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Die Rechnung, bitte: Geschäftsessen als Betriebsausgabe

Wer Mitarbeiter, Kunden und Geschäftspartner zum Essen einlädt, kann die Kosten teilweise von der Steuer absetzen. Bei Bewirtungskosten ist der Fiskus allerdings besonders pingelig. Wir zeigen, worauf Sie achten müssen, damit Sie bei einer späteren Betriebsprüfung…

Wer Mitarbeiter, Kunden und Geschäftspartner zum Essen einlädt, kann die Kosten teilweise von der Steuer absetzen. Bei Bewirtungskosten ist der Fiskus allerdings besonders pingelig. Wir zeigen, worauf Sie achten müssen, damit Sie bei einer späteren Betriebsprüfung kein böses Erwachen erleben.

Nicht nur die Liebe geht durch den Magen: Auch der Geschäftserfolg kann durch kulinarische Freuden gefördert werden. Dass Steuerzahler aus geschäftlichen und / oder betrieblichen Gründen essen (gehen), leuchtet erfreulicherweise sogar dem Finanzamt ein.

Frage 1: Geschäftlich oder betrieblich?
Um die Logik des Steuerrechts nachvollziehen zu können, ist zunächst einmal die Unterscheidung zwischen Bewirtungen aus geschäftlichen und betrieblichen Anlässen bedeutsam:

Um einen betrieblichen Anlass handelt es sich dann, wenn das bewirtende Unternehmen seine Arbeitnehmer einlädt. In dem Fall stellen die Aufwendungen zu 100 Prozent Betriebsausgaben dar – inklusive der Ausgaben des steuerpflichtigen Chefs.

Von einem geschäftlichen Anlass (= Geschäftsessen) ist die Rede, wenn Sie Betriebsfremde bewirten, insbesondere wenn Sie Geschäftsbeziehungen anbahnen und pflegen oder die Bewirtung Teil der Öffentlichkeitsarbeit ist. In solchen Fällen gelten in der Regel nur 70 Prozent der anfallenden Kosten als Betriebsausgaben.

Sofern Sie Veranstaltungen abrechnen, die in beide Kategorien fallen (zum Beispiel Betriebsfeiern, zu denen auch Geschäftspartner eingeladen sind), dürfen Sie die beiden Bewirtungskategorien im Verhältnis der beteiligten Personen aufteilen (Betriebsangehörige zu Betriebsfremden).

Frage 2: Warum nur 70 Prozent bei Geschäftsessen?
Dass die Kosten der „Bewirtung von Personen aus geschäftlichem Anlass“ grundsätzlich als Betriebsausgaben gelten, ist Paragraf 4 Absatz 5 des Einkommensteuergesetzes zu entnehmen – wenn auch in reichlich verklausulierter Form:

Demnach dürfen Sie also 70 Prozent der „angemessenen“ Bewirtungskosten als Ausgaben buchen, sofern Sie

  • Ort und Datum
  • geschäftlichen Anlass und Teilnehmerkreis sowie
  • die Höhe der Aufwendungen

schriftlich dokumentieren. Der geschäftliche Anlass sollte dabei möglichst konkret benannt werden (also nicht etwa nur „Arbeitsessen“). Die Teilnehmer müssen namentlich genannt sein. Auf die Namensnennung kann nur in Ausnahmefällen verzichtet werden (z. B. bei Betriebsbesichtigungen größeren Besuchergruppen)

30 Prozent der Bewirtungskosten müssen Sie nach dem Willen des Gesetzgebers von vornherein auf Ihre eigene Kappe nehmen, weil Sie sich ja auch ohne den geschäftlichen Anlass verpflegen müssten. Der Hinweis, dass Sie persönlich grundsätzlich nicht Essen gehen, sondern aus gesundheitlichen Gründen am liebsten mit einer Schüssel Müsli Vorlieb nehmen, ändert daran nichts: Die tatsächlichen Kosten Ihres eigenen Verzehrs sind völlig unerheblich.

Wichtig: Bevor die Bewirtungsrechnung um 30 Prozent gekürzt wird, müssen zunächst alle nicht-geschäftlichen Ausgaben abgezogen werden: Während die private Begleitung eines Geschäftspartners als Betriebsausgabe gilt, darf die Zeche eigener Familienangehöriger oder Freunde nicht steuerlich geltend gemacht werden.

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Frage 3: Brutto oder netto?
Gute Frage – gute Nachricht: Zwar dürfen Sie im Rahmen der Gewinnermittlung nur 70 Prozent der Kosten eines Geschäftsessens als Betriebsausgabe geltend machen. Für die Umsatzsteuer gilt diese Einschränkung jedoch nicht:

Bei einer Gesamtsumme von zum Beispiel 238 Euro stellt der darin enthaltene Umsatzsteueranteil von 38 Euro zu 100 Prozent Vorsteuer dar. Der 30-prozentige Abschlag bezieht sich nur auf den Nettobetrag von 200 Euro: Als Betriebsausgabe gelten in diesem Fall also 140 Euro (70 Prozent von 200 Euro).

Frage 4: Was genau sind Bewirtungskosten?
Eine Bewirtung liegt nur dann vor, wenn Personen „beköstigt“ werden: Im Mittelpunkt muss der „Verzehr von Speisen, Getränken und sonstigen Genussmitteln“ stehen. Außerdem werden Nebenkosten wie Trinkgelder oder Garderobengebühren akzeptiert, solange sie von untergeordneter Bedeutung sind. Eintrittsgelder für Veranstaltungen oder gar Übernachtungskosten stellen hingegen keine Bewirtungskosten dar.

Wichtig: Das Steuerrecht unterscheidet ausdrücklich zwischen Bewirtungen und „Aufmerksamkeiten in geringem Umfang“: Damit sind Getränke und Gebäck gemeint, die z. B. bei Besprechungen als Erfrischung oder „Geste der Höflichkeit“ bereitgestellt werden. Ausgaben für solche Aufmerksamkeiten werden grundsätzlich in voller Höhe als Betriebsausgaben anerkannt.

Frage 5: Spielen Ort und Zeit eine Rolle?
Im Prinzip nicht: Ein Geschäftsessen kann sowohl im Betrieb als auch in Restaurants, Hotels, Kneipen oder an der Imbissbude stattfinden. Und so lange die geschäftliche Veranlassung glaubhaft gemacht werden kann, ist auch gegen Bewirtungen an Wochenenden nichts einzuwenden: Viele Geschäftsleute haben nun einmal unter der Woche keine Zeit, um mit ihren Kooperationspartnern neue Projekte zu besprechen.

Probleme gibt es immer dann, wenn Geschäftsessen in der Privatwohnung des Steuerpflichtigen stattfinden. Das gilt auch, wenn es betrieblich genutzte Räume innerhalb der Wohnung gibt: Treffen Sie sich also lieber nicht in Ihrem Heimbüro, sondern außerhalb.

Besonders sensibel reagieren Prüfer darüber hinaus, wenn hohe Bewirtungsbelege zeitlich ausgerechnet mit privaten Highlights des Steuerpflichtigen zusammenfallen (z. B. rund um Geburtstage, Hochzeiten und ähnlichen Jubiläen). In solchen Fällen müssen Sie mit besonders pingeligen Plausibilitätsprüfungen rechnen.

Frage 6: Was ist ein geschäftlicher Anlass?
Um einen geschäftlichen Anlass handelt es sich immer dann, wenn Sie Ihre guten Beziehungen zu Kunden pflegen, neue Geschäftsbeziehungen anbahnen, längere Besprechungen bei einem Arbeitsessen fortsetzen, Besucher Ihres Betriebes beköstigen oder Öffentlichkeitsarbeit für Ihr Unternehmen betreiben. Das Ergebnis oder gar der Erfolg eines Geschäftsessens spielen dabei keine Rolle: Sie dürfen Ihre Bewirtungsausgaben auch dann von der Steuer absetzen, wenn der erhoffte Auftrag nicht zustande kommt, die Pressekonferenz oder der „Tag der offenen Tür“ Reinfälle waren.

Frage 7: Was ist angemessen?
Eindeutige Kriterien für die Angemessenheit von Bewirtungskosten gibt es nicht – weder in Bezug auf die Kosten noch hinsichtlich der Häufigkeit von Anlässen. Je größer das Unternehmen, je höher Umsatz und Gewinne, desto eher werden auch sehr hohe Bewirtungskosten toleriert. Ausgaben von bis zu 100 Euro pro Person und Anlass führen normalerweise aber auch bei Kleinunternehmern und Freiberuflern nicht zu Beanstandungen.

Darüber hinausgehende Ausgaben müssen gegebenenfalls plausibel gemacht werden können. Wenn zum Beispiel ein Freelancer bei der Cebit den Vorstandvorsitzenden eines Dax30-Unternehmens wider Erwarten davon überzeugen kann, ihm sein visionäres Web3.0-Projekt zu erläutern, dann kann er das durchaus in einen Gourmet-Tempel tun. Für die Arbeitsessen des Projektteams in der Umsetzungsphase darf es dann aber wieder eine Nummer kleiner sein.

Frage 9: Welche Folgen haben „unangemessene“ Ausgaben?
Bei gelegentlichen Ausreißern ist das Risiko bei Licht betrachtet überschaubar:

Falls Teile einer Bewirtung als unangemessen eingestuft werden, mindert immerhin der verbliebene Rest noch den Gewinn (wie auch sonst: zu 70 Prozent): Die Ausgabe wird also nicht etwa in Gänze gestrichen!

Bei aller Geschäftsfreundschaft hält sich die Freigiebigkeit schon aus schierem Eigennutz in Grenzen: Denn so positiv sich eine Einladung auf das Gesprächsklima wirken mag, den größten Teil der Zeche bezahlt der Steuerpflichtige auch bei angemessenen Ausgaben selbst – Steuerabzug hin oder her.

Von wegen „auf Kosten des Finanzamts“: So rechnen Sie richtig
Angenommen Sie gehen mit Ihrem Kunden für insgesamt 238 Euro essen. Nach Abzug der Vorsteuer bleiben netto 200 Euro Kosten übrig. Wenn alles glatt läuft, werden davon 70 Prozent (= 140 Euro) als Betriebsausgabe anerkannt. Selbst beim Spitzensteuersatz von derzeit 42 Prozent mindert das die Steuerbelastung letztlich aber nur um knapp 60 Euro. Unterm Strich zahlt der Gastgeber von den 200 Euro Nettokosten also 140 Euro auf jeden Fall aus eigener Tasche. Davon dass Sie „auf Kosten des Finanzamts essen gehen“, kann also wahrhaftig nicht die Rede sein.

Frage 10: Wie muss ein Bewirtungs-Beleg aussehen?
Grundsätzlich verlangt der Gesetzgeber bei Bewirtungen die Aufzeichnung von „Ort, Tag, Teilnehmer und Anlass der Bewirtung sowie Höhe der Aufwendungen“. Hat das Geschäftsessen in einer Gaststätte stattgefunden hat, muss der Abrechnung eine maschinell erstellte und registrierte Rechnung des Wirts beigefügt werden, die den Anforderungen des Umsatzsteuergesetzes genügt. Dazu gehört auch, dass die Rechnung auf den Namen des Steuerpflichtigen ausgestellt ist, sofern die Kleinbetragsgrenze von 150 Euro überschritten ist. Außerdem muss die Art des Verzehrs differenziert ausgewiesen sein. Beliebte Sammelangaben wie „An Speisen und Getränken“ genügen längst nicht mehr.

Eine formvollendete Bewirtungsrechnung enthält demnach die folgenden Informationen:

Angaben des Wirts:

  • Name und Anschrift der Gaststätte
  • Name und Anschrift des Gastgebers (=Rechnungsempfängers)
  • Steuernummer der Gaststätte
  • Registriernummer der Bewirtung
  • Rechnungsdatum
  • Tag der Bewirtung
  • Genaue Bezeichnung der Speisen und Getränke (Einzelangaben!)
  • Rechnungsbetrag (brutto und netto, ggf. differenziert nach Umsatzsteuersätzen)

Sofern Trinkgelder nicht bereits auf dem gedruckten Beleg auftauchen, können Sie vom Wirt oder Bedienungspersonal handschriftlich vermerkt und abgezeichnet werden.

Angaben des Gastgebers:

  • Konkreter Anlass der Bewirtung
  • Namen der bewirteten Personen
  • Unterschrift des Gastgebers

Frage 11: Worauf muss ich sonst noch achten?
Alle Bewirtungen eines Geschäftsjahres müssen auf einem separaten Buchungs-Konto oder in einer gesonderten Vorgangsliste aufgezeichnet werden. Das gilt auch für Selbstständige und Unternehmer, die nur eine vereinfachte Buchführung machen. Auf diese Weise kann sich der Betriebsprüfer später schnell ein Bild von den einzelnen Vorgängen machen.

Fazit
Mut zur Lücke ist bei Bewirtungen völlig fehl am Platz: Wichtiger als die Höhe der Ausgaben sind der glaubwürdige Anlass und die formale Korrektheit. Verlangen Sie für Ihre Bewirtungsausgaben daher lieber gleich vollständige Belege. Die meisten Gaststätten sind mittlerweile auf die Sonderwünsche von Geschäftskunden vorbereitet: Die Rückseiten von Restaurantrechnungen bieten vielfach genügend Platz, um die erforderlichen Zusatzangaben (Anlass, Teilnehmerkreis und Unterschrift des Gastgebers) zu machen. So viel Zeit muss sein, wenn Sie Ärger bei der nächsten Betriebsprüfung vermeiden wollen.

Erstveröffentlichung 09.07.2007

Von Lukas Schlömer

Lukas Schlömer ist ein pseudonymer Autor, der unter diesem Namen ausschließlich für Dr. Web schreibt.

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