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Die richtige Rechnung

Die Anforderungen an Rechnungen sind in den letzten Jahren immer weiter verschärft worden. Nach Schätzung von Experten verstoßen mittlerweile mehr als die Hälfte aller Rechnungs-Dokumente gegen die strengen gesetzlichen Auflagen. Kurzfristig fällt das nicht…

von Lukas Schlömer

Die Anforderungen an Rechnungen sind in den letzten Jahren immer weiter verschärft worden. Nach Schätzung von Experten verstoßen mittlerweile mehr als die Hälfte aller Rechnungs-Dokumente gegen die strengen gesetzlichen Auflagen. Kurzfristig fällt das nicht weiter ins Gewicht – die teure Quittung kommt unter Umständen erst Jahre später. Wir erläutern, in welchen Fällen ein böses Erwachen droht und worauf Sie achten müssen.

Die gute Nachricht vorweg: Die Formvorschriften für Rechnungen gelten grundsätzlich nur für Unternehmer – und zwar solche, die Ihren Kunden Umsatzsteuer (= Mehrwertsteuer) in Rechnung stellen und diese Einnahmen mit der selbst gezahlten Umsatzsteuer (= Vorsteuer) verrechnen. Konsequenterweise finden sich die Rechnungsanforderungen denn auch im Umsatzsteuergesetz (genauer gesagt: im § 14 UStG). Da der Vorsteuerabzug zu einer schmerzhaften Verringerung der Steuereinnahmen führt, ist der Fiskus in dieser Angelegenheit völlig humorlos.

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Für umsatzsteuerpflichtige Selbstständige sind die Vorschriften in zweifacher Hinsicht von Bedeutung: Als Aussteller tun Sie gut daran, Ihren Kunden von vornherein einwandfreie Rechnungen zu schicken, um sich peinliche Nachfragen und Mehrfacharbeit zu sparen. Und als Empfänger sollten Sie vor dem Ausstellen der Überweisung genau darauf achten, ob alle Auflagen erfüllt sind – anderenfalls ist der Vorsteuerabzug unzulässig. Bevor Sie eine Rechnung akzeptieren, müssen Sie die folgenden Fragen bejahen können:

  • Sind mein Name und meine Anschrift richtig und vollständig angegeben? (Wichtig: Bei Freiberuflern, Einzelunternehmern und GbRs ist der bürgerliche Vor- und Zuname erforderlich. Die Nennung einer Geschäftsbezeichnung, wie z. B. „TopDesign Musterstadt“, genügt nicht!)
    Hat der Aussteller seinen eigenen Namen und seine Anschrift richtig und vollständig angegeben?
    Findet sich die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des Ausstellers oder seine persönliche Steuernummer auf der Rechnung?
  • Ist das das (richtige) Ausstellungsdatum vorhanden?
  • Wird der (richtige) Zeitpunkt der Lieferung oder Dienstleistung genannt?
  • Enthält das Dokument eine fortlaufende und – soweit feststellbar – nur einmalig vergebene Rechnungsnummer?
  • Werden Art und Umfang der Lieferung oder Dienstleistung genannt?
  • Sind die Einzelpreise angegeben (ggf. nach Steuersätzen differenziert)?
  • Sind die einzelnen Umsatzsteuersätze (19 %, 7 % oder 0 %) ausgewiesen?
  • Werden die Umsatzsteuerbeträge (in Euro und Cent) aufgeführt?
  • Bei E-Mail-, PDF- und anderen elektronisch übermittelten Rechnungen: Sind die Dokumente elektronisch signiert?

Ein Papierdokument muss hingegen keine Unterschrift tragen. Auch das Wort „Rechnung“ ist nicht unbedingt erforderlich. O-Ton Umsatzsteuergesetz:

„Rechnung ist jedes Dokument, mit dem über eine Lieferung oder sonstige Leistung abgerechnet wird, gleichgültig, wie dieses Dokument im Geschäftsverkehr bezeichnet wird.“

Peanuts-Privileg
An Kleinbetragsrechnungen im Brutto-Wert von bis zu 150 Euro (bis 31.12.2006: 100 Euro) werden etwas geringere Anforderungen gestellt. Her genügen die folgenden Angaben:

  • der vollständige Name und die Anschrift des Ausstellers,
  • das Ausstellungsdatum,
  • die Art und Menge der gelieferten Produkte oder Dienstleistungen,
  • der Bruttobetrag sowie
  • der Steuersatz der enthaltenen Umsatzsteuer (19 %, 7 % oder 0 %).

Fehler-Folgen I: Die Umsatzsteuer
Da die Rechnungsvorschriften im Umsatzsteuergesetz geregelt sind, wirken sich Verstöße zunächst einmal auf den Vorsteuerabzug aus: Angenommen Sie kaufen im Oktober 2007 einen Geschäftswagen im Wert von 30.000 Euro (= netto 25.210 Euro plus 4.790 Euro Umsatzsteuer = Mehrwertsteuer = Vorsteuer) und geben sich mit einer fehlerhaften Rechnung zufrieden. Wenn Sie den Vorsteuerbetrag in Ihre Umsatzsteuer-Voranmeldung bzw. Jahreserklärung eintragen, dann mindert der Kauf Ihre Umsatzsteuerzahllast im Jahr 2007 um die vollen 4.790 Euro. Fällt das unvollständige Abrechungsdokument später jedoch einem Betriebsprüfer des Finanzamts in die Hände, kann der Ihnen noch im Jahr 2017 (!) nachträglich den Vorsteuerabzug streichen: Ausgabebelege müssen Sie nämlich 10 Jahre lang aufbewahren!

Die Folge: Sie zahlen die zu Unrecht geltend gemachte Vorsteuer in voller Höhe nach – zuzüglich Verspätungszinsen von 6 Prozent pro Jahr. Inklusive Zins und Zinseszins werden im Laufe von zehn Jahren daraus knapp 8.600 Euro! Zwar können Sie versuchen, vom Aussteller noch eine vorschriftsmäßige Rechnung zu bekommen – angesichts der rasanten Veränderungsgeschwindigkeit im heutigen Wirtschaftsleben ist der Erfolg aber alles andere als gewiss: Oder würden Sie darauf schwören, dass Ihr Autohändler in zehn Jahren noch am Markt ist?

Fehler-Folgen II: Die Einkommensteuer
Wie gesagt: Die volle Härte der Streich-Automatik bezieht sich zunächst einmal nur auf den Umsatzsteuer-Anteil. Da die Rechnung zugleich jedoch Grundlage der Einnahmen-Überschussrechung (bzw. Gewinn- und Verlustrechnung) ist, kann bei Zweifeln an der Plausibilität und sachlichen Richtigkeit des Abrechnungsdokuments auch die Anerkennung als betrieblicher Aufwand in Gefahr geraten. Das ist vor allem dann der Fall, wenn…

  • … Zweifel an der Person bzw. Firma des Ausstellers oder Empfängers angebracht sind,
  • … Unklarheit über das Liefer- oder Leistungsdatum besteht und / oder
  • … Preis, Art und Menge der Lieferung oder Leistung uneindeutig oder zweifelhaft sind.

Im ungünstigsten Fall würden dann obendrein die Fahrzeugabschreibungen und damit letztlich die Einkommensteuererklärungen zu Ihren Lasten nach unten korrigiert – auch hier wohlgemerkt: zuzüglich Verspätungszuschlägen. Je nach persönlichem Steuersatz kämen auf diese Weise dann bis zu weiteren 16.000 Euro Einkommensteuer-Nachzahlungen auf Sie zu.

Ihr gutes Rechnungs-Recht
Das Damoklesschwert einer Finanzamtsprüfung ist Grund genug, gleich von Anfang an für ordnungsgemäße Zahlungsnachweise zu sorgen. Wenn Ihr Geschäftspartner Ihnen nicht entgegenkommt, müssen Sie den Rechnungsbetrag nicht zahlen: Denn laut § 14, Abs. 2 Nr. 2 UStG ist ein Unternehmer verpflichtet, seinen Geschäftskunden eine finanzamtstaugliche Rechnung auszustellen.

Am besten bitten Sie Ihren Lieferanten oder Dienstleister telefonisch um eine korrigierte Rechnung. Auf diese Weise vermeiden Sie zusätzliche Zeitverzögerungen. Sie können Ihren Geschäftspartner aber auch per Post freundlich, aber bestimmt auf Ihr gutes Rechnungs-Recht hinweisen:

Sehr geehrter Herr Mustermann,
vielen Dank für Ihre Lieferung / Leistung vom ________. Ihre Rechnung Nr. ### ist bei mir eingetroffen. Da sie nicht alle Form- und Inhaltsvorschriften des § 14 UStG erfüllt, konnte ich sie leider noch nicht bezahlen. Anderenfalls wäre mein Vorsteuerabzug gefährdet. Folgende Angaben fehlen:

Meine Bitte: Schicken Sie mir eine korrigierte Rechnung? Dann werde ich den Rechnungsbetrag umgehend überweisen. Vielen Dank!
Freundliche Grüße aus Musterstadt

Notfall-Tipp: Vorsteuer als Aufwand
Wird der Vorsteuerabzug gestrichen, aber immerhin die Betriebsausgabe anerkannt, dann kann der Umsatzsteueranteil ausnahmsweise als zusätzlicher Aufwand durchgehen. Sprechen Sie mit Ihrem Steuerberater – auf dessen Unterstützung sind Sie während einer Betriebsprüfung ohnehin angewiesen.

Kleinunternehmen und Privatleute
Da Kleinunternehmer im Sinne des § 19 Umsatzsteuergesetzes (Jahresumsatz von bis zu 17.500 Euro im Vorjahr und bis zu 50.000 Euro im laufenden Jahr) keine Vorsteuer geltend machen, sind sie von der möglichen Streichung des Vorsteuerabzugs nicht betroffen. Ungeachtet dessen sollten sie sich jedoch um einwandfreie Eingangsrechnungen bemühen.

Auf eigenen Ausgangsrechnungen müssen Sie als umsatzsteuerlicher Kleinunternehmer Ihren Kunden das Fehlen der Mehrwertsteuer erklären. Der Verweis auf den einschlägigen Paragrafen des Umsatzsteuergesetzes genügt dabei vollauf, z. B. „Umsatzsteuerfreie Lieferung / Leistung gemäß § 19 Umsatzsteuergesetz.“

Auch als Privatperson sollten Sie schließlich auf aussagekräftige Einkaufsbelege achten – und sei es nur, um eventuelle Umtauschrechte oder Garantieansprüche geltend machen zu können. So lange Name und Anschrift des Ausstellers, Kaufdatum und Preis eindeutig aus dem Dokument hervorgehen, sind Sie in der Regel jedoch auf der sicheren Seite. Anspruch auf eine formvollendete Rechnung haben Verbraucher jedoch nicht.

Fazit:
Die immer weiter wuchernde Rechnungsbürokratie mag ärgerlich sein – Mut zur Lücke sollten Sie vor allem bei Einkäufen über 150 Euro aber trotzdem nicht an den Tag legen: Werden bei einer Prüfung auf einen Schlag zweifelhafte Vorsteuerabzüge und Betriebsausgaben mehrerer Jahre aberkannt, kann das bei Freiberuflern und kleinen Betrieben leicht Existenz gefährdend werden.

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Erstveröffentlichung 09.10.2007

Von Lukas Schlömer

Lukas Schlömer ist ein pseudonymer Autor, der unter diesem Namen ausschließlich für Dr. Web schreibt.

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