-Wochenstundengrenze beachten. Die erzielten Gewinne werden aber auf das ALG II angerechnet.

Fazit

Dass sich Selbstständige weiterhin gegen Arbeitslosigkeit versichern können, ist zweifellos erfreulich. Durch die Vervierfachung der Beiträge und den Ausschluss aus der Versicherung bei wiederholter Arbeitslosigkeit hat die Vorschrift aber viel von ihrer Attraktivität verloren. Konnte die Versicherung bislang unbesehen empfohlen werden, sollten Gründer künftig genau überlegen, ob ihr persönliches Sicherheitsbedürfnis, ihre familiäre Situation und die Höhe möglicher Versicherungsleistungen die Investition von gut 800 Euro pro Jahr rechtfertigen.

(mm), (sl)

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Selbstständig oder Freiberuflich?

Menschen, die ihre Arbeitskraft, ihre Produkte und Dienstleistungen auf eigene Rechnung vermarkten, tragen viele verschiedene Bezeichnungen. Nur: Was sind die Unterschiede zwischen Selbstständigen, Freiberuflern, Freien Mitarbeitern, Gewerbetreibenden, Unternehmern oder Kaufleuten? Und vor allem: Wofür ist das wichtig?

Wer sich – allein oder mit anderen – selbstständig macht, führt ein „Doppelleben“: eines als Privatmensch und eines als Unternehmer. Oder Selbstständiger? Kleinunternehmer? Einzelunternehmer? Freier Mitarbeiter? Freiberufler? Gewerbetreibender? Kaufmann? Firma? Wenn es um den Status von Geschäftsleuten geht, geraten häufig viele verschiedene Ebenen durcheinander, insbesondere die des …

  • Sozialversicherungsrechts,
  • Steuerrechts,
  • des Gewerberechts und
  • Handelsrechts.

Manche Begriffe haben zu allem Überfluss je nach Kontext auch noch unterschiedliche Bedeutungen – manche wiederum sind rechtlich gar nicht von Belang.

Und wofür ist das wichtig?

Zunächst einmal stellt sich natürlich die Frage: Warum soll ich mich überhaupt mit diesem langweiligen Formalkram beschäftigen? Was hat das mit meinem Alltag im Geschäftsleben zu tun? Einmal abgesehen davon, ob ich mir einen Gewerbeschein besorgen muss oder einfach ohne loslegen kann? Ob ich einmalig zum Gericht gehen und mich ins Handelsregister eintragen lassen muss?

Ganz einfach: Je nachdem, in welcher Schublade Sie stecken, unterscheiden sich zum Beispiel …

  • das Haftungsrisiko: Als Einzelunternehmer ist das Privatvermögen stärker gefährdet als das eines GmbH-Gesellschafters.
  • das Ansehen und die Kreditwürdigkeit: Je nach gewählter Rechtsform kann sich das Vertrauen von Geschäftspartnern in Professionalität und Bonität unterscheiden.
  • das erwartete kaufmännische Know-how: Ein Kleingewerbetreibender muss sich im Streitfall nicht ganz so gut mit den Business-Gepflogenheiten auskennen wie ein geschäftsführender GmbH-Gesellschafter.
  • die Steuerpflichten und Buchführungsauflagen: Ein Rechtsanwalt muss weniger Buchhaltungsaufwand betreiben und weniger Steuern zahlen als der befreundete Bauunternehmer – auch wenn beide haargenau den gleichen Gewinn erzielen.
  • die Veröffentlichungspflichten: Ein Einzelunternehmer oder eine Personengesellschaft muss weniger Interna preisgeben als eine GmbH.
  • die Pflichtmitgliedschaft in Kammern: Betreibt der Webdesigner ein Gewerbe, muss er zahlendes IHK-Mitglied werden – als Freiberufler darf er außen vor bleiben.

Kurz gesagt: Als wer oder was Sie im Geschäftsleben auftreten, kann erhebliche Auswirkungen auf Ihren Geldbeutel haben. Das heißt nicht, dass ein bestimmter Status oder eine bestimmte Rechtsform grundsätzlich besser oder schlechter ist. Wie so oft gilt: Es kommt ganz darauf an …

Das trifft sogar für den im Prinzip höchst attraktiven Freiberufler-Status zu: So gibt es gar nicht wenige Selbstständige, die sich sehenden Auges für den Kaufmanns-Status entscheiden – und sei es „nur“, um Haftungsrisiken zu verringern. Zunächst jedoch die Frage: Was macht einen Menschen überhaupt zum „Selbstständigen“?

„Selbstständig“ = Unabhängig

Wenn Menschen davon sprechen, sich „selbstständig zu machen“, dann kommt darin genau genommen eine Unterscheidung aus dem Sozialversicherungsrecht zum Ausdruck. Das kennt nämlich grob gesagt zwei Arten, für seinen Lebensunterhalt zu sorgen: die nicht-selbstständige (= abhängige) Beschäftigung einerseits und die Selbstständigkeit andererseits. Wer nicht als Angestellter arbeitet, sondern Dienstleistungen und Produkte auf eigene Rechnung vermarktet, ganz gleich ob als Freiberufler, Handwerker, Händler oder Industrieller ist in diesem Sinne ein Selbstständiger.

Der manchmal sehr schmale Grat zwischen Selbstständigkeit und Beschäftigung ist immer dann von Bedeutung, wenn es um die Sozialversicherungspflicht geht, also vor allem um die Zwangsbeiträge zur gesetzlichen Kranken-, Pflege-, Renten- oder Arbeitslosenversicherung. Ob und in welcher Form Selbstständige für den Krankheitsfall, das Alter oder Auftragslöcher vorsorgen, wird vom Staat – von einigen wenigen Ausnahmen abgesehen – nicht kontrolliert.

Wichtig ist die Unterscheidung aber auch dafür, ob ein Mitarbeiter in den Genuss der besonderen Arbeitnehmerrechte kommt oder nicht. Ob der oder die Betreffende persönlich Wert auf den Schutz und die Privilegien eines abhängig Beschäftigten legt, ist dabei völlig unwichtig. Es kommt auch nicht auf die Absichtserklärungen oder Vertragsformulierungen an. Entscheidend ist die betriebliche Praxis.

Eine eventuelle Scheinselbstständigkeit wird bei Zufalls- oder Verdachtsstichproben von Außenprüfern der Krankenkassen festgestellt. In Zweifelsfällen können Sie sich im Rahmen eines Statusfeststellungsverfahrens bei der „Deutschen Rentenversicherung“ (vormals BfA) Rechtssicherheit darüber verschaffen, ob Sie selbstständig tätig oder abhängig beschäftigt sind.

Die Jagd der Sozialkassen nach vermeintlichen oder tatsächlichen Scheinselbstständigen ist in den letzten Jahren zwar etwas ruhiger geworden. In Ihrem eigenen Interesse sollten Sie als Selbstständiger aber darauf achten, dass Sie …

  • auf Dauer nicht nur für einen einzigen Auftraggeber tätig sind – noch dazu, wenn das Ihr ehemaliger Arbeitgeber ist,
  • bei dem die gleichen Tätigkeiten in Vergangenheit oder Gegenwart durch Arbeitnehmer erledigt wurden oder werden.
  • erkennbar unternehmerisch am Markt auftreten (z. B. Werbung machen, eigene Geschäftsräume unterhalten, eigene Büro- und Geschäftsausstattung nutzen).

Einen besonders glaubwürdigen Eindruck machen Sie als Selbstständiger übrigens immer dann, wenn Sie eigene Mitarbeiter beschäftigen.

Andererseits hält sich das Scheinselbstständigkeitsrisiko für Sie als Auftragnehmer in Grenzen: Schlimmstenfalls kommen Sie unverhofft zu einem Arbeitsvertrag, werden also zum Angestellten wider Willen. Für das Abführen der Sozialabgaben ist dann aber Ihr Arbeitgeber zuständig – und zwar auch für den Arbeitnehmeranteil. Und Sie kommen unter Umständen in den Genuss von bezahltem Urlaub, Lohnfortzahlung im Krankheitsfall, Kündigungsschutz und allen anderen Annehmlichkeiten des Angestelltendaseins.

Das Phantom des „Freien Mitarbeiters“

Besonders zahlreich findet sich in der Grauzone zur Scheinselbstständigkeit die Spezies der „Freien Mitarbeiter“. Auch wenn zwecks Abgrenzung zu den Arbeitsverträgen mit Angestellten noch so viele Dienstverträge mit externem Personal unter der Überschrift „Vertrag über freie Mitarbeit“ laufen, rechtlich haben die „Freien“ oder „Freien Mitarbeiter“ keinen besonderen Status. Abgesehen von einigen Sonderfällen (wie der unqualifizierten „Heimarbeit“) gibt es grundsätzlich nur die Unterscheidung zwischen „(abhängiger) Beschäftigung“ sowie freiberuflicher oder gewerblicher „Selbstständigkeit“. Alles andere ist Augenwischerei.

Freier Beruf oder Gewerbe?

Während also im Sozialversicherungsrecht selbstständig Tätige aller Art in einen Topf gesteckt werden, unterteilt der Gesetzgeber diese Schublade im Einkommensteuergesetz in solche mit …

  • Einkünften aus Gewerbebetrieb (§ 15 EStG),
  • Einkünften aus Land- und Forstwirtschaft (§ 13 EStG) und
  • Einkünften aus selbstständiger Arbeit (§ 18 EStG).

Selbstständige Tätigkeiten im engeren Sinne des Einkommensteuerrechts üben demzufolge die Angehörigen der klassischen freien Berufe aus (wie zum Beispiel Ärzte, Rechtsanwälte, Architekten, Steuerberater oder Journalisten), aber auch viele nicht angestellte Künstler, Lehrende und Angehörige „ähnlicher Berufe“. Die vollständige Aufzählung der Selbstständigen-Katalogberufe findet sich im Paragraf 18 des Einkommensteuergesetzes.

Die Liste der Selbstständigen ist aber keineswegs abgeschlossen, wie der Streit um den Freiberufler-Status in vielen IT-Berufen zeigt. Wie fragwürdig, zweifelhaft und unzeitgemäß die wachsweichen Kriterien für die Anerkennung der Freiberuflichkeit sind, kann man dem Paragraf 1 des Gesetzes über die „Partnerschaftsgesellschaft“ entnehmen. Demnach haben die „Freien Berufe im Allgemeinen …

  • auf der Grundlage besonderer beruflicher Qualifikation oder schöpferischer Begabung
  • die persönliche, eigenverantwortliche und fachlich unabhängige Erbringung von Dienstleistungen höherer Art
  • im Interesse der Auftraggeber und der Allgemeinheit zum Inhalt.“

Dabei ist die Unterstützung durch Mitarbeiter in gewissem Umfang zulässig, im Mittelpunkt muss aber die Arbeitskraft des Chefs stehen, wie das etwa bei Ärzten und Arzthelferinnen der Fall ist.

Im Zweifel muss der besondere wissenschaftliche, künstlerische, publizistische oder lehrende Charakter der Tätigkeit unter Beweis gestellt werden. Vielen „neuen Selbstständigen“ aus der IT-Branche, namentlich Programmierern, Web- und Screen-Designern, Beratern oder Trainern ist das inzwischen gelungen.

Extrawurst Gewerberecht

Zusätzlich kompliziert wird die ganze Sache obendrein dadurch, dass die Grenzlinie zwischen Gewerbetreibenden und Freiberuflern in Paragraf 6 der Gewerbeordnung ein wenig anders als im Einkommen- und Gewerbesteuerrecht verläuft. Es ist im Prinzip also der Fall möglich, dass ein Freiberufler im Sinne des Einkommen- und Gewerbesteuergesetzes der Gewerbeaufsicht unterliegt und einen Gewerbeschein benötigt. Gewerbesteuerpflicht muss er oder sie dann aber trotzdem nicht befürchten.

Ganz wichtig: Wenn Sie in den Genuss der Freiberuflerprivilegien kommen oder sie behalten wollen, müssen Sie darauf achten, sie nicht durch Handels-, Vermittlungs- oder Produktions-Tätigkeiten zu unterlaufen. Vor allem der Fiskus ist da pingelig. Bereits geringe gewerbliche Anteile können auf die Freiberuflichkeit „abfärben“ und zur Einstufung als Gewerbe führen.

Im Zweifel kann man sich für die Durchsetzung und Sicherung des Freiberuflerstatus gegenüber dem Finanz- oder Gewerbeamt Hilfe beim Berufsverband oder Steuerberater holen.

Einzelunternehmer oder Kaufmann?

Als Gewerbetreibender wiederum lassen sich Geschäfte in sehr unterschiedlichen Rechtsformen ausüben. Im einfachsten (und häufigsten) Fall ist man Einzelunternehmer. Das heißt, es gibt keine weiteren Inhaber, die in dem Unternehmen mitarbeiten oder die Anteile am Betriebsvermögen halten. Einzelunternehmer haften für alle eingegangenen Verpflichtungen und angerichteten Schäden unbeschränkt mit ihrem Geschäfts- und Privatvermögen. Kunden, Lieferanten oder auch Mitarbeiter können sich also notfalls an ihnen schadlos halten. Schlimmstenfalls gehört dazu sogar das Wohneigentum.

Zum Kaufmann im Sinne des Handelsgesetzbuchs (HGB) wird man darüber hinaus erst, sobald das Unternehmen „nach Art oder Umfang einen in kaufmännischer Weise eingerichteten Geschäftsbetrieb erfordert“. Wann genau das der Fall ist, wird im Gesetz nicht eindeutig festgelegt, als Anhaltspunkte im Dienstleistungssektor gelten jedoch die folgenden Kriterien:

  • Umsatz von mehr als 175.000 Euro,
  • Betriebsvermögen von mehr als 100.000 Euro,
  • Darlehen von mehr als 50.000 Euro,
  • mehr als ein Betriebsstandort und
  • mehr als 5 Mitarbeiter.

Entscheidend ist im Zweifelsfall das Gesamtbild. Die Größenordnungen machen aber deutlich, dass nur wenige „neue Selbstständige“ und Gewerbetreibende in der IT- und Multimediabranche verpflichtet sind, sich ins Handelsregister eintragen zu lassen. Da sie keine Kaufleute sind, müssen sie auch nicht die besonderen Pflichten des HGB erfüllen. So sind sie zum Beispiel nicht von vornherein zur doppelten Buchführung verpflichtet und müssen auch nicht die Feinheiten der im Handelsverkehr geltenden Gewohnheiten und Gebräuche kennen.

Beispiel: Wenn ein im Handelsregister eingetragenes Unternehmen dem „kaufmännischen Bestätigungsschreiben“ eines Geschäftspartners nicht widerspricht, erkennt es die darin formulierten Konditionen an. Ein Nichtkaufmann ist hier auf der relativ sicheren Seite. Es gelten im Zweifel nur die Bedingungen, denen er ausdrücklich und nachweislich zugestimmt hat. Sofern keine Regelungen getroffen worden sind, gelten im Streitfall die Bestimmungen des Bürgerlichen Gesetzbuches (BGB) und nicht die des HGB. Ungeachtet dessen ist es Nichtkaufleuten unbenommen, sich freiwillig ins Handelsregister eintragen zu lassen. Der Einzelunternehmer wird in dem Fall zum „eingetragenen Kaufmann“ („e.K.“) oder zur „eingetragenen Kauffrau“ („e.Kfr.“).

Und was macht mich zum Kleinunternehmer?

Bleibt noch der schillernde Begriff des „Kleinunternehmers“ zu klären, der vielfach als Synonym für nicht ins Handelsregister eingetragene (Klein-)Gewerbetreibende verwendet wird. Rechtlich hat er genau genommen nur eine, zur Abwechslung einmal recht eindeutige Bedeutung. Paragraf 19 Umsatzsteuergesetz regelt die „Besteuerung der Kleinunternehmer“: Wer im Vorjahr oder im Jahr der Gründung nicht mehr als 17.500 Euro Umsatz gemacht hat und im laufenden voraussichtlich nicht mehr als 50.000 Euro Umsatz machen wird, braucht seinen Kunden keine Umsatzsteuer in Rechnung zu stellen. Wer Geschäfte mit Endkunden macht, kann dadurch verglichen mit einem umsatzsteuerpflichtigen Wettbewerber etwas günstigere Preise anbieten.

Umgekehrt darf er dafür aber auch nicht die selbst bezahlte Umsatzsteuer, die sogenannte Vorsteuer, vom Finanzamt zurück verlangen. Vor allem bei hohen Investitionen kann das von Nachteil sein. Aus diesem Grund – und weil sie sich gegenüber Geschäftspartnern nicht als Minibetriebe zu erkennen geben wollen – verzichten manche Kleinunternehmer auf den Kleinunternehmerstatus. Sie „optieren“ dann freiwillig für die Umsatzsteuer – sind an diese Entscheidung dann aber fünf Jahre lang gebunden.

Bin oder habe ich eine Firma?

Die Firma ist weder das Gebäude, in dem ein Unternehmen untergebracht ist. Noch muss es sich um einen besonders großen, alteingesessenen Betrieb mit einer Mindestanzahl von Geschäftsinhabern oder Mitarbeitern handeln. Der Begriff „Firma“ ist in Paragraf 17 des Handelsgesetzbuchs sehr kurz und bündig definiert:

„Die Firma eines Kaufmanns ist der Name, unter dem er seine Geschäfte betreibt und die Unterschrift abgibt.“

Eine Firma kann demnach nur ein Unternehmen sein oder haben, das ins Handelsregister eingetragen ist. Da das mit zusätzlichem Verwaltungsaufwand, größeren Risiken und unter Umständen höheren Steuern einhergeht, sollte man also wahrhaftig nicht traurig sein, wenn man keine „richtige“ Firma hat.

Firmenartige Namenszusätze

Ein ausdrückliches Namensrecht für nicht ins Handelsregister eingetragene Unternehmen gibt es seit der Abschaffung des Paragrafen 15b der Gewerbeordnung im Jahr 2009 derzeit nicht. Freiberufler und Einzelunternehmer arbeiten jedoch grundsätzlich unter ihrem bürgerlichen Namen. Darüber hinaus dürfen sie sogenannte Geschäfts- oder Etablissementbezeichnungen führen. Inzwischen sind sogar Fantasie- und Branchenbezeichnungen erlaubt, wie zum Beispiel …

  • „Webdesign Martha Mustermann“,
  • „Web, Design & more Martha Mustermann“ oder
  • „WebDaisy Martha Mustermann“

Wichtig ist, dass dadurch kein falscher Eindruck von Unternehmensart und -größe vermittelt wird. Außerdem dürfen die Namensrechte Dritter nicht verletzt werden. Bevor Sie ein Logo entwickeln (lassen) oder bereits Briefbögen und Visitenkarten in Druck geben wird, sollten Sie zum Beispiel durch Ihren Berufsverband oder die Handelskammer prüfen lassen, ob sich die Namenswahl mit den rechtlichen Vorschriften verträgt.

Links zumThema

  • Beschäftigung oder Selbstständigkeit? § 7 SGB IV
  • Beschäftigt oder selbstständig? DR-Statusfeststellungsverfahren
  • Gewerbebetrieb oder Selbstständige Tätigkeit? § 15 EStG und §18 EStG
  • Freiberufler-Definition: § 1 PartG
  • Bundessozialgericht zur Frage Künstlereigenschaft von Webdesignern (Az.: B 3 KR 37/04 R, Urteil v. 7.7.2005)
  • Nicht-Gewerbetreibende laut Gewerbeordnung: § 6 GewO
  • Umsatzsteuerliche Kleinunternehmer: §19 UStG
  • Kaufmann im Sinne des Handelsrechts: § 1 HGB
  • Firma des Kaufmanns: § 17 HGB

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Steuern für Selbstständige: Die Einkommensteuer

Das deutsche Steuerrecht ist zweifellos kompliziert – selbst für Angestellte, die nur Lohnsteuer zahlen. Ein Wechsel in die Selbstständigkeit stellt Steuerpflichtige aber nicht unbedingt vor unüberwindliche Probleme: Oft ändert sich gar nicht so viel. Wir erläutern Schritt für Schritt, mit welchen Steuern Selbstständige rechnen müssen. Den Anfang macht die Einkommensteuer.

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Der Lohnsteuerjahresausgleich ist ein rotes Tuch für Sie? Allein der Gedanke an zusätzliche Folterinstrumente wie Umsatzsteuer, Gewerbesteuer oder gar Körperschaftsteuer verdirbt Ihnen die Vorfreude auf eine mögliche Selbstständigkeit? Lassen Sie sich bloß nicht ins Bockshorn jagen: Der Steuerdschungel ist zwar tatsächlich ein unwirtliches Gelände. Als Freiberufler oder Kleingewerbetreibender müssen Sie sich aber zum Glück nicht durch jede Ecke hindurchkämpfen. Schlagen wir also ein paar Schneisen ins Unterholz.

Bitte beachten Sie: Durch die folgenden Informationen werden Sie nicht zum Steuerexperten. Sie ersetzen auch nicht die fachkundige Unterstützung im konkreten Einzelfall. Andererseits: Auch wenn Sie sich aus guten Gründen für einen Steuerberater entscheiden, brauchen Sie Grundlagen- und Orientierungswissen im Steuerrecht – und sei es nur, um die Auswertungen Ihres Beraters verstehen und auf Basis seiner Empfehlungen die richtigen Entscheidungen treffen zu können.

Die Einkommensteuer

Grundsätzlich wird bei der Einkommensteuer zwischen Angestellten und Selbstständigen überhaupt kein Unterschied gemacht. Die „Lohnsteuer“ der Angestellten ist keine besondere Steuerart, sondern schlicht die monatliche Abschlagzahlung auf die jährliche Einkommensteuerschuld. Selbstständige und Unternehmer führen für sich selbst zwar keine Lohnsteuer ab – müssen dafür aber vierteljährliche Einkommensteuer-Vorauszahlungen leisten.

Da Gewinne im Vergleich zu Gehältern wesentlich größeren Schwankungen unterliegen, kann es bei Selbstständigen leichter zu Steuernachzahlungen kommen. Oder um es positiv zu formulieren: Sie geben dem Staat weniger zinslose Darlehen und haben insgesamt einen viel größeren Gestaltungsspielraum.

Einkunftsarten: Kein Buch mit 7 Siegeln!

Im System der deutschen Einkommensteuer finden sich genau sieben verschiedene Einkunftsarten. Neben den Einnahmen aus „Nichtselbstständiger Arbeit“ (also den Löhnen und Gehältern von Arbeitern und Angestellten) erwähnt das Einkommensteuergesetz Einkünfte aus …

  • Land- und Fortwirtschaft,
  • Gewerbebetrieb (= Unternehmen, für die ein Gewerbeschein erforderlich ist, zum Beispiel Händler, Handwerker und manche Dienstleister),
  • selbstständiger Arbeit (= klassische Freiberufler wie Ärzte, Anwälte, Architekten aber auch viele „neue“ Selbstständige aus der IT-Branche),
  • Kapitalvermögen,
  • Vermietung und Verpachtung sowie
  • Sonstige Einkünfte (z. B. Renten).

Selbstverständlich darf ein und derselbe Steuerpflichtige Einkommen aus unterschiedlichen Einnahmequellen haben. So könnte zum Beispiel der angestellte Webdesigner zusätzlich einen schwunghaften Ebay-Handel betreiben (= Gewerbe), als Buchautor Geld verdienen (= selbstständige Arbeit) und Zinserträge aus einer Erbschaft erwirtschaften (Einkünfte aus Kapitalvermögen). Lebt er zudem auf einem Bauernhof, wo er etwas Feierabend-Landwirtschaft betreibt und die eine oder andere Ferienwohnung vermietet, dann vereinigt er sogar gleich alle Einkunftsarten in einer Person.

Die Kombi-Steuererklärung

All diese Einnahmen teilt er dem Fiskus in einer einzigen jährlichen Steuererklärung mit. Am bekannten Mantelbogen ändert sich nichts – zusätzlich zur „Anlage N“ (in dem das Arbeitnehmer-Gehalt und die dazugehörigen „Werbungskosten“ eingetragen werden) muss er lediglich weitere Anlagen einreichen, also zum Beispiel …

  • die „Anlage G“ für gewerbliche Einkünfte,
  • die „Anlage S“ für Einkünfte aus selbstständigen (= freiberuflichen) Tätigkeiten,
  • die „Anlage L“ für Einnahmen aus Land- und Forstwirtschaft,
  • die „Anlage KAP“ für Kapitalerträge und / oder
  • die „Anlage V“ für Miet- und Pachteinkünfte.

Aber gleich so kompliziert ist es im Normalfall ja nicht. Nehmen wir also an, ein angestellter Webdesigner arbeitet nicht mehr für seinen Arbeitgeber, sondern auf eigene Rechnung als Freelancer. Was ändert sich steuerlich?

Lektüretipp: Was es mit der schwierigen Abgrenzung zwischen gewerblichen und freiberuflichen Tätigkeiten auf sich hat, erfahren Sie im Beitrag Was bin ich‘ im Geschäftsleben?

Vom Angestellten zum Selbstständigen

An den Angaben über die persönlichen Verhältnisse auf dem Mantelbogen, an Familienstand, Zahl der Kinder, den Sonderausgaben und außergewöhnlichen Belastungen ändert sich beim Wechsel in die Selbstständigkeit grundsätzlich nichts. Sofern Sie nicht mehr Mitglied in der gesetzlichen Sozialversicherung sind, tragen Sie Ihre Vorsorge-Aufwendungen lediglich in anderen Zeilen ein.

Statt der „Anlage N“ füllen Sie die „Anlage S“ aus. Das ist meistens im Handumdrehen erledigt: Sie tragen darin nämlich nur die Höhe Ihres Gewinnes ein. „Werbungskosten“ wie bei Angestellten müssen Sie an dieser Stelle nicht angeben: Ihre berufsbezogenen Ausgaben, zum Beispiel für Miete, Büroausstattung, Werbung oder Fahrtkosten, ziehen Sie als Selbstständiger nämlich bereits im Zuge der Gewinnermittlung ab. Dafür gibt es mit der „Anlage EÜR“ (=Einnahmenüberschussrechnung) inzwischen ein spezielles Formular. Solange die Summe der Betriebseinnahmen 17.500 Euro nicht überschreitet, kann die Gewinnermittlung aber auch formlos erledigt werden.

Ausblick: Welche steuerlichen Vorschriften Sie bei der „vereinfachten Buchführung“ beachten müssen, wie Sie den Überblick in Ihrer betrieblichen Belegsammlung behalten, erläutern wir in einer der nächsten Ausgaben unter der Überschrift Einnahmeüberschussrechnung: Buchhaltung für jedermann. Dort wird auch erklärt, wo Sie die erforderlichen Steuerformulare bekommen und wie Sie die „Anlage EÜR“ ausfüllen.

Die leichtere Steuererklärung

Ob Sie es glauben oder nicht: Die meisten Steuererklärungen von Selbstständigen sind im wahrsten Sinne des Wortes einfacher und schneller erledigt als die von abhängig Beschäftigten: Während Angestellte bekanntlich sämtliche Nachweise über ihre Werbungskosten beim Finanzamt einreichen müssen, genügt dem Fiskus bei Selbstständigen die Unterschrift unter der Steuererklärung. Sie liefern lediglich ab:

  • den Mantelbogen,
  • die „Anlage G“ oder die „Anlage S“ und
  • die „Anlage EÜR“ (inklusive der dort verlangten summarischen Übersicht über das Betriebsvermögen).

Unternehmer und Freiberufler sind dafür aber auch verpflichtet, die Belege über betriebliche Einnahmen und Ausgaben zehn Jahre über das Ende des jeweiligen Geschäftsjahrs hinaus aufzubewahren. Sie müssen nur bei Zweifelsfragen oder im Rahmen von Betriebsprüfungen vorgelegt werden. Routinemäßige Steuer-„Außenprüfungen“ finden in Klein- und Kleinstunternehmen im Schnitt seltener als alle 20 Jahre statt. Viele Selbstständige erleben sie nie.

Anlass für „Tricksereien“ oder Luftbuchungen sollte das für viele Gründer überraschende Finanzamtsvertrauen natürlich nicht sein: Steuernachzahlungen, Verzugszinsen oder Geldstrafen machen leichtfertige Steuerverkürzungen und erst recht Steuerhinterziehungen zu einem teuren Vergnügen. Unbestritten ist jedoch, dass der steuerliche Gestaltungsspielraum von Selbstständigen erheblich höher ist als der von Angestellten.

Fristen und Vorauszahlungen

Die Steuervorauszahlungen von Selbstständigen basieren grundsätzlich auf der Steuerschuld des jeweiligen Vorjahres. Sofern sich die Ertragslage im laufenden Jahr verschlechtert, können sie die Herabsetzung der Abschlagzahlungen beantragen. Liegen zu Beginn der Geschäftstätigkeit noch keine Ist-Werte aus der Vergangenheit vor, vertraut der Fiskus auf Ihre Selbsteinschätzung. Ihre Gewinnerwartung geben Sie im Zuge der Anmeldung Ihres Vorhabens auf einem Fragebogen des Finanzamtes an. Liegt die voraussichtliche jährliche Steuerschuld über 400 Euro und über 100 Euro in einem Quartal, sind vierteljährliche Vorauszahlungen fällig. Die müssen am 10. März, 10. Juni, 10. September und 10. Dezember überwiesen werden.

Deadline für die Jahres-Steuererklärung ist der 31. Mai des Folgejahres. Verlängerungs-Anträge bis Ende September werden vom Fiskus in aller Regel problemlos durchgewunken. Mit Unterstützung eines Steuerberaters lässt sich der Abgabetermin sogar problemlos zum Jahresende verschieben. Weitere Informationen finden Sie im Dr.-Web-Beitrag Steuererklärung: Jetzt abgeben, bitte!

Vorsicht Nachzahlungs-Falle!

So willkommen das im Einzelfall sein mag: Die zeitliche Verzögerung kann zu einer gefährlichen Liquiditätslücke führen. Angenommen, Sie geben zu Beginn Ihrer Selbstständigkeit im Jahr 2010 eine eher vorsichtige Gewinnschätzung ab und müssen daraufhin zunächst noch keine oder nur sehr geringe Steuervorauszahlungen leisten. Wenn Sie den ersten Jahresabschluss und die dazu gehörige Steuererklärung bis Ende 2011 hinauszögern, dann ergeht der erste Steuerbescheid womöglich erst Mitte 2012. Falls Sie wider Erwarten gut verdient haben, ist zu diesem Zeitpunkt nicht nur die Steuerschuld für 2009 fällig: Sie müssen dann auf einen Schlag auch die auf dieser Grundlage errechneten Steuervorauszahlungen für die Jahre 2011 und 2012 entrichten! Solche unerwarteten Steuernachzahlungen haben schon viele Freelancer finanziell in die Knie gezwungen.

Auf Geduld und Nachsicht beim Finanzamt dürfen Sie in diesem und ähnlichen Fällen nicht spekulieren. Steuerschulden sind sofort und in voller Höhe fällig – und können unmittelbar per Gerichtsvollzieher eingetrieben werden. Der Staat ist nämlich ein ganz bevorrechtigter Gläubiger. Ein gerichtliches Mahnverfahren benötigt er zur Durchsetzung seiner Forderungen nicht. Besonders bedrohlich: Ein Einspruch gegen einen Steuerbescheid setzt dessen Vollstreckung nicht außer Kraft – ganz gleich wie gut Ihre Erfolgsaussichten sind.

Steuerplanung

Sie tun also gut daran, die ungefähre Höhe Ihrer voraussichtlichen Steuerschuld im Auge zu behalten. Da die Steuerbelastung von Ihren sonstigen persönlichen Verhältnissen abhängig ist (insbesondere dem Familienstand, der Kinderzahl, Ihren sonstigen Einkunftsarten und denen Ihres Partners etc.), lassen sich über die Höhe der „Unternehmer-Besteuerung“ keine allgemeinen Aussagen treffen.

Sofern sich, abgesehen von Ihrem Wechsel aus dem Angestelltendasein in die Selbstständigkeit, nichts Gravierendes geändert hat, nehmen Sie Ihren letzten Steuerbescheid, ziehen Ihr damaliges Bruttogehalt vom zu versteuernden Einkommen (!) ab und addieren den erwarteten Jahreseinnahmeüberschuss Ihres neuen Betriebs hinzu.

Diesen Wert geben Sie zusammen mit Ihrem Familienstand in Ihr Steuerberechnungs-Programm des Vorjahres (oder den interaktiven Steuerrechner des Bundesfinanzministeriums) ein. Nachdem Sie von der Summe der Steuerschuld Ihre bereits geleisteten Vorauszahlungen abgezogen haben, wissen Sie in etwa, was noch auf Sie zukommt.

Bei diesem Ergebnis kann es sich naturgemäß nur um eine grobe Annäherung handeln. Da Sie als Selbstständiger in Ermangelung des Arbeitgeberanteils zur Sozialversicherung in aller Regel jedoch höhere Vorsorgeaufwendungen tragen müssen, können Sie unter ansonsten gleichen Bedingungen normalerweise auch höhere Sonderausgaben geltend machen. Die tatsächliche Steuerschuld fällt dann letztlich oft niedriger als die Grobschätzung aus.

Ausblick

Die persönliche Einkommensteuer ist für die meisten Unternehmer zwar der größte Steuerbrocken – um eine Unternehmenssteuer handelt es sich aber nicht. Das gilt bei Licht betrachtet auch für die Umsatzsteuer, obwohl sie von den Unternehmen erhoben und abgeführt wird. Ausführlichere Informationen zu dieser Steuerart finden Sie im Dr.-Web-Beitrag Die Umsatzsteuer und ihre Pflichten.

(mm),

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So holen Sie gebührenfreie Schufa-Selbstauskünfte ein

Wissen Sie, was die Schufa und deren Partner über Sie wissen – oder zu wissen glauben? Wenn nicht, ist es höchste Zeit für eine Selbstauskunft. Anderenfalls erleben Sie bei Finanzierungsvorhaben unter Umständen böse Überraschungen. Seit der jüngsten Änderung des Bundesdatenschutzgesetzes muss die Schufa Betroffenen grundsätzlich kostenlos über die gespeicherten Daten Auskunft geben. Wir erläutern, wie Sie zu Ihrem Recht kommen.

Die Schufa („Schutzorganisation für allgemeine Kreditsicherung“) kann Angaben über das Zahlungsverhalten von fast allen erwachsenen Deutschen machen. Die Bonitäts-Informationen stammen aus öffentlichen Schuldnerverzeichnissen und von mehreren tausend Schufa-Partnern – darunter:

  • Versandhändler,
  • Telefongesellschaften,
  • Banken und Sparkassen,
  • Versicherungen,
  • Kreditkarten-Organisationen,
  • Versorgungsunternehmen und
  • Vermieter.

Im Gegenzug stehen die Bonitätsauskünfte den anderen Partnern zur Verfügung.

Dürfen die das?

Zwar dürfen konkrete Informationen über laufende Einkünfte, Bankguthaben, Finanzanlagen und sonstige Vermögensverhältnisse von kommerziellen Auskunfteien nicht erhoben werden. Datenschutzrechtlich zulässig sind jedoch Datensammlungen mit folgenden Inhalten:

  • Name, Geburtsort und Geburtsdatum,
  • derzeitige und ehemalige Anschriften,
  • fällige unbezahlte Forderungen,
  • Eidesstattlichen Versicherungen (EV),
  • Eröffnung privater Insolvenzverfahren,
  • Abweisung und Einstellung von Verbraucherinsolvenzverfahren,
  • vorhandene Girokonten, Kreditkarten, Telekommunikationskonten,
  • Kredit- oder Leasingverträge (inklusive Darlehenshöhe, Laufzeit sowie ggf. vorzeitiger Erledigung),
  • Missbrauch von Giro-, Kreditkarten- oder Kreditkonten.

Um Missverständnissen vorzubeugen: Nicht jede Schufa-Auskunft ist von Nachteil. So erhöhen zum Beispiel pünktlich bediente Kredite die Bonität. Außerdem beschleunigt das standardisierte Auskunftsverfahren die Abwicklung von Darlehensanträgen und Lieferantenkrediten: Ohne die allgemeinen Bonitätsauskünfte von Schufa & Co. müssten Lieferanten und Dienstleister in jedem Einzelfall auf eigene Faust Informationen über ihre Kunden einholen. Das wäre für alle Beteiligten umständlicher und datenschutzrechtlich mindestens ebenso bedenklich wie die zentrale Datenhaltung der Schufa.

Wo gehobelt wird …

Bereits deren schiere Größe bringt jedoch ein Riesenproblem mit sich: Bei annähernd einer halben Milliarde Datensätze bleibt es nicht aus, dass zu vielen Personen fehlerhafte oder sogar völlig unzutreffende Informationen gespeichert werden. Nach einer aktuellen Untersuchung des Verbrauchermagazins Finanztest ist immerhin ein Prozent der Daten falsch.  Aus Sicht der Schufa handelt es sich um „lediglich“ ein Prozent – angesichts der massenhaften Datenhaltung bedeutet das jedoch, dass über Hunderttausende Bürger falsche oder unvollständige Bonitätsauskünfte gespeichert sind!

Unzutreffende Angaben müssen durch die Auskunftei zwar unverzüglich korrigiert oder gelöscht werden – nur: Wer von Fehlern nichts weiß, läuft Gefahr, bei Vertragsabschlüssen völlig unerwartet auf Widerstände bei Händlern, Kreditinstituten, Dienstleistern oder Vermietern zu stoßen. Grund genug also, regelmäßig über den Inhalt der eigenen „Schufa-Akte“ auf dem Laufenden zu sein.

Anspruch auf Selbstauskunft

Die gute Nachricht: Laut Paragraf 34 Bundesdatenschutzgesetz haben Betroffene neuerdings Anspruch auf kostenlose Selbstauskünfte. In der Vergangenheit hat die Schufa unentgeltliche Auskünfte nur persönlich vor Ort in ihren regionalen Geschäftsstellen erteilt. Für eine Eigenauskunft per Post oder via Internet fielen hingegen happige Gebühren (von 7,80 Euro bis 15,60 Euro) an. Die Schufa sieht darin offenbar ein einträgliches Nebengeschäft, das sie nicht einfach aufgeben will: Anders ist nicht zu erklären, warum es der Anbieter Interessenten so schwer macht, ihr gutes Recht in Anspruch zu nehmen.

Das beginnt bereits bei der Namensgebung: Denn statt unter der allgemein verständlichen Bezeichnung „Selbstauskunft“ beziehungsweise „Eigenauskunft“ läuft die gebührenfreie Auskunft in eigener Sache neuerdings unter der kryptischen Produktbezeichnung Datenübersicht nach § 34 Bundesdatenschutzgesetz. Die findet sich gut versteckt unter den – selbstverständlich kostenpflichtigen – Angeboten „Schufa-Bonitätsauskunft“ und „Schufa-Auskunft online“:

Datenübersicht: Selbstauskunft zweiter Klasse?

Die Namensgebung „Datenübersicht“ suggeriert, dass es sich lediglich um eine Art Zusammenfassung einer vollständigen Schufa-Auskunft handelt und nur die „Schufa-Bonitätsauskunft“ wirklich alle zu Ihrer Person bei der SCHUFA gespeicherten Daten enthält“ (Hervorhebung des Anbieters auf der allgemeinen Info-Seite zur „Datenübersicht“, die in Wirklichkeit Werbung für die teure „Schufa-Bonitätsauskunft“ macht: Kostenpunkt: happige 18,50 Euro.

Die "Datenübersicht" genannte kostenlose Selbstauskunft
Gut versteckt: Die "Datenübersicht" genannte kostenlose Selbstauskunft

Bitte beachten Sie: Die „Datenübersicht nach § 34 Bundesdatenschutzgesetz“ muss sämtliche gespeicherten Informationen enthalten – anderenfalls würde der Anbieter gegen das Gesetz verstoßen. Das ist nicht der Fall – auch wenn die Schufa versucht, die gesetzlich garantierte Auskunft als zweitklassig erscheinen zu lassen (wie zum Beispiel mit Verweis auf ein fehlendes „Wasserzeichen“):

Produktvergleich? Irreführende Werbung statt neutraler Information!
Produktvergleich? Irreführende Werbung statt neutraler Information!

Zusammen mit der Datenübersicht können Sie übrigens auch die umstrittenen aktuellen Wahrscheinlichkeitswerte anfordern, die unter der Bezeichnung Schufa-„Scoring“ bekannt sind. Die nach Branchen differenzierten Scoring-Werte basieren auf mathematisch-statistischen Rechenverfahren und sollen auf einen Blick die Wahrscheinlichkeit zum Ausdruck bringen, mit denen ein Kunde seinen vertraglichen Zahlungsverpflichtungen in der Zukunft voraussichtlich nachkommen wird.

Nur eine Auskunft pro Kalenderjahr?

Auch bei der möglichen Anzahl kostenloser Selbstauskünfte mauert die Schufa ohne Not. Der Anbieter interpretiert die neue Gesetzeslage so, als sei höchstens einmal pro Kalenderjahr eine gebührenfreie Auskunft möglich. Bei genauerer Lektüre von § 34 Abs. 8 BDSG trifft das aber nicht zu. Dort heißt es nämlich:

„(8) Die Auskunft ist unentgeltlich. Werden die personenbezogenen Daten geschäftsmäßig zum Zweck der Übermittlung gespeichert, kann der Betroffene einmal je Kalenderjahr eine unentgeltliche Auskunft in Textform verlangen. Für jede weitere Auskunft kann ein Entgelt verlangt werden, wenn der Betroffene die Auskunft gegenüber Dritten zu wirtschaftlichen Zwecken nutzen kann.“

Mit anderen Worten: Soll durch eine wiederholte Datenübersicht innerhalb eines Jahres lediglich überprüft werden, ob die gespeicherten Daten richtig sind, darf die Schufa auch für weitere Selbstauskünfte keine Gebühren erheben.

Praxistipp: Um Gebühren zu vermeiden, sollten Sie bei wiederholter Anforderung von Auskünften innerhalb eines Jahres ausdrücklich darauf hinweisen, dass Sie die Datenübersicht nicht gegenüber Dritten zu wirtschaftlichen Zwecken nutzen werden, sondern sich auf diese Weise über neu hinzugekommene Daten informieren und mögliche Fehler korrigieren wollen.

Antrag per Post

Die eigentliche Antragstellung ist schnell erledigt. Da Sie zu Legitimierungszwecken die Kopie Ihres Personalausweises (oder Reisepass plus Meldebescheinigung) an die Schufa schicken müssen, ist eine Online-Anforderung der Datenübersicht jedoch nicht möglich. Das Bestellformular können Sie aber aus dem Internet herunterladen (PDF, 100 KB).

Sogar auf dem Bestellformular für die gebührenfreie "Datenübersicht" macht die Schufa Werbung für das kostenpflichtige Konkurrenzprodukt
Sogar auf dem Bestellformular für die gebührenfreie „Datenübersicht“ macht die Schufa Werbung für das kostenpflichtige Konkurrenzprodukt.

Nachdem Sie das Formular ausgedruckt, ausgefüllt und zusammen mit dem kopierten Ausweisdokument an die Schufa geschickt haben, erhalten Sie die gewünschte Selbstauskunft in der Regel binnen weniger Tage per Post.

Fazit

Obwohl der Anspruch auf kostenlose Selbstauskünfte endlich gesetzlich geregelt ist, macht es die Schufa den Betroffenen unnötig schwer, ihr Recht in Anspruch zu nehmen. Dabei enthält die vermeintlich zweitklassige „Datenübersicht“ alle Angaben darüber, welche Daten von der Schufa über Sie gespeichert werden, woher sie stammen und an wen sie weitergeleitet worden sind. Ihre Scoring-Werte können Sie sich bei Bedarf gleich mitschicken lassen. Nur wer ständig auf dem Laufenden sein möchte oder Schufa-Auskünfte zur Vorlage bei Dritten benötigt (etwa für Vermieter oder Arbeitgeber), ist mit den kostenpflichtigen Konkurrenzprodukten besser bedient.

(sl), (mm),

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Steuernummer hoch 6: Welche Steuer-ID für welchen Zweck?

Angesichts immer neuer Steuernummern, Steuer-IDs, TINS und steuerlicher Ordnungsmerkmale verlieren viele Steuerpflichtige langsam den Überblick. Selbst Kleinbetriebe und Freelancer müssen mit sechs und mehr Steuerkennungen jonglieren, die ganz unterschiedlichen Zwecken dienen. Wir erläutern, was es mit den verschiedenen Steuernummern auf sich hat.

Früher kamen manche Selbstständige ihr gesamtes Geschäftsleben mit einer einzigen Steuernummer aus. Die ganz persönliche finanzamtsbezogene Steuernummer gibt es heute noch: Je nach Bundesland hat sie das Format „12/345/67890“, „123/456/78901“ oder „12345/67989“. Unter dieser klassischen Steuernummer wurden (und werden vielerorts noch) sämtliche Vorgänge einer steuerpflichtigen Person bei deren Wohnort-Finanzamt geführt.

Nur Einzelunternehmer mit mehreren Betrieben sowie Personen- und Kapitalgesellschaften bekommen darüber hinaus jeweils eine betriebliche Steuernummer.

Geschäftsleute, die grenzüberschreitende Geschäfte im EU-Raum machen, brauchen zudem eine Umsatzsteuer-Identifikationsnummer. Einzelunternehmer und Freiberufler setzen die UStIdNr. aus Datenschutzgründen oft aber auch auf Rechnungen im Inland als Ersatz für die ansonsten vorgeschriebene private Steuernummer ein.

Arbeitnehmern ist darüber hinaus die elektronische Transfer-Identifikations-Nummer (= „eTIN“) zugeordnet: Dieses Ordnungsmerkmal soll Arbeitgebern die Datenübertragung der elektronischen Lohnsteuerbescheinigung erleichtern. Trotz des auf den ersten Blick komplizierten eTIN-Formats („MSTR MXAX 80 E 20 F“) ist dieses Steuerkennzeichen nicht eindeutig. Seine Anwendung ist im Übrigen bis 2010 befristet.

Neu: Persönliche Steuer-Identifikationsnummer

Nachteil des Finanzamts-Bezugs bei der klassischen persönlichen und betrieblichen Steuernummer: Beim Umzug in den Einzugsbereich eines anderen Finanzamts oder der Eröffnung einer neuen Filiale wird eine andere oder zusätzliche Steuernummer fällig. Angesichts wachsender räumlicher und wirtschaftlicher Mobilität erschwerte das den Finanzbehörden die unzweifelhafte Zuordnung steuerlicher Vorgänge zu bestimmten Personen und Betrieben.

Von der Wiege …

Aus diesem Grund weist das Bundeszentralamt für Steuern allen Bürgern bereits seit 2007 sogenannte Identifikationsnummern zu. Den Anfang machen dabei die natürlichen Personen: Die bundeseinheitliche, unverwechselbare und unveränderliche Steuer-Identifikationsnummer (= Tax Identification Number = „TIN“) für Privatleute wird nach und nach sowohl die persönliche finanzamtsbezogene Steuernummer als auch die Arbeitnehmer-eTIN ersetzen. Die persönliche Steuer-TIN besteht aus 11 Ziffern („12 345 678 901“). Nach Angaben des Bundeszentralamts können aus der Zahlenkombination keine Rückschlüsse auf den Steuerpflichtigen gezogen werden.

… bis nach der Bahre!

Zu jeder TIN einer natürlichen Person speichert das Bundeszentralamt auf Basis der Angaben von Meldebehörden gemäß § 139b Abgabenordnung die folgenden Angaben (sofern vorhanden):

  • Familienname, frühere Namen, Vornamen und Doktorgrad(e),
  • Geschlecht, Geburtstag und Geburtsort,
  • gegenwärtige oder letzte bekannte Anschrift,
  • zuständige Finanzbehörden
  • eventuell erteilte Wirtschafts-Identifikationsnummern und sogar
  • den Sterbetag.

Die neue Steuer-ID gilt also sogar über den Tod hinaus: Wichtig ist das zum Beispiel für die steuerlichen Folgen von Erbschaften und betrieblichen Nachfolgeregelungen. Erst 20 Jahre nach dem Tod des Steuerpflichtigen soll seine persönliche TIN und die dazugehörigen Informationen gelöscht werden.

Wichtig: Im Anschluss an die Vergabe der Steuer-Identifikationsnummer dürfen die genannten Daten nur dazu genutzt werden, um die TIN eines Steuerpflichtigen und dessen Finanzamt festzustellen, Steuerangelegenheiten abzuwickeln sowie steuerrelevante Daten an die zuständigen Stellen weiterzuleiten.

Zukunftsmusik: Wirtschafts-Identifikationsnummer für Geschäftsleute

Bei der persönlichen Steuer-TIN wird es nicht bleiben: Wirtschaftlich tätige natürliche und juristische Personen bekommen mit der Wirtschafts-Identifikationsnummer in nächster Zeit ein weiteres permanentes Identifikationsmerkmal für Steuerangelegenheiten. Diese Steuerkennung ist für alle geschäftlichen Steuerangelegenheiten gedacht. Als wirtschaftlich tätig gelten zum Beispiel Einzelunternehmer, Freiberufler und andere Selbstständige, aber auch Personen- und Kapitalgesellschaften. Wie die UStIdNr. wird die W-IdNr. mit den Buchstaben „DE“ beginnen – gefolgt von einer mehrstelligen Ziffernfolge.

Beantragen müssen Steuerpflichtige ihre neue Wirtschafts-Identifikationsnummer(n) nicht: Sie wird automatisch durch die zuständige Finanzbehörde vergeben. Wie die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer beginnt sie mit der nationalen Vorsilbe „DE“. Die bisherige UStIdNr. soll aber zunächst weiterhin für grenzüberschreitende Geschäfte innerhalb der EU genutzt werden.

Bitte beachten Sie: Wer mehrere Gewerbebetriebe betreibt, selbstständige Tätigkeiten ausübt und / oder an verschiedenen Gesellschaften beteiligt ist, wird neben der persönlichen Steuer-Identifikationsnummer gleich mehrere Wirtschafts-Identifikationsnummern bekommen.

Welche Daten zusammen mit der Wi-IdNr. vom Bundeszentralamt für Steuern gespeichert werden, hängt gemäß §139c Abgabenordnung von der Rechtsform ab. Die wichtigsten Angaben können Sie der folgenden Tabelle entnehmen:

Datenspeicherung nach Rechts- und Gesellschaftsform
Wirtschafts-Identifikationsnummer: Datenspeicherung nach Rechts- und Gesellschaftsform

Überblick: Die wichtigsten Steuernummern und ihre Funktion

Zum Schluss noch einmal alle wichtigen Steuer- und Identifikationsnummern im Schnell-Durchlauf:

  1. Die meisten Finanzämter bevorzugen im Schriftverkehr und bei telefonischen Anfragen nach wie vor die gute alte persönliche Steuernummer.
  2. Auch wenn Sie Ihre individuelle Steuer-Identifikationsnummer (TIN) bereits haben, geben Sie daher bei Steuererklärungen, Voranmeldungen und bei Schriftwechseln am besten Ihre bisherige finanzamtsbezogene Steuernummer zusätzlich an.
  3. Falls Ihrem Unternehmen eine betriebliche Steuernummer zugeordnet ist, nennen Sie die bei allen steuerlich relevanten betrieblichen Vorgängen.
  4. Die eTIN für Arbeitnehmer ist ein Auslaufmodell: Ab 2011 wird es ein geändertes Verfahren für die Lohnsteuermeldungen und -bescheinigungen geben.
  5. Obwohl viele Gesetze und Verordnungen bereits auf die neue Wirtschafts-Identifikationsnummer verweisen, wird ihre flächendeckende Verbreitung wohl noch eine Weile auf sich warten lassen. Sobald sie Ihnen vorliegt, sollten Sie diese Steuer-ID bei allen betrieblichen Steuerangelegenheiten, aber auch bei der Erfüllung Ihrer geschäftlichen Informationspflichten verwenden – sei es im Website-Impressum oder bei den allgemeinen Dienstleistungs-Informationspflichten.
  6. Einstweilen behält die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer ihren hohen Stellenwert. Diese Kennung lässt sich nicht nur bei umsatzsteuerfreien grenzüberschreitenden Ein- und Verkäufen einsetzen: Sie können Sie auch auf Rechnungen, im Website-Impressum oder bei der Erfüllung sonstiger Informationspflichten als Ersatz für die datenschutzrechtlich sensible persönliche Steuernummer einsetzen.

Apropos Auslandsgeschäfte: Wer neben seinen laufenden Umsatzsteuervoranmeldungen „Zusammenfassende Meldungen“ über grenzüberschreitende Lieferungen und Leistungen abgeben muss, benötigt noch eine weitere Steuerkennung. Wie Sie die für die Online-Übermittlung erforderliche Teilnehmerkennung (Format: „T0123456“) bekommen, können Sie im Dr.Web-Beitrag Zusammenfassende Meldungen: Neue Steuerpflichten für Dienstleister nachlesen.

(mm),

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Steuerpauschalen: Buchhaltung für Dummies – Umsatzsteuer

Unter bestimmten Umständen können sich Freelancer und Kleinunternehmer den Papierkrieg mit dem Finanzamt ganz oder teilweise ersparen. Wir nennen die wichtigsten Umsatzsteuer-Erleichterungen und Pauschalen für haupt- und nebenberufliche Selbstständige.

Klar: Buchführung nervt. Das weiß jeder. Viel weniger bekannt ist, dass man sich unter bestimmten Umständen auch als Freiberufler oder Unternehmer ganz legal davor drücken kann. Fangen wir mit der meist besonders aufwendigen Umsatzsteuer an.

Umsatzsteuer-Variante I -Kleinunternehmerregelung

In den beiden ersten Geschäftsjahren sind Gründer unabhängig von der Höhe ihrer Umsätze verpflichtet, monatliche Umsatzsteuer-Voranmeldungen abzugeben. Voraussetzung dafür ist jedoch, dass sie überhaupt umsatzsteuerpflichtig sind. Falls die Vorjahresumsätze 17.500 Euro nicht überschritten haben und die Umsätze im laufenden Geschäftsjahr voraussichtlich nicht über 50.000 Euro liegen, können Sie sich auf die Kleinunternehmer-Regelung berufen, die in Paragraf 19 Umsatzsteuergesetz geregelt ist. Sie besagt, dass bei den genannten Umsatz-Größenordnungen keine Umsatzsteuer erhoben wird. Voraussetzung:

  • Kleinunternehmer weisen auf ihren Rechnungen keine Umsatzsteuer aus.
  • Sie nennen auf ihren Rechnungen den Grund für die Umsatzsteuerbefreiung („Steuerfreie Lieferung oder Leistung gemäß § 19 UStG – Kleinunternehmerregelung“).
  • Sie verzichten auf den Vorsteuerabzug.

Wichtig: Der Kleinunternehmer-Status ist kein Muss. Wenn Sie den Eindruck eines Feierabend-Freelancers vermeiden und/oder hohe Vorsteuerausgaben aus Ihren Anfangsinvestitionen vom Fiskus zurückholen wollen, können Sie freiwillig für die Umsatzsteuer optieren. An diese Entscheidung sind Sie anschließend aber fünf Jahre lang gebunden.

Umsatzsteuer-Variante II: Vorsteuer nach Durchschnittssätzen

Arbeiten Sie als Grafiker, Journalist, Händler, Handwerker oder auch Taxifahrer? Dann kommen Sie möglicherweise in den Genuss der Berechnung sämtlicher Vorsteuerbeträge nach Durchschnittssätzen. Voraussetzung ist, dass Sie umsatzsteuerpflichtig sind, nur eine vereinfachte Buchführung machen müssen (=Einnahmenüberschussrechung, EÜR) und im Vorjahr nicht mehr als 61.356 Euro Umsatz gemacht haben.

In dem Fall genügt es, die eigenen Netto-Umsatzerlöse zu addieren und mit einem, je nach Branche unterschiedlich hohen, Vorsteuer-Durchschnittssatz zu multiplizieren:

  • Für Grafiker gilt beispielsweise eine Vorsteuerpauschale von 5,2 % des Nettoumsatzes, für
  • Journalisten 4,8 % und für Schriftsteller 2,6 %
  • für Bäcker 5,4 % und für Elektroinstallateure 9,1 %
  • für Blumenhändler 5,7 % und für Zeitschriftenhändler 6,3 % des Umsatzes.

Die vollständige Liste der begünstigten Wirtschaftszweige finden Sie in der Anlage zu § 69 und 70 Umsatzsteuerdurchführungsverordnung. Die pauschal ermittelte Vorsteuer ziehen Sie von Ihren tatsächlichen Umsatzsteuererlösen ab – und schon ist Ihre Umsatzsteuervoranmeldung fertig. Bei einer Grafikerin mit einem Jahresumsatz von 35.000 Euro und einem Umsatzsteuersatz von 7 % sähe die Rechnung dann folgendermaßen aus:

  • Netto-Umsatz: 35.000 Euro
  • darauf 7 % Umsatzsteuer: 2.450 Euro
  • Vorsteuerpauschale 5,2 %: 1.820 Euro
  • Umsatzsteuer-Zahllast: 630 Euro

Für den Umstieg auf die Berechnung der Vorsteuer nach Durchschnittssteuersätzen genügt ein formloser Antrag beim Finanzamt. Der Wechsel der Berechnungsart ist rückwirkend möglich. Falls Sie beim Nachrechnen feststellen, dass Ihre Einzelabrechnungen zu einem geringeren Vorsteuerbetrag geführt haben, als sich auf Basis des Durchschnittsatzes ergeben hätte, können Sie sogar noch bis zur Unanfechtbarkeit der Steuerfestsetzung auf die Pauschalberechnung umsteigen. Unanfechtbar wird ein Steuerbescheid normalerweise einen Monat nach Zugang – es sei denn, er steht ausdrücklich unter dem Vorbehalt der Nachprüfung.

Stellt sich zu einem späteren Zeitpunkt wiederum heraus, dass Einzelabrechnungen für Sie günstiger wären, können Sie jederzeit wieder zur Standard-Ermittlung zurückkehren. Daran sind Sie dann aber fünf Jahre lang gebunden.

Fragen Sie Ihren Steuerberater!

Bevor Sie das Verfahren der Vorsteuerermittlung ändern, sollten Sie unbedingt sicherstellen, dass Sie beziehungsweise Ihr Betrieb tatsächlich unter die Pauschalregelung fällt: Nicht jeder Texter ist gleich Journalist und nicht jede „Gebrauchsgrafikerin“ darf sich auf das Grafiker-Privileg berufen. Andererseits spricht nach Auffassung von Finanzgerichten ein Anteil von bis zu 25 Prozent anderer Tätigkeiten noch nicht gegen die Inanspruchnahme der Pauschale.

Wichtig: Umsatzsteuervoranmeldungen und Jahreserklärungen werden durch die Pauschalberechnung nicht entbehrlich. Sie tragen die nach der Durchschnittsmethode ermittelten Vorsteuerbeträge in Zeile 59 auf Seite 2 des Meldeformulars ein.

Umsatzsteuer-Variante III – Meldetermin-Anzahl halbieren

Wenn Sie weder umsatzsteuerlicher Kleinunternehmer sind, noch in den Genuss der Vorsteuer-Flatrate kommen, können Sie als Gründer immerhin die Häufigkeit der Umsatzsteuer-Belästigungen halbieren. Zu diesem Zweck beantragen Sie zunächst die (ohnehin sinnvolle) Dauerfristverlängerung. Damit können Sie sich künftig bis zum 10. des übernächsten Monats mit der Umsatzsteuervoranmeldung Zeit lassen. Die Aprilmeldung ist dann statt am 10. Mai erst am 10. Juni fällig, die Meldung für Mai bis zum 10. Juli.

Sie können den Melde- und Zahlungsaufschub aber auch auf folgende pfiffige Art nutzen. Sie lassen sich mit der Aprilmeldung bis Anfang Juni Zeit und erledigen dann in einem Aufwasch gleich die Mai-Abrechnung mit. Damit reduzieren Sie den bürokratischen Aufwand zwar nicht wirklich, Sie müssen sich aber nur noch halb so oft damit herumärgern. Außerdem fällt einem der Papierkrieg erfahrungsgemäß etwas leichter, wenn man erst einmal damit angefangen hat.

Nach den beiden ersten Geschäftsjahren macht der Zweimonats-Rhythmus selbstverständlich nur dann Sinn, wenn Ihre jährliche Umsatzsteuer-Zahllast im Vorjahr über 7.500 Euro gelegen hat. Anderenfalls brauchen Sie dann ohnehin nur noch vierteljährliche Umsatzsteuer-Voranmeldungen abzugeben. Lag die Zahllast im Vorjahr sogar unter 1.000 Euro, können Sie sich Voranmeldungen sogar ganz sparen. In dem Fall genügt eine jährliche Umsatzsteuererklärung.

Umsatzsteuer-Variante IV: Händlerprivileg

Sind Sie (Online-)Händler und beziehen Sie Ihre Waren vorwiegend von Privatleuten oder umsatzsteuerfreien Unternehmen? Dann kommt für Sie unter Umständen die Differenzbesteuerung infrage: Damit wird die Buchführung zwar nicht unbedingt einfacher – Sie können Ihre Umsatzsteuer-Zahllast und damit Ihre Endverbraucherpreise durch die Wahl dieses Verfahrens jedoch deutlich senken.

Statt auf den kompletten Umsatzerlös fällt die Mehrwertsteuer bei der Differenzbesteuerung nur auf den Unterschiedsbetrag zwischen Ein- und Verkaufspreis an. Grundlage ist der Paragraf 25a UStG: Demzufolge dürfen …

  • gewerbliche Wiederverkäufer (und Versteigerer)
  • von beweglichen körperlichen Gegenständen,
  • für die kein Vorsteuerabzug möglich ist,

… die Differenz zwischen Verkaufspreis und Einkaufspreis als Berechnungsgrundlage für den Umsatz nehmen. Angenommen, Sie kaufen gebrauchte Antiquitäten von Privatleuten an und verkaufen sie anschließend wieder mit Gewinn, dann rechnen Sie bei der „Margenbesteuerung“ folgendermaßen:

  • Netto-Einkaufspreis: 750 Euro
  • Nettoverkaufspreis: 1.400 Euro
  • Differenz: 650 Euro
  • darauf 19 % USt. 123,50 Euro

Zum Vergleich: Bei der konventionellen Steuerberechnung hätte der Umsatzsteueranteil demgegenüber 266 Euro betragen! Die Differenz von 142,50 Euro macht sich vor allem bei Geschäften mit Endverbrauchern bemerkbar: Ein Bruttopreis von 1.523,50 Euro klingt nun einmal deutlich attraktiver als 1.666 Euro. Aus Kundensicht ist der Kaufpreis im Beispielsfall immerhin rund 10 Prozent günstiger!

Der Wechsel zur Differenzbesteuerung ist grundsätzlich nur zu Jahresbeginn möglich. Wer umsteigt, ist außerdem zwei Jahre lang an das Berechnungsverfahren gebunden.

Fazit

Die Umsatzsteuer-Formvorschriften machen die Buchführung zwar besonders kompliziert und aufwendig – richtig ins Geld geht jedoch die Einkommensteuer. Zwar gibt es für Selbstständige keine generelle Werbekostenpauschale – ein paar Vereinfachungen hat aber auch das Einkommensteuerrecht zu bieten. Einzelheiten erfahren Sie im Beitrag „Steuerpauschalen: Buchhaltung für Dummies – Einkommensteuer„. ™

Aktualisiert, Erstveröffentlichung 29.04.2007

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Steuerpauschalen: Buchhaltung für Dummies – Einkommensteuer

Steuerpauschalen nutzen – Papierkrieg vermeiden?

Unter bestimmten Umständen können sich Freelancer und Kleinunternehmer den Papierkrieg mit dem Finanzamt ganz oder teilweise ersparen: Wir nennen die wichtigsten Steuerbefreiungen und Pauschalen für haupt- und nebenberufliche Selbstständige.

Einkommensteuer-Variante I: Nulltarif für Nebeneinkünfte

Liegt Ihr Einnahmenüberschuss aus nebenberuflicher Selbstständigkeit aufs Jahr gerechnet unter 410 Euro, müssen Sie darauf überhaupt keine Einkommensteuer bezahlen. Angestellte, die darüber hinaus keine weiteren Nebeneinkünfte haben, brauchen noch nicht einmal eine Einkommensteuererklärung abzugeben. Der sogenannte Härteausgleich ist in Paragraf 46 Einkommensteuergesetz geregelt.

Einkommensteuer-Variante II: Übungsleiterpauschale

Manche Gewerbetreibenden und Freiberufler sind vielseitig qualifiziert: Wer außerhalb seines eigentlichen Hauptberufs im Auftrag gemeinnütziger Vereine, öffentlicher oder öffentlich-rechtlicher Institution (z. B. für Gemeinden, Volkshochschulen, Kammern etc.) als …

  • Ausbilder, Übungsleiter, Erzieher, Betreuer arbeitet oder „vergleichbare Tätigkeiten“ ausübt,
  • alte, kranke oder behinderte Menschen pflegt oder auch
  • künstlerisch tätig ist,

… darf die steuerfreie Übungsleiterpauschale in Anspruch nehmen. Die liegt laut Paragraf 3 Nr. 26 Einkommensteuergesetz bei 2.100 pro Jahr. Ob Sie daneben im Hauptberuf angestellt arbeiten, selbstständig, arbeitslos oder überhaupt nicht erwerbstätig sind und wie viel Sie dort verdienen, ist für die Inanspruchnahme der Pauschale völlig unerheblich.

Wenn Sie als professioneller Webdesigner nebenbei zum Beispiel einen Volkshochschulkurs anbieten, dann brauchen Sie die dadurch erzielten Einnahmen bis zum genannten Freibetrag also nicht unbedingt als betriebliche Einnahmen zu buchen. Aber Achtung: Die Grenze zwischen Haupt- und Nebenberuf ist in solchen Fällen oft umstritten: Bieten Sie als Webdesigner eine Dreamweaver-Einführung an, gilt das zweifelsfrei als hauptberufliche Verwertung Ihres professionellen Know-hows. Weiterbildungsangebote wie „Existenzgründung für Freiberufler“ oder auch „Wie werde ich Ebay-Powerseller“ lassen sich hingegen durchaus als nebenberufliche Tätigkeit deklarieren. Versichern Sie sich im Einzelfall bei Ihrem Auftraggeber, Steuerberater oder Ihrem zuständigen Finanzbeamten, ob und wenn ja, welche Tätigkeit in Ihrem Fall von der Übungsleiterpauschale abgedeckt ist.

Übrigens: Die Bezeichnung Übungsleiterpauschale klingt zwar nach Taschengeld und karger Aufwandsentschädigung – bei genauem Hinsehen sind die Stundensätze aber vom Einkommensteuergesetz nicht gedeckelt: Theoretisch ließe sich also sogar ein happiges Beraterhonorar als Übungsleiterpauschale einstufen!

Wer mit öffentlichen, gemeinnützigen oder mildtätigen Einrichtungen zusammenarbeitet, sollte also überprüfen, ob die Nebenberufsklausel greift – es lohnt sich: Je nach persönlichem Steuersatz liegt die jährliche Steuerersparnis bei voller Ausschöpfung der steuerfreien Pauschale zwischen 312,90 Euro (14,9 Prozent Einkommensteuer auf 2.100 Euro) und 945 Euro (45 Prozent auf 2.100 Euro).

Einkommensteuer-Variante III: Betriebsausgaben-Flatrate

Kommt die Übungsleiterpauschale für Sie nicht infrage? Bestimmte Berufsgruppen kommen alternativ oder zusätzlich in den Genuss von Betriebsausgaben-Pauschalen für Selbstständige im Sinne des Paragrafen 18 Einkommensteuergesetz:

  • Wer hauptberuflich als Schriftsteller oder Journalist arbeitet, darf zum Beispiel 30 Prozent seiner Betriebseinnahmen pauschal als Betriebsausgaben absetzen – höchstens jedoch 2.455 Euro jährlich.
  • Wer nebenberuflich als Wissenschaftler, Künstler oder Schriftsteller arbeitet oder nebenamtliche Vortrags-, Lehr- und Prüfungstätigkeit ausübt, darf statt der tatsächlich angefallenen Betriebsausgaben pro Jahr pauschal 25 Prozent seiner Betriebseinnahmen (maximal 614 Euro) als Aufwand geltend machen.

Bitte beachten Sie: Der Höchstbetrag von 614 Euro kann für mehrere Nebentätigkeiten, die unter die Vereinfachungsregelung fallen, nur einmal gewährt werden.

Zu finden sind diese Ausnahmebestimmungen unter Randziffer 18.2 der amtlichen Einkommensteuer-Hinweise über Aufzeichnungspflichten und Betriebsausgabenpauschalen von Freiberuflern.

Wer also wenig verdient, nur geringfügige Aufwendungen hat und / oder überhaupt keine Lust auf die Buchführung verspürt, kann sich als Angehöriger einer der begünstigten Berufsgruppen das Sammeln und die Kontrolle von Quittungen und Eingangsrechnungen sowie den Papierkrieg mit dem Fiskus fast ganz sparen: In dem Fall reicht eine vollständige Liste mit den Ausgangsrechnungen – und eine einfache Dreisatzrechnung, um den betrieblichen Aufwand und letztlich den Einnahmenüberschuss zu ermitteln.

Weiterführende Lektüre: Mit den Möglichkeiten der Vorsteuer-Pauschalierung befasst sich die Fortsetzung dieses Beitrags: „Buchhaltung für Dummies – Umsatzsteuerpauschalen„.

Fazit

Echte Betriebsausgabenpauschalen könnten das Leben von Freiberuflern und Kleinunternehmen beträchtlich erleichtern. Vielleicht hat der Gesetzgeber ja irgendwann einmal ein Einsehen: Dass Politiker dem Prinzip von Einheitstarifen grundsätzlich aufgeschlossen gegenüberstehen, zeigen die weitverbreiteten Kostenpauschalen für Parlamentarier. ™

Aktualisiert, Erstveröffentlichung 29.04.2007

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Verlustabzug: Rote Zahlen senken Steuerbelastung

Gewinne und Verluste aus unterschiedlichen Einkunftsarten können miteinander verrechnet werden. Verbliebene Verluste mindern zudem vergangene und zukünftige Einkünfte. Auf diese Weise holen sich manche Freelancer Steuern zurück, die sie in besseren Zeiten gezahlt haben oder zahlen müssten. Wir nennen die Voraussetzungen.

Dass Selbstständige und Unternehmer vorübergehend rote Zahlen schreiben, kommt vor. Gründe dafür gibt es genug:

  • Angefangen bei hohen Investitionen oder noch zu geringen Einnahmen in der Startphase einer Selbstständigkeit,
  • über Auftragsflauten im Zuge der Wirtschafts- und Finanzkrise, in deren Zuge zum Beispiel ein oder zwei Großkunden wegbrechen,
  • bis hin zu Unfällen oder Krankheiten, die vorübergehend zu Einnahmeausfällen führen.
  • Auch eine längere schöpferische Pause, freiwillige Auszeiten oder gar ein freiwilliges Sabbatjahr können empfindliche Verluste nach sich ziehen.

Ganz gleich, ob selbst- oder fremdverschuldet: In all diesen Fällen können Sie das Finanzamt an Ihren Einnahmeausfällen beteiligen: Schließlich hält der Fiskus in guten Jahren ja auch die Hand auf.

Kein Verlustverbot

Verluste sind nicht strafbar: Das Finanzamt kann von Ihnen also nicht verlangen, dass Sie auf Ihre Weltreise verzichten oder sich trotz Krankheit an den Schreibtisch schleppen. „Gelbe Zettel“ oder gar ärztliche Atteste müssen Sie auch nicht beibringen, um zeitweilige Verluste zu rechtfertigen.

Andererseits können dauerhaft rote Zahlen vom Finanzamt aber als Anhaltspunkt dafür genommen werden, dass keine „Einkunftserzielungsabsicht“ (mehr) vorliegt. Sofern Sie das nicht ohnehin purem Selbsterhaltungstrieb tun, müssen Sie nach dem Willen des Bundesfinanzhofs „geeignete Maßnahmen ergreifen, um Ihre Gewinnsituation zu verbessern“. Anderenfalls laufen Sie Gefahr, dass Ihre Selbstständigkeit früher oder später als Liebhaberei eingestuft wird. Die Folge: Sie können Ihre Betriebsausgaben nicht mehr steuerlich geltend machen. An der Umsatzsteuerpflicht ändert die fehlende Gewinnerzielungsabsicht hingegen nichts.

Unterjährige Verlustverrechnung

Zurück zum Verlustabzug: Dass sie Verluste aus der einen Einkunftsart (etwa einer freiberuflichen Tätigkeit) innerhalb eines Jahres mit anderen Einkünften (zum Beispiel dem Gehalt für eine Angestelltentätigkeit) verrechnen dürfen, ist den meisten Steuerpflichtigen bekannt. Ob die Tätigkeiten gleichzeitig oder nacheinander ausgeübt worden sind, spielt dabei keine Rolle.

Bitte beachten Sie: Bei manchen Einkunftsarten hat der Gesetzgeber die Verlustverrechnung eingeschränkt. Das gilt zum Beispiel für Verluste aus bestimmten ausländischen Einkünften, aus bestimmten Kommanditbeteiligungen oder auch Steuerstundungsmodellen. Wer derartige Einkünfte erzielt, hat (und braucht!) in der Regel aber einen Steuerberater, der dann auch über die Details des Verlustabzugs informiert.

Doch nicht nur der Verlustausgleich innerhalb eines Steuerjahres (= Veranlagungszeitraum) ist zulässig: „Negative Einkünfte“ dürfen darüber hinaus in Form eines Verlustvortrags in künftige Steuerjahre mitgenommen werden. Und sogar ein Verlustrücktrag ist möglich: Auf diese Weise holen Sie sich bereits gezahlte Steuern wieder zurück. Der jahresübergreifende Steuerausgleich im § 10d Einkommensteuergesetz geregelt.

So machen Sie das Vorjahrs-Steuerfass wieder auf!

Fangen wir mit dem Verlustrücktrag an. Der ist vor allem für Gründer und Nachwuchsunternehmer attraktiv: Denn dieser Personenkreis schreibt angesichts erforderlicher Anfangsinvestitionen bei vergleichsweise geringen Umsätzen in der Anlaufhase besonders häufig rote Zahlen. Gleichzeitig haben viele Existenzgründer im Vorjahr aber noch gut verdient und entsprechend hohe Steuern gezahlt.

Bitte beachten Sie: Ein Verlustrücktrag ist nur in den „unmittelbar vorangegangenen Veranlagungszeitraum“ möglich. Angenommen, Sie haben im Jahr 2009 rote Zahlen geschrieben, können Sie nur die im Jahr 2008 gezahlten Steuern erstattet bekommen. Alle vorangegangenen Steuerjahre hält der Fiskus unter Verschluss.

Immerhin: Einen Anspruch auf nachträglichen Steuerausgleich haben Sie auch dann, wenn Sie der Steuerbescheid für (in diesem Fall) 2008 längst unanfechtbar geworden ist: Auch dann muss der Verlustrücktrag von Finanzamt berücksichtigt und der Bescheid rückwirkend geändert werden! Der Verlustrücktrag hat dabei Vorrang vor Sonderausgaben, außergewöhnlichen Belastungen und sonstigen Abzugsbeträgen des Vorjahres.

Die Obergrenze für den Verlustrücktrag dürfte für die meisten Freelancer kein Problem darstellen: Für Singles liegt sie bei genau 511.500 Euro, für Verheiratete ist der Betrag doppelt so hoch.

Die gute Nachricht: Sofern Sie unterm Strich ein „negatives Einkommen“ erwirtschaftet haben, sorgt das Finanzamt von Amts wegen automatisch für den Verlustrücktrag. Ein Antrag ist normalerweise nicht erforderlich. Nur wenn Sie ganz oder teilweise auf einen Verlustrücktrag verzichten möchten, müssen Sie das dem Fiskus mitteilen. Das lohnt sich vor allem dann, wenn Ihre prozentuale Steuerbelastung im Vorjahr besonders gering war und Sie angesichts günstiger Geschäftsaussichten in der Zukunft voraussichtlich stärker unter der Steuerprogression leiden werden.

Unbefristeter Verlustvortrag

Falls Sie Ihre roten Zahlen mithilfe eines Verlustrücktrags noch nicht ausgleichen konnten (sei es wegen Überschreitung der Obergrenze oder wegen eines Verzichts auf die Anwendung), darf der noch offene Betrag von den steuerpflichtigen Einkünften der kommenden Jahre abgezogen werden – und das wohlgemerkt unbefristet!

Zwar ist der Verlustvortrag betragsmäßig gedeckelt – doch auch hier trägt das Finanzamt dem geschäftlichen Misserfolg mit großzügigen Obergrenzen Rechnung:

  • Singles dürfen Verluste bis zu einem Betrag von einer Million Euro plus 60 Prozent des darüber hinausgehenden Betrags auf Dauer vor sich herschieben.
  • Bei Verheirateten liegt das Limit bei zwei Millionen Euro plus 60 Prozent des darüber hinausgehenden Betrags.

Die Einzelheiten besprechen Sie am besten mit einem guten Steuerberater. Der wird Sie bei Bedarf auch dabei unterstützen, Ihre Ertragslage künftig besser im Blick zu behalten und drohenden Verlusten rechtzeitig vorzubeugen.

Praxistipp: Was ein Steuerberater für Sie tun kann und welche Kosten auf Sie zukommen, erfahren Sie in folgenden Dr.Web-Beiträgen

Fazit

Für Freiberufler und andere Selbstständige, die von der Verwertung ihrer eigenen Arbeitskraft leben, können bereits zeitweilige Verluste existenzbedrohend werden. Umso wichtiger, dass rote Zahlen wenigstens die Steuerlast besserer Jahre ein wenig verringern. Für viele Existenzgründer ist eine Steuererstattung aus dem Vorjahr eine ebenso unverhoffte wie willkommene Finanzspritze.

Links zum Beitrag:

(mm)

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DL-InfoV: Neue Pflichtangaben für Dienstleister

Seit Mitte Mai ist die „Verordnung über Dienstleistungs-Informationspflichten“ (DL-InfoV) in Kraft. Die Bundesregierung hat damit einen weiteren Teil der europäischen Dienstleistungsrichtlinie umgesetzt. Die Verordnung soll vor allem für mehr Transparenz bei Geschäften zwischen Unternehmen und Selbstständigen sorgen. Wir sagen, was auf Sie zukommt.

Die neue Informationsverordnung für Dienstleister ersetzt unter anderem die im Vorjahr gestrichenen Paragrafen 15a und 15b der Gewerbeordnung. Dort waren in der Vergangenheit die allgemeinen Informationspflichten von Selbstständigen und Unternehmern geregelt waren, die nicht ins Handelsregister eingetragen sind.

Bitte beachten Sie: Obwohl sie formal auf § 6c der Gewerbeordnung beruht, gilt die neue Verordnung ausdrücklich auch für Freiberufler und andere nicht-gewerbliche Selbstständige!

Die gute Nachricht vorweg: Freelancer, die bereits über ein vorschriftsmäßiges Web-Impressum verfügen, werden keine großen Überraschungen erleben: Die obligatorischen Pflichtangaben laut DL-InfoV decken sich weitgehend mit den „Allgemeinen Informationspflichten geschäftsmäßiger Telemedien“, wie sie in § 5 Telemediengesetz festgelegt sind.

Das Beispiel Telemediengesetz macht zugleich deutlich, dass bereits bestehende Veröffentlichungsvorschriften durch die neue Verordnung nicht außer Kraft gesetzt werden: Die im Handels-, Verbraucherschutz- oder Telekommunikationsrecht festgelegten Informationspflichten existieren unverändert weiter! Auch die für bestimmte Branchen und Berufe geltenden besonderen Regelungen bleiben bestehen.

Rechtsunsicherheit im Info-Dschungel

Die Verunsicherung der Wirtschaft durch die „Vielzahl der unterschiedlichen Regelungen in zahlreichen Rechtsvorschriften“ war neben der Kostenbelastung auch der Hauptgrund dafür, dass der Bundesrat der DL-InfoV im Februar nur unter großen Vorbehalten zugestimmt hat: Die Bundesregierung musste versprechen, bis Ende Juni 2010 Möglichkeiten einer „Vereinheitlichung und Vereinfachung der Rechtsvorschriften betreffend der Informationspflichten der Wirtschaft“ einzusetzen. Außerdem soll sich die Regierung bei der EU für eine „Vereinfachung und eine Reduzierung auf das zwingend notwendige Maß“ einsetzen.

Zurück zu den nun in Kraft getretenen Bestimmungen der DL-InfoV. Für sich genommen ist die Vorschrift recht gut verständlich: Es handelt sich um mehrere Aufzählungen, anhand derer sich recht gut überprüfen lässt, welche Angaben im Einzelfall erforderlich sind.

Unerlässliche Standardinformationen

Wer mit seinen Geschäftspartnern nicht ohnehin einen schriftlichen Vertrag schließt, muss seinen Kunden künftig vor Beginn der Dienstleistung eine ganze Reihe von Informationen unaufgefordert zur Verfügung stellen. Dabei sind selbstverständlich nur solche Auskünfte erforderlich, die vorhanden sind. Wer zum Beispiel nicht ins Handelsregister eingetragen ist, kann selbstverständlich keine Registernummer und kein Registergericht angeben.

Die Standardinformationen im Überblick:

  • Familien- und Vornamen bzw. Firma mit Rechtsform,
  • Anschrift, Telefonnummer und E-Mailadresse oder Faxnummer,
  • Umsatzsteuer-Identifikationsnummer,
  • Bei Eintragung im Handels-, Vereins-, Partnerschafts- oder Genossenschaftsregister: Angabe von Registergericht und Registernummer,
  • bei erlaubnispflichtigen Tätigkeiten: Name und Anschrift der Genehmigungsstelle,
  • bei reglementierten Berufen (s. u. „Praxistipp“) im Sinne der EG-Dienstleistungsrichtlinie: Angaben über die gesetzliche Berufsbezeichnung und den Staat, in dem sie verliehen wurde sowie der zuständigen Kammer, des Berufsverbands etc.
  • Angaben über eine Berufshaftpflichtversicherung,
  • Allgemeine Geschäftsbedingungen (AGB) oder andere Vertragsklauseln über das zugrunde liegende Recht und den Gerichtsstand,
  • Garantien, die über die gesetzlichen Gewährleistungsrechte hinausgehen sowie
  • wesentliche Merkmale der angebotenen Dienstleistung, soweit sie sich nicht bereits aus dem Zusammenhang ergeben.

Praxistipp: Informationen über die EU-weit und in bestimmten Ländern reglementierten Berufe finden Sie in der Reglementierte Berufe Datenbank der Europäischen Kommission. Sieben Berufe sind in speziellen Einzelrichtlinien erfasst: Zu den sogenannten sektoralen Berufen gehören Ärzte, Krankenschwestern, Hebammen, Tierärzte, Zahnärzte, Apotheker und Architekten.

Wer Dienstleistungen für Unternehmen oder Organisationen erbringt, für die nicht ohnehin die Preisangabenverordnung gilt, muss außerdem den Preis für die Dienstleistung angeben oder einen Kostenvoranschlag bzw. einen leicht nachvollziehbaren Rechenweg zur Ermittlung des späteren Endpreises bereitstellen.

Mögliche Informationswege

Sie haben die Wahl, Ihren Kunden die geforderten Informationen auf einem der folgenden Wege bereitzustellen:

  • als unaufgeforderte, individuelle Mitteilung in jedem Einzelfall,
  • als leicht zugänglicher Aushang „am Ort der Leistungserbringung oder des Vertragsschlusses“ (vergleichbar mit den AGB-Aushängen in Verkaufsstellen),
  • via Internet (z. B. als Internetseite oder zum Download) oder auf anderem elektronischem Weg oder
  • durch Abdruck in allen ausführlichen Informationsunterlagen über die angebotene Dienstleistung.

Zusatzinformationen auf Anfrage

Auf Nachfrage des Kunden müssen Dienstleister darüber hinaus die folgenden Angaben machen:

  • Hinweise auf berufsrechtliche Regelungen, sofern die Dienstleistung in einem „reglementierten Beruf“ im Sinne der EU-Dienstleistungsrichtlinie erbracht wird,
  • Angaben über Kooperationen und Partnerschaften mit anderen Dienstleistern machen („multidisziplinäre Tätigkeiten“), die in direkter Verbindung zur betreffenden Dienstleistung stehen. In solchen Fällen werden sogar Angaben über Maßnahmen verlangt, mit denen mögliche Interessenkollisionen verhindert werden können.
  • Angaben über Selbstverpflichtungen, denen sich der Dienstleister unterworfen hat (inklusive Link auf den Volltext der betreffenden Verhaltenskodizes) sowie
  • Angaben über außergerichtliche Streitschlichtungsverfahren, denen sich der Dienstleister unterworfen hat.

Die letzten drei Auskünfte müssen nach dem Willen des Gesetzgebers zudem „in allen ausführlichen Informationsunterlagen über die Dienstleistung enthalten sein“. Damit sind aber nur solche Unterlagen gemeint, die im Einzelfall auf Anfrage zur Verfügung gestellt werden.

Bußgelder bei Informationslücken

Dienstleister, die vorsätzlich oder fahrlässig gegen die genannten Informationspflichten verstoßen, begehen eine Ordnungswidrigkeit im Sinne des § 146 Abs. 2 Nr. 1 der Gewerbeordnung. Das Gesetz sieht in dem Fall Bußgelder in Höhe von bis zu 1.000 Euro vor. Viel bedrohlicher und teurer als die eher seltene amtliche Verfolgung von Verstößen gegen alte und neue Informationspflichten sind jedoch Abmahnungen durch Konkurrenten oder Beutelschneider.

Tipp: Bewährte Checklisten, Ratgeber, Musterschreiben und sonstige Werkzeuge für den Umgang mit Abmahnrittern finden Sie in der Quellensammlung von Sven Lennartz: „Erste Hilfe bei Abmahnungen„.

Links zum Beitrag:

  • Die Verordnung im O-Ton: DL-InfoV
  • Verordnungsermächtigung in der Gewerbeordnung: § 6c GewO
  • Bußgeldvorschriften in der Gewerbeordnung: § 146 GewO
  • Dr.Web-Beitrag zum Web-Impressum

(mm)