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Betriebsausgaben und andere Aufwendungen nachträglich steuerlich geltend machen

Gerade für Selbstständige ist das Anfertigen einer Steuererklärung eine zeitraubende und mühsame Angelegenheit. Da kommt es schnell vor, dass steuerlich abzugsetzbare Kosten – wie etwa bestimmte Betriebsausgaben – vergessen werden. Häufig fällt das erst dann auf, nachdem der Steuerbescheid im Briefkasten liegt. Wir zeigen Ihnen auf, inwieweit das Finanzamt Ihre Ausgaben trotzdem berücksichtigen muss – und was Sie dafür tun müssen.

Inwieweit das Finanzamt Ihre steuerlich abzugsfähigen Kosten auch noch nach Zusendung des Steuerbescheides berücksichtigen muss, ist unterschiedlich. Es kommt drauf an, wann Sie dies bemerken – und dagegen etwas unternehmen. Je früher dies geschieht, umso besser.

Einspruch

Soweit Sie dies innerhalb der Einspruchsfrist von einem Monat nach Bekanntgabe des Bescheides bemerkt haben, gibt es keinen Grund zur Panik. Hier muss das Finanzamt en Steuerbescheid zu Ihren Gunsten ändern.

Wenn die Zeit knapp ist, können Sie dieses Rechtsmittel auch ohne Begründung einlegen. Dann sollten Sie aber das Finanzamt in Ihrem Einspruch darauf hinweisen, dass Sie diese noch nachreichen. Die Einspruchsfrist fängt übrigens erst frühestens drei Tage nach der Absendung des Bescheides an zu laufen an. Wann der Bescheid losgeschickt worden ist, ergibt sich gewöhnlich aus dem Datum des Steuerbescheides.

Nach Ablauf der Einspruchsfrist wird die nachträgliche Geltendmachung von steuerlichen Aufwendungen erheblich schwieriger, weil der Steuerbescheid dann bestandskräftig geworden ist. Etwas anderes gilt nur, soweit er ausdrücklich unter dem Vorbehalt der Nachprüfung erlassen wurde.

Aus diesem Grunde sollten Sie direkt nach Erhalt Ihres Steuerbescheides sorgfältig prüfen, ob Sie auch alle steuerlich relevanten Ausgaben in Ihrer Steuererklärung angegeben haben – und das Finanzamt diese auch vollständig berücksichtigt hat.

Wiedereinsetzung in den vorigen Stand

Soweit der Steuerbescheid hingegen bestandskräftig geworden ist, sollten Sie zunächst prüfen, ob Sie beim Finanzamt die Wiedereinsetzung in den vorigen Stand beantragen können. Dies setzt voraus, dass Sie an der rechtzeitigen Einlegung aus einem außergewöhnlichen Grund gehindert waren. Hierbei muss es sich allerdings um handfeste Dinge handeln, wie etwa eine akute Erkrankung, durch die Sie handlungsunfähig waren. Bloßer Termindruck und gesundheitliche Abgeschlagenheit reichen nicht aus. Sie müssen diesen Antrag innerhalb eines Monats nach Wegfall des beeinträchtigenden Grundes beim Finanzamt stellen. Ansonsten wird vom Finanzamt die Wiedereinsetzung in den vorigen Stand abgelehnt.

Änderung des bestandskräftigen Bescheides

Wenn ein Antrag auf Wiedereinsetzung ausscheidet- was in der Praxis häufig der Fall ist – haben Sie nur noch eine letzte Möglichkeit. Sie können nach § 173 Abs. 1 Nr. 2 der Abgabenordnung (AO) die Änderung Ihres bestandskräftigen Steuerbescheides zu Ihren Gunsten beantragen. Das Finanzamt muss diesem Antrag unter den folgenden Voraussetzungen stattgeben:

  • Zunächst einmal darf noch nicht die sogenannte Festsetzungsverjährung abgelaufen sein. Diese beträgt normalerweise vier Jahre. Die Frist fängt generell mit Ablauf des Jahres an zu laufen an, in dem Sie Ihre Steuererklärung beim Finanzamt eingereicht haben.
  • Darüber hinaus darf Ihnen bezüglich der verspäteten Geltendmachung Ihrer Aufwendungen kein grobes Verschulden vorzuwerfen sein.

Ein grobes Verschulden liegt dann vor, wenn Sie zumindest grob fahrlässig gehandelt haben. Hierzu müssen Sie Ihre Sorgfaltspflichten auf ungewöhnliche Weise außer Acht gelassen haben. Wann das passiert ist eine Wertungsfrage, die sehr von den konkreten Umständen des jeweiligen Einzelfalls abhängig ist.

Welche Kenntnisse darf das Finanzamt voraussetzen?

Je besser Sie steuerlich vorgebildet sind, umso strenger darf das Finanzamt mit Ihnen umgehen. Von einem Laien dürfen hingegen keine einschlägigen Kenntnisse erwartet werden – das gilt nach einem Urteil des Bundesfinanzhofes vom 23.01.2001 nicht nur für Arbeitnehmer, sondern auch für einen selbstständigen Unternehmer (Aktenzeichen XÎ R 42/00).

Sorgfalt ist Pflicht

Sie müssen sich bemühen, Ihre Steuererklärung sorgfältig zu erstellen und sich die Formulare der Steuererklärung genau durchlesen. Dabei darf das Finanzamt allerdings auch keine Perfektion erwarten. Sie dürfen auch mal einen gewöhnlichen Fehler begehen, der nahezu jedem Steuerpflichtigen mal unterläuft.

Hierzu gehört etwa, dass Sie bestimmte Aufwendungen vergessen haben oder aus Unachtsamkeit von zu hohen Betriebseinnahmen ausgegangen sind. So zeigte sich beispielsweise das Finanzgericht Brandenburg in seinem Urteil vom 23.02.2005 gegenüber dem Betreiber eines Kfz-Handels gnädig, der seine Einnahmen aus Versehen doppelt in seiner Buchführung erfasst hatte (Aktenzeichen: 4 K 930/01).

Das gleiche gilt, wenn der Betroffene aus Unachtsamkeit nicht die Nettoumsätze, sondern die Bruttoumsätze in seine Umsatzsteuererklärung eingetragen hat. Hier darf das Finanzamt nach Rechtskraft des Umsatzsteuerbescheides gewöhnlich nicht die Berücksichtigung verweigern. Dies hat der Bundesfinanzhof am 18.05.1988 entschieden (Aktenzeichen: X R 57/82).

Kritischer darf das Finanzamt hier jedoch sein, soweit Sie eine Steuerminderung in den Vorjahren ebenfalls geltend gemacht haben.

Auch Verluste sind als Einkunft zu deklarieren

Ein Selbstständiger braucht normalerweise nicht zu wissen, dass das Finanzamt unter einem Gewinn auch Verluste versteht. Dies hat der Bundesfinanzhof am 23.01.2001 in einem Fall entschieden, in dem ein freiberuflich tätiger Architekt lediglich Verluste erzielt hatte. Als das Finanzamt ihn um Angabe seiner Einkünfte gebeten hatte, kam er dem nicht nach. Er glaubte nämlich, dass Verluste nicht als Einnahmen anzusehen seien. So etwas ist nach Ansicht der Richter bei einem Laien keine grobe Fahrlässigkeit. Das ergibt sich daraus, dass der Begriff des Verlustes weder in der Umgangssprache, noch im Handelsrecht mit dem Gewinn gleichgesetzt wird (Aktenzeichen XI R 42/00).

Fragen vollständig beantworten

Sie sollten als Selbstständiger vor allem darauf achten, dass Sie niemals die in der Steuererklärung auf Ihren Fall bezogenen Fragen unbeantwortet lassen oder aus Versehen unzutreffend beantworten. Dies gilt zumindest dann, soweit diese Fragen eindeutig gestellt und verständlich formuliert sind. Hier drückt das Finanzamt bei einem Versehen selten ein Auge zu.

Dies gilt auch dann, wenn der Steuerpflichtige eine auf ihn bezogene Frage nicht beantwortet, weil sich dies aufgrund seiner Annahme nicht für ihn steuerlich auswirkt. So ging es einem Vater, der in seiner Steuererklärung nicht die Frage nach der Berufsausbildung seiner Kinder beantwortete, weil er das für unwichtig hielt. Er erhielt daraufhin nicht den eigentlich zustehenden Ausbildungsfreibetrag zugesprochen. Der Bundesfinanzhof entschied mit Urteil vom 23.10.2002, dass das Finanzamt hier nicht den inzwischen bestandskräftigen Steuerbescheid zu Gunsten des Vaters ändern muss, weil die Nichtbeantwortung hier grob fahrlässig gewesen ist (Aktenzeichen III R 32/00).

Besteht Buchführungspflicht?

Ferner müssen Sie als Selbstständiger unbedingt abklären, ob Sie zur Buchführung verpflichtet sind und Bilanzen erstellen müssen. Soweit Sie dem nicht nachkommen, darf das Finanzamt normalerweise von grober Fahrlässigkeit ausgehen. Dies hat der Bundesfinanzhof am 20.01.1988 entschieden (Aktenzeichen: I R 1/84). Gewerbetreibende sind – im Gegensatz zu Freiberuflern – zum Erstellen einer Bilanz mit Gewinn- und Verlustrechnung verpflichtet, soweit entweder ein Gewinn von 50.000 Euro erzielt worden ist oder der erzielte Netto-Jahres-Umsatz höher ist als 500.000 Euro. Ansonsten reicht die Erstellung einer Einnahmen-Überschuss-Rechnung aus.

Steuerzahler haben Informationspflicht

Darüber hinaus sollten Sie Sie sich auch die Hinweise in Vordrucken und den amtlichen Merkblättern ansehen (auch wenn diese längst nicht alle Informationen enthalten, die für Sie als Steuerzahler wichtig sind). Die Finanzverwaltung geht davon aus, dass sich jeder Steuerpflichtige damit vertraut machen muss. Dies ergibt sich aus Ziffer 5.1.2. des Anwendungserlasses des Bundesministeriums für Finanzen zu der Vorschrift des § 173 der Abgabenordnung (AEAO). In der Rechtsprechung ist noch nicht genau abgeklärt, inwieweit Sie sich die Hinweise in Vordrucken und amtlichem Merkblättern vollständig durchlesen müssen. Aber schaden kann es jedenfalls nicht. Das Finanzamt darf hier jedenfalls von keiner groben Fahrlässigkeit ausgehen, soweit die jeweiligen Informationen nicht dort in „leicht verständlicher“ Weise erteilt worden sind. Hierzu gehört auch, dass Sie in der amtlichen Anleitung gut aufgefunden werden können. Hierfür reicht es beispielsweise nicht aus, wenn die Abzugsfähigkeit von Scheidungskosten als außergewöhnliche Belastungen im Inhaltsverzeichnis der amtlichen Erläuterung lediglich unter dem Begriff der „Ehescheidungskosten“ aufgeführt wird. Dies hat das Finanzgericht Baden-Württemberg mit Urteil vom 19.05.2004 entschieden (Aktenzeichen: 14 K 265/03).

Wenn etwas schiefläuft – wer ist verantwortlich: Steuerzahler oder Steuerberater?

Letztendlich müssen Sie auch aufpassen, wenn Sie einen Steuerberater mit der Erstellung Ihrer Steuererklärung beauftragen. Sie handeln hier grobfahrlässig, wenn Sie diese unterschreiben und abgeben, ohne darauf zu achten, ob der Steuerberater alle steuermindernden Ausgaben berücksichtigt hat. Sie sollten also Ihre Steuererklärung im Hinblick darauf prüfen, ob der Steuerberater alle zugrundliegenden Tatsachen erfasst hat.

Ärgerlich ist schließlich, dass Sie auch für grobe Fahrlässigkeit Ihres Steuerberaters gerade stehen müssen. Dessen Verschulden wird Ihnen zugerechnet. Hier legen die Gerichte einen wesentlichen strengeren Maßstab an – schließen müssen Steuerberater ja fachlich kompetent sein. Beispielsweise hat das Finanzgericht München am 11.09.2009 entschieden, dass ein Steuerberater bei dem Anfertigen der Steuererklärung nicht ungeprüft die Buchführungsergebnisse seines Mandanten übernehmen darf (Aktenzeichen 10 K 2536/08).

In der letztgenannten Fallvariante können Sie unter Umständen von Ihrem Steuerberater Schadensersatz fordern. Hierfür spricht etwa, dass das Finanzgericht die Abweisung Ihrer Klage damit begründet, dass Ihr Steuerberater grob fahrlässig gehandelt hat und Ihnen dieses  Verschulden zugerechnet wird. Hier können Sie bei der zuständigen Steuerberaterkammer nachfragen, ob diese für Sie ein Schlichtungsverfahren durchführt. Oder Sie wenden sich an einen fachkundigen Rechtsanwalt (am besten einen Fachanwalt für Steuerrecht, der sich auf die Durchsetzung von Regressansprüchen von Mandanten gegenüber Steuerberatern spezialisiert hat). Soweit Sie zu Ihrem Steuerberater Vertrauen haben, können Sie diesen zuerst einmal darauf ansprechen und sehen, wie er reagiert.

Tipp: Das Finanzamt muss Ihnen im Fall der Ablehnung einen rechtsmittelfähigen Bescheid mit einer Begründung erteilen. Gegen diesen können Sie Einspruch einlegen. Soweit das Finanzamt Ihren Einspruch zurückweist, können Sie dagegen eine Klage beim Finanzgericht einreichen. Lassen Sie sich zuvor beraten, welche Kosten mit dem Gerichtsverfahren möglicherweise verbunden sind.

(mm),

Von Harald Büring

Harald Büring ist ausgebildeter Volljurist und seit 2000 als freiberuflicher Autor für juristische Fachverlage und Online-Dienste tätig.

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