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Tutorial: Einfache Rechnungstellung mit OpenOffice

Der Auftrag ist abgeschlossen, das Ergebnis vom Kunden abgenommen. Das Schreiben der Rechnung sollte spätestens jetzt für den Dienstleister der befriedigende Abschluss eines erfolgreichen Projektes sein. Mit OpenOfficeWriter und OpenOfficeBase lassen sich schnell und komfortabel Rechnungen erstellen, ohne einen hohen Aufwand dafür betreiben zu müssen. Das Tutorial erklärt die Verknüpfungsmechanismen zwischen OOWriter und OOBase, so dass Sie auch andere Aufgaben damit realisieren können.

Rechnungsvorlage vorbereiten

Die Suchmaschine Ihres Vertrauens verweist nach kurzer Recherche auf eine Menge entsprechender Briefvorlagen. Beachten Sie bitte hierbei, dass einige Vorlagen-Portale die Dateien nur gegen Entgelt anbieten, schlimmstenfalls in Form eines Abonnements.

Wenn Sie sich eigenhändig eine Rechnungsvorlage erstellen möchten, orientieren Sie sich an den Normen DIN 5008 (inhaltlicher Aufbau) sowie DIN 676 (Gestaltung). Das Netz hält auch hierzu ausreichend Informationen bereit.

Sobald Sie eine Rechnungsvorlage griffbereit haben, sollten Sie sich Gedanken darüber machen, welche kunden- und auftragsspezifischen Daten später durch Einträge aus der Kundendatenbank ersetzt werden sollen. Eine gute Ausgangslage bilden folgende Platzhalter, für die wir eine entsprechende Tabellenspalte in der späteren Kundendatenbank vorsehen müssen:

  • Firmenname
  • Anrede
  • Vorname Ansprechpartner
  • Nachname Ansprechpartner
  • Straße / Hausnummer
  • Postleitzahl
  • Stadt
  • Land
  • Briefanrede
  • Kundennummer
  • Honorar (falls kundenabhängig)
  • Mehrwertsteuersatz (bei Auslandskunden)


Platzhalter am Beispiel Anschrift und Anrede

Es fehlen nun noch Felder für Rechnungsnummer und Rechnungsdatum. Das Rechnungsdatum fügen Sie an entsprechender Stelle im Dokument ein über das Menü „Einfügen -> Feldbefehl -> Andere… -> Dokument -> Feldtyp: Datum“.


Einfügen des aktuellen Datums als Feld

Die Rechnungsnummer wird ebenfalls in der Datenbank gespeichert, um damit beim Erstellen einer neuen Rechnung automatisch die nächsthöhere Rechnungsnummer zu generieren. Doch dazu später mehr.

Kundendatenbank erstellen

Über das Menü „Datei -> Neu -> Datenbank“ starten Sie den Assistenten zur Erstellung einer neuen Datenbank.


Assistent zur Erstellung einer Datenbank, Schritt 1

Markieren Sie die Option „Neue Datenbank erstellen“ und klicken Sie auf „Weiter“.


Assistent zur Erstellung einer Datenbank, Schritt 2

Wählen Sie die Optionen „Ja, die Datenbank soll angemeldet werden“ sowie „Die Datenbank zum Bearbeiten öffnen“ und klicken Sie auf „Fertig stellen“. Vergeben Sie im folgenden Speicherdialog der neuen Datenbank einen Namen und wählen Sie einen Speicherort aus.

Die neu erstellte Datenbank wird nun mit OpenOfficeBase geöffnet. Diese Anwendung des OpenOffice-Pakets stellt eine übersichtliche Oberfläche für die Verwaltung von Datenbanken zur Verfügung. Um die Datenbank mit Kundendaten füllen zu können, müssen Sie zunächst eine entsprechende Tabelle erstellen, in der die Kundendaten später gespeichert werden.


Neue Datenbank, geöffnet mit OpenOfficeBase

Klicken Sie im Bereich „Datenbank“ auf den Menüpunkt „Tabellen“ und danach im Bereich „Aufgaben“ auf „Tabelle in der Entwurfsansicht erstellen“. Es öffnet sich die leere Entwurfsmaske für Tabellen mit den Spalten „Feldname“ (erscheint später als Platzhalter im Dokument), „Feldtyp“ (definiert Art und Wertebereich des Eintrags und kann im unteren Fensterbereich „Feldeigenschaften“ näher festgelegt werden) sowie „Beschreibung“ (optional, doch wichtig bei aussageschwachen Feldnamen).

Nun geben Sie der Reihe nach die Feldnamen an, die Sie später in die Rechnungsvorlage einfügen möchten. In der Spalte „Feldtyp“ steht Ihnen über eine Auswahlliste eine Vielzahl unterschiedlicher Datentypen zur Verfügung. Wertebereiche und Definitionen der aufgelisteten Feldtypen können Sie dem OpenOffice-Wiki entnehmen.


Anlegen der Felder und bestimmen der Feldtypen

Beispielhaft seien für unsere einfache Umsetzung genannt:

  • „Small Integer“ für 5-stellige Kundennummern bis „32.767“
  • „Integer“ für Postleitzahlen bis „99.999“
  • „Dezimal“ für bis zu 10-stellige Honorare sowie
  • „Text“ für Firmennamen mit bis zu 65.534 Zeichen.

Die jeweilige Auswahl können Sie im Bereich „Feldeigenschaften“ noch genauer bestimmen.

Zur systeminternen Unterscheidung einzelner Datensätze vergeben Sie einem Feld noch einen sogenannten „Primärschlüssel“. Hierfür bietet sich das Feld „Kundennummer“ an, da diese tatsächlich für jeden Datensatz eindeutig sein sollte.

Klicken Sie mit der rechten Maustaste in die graue Spalte neben „Feldname“ auf die Zeile „Knd.-Nr.“ und wählen Sie im Kontextmenü „Primärschlüssel“ aus. Es erscheint ein gelbes Schlüsselsymbol neben dem Feldnamen, um den gesetzten Primärschlüssel anzuzeigen.

Speichern Sie nun die fertige Tabelle in der Datenbank (zum Beispiel unter dem Namen „Kunden“) und schließen Sie die Entwurfsansicht. Die Tabelle „Kunden“ wird nun im Bereich „Tabellen“ angezeigt. Für die automatische Erzeugung der Rechnungsnummer ist es jetzt bereits sinnvoll, mindestens einen Kundendatensatz anzulegen. Klicken Sie dazu doppelt auf den Eintrag „Kunden“, um die Tabellenansicht zu öffnen. Geben Sie der Reihe nach die Kundendaten nebst letzter Rechnungsnummer ein und speichern Sie den Datensatz. Achten Sie darauf, dass Sie wenigstens eine Rechnungsnummer angeben (mindestens die Null, falls Sie noch keine Rechnungen verschickt haben). Abschließend speichern Sie die Tabelle.

Verknüpfung der Felder

Wählen Sie im Menü „Datei -> Dokumentenvorlage -> Bearbeiten…“ Ihre Formatvorlage aus. Über die Taste „F4“ oder das Symbol „Datenquellen“ in der Symbolleiste öffnen Sie die Ansicht zur Anzeige der angemeldeten Datenbanken. In der Explorer ähnlichen Ansicht links sollte nun Ihre frisch erstellte Datenbank zu finden sein. Klappen Sie nacheinander die Ansichten „Kunden“ und „Tabellen“ auf. Es erscheint die enthaltene Tabelle (hier: „Kunden“), deren Inhalt Sie im rechten Bereich sehen, sobald Sie die Tabelle anklicken.


Datenbankanzeige oberhalb der Dokumentenvorlage

Die Verknüpfung erfolgt nun einfach über Drag&Drop:

Markieren Sie die Spalten durch einen Klick auf den jeweiligen Spaltentitel, ziehen Sie ihn bei gedrückter Maustaste nach unten auf die Dokumentenvorlage und lassen Sie die Maustaste dort los, wo Sie das entsprechende Feld platziert haben möchten (siehe erste Abbildung). An dieser Stelle erscheint der Feldname als Platzhalter in eckigen Klammern und grau hinterlegt.

Automatisierung der Rechnungsnummer

Beim Erstellen einer neuen Rechnung soll automatisch die nächstmögliche Rechnungsnummer eingesetzt werden. Das ist über die oben verwendete Serienbrief-Funktion leider nicht zu realisieren. Abhilfe schafft ein Formularfeld in der Dokumentenvorlage, dessen Feldinhalt über eine einfache SQL-Abfrage aus der Kundendatenbank eingelesen wird. Blenden Sie die Symbolleiste der Formular-Steuerelemente über „Ansicht -> Symbolleisten -> Formular-Steuerelemente“ ein.


Symbolleiste „Formular-Steuerelemente“, Entwurfsmodus aktivieren, „Formatiertes Feld“ einfügen

Aktivieren Sie anschließend den Entwurfsmodus, um Zugriff auf die Steuerelemente zu erhalten (Position 1 im Bild oben). Danach klicken Sie auf das Symbol „Formatiertes Feld“. Mit dem Mauszeiger (jetzt ein Kreuz zur Präzisionsauswahl) erstellen Sie in der Rechnungsnummernzeile hinter dem einleitenden Text ein Formularfeld.

Zunächst verknüpfen Sie den Feldinhalt mit der Tabelle in Ihrer Kundendatenbank. Öffnen Sie das Kontextmenü über einen Rechtsklick auf das Formularfeld und wählen Sie den Punkt „Formular…“ aus. Es öffnet sich der Dialog zur Einstellung der Formular-Eigenschaften. Wechseln Sie in den Reiter „Daten“.


Formular-Eigenschaften, Verknüpfung mit Datenquelle

  • Im Feld „Datenquelle“ wählen Sie in der Drop-Down-Liste die Kundendatenbank aus.
  • Bei „Art des Inhaltes“ wählen Sie „SQL-Befehl“ aus.
  • Im Feld „Inhalt“ geben Sie folgenden SQL-Befehl ein:
    SELECT MAX( "Rechnung" ) + 1 AS "NeueRechnungsnummer" FROM "Kunden" AS "Kunden"

Übersetzt bedeutet das: Wähle aus der Datenbank-Tabelle „Kunden“ den Maximalwert der Spalte „Rechnung“ aus, erhöhe ihn um 1 und speichere das Ergebnis unter dem Namen „NeueRechnungsnummer“. Sie erinnern sich: In der Spalte „Rechnung“ wird die letzte dem jeweiligen Kunden zugeordnete Rechnungsnummer gespeichert. Mit dieser Abfrage erhalten Sie also die nächstmögliche Nummer.

Da über dieses Formularfeld keine Daten in der Datenbank geändert werden sollen, geben Sie für alle entsprechenden Felder die Option „Nein“ an. Sie brauchen den Dialog nicht zu schließen. Klicken Sie einfach erneut mit der rechten Maustaste auf das Formularfeld und wählen Sie dieses Mal im Kontextmenü den Punkt „Kontrollfeld…“ aus. Der geöffnete Eigenschaftsdialog wechselt automatisch zur Einstellung der Kontrollfeld-Eigenschaften.


Kontrollfeld-Eigenschaften, Verknüpfung mit SQL-Abfrageergebnis

Verknüpfen Sie zunächst das Ergebnis der SQL-Abfrage mit dem Kontrollfeld. Wechseln Sie dazu auf den Reiter „Daten“ und wählen Sie unter „Datenfeld“ den Eintrag „NeueRechnungsnummer“ aus. Damit wird das Ergebnis der Abfrage im Formularfeld dargestellt.

Nun müssen Sie nur noch das Layout des Feldes dem Format der Rechnungsnummernzeile anpassen. Klicken Sie dazu auf den Reiter „Allgemein“.


Kontrollfeld-Eigenschaften, Formatierung (Schrift, Farbe)

Die grundlegenden Feld-Einstellungen sind:

  • Schrift: Wählen Sie Schriftart und Formatierung aus, die der Formatierung der Rechnungsnummernzeile entsprechen (über die Schaltfläche „…“ gelangen Sie in den Formatierungsdialog).
  • Ausrichtung: Weil die aktuelle Jahreszahl in diesem Beispiel hinten angestellt wird, richte ich den Text des Feldes nach rechts aus.
  • Rahmen: Ein Rahmen würde stören, deshalb erfolgt die Auswahl „Ohne Rahmen“.

Die Änderungen werden sofort übernommen. Sie brauchen nach Abschluss den Eigenschaftsdialog einfach nur zu schließen.

Das Formularfeld überdeckt eventuell noch den darunterliegenden Text. Zwei Einstellungen schaffen Abhilfe:

  • Klicken Sie mit der rechten Maustaste in das Kontrollfeld und wählen Sie im Kontextmenü unter „Verankerung“ die Option „An der Seite“ aus. Eventuell verschiebt sich das Formularfeld nun etwas. Sie können es per Drag&Drop jedoch frei positionieren.
  • Öffnen Sie nochmals das Kontextmenü und wählen Sie unter „Umlauf“ die Option „Seitenumlauf“ aus. Damit fügt sich das Formularfeld in den bestehenden Text ein.

Speichern Sie abschließend Ihre Dokumentenvorlage.

Erstellung der Rechnung

Um eine neue Rechnung zu erstellen, klicken Sie im Menü „Datei -> Neu“ auf den Punkt „Vorlagen und Dokumente“ und wählen anschließend Ihre neue Rechnungsvorlage aus. Es erscheint ein Blanko-Rechnungsformular mit den grauen Variablenfeldern. Das Rechnungsnummernfeld sollte nun die nächstmögliche Rechnungsnummer enthalten.

Drücken Sie die Taste „F4“ (oder das Symbol „Datenquellen“ in der Symbolleiste), um die Ansicht zur Anzeige der angemeldeten Datenbanken zu öffnen.


Auswahl und Übernahme des Kundendatensatzes

Wählen Sie den Kunden aus, an den die Rechnung gestellt werden soll, indem Sie die gesamte Zeile des Datensatzes markieren (Mausklick im entsprechenden Feld der linken, grauen Spalte). Über das Symbol „Daten in Felder“ in der Symbolleiste füllen Sie die Felder des Dokuments mit den entsprechenden Kundendaten.


Übernommene Kundendaten, automatisch erzeugte Rechnungsnummer

In der Datenbankansicht können Sie direkt neue Kunden einpflegen. Geben Sie dazu die Daten einfach in die erste frei Zeile unterhalb der existierenden Kundendaten ein. Die neuen Daten werden automatisch in die Datenbank übernommen.

Nachdem die Rechnung erstellt ist, tragen Sie in die Spalte „Rechnung“ des Kunden die nun aktuelle Rechnungsnummer ein.

Beim Ausdrucken der Rechnung vermutet OpenOffice anhand der Datenbankfelder einen Serienbrief und fragt nach, ob alle Datensätze ausgedruckt werden sollen. Nachdem Sie mit einem Klick auf „Nein“ geantwortet haben, können Sie die Rechnung ausdrucken.

Perspektiven

Diese Lösung kann und soll keine vollwertige Faktura-Softwarelösung ersetzen. Als schlichte Anwendung für den einfachen Webworker ist sie jedoch durchaus geeignet.

Darüber hinaus demonstriert sie das Zusammenspiel der einzelnen OpenOffice-Komponenten. Auf dieser Basis kann sie sicherlich verfeinert und verbessert werden (zum Beispiel durch Verwendung von Pull-Down-Listen für Firmennamen statt Nutzung der Datenbankansicht oder die Übernahme von Arbeitszeiten aus einer Zeiterfassungsdatenbank). Denkbar wären auch Checklisten zur Webseitenerstellung, die beim Kundengespräch direkt vor Ort erstellt, ausgefüllt und dem Kunden als Gesprächsprotokoll überlassen werden können. Sind die Mechanismen bekannt, so sind die möglichen Anwendungen recht vielfältig. ™

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Betriebliches E-Business

Buchführungs- und Formvorschriften: Lichtblicke für Kleinbetriebe

Von einem Durchbruch in Sachen Bürokratie-Abbau kann zwar keine Rede sein. Immerhin hat das Jahr 2009 ein paar Erleichterungen für Freelancer und Kleingewerbetreibende gebracht. Wir nennen die drei wichtigsten.

Im Laufe des Jahres 2009 gab es für Selbstständige ein paar kleine Lichtblicke an der Bürokratie-Front:

Lichtblick 1: Bürgerentlastungsgesetz

Eine Änderung des Umsatzsteuergesetzes hat im „Bürgerentlastungsgesetz Krankenversicherung“ (!) zwar genau genommen nichts verloren. Trotzdem wurde die Verdoppelung der Umsatzgrenze für die Ist-Besteuerung in diesem Rahmen beschlossen:

Alle Unternehmen, die im Vorjahr nicht mehr als 500.000 Euro umgesetzt haben, dürfen ab sofort zur Ist-Besteuerung wechseln. Bei der Berechnung der Umsatzsteuer „nach vereinnahmten Entgelten“ brauchen Sie die Umsatzsteuer erst dann ans Finanzamt zu überweisen, wenn die Kunden auch tatsächlich bezahlt haben.

Vorteil gegenüber der Soll-Besteuerung (= Besteuerung „nach vereinbarten Entgelten“): Sie müssen den Umsatzsteueranteil aus noch nicht bezahlten Rechnungen nicht mehr vorfinanzieren. Für kleine und mittelständische Unternehmen bedeutet das kurzfristig eine spürbare Liquiditätsverbesserung, mehr finanzielle Sicherheit, sinkende Finanzierungskosten und unter Umständen sogar zusätzliche Zinseinkünfte.

Um in den Genuss der Steuererleichterung zu kommen, genügt ein formloser Antrag beim zuständigen Finanzamt. Bitte beachten Sie:

  1. Die Verdoppelung der Umsatzgrenze für die Ist-Besteuerung gilt vorläufig nur bis Ende 2011.
  2. Formlose Anträge auf Wechsel zur Ist-Besteuerung sind bereits im laufenden Jahr möglich. Sie müssen bei der Berechnung Ihrer Umsatzsteuervorauszahlungen aber darauf achten, keine Umsätze doppelt zu erfassen oder unter den Tisch fallen zu lassen. Am besten sprechen Sie mit Ihrem Steuerberater.
  3. Freiberufler können die Ist-Besteuerung weiterhin und auf Dauer unabhängig von der Höhe ihrer Umsätze in Anspruch nehmen.

Lichtblick 2: Mittelstandsentlastungsgesetz

Durch das dritte Mittelstandsentlastungsgesetz sind unter anderem die § 15a und 15b Gewerbeordnung gestrichen worden:

  • Dadurch entfällt die Pflicht, am Eingang des Ladenlokals ein Namensschild anzubringen. Dessen Fehlen konnte bislang zu Bußgeldbescheiden von bis zu 1.000 Euro führen. Ob Sie ein Firmenschild anbringen oder nicht und welche Informationen Sie darauf veröffentlichen, bleibt künftig allein Ihnen überlassen.
  • Nicht ins Handelsregister eingetragene Betriebe müssen auf individuellen Geschäftsbriefen aller Art vorläufig keine bestimmten Formvorschriften mehr beachten. Das gilt auch für E-Mails, die seit Anfang 2008 bekanntlich als elektronische Geschäftsbriefe gelten.

Harmlose Formfehler auf Geschäftsbriefen (wie das Fehlen des Vornamens des Unternehmers) können dadurch einstweilen keine Abmahnungen oder Bußgelder mehr nach sich ziehen. Ungeachtet dessen werden seriöse Geschäftsleute weiterhin Name und Anschrift angeben – schon in ihrem eigenen Interesse, schließlich wollen sie ja, dass die Adressaten mit ihnen Kontakt aufnehmen können.

Bitte beachten Sie: Trotz der unerwarteten Formfreiheit sind Selbstständige und Kleinunternehmer nicht etwa völlig frei in ihrer Namenswahl. So müssen sie zum Beispiel weiterhin das Wettbewerbs- und Impressumsrecht beachten. Darüber hinaus ist Ende 2009 mit einer EU-weiten Regelung zu allgemeinen Informationspflichten von Kleinunternehmen zu rechnen.

Zurück zum Mittelstandsentlastungsgesetz. Der Gesetzgeber hat darin weitere rund zwanzig Einzelmaßnahmen beschlossen, durch die viele kleinere Unternehmen von Statistik- und speziellen Branchenauflagen befreit werden. So wurden zum Beispiel die Handwerkszählung vereinfacht und Aufbewahrungspflichten für Pfandleiher, Makler und Bauträger erleichtert. Einzelheiten erfahren Sie bei Ihrem Berufs- oder Branchenverband oder der für Sie zuständigen IHK oder Handwerkskammer.

Lichtblick 3: Bilanzrechtsmodernisierungsgesetz

Ins Handelsregister eingetragene Einzelunternehmer können sich neuerdings von den umfangreichen Buchführungsvorschriften des HGB befreien lassen. Voraussetzung ist, dass sie in zwei aufeinanderfolgenden Geschäftsjahren …

  • nicht mehr als 500.000 Euro Umsatz und
  • 50.000 Euro Gewinn

… erzielt haben. Anstelle eines Jahresabschlusses mit Inventur, Gewinn- und Verlustrechnung und Bilanz genügt künftig eine einfache Einnahmenüberschussrechnung – und zwar sowohl handels- als auch steuerrechtlich.

Anders als ursprünglich geplant, kommen kleine Personen- und Kapitalgesellschaften jedoch nicht in den Genuss dieser Erleichterung. Die Neuregelung gilt ab 1. Januar 2010. Wer will, kann sich dem Gesetz schon im Geschäftsjahr 2009 unterwerfen – muss sich dann aber an ausnahmslos alle Neuregelungen halten. ™

Links zum O-Ton Gesetzgeber

  • Neue Umsatzgrenze für die Ist-Besteuerung: § 20 Umsatzsteuergesetz („Berechnung der Steuer nach vereinnahmten Entgelten“)
  • Befreiung von der Pflicht zur Buchführung und Erstellung eines Inventars: § 241a HGB
  • Bürgerentlastungsgesetz Krankenversicherung
  • Drittes Mittelstandsentlastungsgesetz (MEG III)
  • Bilanzrechtsmodernisierungsgesetz (BilMoG)
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Betriebliches E-Business Rechtliches

Warum Sie Ihre AGB besser nicht abkupfern sollten

Allgemeine Geschäftsbedingungen (AGB) können ausgesprochen nützlich sein. Vor allem für Selbstständige, die oft mit Laufkundschaft zu tun haben und sich im Einzelfall die Verhandlungen über die Liefer- und Zahlungskonditionen ersparen wollen. Die unkritische Übernahme von Muster-AGB oder das Wildern im Kleingedruckten der Konkurrenz ist trotzdem keine gute Idee. Wir sagen, warum.

Wenn Sie AGB einsetzen, sollten Sie sich unbedingt über deren Wirkung und Grenzen im Klaren sein. Vor allem muss das Kleingedruckte auch wirklich zu Ihrem Betrieb passen. Die vertrauensvolle Übernahme allgemeiner Vertragsmuster führt bloß dazu, den Verwender in trügerischer Sicherheit zu wiegen. Im Streitfall gibt es dann oft ein böses Erwachen, weil vermeintlich vereinbarte Vertragsbedingungen nicht greifen.

Was liegt da näher, als auf passende und gut gemachte (oder für Laien zumindest professionell klingende) AGB von Wettbewerbern der eigenen Branche zurückzugreifen? Sicherheitshalber gleich per Copy & Paste, um nur ja keine juristische Feinheit versehentlich abzuändern? Dass auch das keine gute Idee ist, hat das Oberlandesgericht Köln in einem Urteil unterstrichen: Allgemeine Geschäftsbedingungen können demnach urheberrechtsfähig sein, „wenn sie sich wegen ihres gedanklichen Konzepts oder ihrer sprachlichen Fassung von gebräuchlichen juristischen Standardformulierungen abheben und daher eine persönliche geistige Schöpfung darstellen.“

Insbesondere die „praktisch identische Übernahme“ verstößt gegen das Urheberrecht des ursprünglichen Verwenders. Das gilt selbst dann, wenn die Kopiervorlage nur geringfügig vom allgemein Üblichen abweicht.

Also: Wenn Sie AGB einsetzen wollen, ziehen Sie lieber gleich einen Experten zurate. Sollte Ihnen ein eigener Rechtsanwalt zu teuer sein, fragen Sie bei Ihrem Berufs- oder Branchenverband oder der IHK nach.

Übrigens: Dass man auch ohne Allgemeine Geschäftsbedingungen gut auskommt, können Sie bei Dr. Web unter der Überschrift „AGB – Kein richtiger Unternehmer ohne Kleingedrucktes?“ nachlesen. Dort finden Sie aber auch Fundstellen und Ansprechpartner für die Formulierung eigener AGB.

Link zum Beitrag:
O-Ton OLG Köln: Urteil vom 27.02.2009 (Az. 6 U 193/08, PDF, 60 KB)

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Betriebliches E-Business

Was kostet eigentlich ein Steuerberater?

Das Honorar eines Steuerberaters steigt und fällt mit der Art und dem Umfang der Aufgaben, die Sie ihm übertragen. Die einfache Einnahmenüberschussrechnung eines Freelancer und das Ausfüllen des dazugehörigen Steuerformulars sind schon für ein paar Hundert Euro zu haben. Die komplette Buchführung inklusive Vertretung in sämtlichen privaten und geschäftlichen Steuerangelegenheiten kann hingegen ein richtig teures Vergnügen sein. Und wie überall im Geschäftsleben gibt es mehr oder weniger kompetente und kostspielige Anbieter. Doch zum Glück sind die Honorare von Steuerberatern frei verhandelbar.

Viele Freelancer sind zu Beginn ihrer Selbstständigkeit unsicher, welche Steuerberaterkosten auf sie zukommen. Aus Angst vor vermeintlich horrenden Honoraren erledigt so mancher Selbstständige seine Jahresabschlüsse und Steuererklärungen daher lieber eigenhändig – und das mit oft unverhältnismäßig großem Aufwand und zum Teil zweifelhaftem Ergebnis.

Zugegeben, wer sich mit den Grundzügen des Steuerrechts auskennt, seine Einkommensteuererklärung seit eh und je selbst erledigt und sich aus geschäftlichen Gründen ohnehin laufend über die wichtigsten Steueränderungen informieren muss, für den ist auch die Einnahmeüberschussrechnungeines Freiberuflers oder Kleingewerbetreibenden keine große Herausforderung. Zumal wenn es sich um eine überschaubare Anzahl von Geschäftsvorfällen handelt.

Alle anderen Freelancer sind aber gut bedient, wenn sie sich von einem Steuerexperten unterstützen lassen. Ein guter Steuerberater ist zwar nicht billig. Er holt sein Honorar aber wieder herein – sei es durch direkte Steuerersparnis oder die Vermeidung teurer Fehler. Erfahrungsgemäß müssen Solo-Selbstständige dabei allerdings mit beträchtlichen Preisunterschieden rechnen:

  • Die Kosten für einen einfachen Jahresabschluss (Erstellung der Einnahmenüberschussrechnung und Umsatzsteuererklärung auf Basis fertig gebuchter Belege – ohne private Einkommensteuererklärung) liegen etwa zwischen 500 Euro und 1.300 Euro pro Jahr.
  • Die Preisspanne für die laufende Buchführung inklusive Umsatzsteuervoranmeldung (bei monatlich etwa 30 Buchungen) liegt zwischen circa 480 Euro und 1.800 Euro pro Jahr.

Wichtig: Die genannten Werte dienen nur als ganz grobe Orientierung. Die Unterschiede machen aber deutlich, dass die Honorare von Steuerberatern Verhandlungssache sind. Von der amtlichen Gebührenverordnung dürfen die Beteiligten, anders als oft vermutet, sowohl nach oben als auch nach unten abweichen.

Leistungsumfang klären

Bevor Sie auf den Endbetrag schauen, sollten Sie sich Klarheit über den gewünschten Leistungsumfang verschaffen. Schließlich ist es ein großer Unterschied, ob ein Berater bloß eine Einnahmenüberschussrechnung auf Basis bereits gebuchter Geschäftsvorfälle erstellt oder ob er ein „Rundum-sorglos-Paket“ liefert, indem er …

  • in Ihrem Auftrag sämtliche Belege kontiert und bucht,
  • betriebswirtschaftliche Auswertungen erstellt, sie Ihnen erklärt und mit Ihnen die erforderlichen Maßnahmen bespricht,
  • den Jahresabschluss mit Inventur, Bilanz, Gewinn- und Verlustrechnung anfertigt,
  • die laufende Lohn- und Gehaltsabrechnung Ihrer Mitarbeiter erledigt,
  • Lohn- und Umsatzsteuervoranmeldungen abgibt,
  • private und betriebliche Steuererklärungen erstellt,
  • Sie persönlich gegenüber Finanzbehörden und Kreditinstituten vertritt und darüber hinaus
  • jeden zweiten Tag steuerliche Fragen oder Zweifelsfälle mit Ihnen bespricht – und Ihnen im Vorbeigehen gleich noch die Grundzüge des Steuerrechts und der Buchführung erklärt …

Wer sparen will, erledigt die laufende Buchführung selbst oder überträgt sie einem Mitarbeiter beziehungsweise externen Buchführungshelfer. Indem Sie sich Ihre Buchführung vom Steuerberater einmalig einrichten lassen und klare Absprachen über die Belegorganisation und Datenübermittlung treffen, können Sie die Reibungsverluste dabei möglichst gering halten.

So rechnet die Gebührenordnung

Die offizielle Gebührenverordnung macht Aussagen darüber, welche Honorare ein Steuerberater ohne ausdrückliche vorherige Vereinbarung höchstens verlangen darf, mehr nicht. Ähnlich wie bei Ärzten und Rechtsanwälten sind darin Honorare für die einzelnen Leistungsarten festgelegt. Wer böse Überraschungen vermeiden oder sich einen Eindruck vom Preis-Leistungsverhältnis seines Beraters machen will, findet in der Gebührenordnung aber brauchbare Anhaltspunkte.

Für „Beratungen“, „Abschlüsse“, „Buchführung“ und „Rechtsbehelfe“ gibt es am Ende der Vorschrift separate Tabellen, aus denen Sie die maximal zulässigen Gebühren ablesen können:

  • Grundlage bildet jeweils der sogenannte Gegenstandswert. Bei einer Einnahmenüberschussrechnung (EÜR) sind das zum Beispiel die Betriebseinnahmen, bei einer Bilanz der Mittelwert aus Bilanzsumme und Umsatz, bei der laufenden Buchführung normalerweise der Jahresumsatz.
  • Jedem Gegenstandswert ist eine volle Gebühr zugeordnet. Bei jährlichen Einnahmen (nicht: Gewinnen!) von zum Beispiel 50.000 Euro liegt die volle Gebühr für eine EÜR bei 210 Euro, die volle Buchführungsgebühr beträgt 110 Euro pro Monat.
  • Diese Gebühr wiederum kann der Steuerberater je nach Schwierigkeitsgrad in einem bestimmten Rahmen ausschöpfen. Dieser Rahmen wird in Zehntel-Schritten angegeben, zum Beispiel „5/10 bis 20/10“. Bei durchschnittlicher Schwierigkeit gilt der Mittelwert als Anhaltspunkt. In diesem Fall also „12,5/10“. Bei der Anfertigung einer EÜR ist maximal das Doppelte („20/10“) einer vollen Gebühr zulässig, bei einer Bilanz das Vierfache („40/10“). Bei der Buchführung (inklusive Kontierung) gibt es eine Spannweite von „2/10“ bis „12/10“.

Einmal angenommen, Sie hatten Betriebseinnahmen in Höhe von 50.000 Euro. Dann ergibt sich für das Erstellen der Einnahmenüberschussrechnung laut „Abschlusstabelle“ eine „volle Gebühr“ von 210 Euro. Bei durchschnittlicher Schwierigkeit beträgt die Mittelgebühr (12,5/10) in dem Fall 262,50 Euro. Bei besonders schwieriger Sachlage dürfte ein Berater für das Erstellen der Überschussrechnung demnach ohne besondere Vereinbarung bis zu 420 Euro verlangen. Für die Buchführung ergäbe sich im Schnitt eine Jahresgebühr von 924 Euro (110 Euro „volle Gebühr“ gemäß Tabelle C, davon 7/10 multipliziert mit 12 Monaten).

Findet sich eine bestimmte Tätigkeit in den Gebührentabellen nicht wieder, dürfen Steuerberater auch nach Zeit abrechnen. Der Stundensatz liegt dann zwischen 19 Euro und 46 Euro je angefangene halbe Stunde. Zusätzlich zu Wert- und Zeitgebühren haben Steuerberater Anspruch auf Erstattung von Auslagen, wie zum Beispiel Porto-, Telefon- und Kopierkosten.

Nimmt ein Freelancer mit einem Jahresumsatz von 50.000 Euro die Leistungsbereiche …

  • Buchführung inklusive Kontierung,
  • Umsatzsteuervoranmeldungen,
  • Umsatzsteuerjahreserklärung und
  • Einnahmenüberschussrechnung

… in Anspruch, dann ergibt sich auf Grundlage des jeweiligen Mittelwertes laut Gebührenordnung also eine Jahresgebühr von insgesamt rund 1.600 Euro.

Bitte beachten Sie: Noch keine Berücksichtigung gefunden haben dabei Einzelberatungen in Zweifelsfragen, die Erstellung der (privaten) Einkommensteuererklärung sowie das Prüfen von Steuerbescheiden. ™

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Was macht eigentlich ein Steuerberater?

Ob und, wenn ja, wofür Selbstständige einen Steuerberater brauchen, kommt auf die betrieblichen Besonderheiten, die Schwierigkeit des Steuerfalls, die persönlichen Vorkenntnisse, das Zeitbudget und den Geldbeutel an. Damit Sie wissen, welche Aufgaben Sie externen Dienstleister übertragen, stellen wir das Tätigkeitsspektrum von Steuerberatern und Buchführungshelfern vor.

Sie spielen mit dem Gedanken, sich in Sachen Steuern und Buchführung Rat und praktische Unterstützung von einem Experten zu holen? Dann sollten Sie sich zunächst einmal über die Vielfalt der Funktionen im Klaren sein, die hierzulande von Steuerberatern wahrgenommen werden. Zu deren Aufgaben gehören vor allem …

  • Beratung in steuerlichen und Buchführungs-Zweifelsfragen sowie bei der Steueroptimierung,
  • laufende Information über steuerliche Neuregelungen,
  • laufende Belegkontierung und Finanzbuchführung,
  • laufende Lohn- und Gehaltsbuchführung (für Arbeitgeber),
  • Erstellen betrieblicher Auswertungen (BWA),
  • Erstellen von monatlichen oder vierteljährlichen Umsatzsteuervoranmeldungen,
  • Erstellen von Einnahmenüberschussrechnungen beziehungsweise Jahresabschlüssen,
  • Erstellen von betrieblichen Steuererklärungen (zum Beispiel Körperschaftsteuer- und Gewerbesteuererklärung)
  • Erstellen von privaten Steuererklärungen,
  • die Vertretung gegenüber Finanzamt (zum Beispiel Unterstützung beim Schriftwechsel und bei Betriebsprüfungen) sowie gegenüber Finanzgerichten.

Darüber hinaus bieten Steuerberater zahlreiche Beratungs- und Service-Dienstleistungen, insbesondere:

  • Gründungsberatung,
  • Beratung in Sozialversicherungsangelegenheiten, Beratung in betriebswirtschaftlichen Angelegenheiten (Rechnungswesen und Controlling),
  • Finanzierungs- und Anlageberatung sowie
  • Vertretung gegenüber Banken.

Ob Sie eine steuerliche Rundum-Versorgung benötigen oder mit punktueller Expertenunterstützung auskommen, hängt von Art und Größe Ihres Unternehmens, Ihren kaufmännischen Vorkenntnissen, Ihrem Zeitbudget und der Größe Ihres Geldbeutels ab.

Und was kostet der Spaß?

Apropos Geldbeutel, vorausgesetzt Sie zahlen überhaupt Steuern in nennenswertem Umfang, holt ein guter Steuerberater sein Honorar allein durch die erzielten Steuerersparnisse wieder herein.

Preiswerter Steuerberater-Ersatz

Falls Sie sich mit den Grundzügen des Steuerrechts auskennen, Ihre Einkommensteuererklärung immer schon selbst erledigt und überhaupt ein Faible für Steuerfragen haben, können Sie als Freelancer Ihre Steuererklärungen und die dafür nötige Gewinnermittlung durchaus selbst erledigen. Mit Unterstützung preiswerter Steuer-Software wie zum Beispiel …

… lassen sich die meisten Untiefen sowohl privater als auch betrieblicher Steuererklärungen gut umschiffen – Tipps für Steueroptimierungen inklusive.

Und wenn Sie wirklich einmal vor einem Spezialproblem stehen, rufen Sie beim Finanzamt an. Deren Mitarbeiter sind zu Hilfeleistungen in steuerlichen Fragen verpflichtet – und dabei erfahrungsgemäß wesentlich uneigennütziger und hilfsbereiter als oft vermutet. Übrigens: Wie Sie den Fiskus als unentgeltlichen Steuerberater in Anspruch nehmen, erfahren Sie im Dr.-Web-Beitrag „Das Finanzamt als Steuerberater: Ruf doch mal an!“

Steuerberater = Buchführungshelfer?

Spätestens, wenn der Betrieb wächst, die Umsätze steigen und / oder verschiedene Einkunftsarten zusammenkommen, lohnt es sich dann doch, einen Steuerberater zu engagieren. Am besten nehmen Sie dabei erst einmal dessen Kernfunktionen in Anspruch: das Erstellen Ihrer Einnahmeüberschussrechnungen, der in Ihrem Fall erforderlichen betrieblichen Steuererklärungen sowie die steuerliche Beratung in Zweifelsfällen.

Ob Sie darüber hinaus die – meist verhältnismäßig teuren – Buchführungsdienste in Anspruch nehmen, sollten Sie erst im zweiten Schritt klären. Vorteil: Wenn Ihr Steuerberater gleichzeitig Ihr Buchhalter ist, kann er Sie zeitnah auf ungenutzte Gestaltungsmöglichkeiten und fehlende, fehlerhafte oder unvollständige Belege aufmerksam machen. Dadurch sind Sie fast immer auf der sicheren Seite und können einer möglichen Betriebsprüfung gelassen entgegen sehen. Außerdem geht der Jahresabschluss reibungsloser vonstatten.

Auf Basis der laufenden Buchungen erstellt Ihr Steuerberater darüber hinaus „betriebswirtschaftliche Auswertungen“ (BWA). Die Entwicklung dieser Kennzahlen hilft Ihnen, Ihre betriebliche Einkommens- und Vermögenslage im Blick zu behalten und rechtzeitig auf Schieflagen zu reagieren. Voraussetzung dafür ist jedoch, dass Ihr Steuerberater auch wirklich in der Lage ist, Ihnen die Bedeutung der Tabellen, Kennziffern und Diagramme am Beispiel Ihres speziellen Falls verständlich zu machen.

Buchhalter, Buchführungshelfer & Co.

Anstelle des Steuerberaters können Sie die laufenden Buchführungsarbeiten aber auch selbst erledigen oder einem selbstständigen Buchführungshelfer (oder einer erfahrenen Aushilfskraft) übertragen. Verglichen mit den Konditionen eines Steuerberaters sind die Angebote dieser Dienstleister oft deutlich günstiger. Andererseits: Je mehr Personen mit den Buchführungs- und Steuerangelegenheiten betraut sind, desto mehr Reibungsverluste gibt es. Für Abhilfe sorgen Sie durch klar definierte „Schnittstellen“: Klären sie mit allen Beteiligten, welche Belege, Listen und Auswertungen mit welchen Inhalten in welchen Formaten bis zu welchen Terminen zur Verfügung stehen müssen.

Praxistipp: Um die Weiterverarbeitung vorbereiteter Unterlagen zu beschleunigen und die Zahl von Rückfragen zu verringern, stellen erfahrene Steuerberater ihren Mandanten Checklisten zur Verfügung, denen genaue Anforderungen an bestimmte Belege, Auswertungen und Dateiformate zu entnehmen sind. Falls Ihr Steuerberater von sich aus keine solchen Arbeitshilfen zur Verfügung stellt, fragen Sie nach.

Fazit

Das deutsche Steuerrecht ist zwar kompliziert – aber keine Geheimwissenschaft. Nicht jeder Freelancer braucht deshalb unbedingt einen Steuerberater. Wenn Sie ohne doppelte kaufmännische Buchführung auskommen, sind die Anforderungen an das Belegwesen, die Gewinnermittlung und die betrieblichen Steuererklärungen überschaubar. Ganz gleich, ob mit oder ohne Steuerberater, die Grundzüge des Steuerrechts, die wichtigsten Buchhaltungsvorschriften sowie die gefährlichsten Klippen Ihres Steuerfalls müssen Sie ohnehin kennen, um fundierte Entscheidungen treffen zu können.

Andererseits, bevor Sie sich ständig mit ungeliebten Steuerdetails herumschlagen und Ihre wertvolle Arbeitszeit für die ständige steuerliche Weiterbildung verschwenden, sollten Sie sich lieber rechtzeitig professionelle Unterstützung holen. Fragen Sie nach einem günstigen All-inclusive-Angebot – oder wählen Sie nur die für Sie unverzichtbaren Funktionen aus dem vielfältigen Aufgabenspektrum. ™

Linktipps:

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Beratungsförderung: Guter Rat muss nicht teuer sein

Die staatliche Beratungsförderung für Freelancer und Kleinunternehmen ist komplett umstrukturiert und bundesweit vereinheitlicht worden. Beratungen vor der Gründung sind vielfach ganz kostenlos. Bei Beratungen und Coachings in der Startphase müssen Gründer oft nur einen Eigenanteil von 10 Prozent tragen. Und selbst der kann unter bestimmten Umständen erstattet werden. Wir stellen die wichtigsten Förderprogramme und die dazugehörigen Anspruchsvoraussetzungen vor.

Beratung lohnt sich – und zwar, entgegen anderslautenden Vorurteilen, nicht nur für Berater und Coaches. Die sind durchweg besser als ihr Ruf: Existenzgründer, die sich mit Unterstützung von Experten selbstständig machen, scheitern seltener und sind insgesamt erfolgreicher als Selbstständige, die auf sich allein gestellt sind. Vor allem im Vorlauf einer Gründung sowie im oft schwierigen ersten Jahr zahlt sich externer Rat aus. Das ist auch den staatlichen Wirtschaftsförderern nicht entgangen: So sind die Beratungsförderungen im vergangenen Jahr bundesweit vereinheitlicht und zugleich attraktiver gemacht worden.

Start aus der Arbeitslosigkeit
Wer sich aus der Arbeitslosigkeit heraus selbstständig macht, kann nicht nur Zuschüsse zum Lebensunterhalt bekommen (Gründungszuschuss für ALG-I-Empfänger oder Einstiegsgeld für ALG-II-Empfänger): Die Bewilligung dieser Leistungen machen viele Arbeitsagenturen von der Teilnahme an speziellen Qualifizierungsmaßnahmen für Selbstständige abhängig. Während solcher Gründerseminare oder Gründerwerkstätten werden die Teilnehmerinnen und Teilnehmer mit den rechtlichen, steuerlichen und kaufmännischen Grundlagen des Geschäftslebens vertraut gemacht. Darüber hinaus gibt es gezielte Unterstützung bei der Informationsbeschaffung, bei der Erstellung eines marktfähigen Geschäftsplans und bei den ersten Umsetzungsschritten.

Die individuellen Beratungsleistungen im Rahmen der Qualifizierungsangebote sind grundsätzlich kostenlos. Wenn Sie die Auflage bekommen, an einem Gründungsseminar teilzunehmen, sollten Sie das nicht als staatliche Gängelung betrachten: Nutzen Sie die Angebote lieber intensiv. Die Seminarleiter, Berater und Coaches haben sich in den letzten Jahren wesentlich besser auf die Interessen und Bedürfnisse von kaufmännisch wenig erfahrenen Freelancern und Kleinunternehmern eingestellt.

Weitere Beratungen in der Vorgründungsphase
Nicht nur Arbeitslose machen sich selbstständig: Auch wenn Sie keine Ansprüche auf Leistungen der Bundesagentur für Arbeit haben, können Sie Zuschüsse zu den Beratungskosten bekommen, die Ihnen in Vorbereitung einer Gründung entstehen.

Bitte beachten Sie: Bei diesen und alle folgenden Förderprogrammen gilt der Grundsatz „Antrag vor Leistung“: Bevor Sie Beratungsleistungen in Anspruch nehmen, müssen Sie den Zuschuss beantragt haben. Falls Sie sich schon für einen bestimmten Berater entschieden haben, lassen Sie sich am besten bei der Antragstellung unterstützen. Wenn Sie unterschiedliche Zuschüsse in Anspruch nehmen wollen, sollten Sie bei der Gelegenheit auch gleich klären, ob die Förderprogramme miteinander vereinbar sind oder sich gegenseitig ausschließen.

Wie hoch die Zuschüsse im Vorlauf einer Gründung sind, hängt vom Standort ab: Denn für die Beratungsförderung in der Vorgründungsphase sind inzwischen die Bundesländer zuständig. Die Zuschüsse betragen durchweg 50 bis 80 Prozent des förderfähigen Beraterhonorars. Die Anzahl der Beratertage ist dabei ebenso begrenzt wie der Honorarsatz. So bekommen Gründer in NRW zum Beispiel 50 Prozent von maximal 3.200 Euro, in Baden-Württemberg rund 80 Prozent von 3.700 Euro, in Bayern 70 Prozent von 8.000 Euro.

Und so finden Sie das passende Programm:

  • Eine erste Orientierung über die Beratungs-Förderprogramme der Länder für Existenzgründer bietet die Übersicht des BMWi-Gründerportals.
  • Sie können aber auch gleich die Förderdatenbank des Bundeswirtschaftsministeriums aufrufen: Dort grenzen Sie das Fördergebiet auf Ihr Bundesland ein, geben als FörderberechtigteExistenzgründer/in„, als Förderbereich Existenzgründung & -festigung und als Förderart Zuschuss vor und klicken anschließend auf Finden: Auf diese Weise grenzen Sie die insgesamt weit über 1.000 Förderprogramme im Handumdrehen auf die für Sie interessanten ein.
  • Fragen Sie bei der Industrie- und Handelskammer bzw. Handwerkskammer oder bei Ihrem Berufs- oder Branchenverband nach Beratungszuschüssen für Gründer. Auch der örtliche Wirtschaftsförderer ist eine gute Anlaufstelle: Mancherorts gibt es eigene kommunale Beratungs- und Qualifizierungsmaßnahmen.

Gründercoaching Deutschland: Beratungen im ersten Jahr der Selbstständigkeit
Beratungen im ersten Jahr der Selbstständigkeit werden neuerdings bundesweit aus Mitteln der KfW Mittelstandsbank und des Europäischen Sozialfonds (ESF) bezuschusst. Das Förderprogramm läuft unter der Bezeichnung Gründercoaching Deutschland.

Bitte beachten Sie: Fachliche Beratung und persönliches Coaching sind normalerweise ganz verschiedene Dienstleistungen: Beratungen beinhalten sowohl die Analyse des betrieblichen Ist-Zustandes und die Unterstützung bei der Zielformulierung als auch ganz konkrete Lösungs- und Umsetzungsvorschläge des Experten. Coaches hingegen leisten hauptsächlich „Hilfe zur Selbsthilfe“ bei der Entfaltung der persönlichen Fähigkeiten des Klienten. Bei der Gründungsförderung spielt dieser Unterschied keine Rolle: Die meisten Förderprogramme verwenden die Begriffe synonym. Wichtig ist nur, dass die Unterstützung auf den Einzelfall zugeschnitten ist.

Besonders günstig ist das Gründercoaching Deutschland für Existenzgründer aus der Arbeitslosigkeit. Die wichtigsten Konditionen im Überblick:

  • Der Antragsteller hat vor Aufnahme der selbstständigen Tätigkeit Arbeitslosengeld I oder II bezogen bzw. an einer Weiterbildungs- oder Arbeitsbeschaffungsmaßnahme teilgenommen.
  • Die Förderung wird innerhalb des ersten Jahres nach der Gründung beantragt. Die Beratung beginnt erst nach Bewilligung der Fördermittel.
  • Die Beratung dient der „wirtschaftlichen, finanziellen und organisatorischen […] Steigerung der Wettbewerbsfähigkeit.“ Rechts-, Steuer-, IT- und Versicherungsberatungen sind nicht förderfähig.
  • Das Tageshonorar des Beraters beträgt nicht mehr als 800 Euro (netto).
  • Das Gesamthonorar beträgt nicht mehr als 4.000 Euro.
  • Der Umsatzsteueranteil ist nicht förderfähig – es sei denn, der Antragsteller ist Kleinunternehmer im Sinne des Umsatzsteuergesetzes.

Unterm Strich erreicht der Zuschuss damit maximal 3.600 Euro (90 Prozent von 4.000 Euro). Bitte beachten Sie, dass bei Überschreiten der Bemessungsgrenze die Förderung ausgeschlossen ist! Der Beratungsumfang muss also von vornherein so zugeschnitten sein, dass ein wirksames Coaching mit insgesamt 4.000 Euro realisierbar ist.

Tipp: Empfänger von Arbeitslosengeld II (= Hartz-IV) können bei der Arbeitsagentur, dem Sozialamt oder der örtlichen ARGE einen Antrag auf Übernahme des Eigenanteils beantragen: Voraussetzung ist, dass der Fallmanager das Gründercoaching als notwendig und sinnvoll einschätzt.

Und gleich noch ein Tipp hinterher: Ganz gleich, ob Gründungszuschuss oder Einstiegsgeld: Bitten Sie bei der Antragstellung gleich um eine beglaubigte Kopie des Bewilligungsbescheids. Auf diese Weise sparen Sie Geld und Zeit, wenn Sie später den Zuschuss zum Gründercoaching beantragen: Dafür brauchen Sie die unbedingt eine beglaubigte Kopie des Bewilligungsbescheids.

Gründercoaching Deutschland für alle
Auch wer sich nicht aus der Arbeitslosigkeit heraus selbstständig macht, kann das Gründercoaching Deutschland in Anspruch nehmen. Die Fördervoraussetzungen sind weitgehend identisch – sowohl die Bemessungsgrenze als auch der Eigenanteil sind jedoch höher als bei Arbeitslosen:

  • Im ersten Jahr nach der Gründung sind Beratungshonorare von bis zu 6.000 Euro (netto) förderfähig.
  • Antragsteller in den neuen Bundesländern (außer Berlin) und im Regierungsbezirk Lüneburg bekommen einen Zuschuss von 75 Prozent.
  • Antragsteller in den alten Bundesländern sowie Berlin bekommen einen Zuschuss von 50 Prozent.

Der Zuschussrechner der KfW-Mittelstandsbank hilft Ihnen dabei, die Zuschusshöhe per Mausklick zu ermitteln:

Gründercoaching Deutschland: Antragstellung und Abrechnung
Beantragt wird die Beratungsförderung beim Regionalpartner der KfW für Ihre Region. Je nach Bundesland ist das die IHK oder Handwerkskammer vor Ort, eine Förderbank oder auch eine spezielle Fördergesellschaft. Welche Stelle für Sie zuständig ist, ermitteln Sie mithilfe der KfW-Regionalpartnersuche.

Der zuständige Regionalpartner stellt die Antragsvordrucke zur Verfügung und nimmt sie ausgefüllt und zusammen mit den erforderlichen Unterlagen auch wieder entgegen. In manchen Fällen muss der Antragsteller seinen Beratungsbedarf zudem persönlich vorstellen. Voraussetzung für die Förderung ist in jedem Fall die positive Coaching-Empfehlung des KfW-Regionalpartners. Ihren Coach suchen Sie unter den insgesamt mehr als 15.000 bei der KfW akkreditierten Beratern aus. Falls Sie noch keinen Gründungs- oder Unternehmensberater haben, finden Sie bei der Suchmaschine der KfW-Beraterbörse einen Experten in Ihrer Umgebung.

Die Abrechnung ist vergleichsweise bürokratisch – geht zum Glück aber zulasten des Beraters: Der bekommt den Zuschussanteil erst nach Abschluss des Gründercoachings, sobald die Gesamtrechnung, der ausführliche Coachingbericht und der Nachweis der Eigenbeteiligung beim KfW-Regionalpartner eingereicht und dort abgesegnet worden sind.

BAFA-Zuschüsse: Noch mehr Beratungsförderung
Gute Nachricht für alte Hasen: Auch nach Ablauf des ersten Jahres können Beratungsförderungen in Anspruch genommen werden. Die Zuschüsse stammen aus Mitteln des Bundes und des ESF und werden vom Bundesamt für Wirtschaft und Ausfuhrkontrolle (BAFA)
vergeben. Gefördert werden zum Beispiel …

  • allgemeine Beratungen rund um wirtschaftliche, technische, finanzielle, personelle und organisatorische Aspekte der Unternehmensführung,
  • spezielle Beratungen zu Technologie und Innovationen, Qualitätsmanagement, Im- und Export, Umweltschutz, Arbeitsschutz, Kooperationen und Mitarbeiterbeteiligung sowie
  • spezielle Beratungen für Unternehmerinnen, für Unternehmer mit Migrationshintergrund sowie zur Vereinbarkeit von Familie und Beruf.

Antragsberechtigt sind Freiberufler sowie kleine und mittlere Unternehmen der gewerblichen Wirtschaft, die seit mindestens einem Jahr am Markt sind. Der Höchstzuschuss beträgt in den neuen Bundesländern und im Regierungsbezirk Lüneburg 75 Prozent von maximal 3.000 Euro, in den alten Bundesländern 50 Prozent von maximal 3.000 Euro. Unternehmen können sowohl allgemeine als auch spezielle Beratungen in Anspruch nehmen. Dadurch liegt der maximale Gesamtzuschuss bei insgesamt 4.500 Euro. Für Umweltschutz- und Arbeitsschutzberatungen, Beratungen von Unternehmerinnen oder Migranten sowie Beratungen zur besseren Vereinbarkeit von Familie und Beruf gelten besondere Bestimmungen.

Einzelheiten entnehmen Sie der Förderprogramm-Übersicht auf dem Gründerportal des Bundeswirtschaftsministeriums. Dort finden Sie auch Links zu den Antragsformularen. Die Anträge müssen bei den vom BAFA benannten Leitstellen (PDF, 158 KB) beantragt werden.

Bitte beachten Sie: Das BAFA-Antragsverfahren ist ausgesprochen kompliziert. Am besten klären Sie mit einem Berater Ihrer Wahl, ob sich der Aufwand in Ihrem Fall lohnt. Wenn ja, wird er Sie bei der Antragstellung unterstützen.

Fazit
Das wichtigste Beratungsanliegen vieler Gründer aus der Arbeitslosigkeit ist die Erstellung eines Businessplans, auf dessen Grundlage die fachkundige Stelle anstandslos die Tragfähigkeit des Vorhabens attestiert. Hintergrund: Das Tragfähigkeitsgutachten ist Voraussetzung für die Bewilligung des Gründungszuschusses.

So nachvollziehbar und verständlich das kurzfristige Interesse sein mag: Geben Sie sich damit auf keinen Fall zufrieden. Beratungs- und Gründungszuschüsse sind kein Selbstzweck: Es kommt vielmehr darauf an, die Voraussetzungen für das dauerhafte Überleben am Markt zu schaffen, um so zumindest den Lebensunterhalt des Gründers und seiner Angehörigen zu sichern. Kompetente Berater helfen dabei, indem sie die Selbstständigen zum Beispiel bei der Marktforschung und der Kundengewinnung, bei der Ermittlung des Kapitalbedarfs und dessen Finanzierung oder auch beim Controlling und bei der Mitarbeiterführung unterstützen. Nutzen Sie das staatliche Beratungs-Sponsoring: Es lohnt sich!

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Tausch- und Kompensationsgeschäfte: bewährte Geschäftsmodelle für Krisenzeiten

Dass sich Freelancer und Kleingewerbetreibende in Zeiten schlechter Auftragslage und knappen Geldes auf Tausch- und Kompensationsgeschäfte besinnen, ist nur zu verständlich. Schließlich ist die Tauschwirtschaft die Urform von Handel und Dienstleistung. Die gute Nachricht: Anders als oft vermutet sind Geschäfte auf Gegenseitigkeit unter dem Motto „Eine Hand wäscht die andere …“ völlig legal – und oft sogar steuerlich neutral.

Wenn die Finanzwirtschaft wackelt, besinnen sich viele Menschen wieder auf den eigentlichen Kern des Geschäftslebens. Warum auch nicht? Schließlich ist Geld nicht mehr als ein Hilfsmittel beim Austausch von Waren und Dienstleistungen. Es ist ein Wertaufbewahrungsmittel, dient als Maßstab bei der Bewertung unterschiedlicher Lieferungen und Leistungen und sorgt durch seine einfache Teilbarkeit dafür, dass es nicht zu ungerechtfertigten Verlusten beim Austausch kommt.

So praktisch Geld und die darauf basierende Geldwirtschaft sein mag: Unverzichtbar oder gar gesetzlich vorgeschrieben ist sie nicht: Die Tauschwirtschaft ist völlig legal. Und das nicht nur, wenn zwischen Privatleuten Waren den Eigentümer wechseln oder Dienstleistungen getauscht werden (Stichwort: „Tauschring“). Auch zwischen Geschäftsleuten ist die geldlose Bezahlung erlaubt – in vielen Fällen sogar steuerneutral. Die Beteiligung mehrerer Partner ist dabei ebenso zulässig wie beliebige Kombinationen aus Geld- und Tauschgeschäften.

Steuerneutrale Tauschgeschäfte
Besonders glatt gehen zahlungslose Geschäfte auf Gegenseitigkeit über die Bühne, wenn gleichwertige Güter und Dienstleistungen zeitgleich und unmittelbar zwischen zwei Unternehmern oder Selbstständigen ausgetauscht werden (Bartergeschäft) – zum Beispiel zwischen einem Designer und einem Texter („Schreibst du mir die Pressemeldung, gestalte ich dir das neue Logo.“)

In diesem Fall handelt es sich sowohl bei der Umsatz- als auch der Ertragsteuer unterm Strich um ein Nullsummenspiel:

  • Die Umsatzsteuer des einen ist die Vorsteuer des anderen Selbstständigen.
  • Und die Betriebseinnahme der einen ist die Betriebsausgabe der anderen Seite.

Obwohl kein Geld fließt, muss die Abwicklung genau genommen trotzdem bei der Umsatzsteuerberechnung (eingenommene Umsatzsteuer und gezahlte Vorsteuer) und der Gewinnermittlung für die Einkommen- und Gewerbesteuer berücksichtigt werden. Bemessungsgrundlage beim Tausch (Güter gegen Güter) und bei tauschähnlichen Umsätzen (Dienstleistungen oder Güter gegen Dienstleistungen) ist der sogenannte gemeine Wert: Das ist der Preis, der im gewöhnlichen Geschäftsverkehr für die Ware oder die Leistung zu erzielen wäre.

Sicher: Sie können solche 1:1-Geschäfte auch einfach unter den Tisch fallen lassen: Wo kein Kläger, da kein Richter. Auf der sicheren Seite sind Sie aber nur, wenn beide Seiten für den Vorgang eine ganz normale Rechnung schreiben und darin als Bezahlung die Erfüllung der Gegenleistung akzeptieren. Die sich steuerlich gegenseitig aufhebenden Lieferungen oder Leistungen geben Sie sowohl bei der Umsatzsteuervoranmeldung als auch bei der Gewinnermittlung an. Als Zeitpunkt der Zahlung gilt bei der Einnahmeüberschussrechnung (EÜR) bzw. der Ist-Versteuerung der Zeitpunkt, an dem die Gegenseite ihre Waren geliefert bzw. ihre Leistung erledigt hat.

Steuerwirkung I: unterschiedliche Zeitpunkte
Tausch- und Kompensationsgeschäfte müssen nicht gleichzeitig erbracht werden. Angenommen, der Texter schreibt die Pressemitteilung im Februar 2009, der Designer liefert das Logo vereinbarungsgemäß aber erst im August 2009: Dann muss der Designer seinen Umsatzerlös in Form der eingetauschten Pressemitteilung schon im Rahmen der Umsatzsteuervoranmeldung für Februar angeben, für den Texter handelt es sich erst im August um eine umsatzsteuerpflichtige Betriebseinnahme. Aufs Jahr gesehen macht das aber keinen großen Unterschied.

Bei der Einkommensteuer bleibt es von vornherein beim Nullsummenspiel: Die Einnahmen und Ausgaben auf beiden Seiten gehören in die EÜR für das Jahr 2009. Der zu versteuernde Gewinn ist dadurch unterm Strich genauso hoch, als hätte das Tauschgeschäft überhaupt nicht stattgefunden. Das würde sich erst dann ändern, wenn das Logo statt im August erst im darauffolgenden Januar fertig würde.

Steuerwirkung II: privater Nutzen
Bitte beachten Sie: Das bisherige Austauschszenario setzt voraus, dass Leistung und Gegenleistung dem jeweiligen Betrieb zugutekommen. Angenommen, der Texter schreibt seine Pressemitteilung im Auftrag eines örtlichen Autohauses, dessen Inhaber ihm im Gegenzug die nächste Inspektion seines Privatwagens anbietet: Dann ist auch das durchaus legal und darf offiziell durch die Bücher laufen – allerdings muss der Texter den „geldwerten Vorteil“ der Inspektion als Privatentnahme bzw. privaten Nutzungsanteil buchen.

Steuerwirkung III: Ringtausch
Angenommen, ein Texter, ein Designer und der Betreiber des örtlichen Secondhand-Ladens stellen beim abendlichen Bier fest, dass ihre Geschäfte zwar nicht so gut laufen, dass sie sich aber gut gegenseitig unterstützen können – zum Beispiel so:

  • Texter: bietet PR-Texte / sucht Schreibtischstuhl,
  • Secondhand-Laden: bietet Büromöbel / sucht neues Logo,
  • Designer: bietet Webdesign / sucht Pressemitteilung.

Dann erbringt jeder seine Leistung, schreibt dafür eine Rechnung an den Adressaten und akzeptiert als (Teil-)Zahlung die Leistung des Dritten. Übersteigt der Wert einer der Leistungen den Wert der anderen, kann die Differenz ohne Weiteres per Barzahlung oder Überweisung beglichen werden. Als Termin der Bezahlung gilt auch hier wieder der Zeitpunkt, an dem der jeweilige Empfänger in den Genuss der Lieferung oder Leistung gekommen ist.

Anwendungsszenarien
Dass Kunden gleichzeitig Lieferanten sind und umgekehrt, kommt nicht nur bei unausgelasteten Freelancern und Kleinbetrieben vor, die Flautezeiten nutzen, um sich gegenseitig zu unterstützen. Tausch- und Kompensationsgeschäfte bieten sich auch als Marketing-Instrument an: Wenn Geschäftsabschlüsse oder Preisverhandlungen mit Hinweis auf finanzielle Engpässe zu scheitern drohen oder Sie allzu lange auf die Bezahlung von Forderungen warten müssen, können Sie überlegen, ob das Waren- oder Dienstleistungssortiment Ihres Geschäftspartners für Sie attraktive Angebote enthält. Das senkt die Schwelle bzw. verhindert, dass einer der Beteiligten sein Gesicht verliert.

Gelegentlich werden Kompensationswünsche sogar ganz gezielt als Druckmittel in Vertragsverhandlungen eingesetzt. Nach dem Motto „Wenn ich die Betriebsunterbrechungsversicherung bei Ihnen abschließe, würde ich im Gegenzug gern den Relaunch Ihrer Website übernehmen: Was halten Sie davon?“ Solche Verhandlungsstrategien sind weder Erpressung noch ehrenrührig. Schließlich sind Sie ja keine gespaltene Persönlichkeit: Während Sie als Einkäufer für Ihren Betrieb agieren, brauchen Sie ja nicht zu vergessen oder zu verheimlichen, dass Sie gleichzeitig als Verkäufer am Markt auftreten.

Fazit
Tausch- und Kompensationsgeschäfte sind gerade in Krisenzeiten ein probates Mittel, Leerlaufzeiten oder übervolle Lager trotz finanzieller Engpässe bei potenziellen Geschäftspartnern sinnvoll zu verwerten. Wenn Sie Rechnungen stellen und über Leistungen und Gegenleistungen genau Buch führen, hat der Fiskus nichts dagegen. Oft sind Geschäfte auf Gegenseitigkeit sogar steuerlich neutral. Wenn Sie in größerem Umfang auf Tauschhandel und Kompensationsgeschäfte setzen, sollten Sie sich aber unbedingt von einem Steuerberater unterstützen lassen.

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GbR – Die Gesellschaftsform für Freiberufler

Freiberufler müssen nicht unbedingt als Solo-Unternehmer tätig sein. Die GbR stellt die ideale Gesellschaftsform dar und ist problemlos zu gründen. Bevor es aber soweit kommt, sollte man über die Besonderheiten informiert sein. Denn manchen Unternehmern wurde die GbR auch schon zum Verhängnis.

Speziell in der Anfangszeit sind Freiberufler zumeist Einzelkämpfer. Dies beweisen die Statistiken des Statistischen Bundesamtes, wonach acht von zehn Gründern Solo-Unternehmer sind. Doch ist das Einzelkämpfertum wirklich ideal? Immer mehr Experten bezweifeln dies. Die Unabhängigkeit mag zwar ihre Vorteile haben, doch nach einer gewissen Zeit bekommt man auch die Nachteile zu spüren. Die empfundene Einsamkeit – kein Austausch mit Kollegen und kein Feedback – ist dabei noch das kleinste Problem.

Die Organisation Gründen im Team behauptet auf ihrer Webseite, nach einer gewissen Zeit würden sich Einzelkämpfer im Kreis drehen. Es fehlen neue Ideen, zusätzliche Kompetenzen und weitere Sichtweisen. Diese Ansicht wird unter anderem von Svenja Hofert unterstützt, die in ihrem Werk „Praxisbuch für Freiberufler“ auf die Vor- und Nachteile einer Kooperation eingeht. Die angesehene Autorin von Karriere-Ratgebern prophezeit bei einer engen Zusammenarbeit mehr Erfolg, mehr Wachstum, eine höhere Kundenzufriedenheit, geringere Kosten und nicht zuletzt auch weniger Einsamkeit. Und tatsächlich klingt dies plausibel:

  • Aufträge können bei mangelnden Kapazitäten an den Partner weitergegeben werden, sodass einem der Kunde erhalten bleibt.
  • Durch die Kooperation sind größere Aufträge zu bewältigen, die die Kapazität eines Solo-Unternehmers übersteigen würden.
  • Die Mundpropaganda funktioniert besser.
  • Die Kundenzufriedenheit und der eigene Mehrwert steigt, wenn man auch komplett andere Dienstleister empfehlen kann. (Beispiel: Webdesigner empfiehlt einen Journalisten für die Texterstellung)
  • Fehlende Kompetenzen können eventuell durch den Partner ausgeglichen werden.
  • Durch das gegenseitige Feedback wird man auf eigene Fehler aufmerksam und kann diese schneller ausgleichen.
  • Die entstehenden Kosten (Büroraum, Werbematerial, Internetseite et cetera) können geteilt werden.

Die Gesellschaft bürgerlichen Rechts

Die Gesellschaft bürgerlichen Rechts (kurz: GbR) ist die verbreitetste Gesellschaftsform unter Freiberuflern. Der Grund dürfte die Erhaltung des Freiberuflerstatus sein, wodurch man weiterhin keine Gewerbesteuer zahlen muss und nicht der Bilanzpflicht unterliegt. Kurz gesagt, trotz der Gesellschaftsform wird man nicht automatisch ein Gewerbetreibender.

Aber Achtung: Der Status des Freiberuflers kann verloren gehen und zwar ganz ohne eigenes Verschulden. Sollte einer der Partner auch nur zu einem kleinen Teil gewerblich aktiv sein, macht er damit die ganze Gesellschaft zu einem Gewerbe und auch die übrigen Freiberufler müssen von nun an Gewerbesteuer abführen.

Nun mag der Gedanke aufkommen, man könne auch formlos miteinander kooperieren, ohne gleich eine Gesellschaft zu gründen. Dies ist aber nicht ganz richtig. Eine GbR entsteht nämlich nicht nur durch einen Vertrag, sondern ebenso durch eine mündliche oder sogar stillschweigende Einigung. Ganz ohne Beabsichtigung werden Jahr für Jahr viele Menschen zum Mitglied einer GbR und wissen überhaupt nichts davon. Ein gemeinsames Auftreten reicht völlig aus, um vom Finanzamt als Gesellschaft bürgerlichen Rechts identifiziert zu werden. Selbst wenn man örtlich getrennt voneinander arbeitet. Wer diese Falle umgehen möchte, sollte verschiedene Firmennamen nutzen, verschiedene Webseiten und Corporate Designs verwenden und keinesfalls eine gemeinsame Rechnung ausstellen.

Die Gründung einer GbR

Die Gründung einer GbR verlangt offiziell nach mindestens zwei Gesellschaftern, die völlig formfrei einen Gesellschaftsvertrag abschließen. Dennoch sollte man grundsätzlich einen schriftlichen Vertrag bevorzugen. Darin kann zum Beispiel genau festgelegt werden, auf welche Tätigkeiten sich der gemeinsame Geschäftszweck bezieht.

Ein Beispiel: Unternehmer A und Unternehmer B arbeiten beide als freie Werbetexter und gelten somit eigentlich als Freiberufler. Unternehmer B bietet zusätzlich aber das Programmieren und Hosten von Webseiten an, was in den gewerblichen Bereich fällt. Ohne vertragliche Klausel würden dadurch beide Unternehmer zu Gewerbetreibenden werden. Wird im Vertrag aber festgehalten, dass sich der gemeinsame Geschäftszweck lediglich auf das Texter-Büro bezieht, bleibt dem Unternehmer A die Freiberuflichkeit erhalten.

Darüber hinaus kann im Vertrag die Geschäftsführung bestimmt oder eine mehrheitliche Beschlussfassung festgelegt werden. Sollte ein entsprechender Vermerk fehlen, wird die Geschäftsführung gemeinsam von allen Mitgliedern übernommen.

Die Kosten für die Erstellung und Prüfung des Vertrages stellen quasi die einzigen Gründungskosten einer GbR dar. Eine Eintragung in das Handelsregister findet nicht statt, da dieses lediglich für Kaufleute bestimmt ist und der Geschäftszweck einer GbR nicht kaufmännisch sein darf. Wäre das Kaufmännische mit eingeschlossen, würde es sich nicht um eine GbR sondern um eine OHG (offene Handelsgesellschaft) handeln.

Bei der Namensgebung darf man seiner Kreativität freien Lauf lassen. Vermutlich ist dies auch einer der Gründe, weshalb die GbR besonders in den Medien- und Kulturberufen sehr beliebt ist. Sach- und Fantasienamen dürfen nur nicht auf ein anderes Geschäftsmodell hinweisen und dadurch für Verwirrung sorgen; sonst gibt es keine Einschränkungen. Rechtlich gesehen gilt der Titel nicht einmal als Firmenname sondern lediglich als Geschäfts- und Etablissmentbezeichnung. Häufig wird behauptet, der Name eines Gesellschafters müsse in der Bezeichnung enthalten sein. Falsch: Der Name eines Gesellschafters oder mehrerer Gesellschafter darf zwar enthalten sein, muss aber nicht. Pflicht ist dafür aber die Abgrenzung von anderen Rechtsformen durch den Zusatz „GbR“.

Einer für alle und alle für einen

Das Lebensmotto der Musketiere ist in gewisser Weise auf die Mitglieder einer GbR übertragbar. Denn grundsätzlich gilt: Die Unternehmer sitzen im selben Boot. Eine Tatsache, die nicht nur von Vorteil ist. Die Haftung gilt nämlich gesamtschuldnerisch und unbegrenzt. Über viele Jahre gab es noch die Gesellschaft bürgerlichen Rechts mit beschränkter Haftung (GbRmbH), doch diese war sehr umstritten und wurde im Jahre 1999 endgültig abgeschafft. Möchte man trotz der Gesetze nur beschränkt haften, müsste dies mit dem jeweiligen Vertragspartner individuell ausgehandelt werden. In der Praxis findet diese Möglichkeit jedoch kaum Verwendung. Daher ist grundsätzlich davon auszugehen, dass man als Mitglied einer GbR für die übrigen Gesellschafter mithaften muss.

Auch vor Gericht kann die Gesellschaft gemeinsam auftreten und zusammen Anklage erheben. Ebenso gut könnten die Gesellschafter gemeinsam verklagt werden. Trotzdem verliert man vor Gericht nicht gänzlich die Unabhängigkeit. Wer also klagen möchte, nur eben nicht gemeinsam mit den übrigen Gesellschaftern, kann dies ebenfalls tun.

Die Besonderheiten der Gewinnermittlung

Die Gewinnermittlung geht ganz normal per Einnahmeüberschussrechnung vonstatten. Diese muss von nun an jedoch zweimal erstellt werden. Neben der eigenen Gewinnermittlung wird von der GbR auch eine einheitliche Gewinnermittlung verlangt, damit das Finanzamt feststellen kann, ob sich die Gewinnanteile der GbR in den einzelnen Einkommensteuererklärungen der Gesellschafter wiederfinden. Da die Einnahmeüberschussrechnung einer GbR identisch mit der eines Unternehmers ist, stellt diese zusätzliche Anforderung kein Problem dar. Beigefügt werden muss nur noch eine kurze Erklärung über die Gewinnverteilung auf die einzelnen Unternehmer.

Eine Besonderheit liegt im Falle eines höheren Einkommens vor. Sollte der Jahresumsatz mehr als 500.000 Euro bzw. der Gewinn mehr als 50.000 Euro betragen, unterliegt man der Bilanzierungspflicht (§ 141 Abs. 1).

Die Auflösung einer GbR

Im Bürgerlichen Gesetzbuch (BGB) ist festgelegt, dass eine GbR durch den gemeinsamen Beschluss aller Gesellschafter aufgelöst wird. Weitere Auflösungsgründe sind die schriftliche Kündigung eines Gesellschafters oder Privatgläubigers, der Ablauf des Vertrages oder die Insolvenz eines Mitgliedes. Sollte einer der Gesellschafter sterben, löst sich die GbR nur auf, wenn keine Fortsetzungsklausel vereinbart wurde.

Fachbücher zur GbR

In vielen Fachbüchern zur Freiberuflichkeit wird die GbR kurz angesprochen. Zumeist wird das Thema jedoch nur oberflächlich behandelt und die verschiedenen Besonderheiten finden kaum Erwähnung. Wer sich also ausgiebig mit der Gesellschaft bügerlichen Rechts befassen möchte, wäre mit einem speziellen Fachbuch besser bedient. So zum Beispiel „Die GbR von A-Z“ , „So gründen Sie eine GbR“ (beide aus dem Verlag: Interna Aktuell) und „Die Gesellschaft bürgerlichen Rechts“ (erscheint im Januar 09 im Schäffer-Poeschel-Verlag). ™

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7 Schlüsselfaktoren für eine erfolgreiche Zusammenarbeit im Team

Teamarbeit nimmt nach wie vor zu, selbst virtuelle Teams sind keine Seltenheit mehr. Teamarbeit stellt aber auch besondere Anforderungen, sowohl an den Teamleiter wie auch an die Mitglieder. Die folgenden Schlüsselfaktoren verraten Ihnen, worauf es bei der Zusammenarbeit im Team wirklich ankommt. Umso erfolgreicher wird Ihr Team werden.

Punkt 1: Die Führung

Führung ist nicht gleich Führung. Natürlich braucht auch Ihr Team jemanden, der es führt. Jemanden, der die Hauptverantwortung trägt, die Richtung vorgibt, Ansprechpartner bei Fragen ist und so weiter. Ein Team zu leiten, ist allerdings etwas anderes, als Mitarbeiter im klassisch hierarchischen Sinn zu führen.

Ein Team steckt sich seine Ziele oft selbst, statt sie vorgegeben zu bekommen. Ein Team entscheidet gemeinsam, statt die Entscheidung der Führungskraft zu akzeptieren. Vertrauen zur Teamführung und zueinander ist oberstes Gebot für die Zusammenarbeit im Team.

Ein Team zu leiten, stellt deshalb hohe Anforderungen an die soziale und kommunikative Kompetenz der Führungskraft. Bereiten Sie sich oder Ihren ausersehenen Mitarbeiter gegebenenfalls ausgiebig auf die neue Rolle vor.

Punkt 2: Die Ziele

Ihr Team braucht klare Ziele. Es kann nur dann autonom arbeiten, wenn alle Teammitglieder wissen, was erreicht werden soll, ohne sich ständig neue Anweisungen von der nächsthöheren Hierarchie-Ebene holen zu müssen. Klare, eindeutige Ziele beugen Missverständnissen vor und geben Halt und Orientierung.

Aber Achtung: Die Ziele sollten wieder gemeinsam erarbeitet beziehungsweise angenommen werden, nicht unter Zwang übergestülpt. Hat ein Team ein gemeinsames Ziel, kann es auch an einem Strang ziehen, sich gegenseitig unterstützen und motivieren. Und: Profitieren die Teammitglieder auch persönlich von den Zielen ihres Teams, ist das ein zusätzlicher Motivationsschub.

Punkt 3: Die Aufgaben

Mindestens genauso wichtig wie klare Ziele sind klare Aufgaben. Die Freiheit des Teams, selbstständig zu arbeiten, braucht auch Strukturen. Verhindern Sie, dass Ihre Teammitglieder planlos vor sich hinwerkeln oder alles doppelt und dreifach machen.

Klären Sie, wer welche Aufgaben übernimmt. Sorgen Sie dafür, dass jeder genau weiß, was er zu tun hat, welche Inhalte zu seiner Aufgabe gehören und welche Erwartungen damit verbunden sind. Und achten Sie idealerweise auch darauf, dass die Teammitglieder untereinander wissen, wie die eigene Arbeit mit der der anderen ineinandergreift.

Punkt 4: Die Verantwortung

Eigentlich logisch: Wenn jedes Teammitglied selbst dafür verantwortlich ist, seine Aufgaben zu erfüllen und auf das gemeinsame Ziel hinzuarbeiten, sollte es auch die dafür notwendigen Entscheidungen treffen können. Nur dann kann es nach bestem Wissen und Gewissen handeln.

Sorgen Sie deshalb nicht nur dafür, dass jeder weiß, was er zu tun hat. Legen Sie auch den Handlungsspielraum der Teammitglieder fest. Jeder Mitarbeiter sollte genau wissen, wie weit seine Entscheidungskompetenz und Verantwortung reicht.

Punkt 5: Die Verbindlichkeit

Kennen Sie den Spruch „Team = Toll, ein anderer macht’s“? Dann wissen Sie ja, was ich meine. Teamarbeit kann nur funktionieren, wenn jeder sich an die Vereinbarungen hält. Jedes Teammitglied muss sich auf die anderen verlassen können. Und es muss gewährleistet sein, dass die Aufgaben auch erledigt werden.

Haben Sie Leute im Team, die Schwierigkeiten damit haben, Aufgaben verbindlich zu übernehmen oder Termine einzuhalten? Dann nehmen Sie sie nach Möglichkeit raus.

Oder regen Sie ein sogenanntes Vereinbarungsmanagement an. Das heißt, lassen Sie Eckdaten aufstellen, die das Team regelmäßig gemeinsam überprüft. So weiß jeder, wo er steht, und kann nachbessern, falls er mit seinen Aufgaben ins Hintertreffen geraten sollte.

Punkt 6: Die Kommunikation und Information

Teamarbeit ohne Kommunikation gibt es nicht. Egal, wie gut jeder seine Aufgaben und Ziele kennt – ein Team funktioniert nur als Ganzes, so wie es auch als Ganzes für seine Ergebnisse verantwortlich ist. Unterstützen Sie deshalb die Kommunikation im Team.

Bieten Sie zum Beispiel den Teammitgliedern die Möglichkeit, sich auf regelmäßigen Treffen abzustimmen, Probleme und Fortschritte zu besprechen. Ermuntern Sie dabei zu straffen und zielorientierten Besprechungen, damit sich die Diskussionen nicht endlos im Kreis drehen.

Achten Sie auf einen freundlichen Umgangston. Sie als Teamleitung setzen die Maßstäbe und prägen den Stil, an dem sich die Teammitglieder orientieren. Gehen Sie Missverständnisse und Konflikte aktiv an, um sie möglichst schnell auszuräumen.

Vereinbaren Sie, dass

  • die Ergebnisse von Besprechungen festgehalten,
  • Arbeitsschritte nachvollziehbar dokumentiert sowie
  • relevante Informationen sofort weitergegeben werden.

So hat das Team eine gemeinsame Grundlage, auf der es aufbauen kann.

Punkt 7: Der Teamgeist

Der Teamgeist ist sprichwörtlich – und wird doch oft nicht erreicht. Aber nichts ist mehr für den Erfolg eines Teams verantwortlich als ein gutes, vertrauensvolles Arbeitsklima und gegenseitige Hilfe und Unterstützung. Schweißen Sie Ihr Team deshalb zusammen.

Machen Sie allen klar, dass nur der Gesamterfolg zählt und dass jeder für seinen Anteil an diesem Erfolg verantwortlich ist. Am Ende gewinnt oder verliert nicht der Einzelne, sondern das Team. Der Nutzen des Teams sollte absoluten Vorrang haben.

Wichtig wäre auch wieder ein respektvoller, wertschätzender Umgang miteinander. Haben Sie Menschen im Team, die sich „nicht grün sind“ oder die sich auf Kosten anderer profilieren wollen, nehmen Sie sie raus. Untergründig ablaufende Reibereien oder Machtspielchen sind der Tod jedes Teams.

Hilfreich ist es auch, wenn Ihre Teammitglieder eine bestimmte Einstellung mitbringen, damit sich eine echte Teamkultur entwickeln kann. Wenn zum Beispiel Werte wie Engagement, Rücksichtnahme, Höflichkeit, Geben und Nehmen, Kameradschaft, Offenheit und Hilfsbereitschaft zu ihrem Selbstverständnis gehören.

Teamarbeit anzuordnen, ist leicht, im Team zu arbeiten, schon wesentlich weniger. Nicht jeder ist dazu gemacht, ein Team zu leiten, und auch nicht jeder, in einem zu arbeiten. Nutzen Sie diese Schlüsselfaktoren für einen ersten Überblick, worauf es bei der Zusammenarbeit im Team wirklich ankommt. Umso erfolgreicher wird Ihr Team werden. ™

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1-Euro-GmbH – Kapitalgesellschaft zweiter Klasse

Zur Freude vieler Kleinunternehmer wollte die Bundesregierung das GmbH-Mindestkapital auf 10.000 Euro senken und Gesellschaftsgründungen ohne Notar ermöglichen. Davon ist in der jetzt vom Bundestag beschlossenen GmbH-Novelle keine Rede mehr. Übrig geblieben ist die „haftungsbeschränkte Unternehmergesellschaft“. Am Notar führt auch in Zukunft kein Weg vorbei.

Das „Gesetz zur Modernisierung des GmbH-Rechts und zur Bekämpfung von Missbräuchen“ (MoMiG) sollte die Gründung von Kapitalgesellschaften erleichtern und zugleich beschleunigen. Ob dieses Ziel durch die jetzt nach langem Gezerre vom Bundestag beschlossene Fassung der GmbH-Novelle zu erreichen ist, darf bezweifelt werden. Immerhin, wenn das Gesetz im Herbst (voraussichtlich am 1. November 2008) in Kraft tritt, wird es mit der „haftungsbeschränkten Unternehmergesellschaft“ erstmals eine Einsteiger-Alternative zur umstrittenen britischen Limited geben, die ganz ohne Stammkapital gegründet werden kann.

Die Neuregelung

Die wichtigsten Fakten im Überblick:

  • Für die Gründung einer „richtigen“ GmbH ist auch in Zukunft ein Stammkapital von mindestens 25.000 Euro erforderlich. Lediglich die bislang vorgeschriebene Mindesteinlage von 100 Euro pro Gesellschafter wird abgeschafft.
  • Neben der GmbH gibt es künftig die „haftungsbeschränkte Unternehmergesellschaft“. Diese „Kapitalgesellschaft ohne Kapital“ wird auch als Mini-GmbH, GmbH light oder 1-Euro-GmbH bezeichnet. Ein solches Unternehmen heißt dann zum Beispiel „InterSoft UG (haftungsbeschränkt)“.
  • Um die Eigenkapitalbasis der Mini-GmbH zu stärken, dürfen die Gesellschafter in den ersten Jahren nur 75 Prozent des Gewinns entnehmen. Bis das Mindest-Stammkapital von 25.000 Euro erreicht ist, muss jeweils mindestens ein Viertel des Gewinns im Unternehmen verbleiben.
  • Ist das Mindestkapital erreicht, kann die „UG“ in eine vollwertige GmbH umgewandelt werden. Vorgeschrieben ist das Umfirmieren allerdings nicht.

Ganz gleich, ob GmbH oder Unternehmergesellschaft, die notarielle Beurkundung der Gesellschaftsgründung wird auch in Zukunft erforderlich sein. Wer das im Gesetz enthaltene „Musterprotokoll“ der Gesellschaftsgründung und die „Musteranmeldung“ fürs Handelsregister verwendet, kann das Gründungsverfahren immerhin etwas vereinfachen.

Muster

Mit rund 100 bis 200 Euro sollen sich die Gesamtkosten der Anmeldung einer 1-Euro-GmbH künftig in erträglichen Grenzen halten.

Irrtümer & Missverständnisse
Es gibt zweifellos gute Gründe, sich für die Rechtsform einer Kapitalgesellschaft zu entscheiden. Die unter Kleingewerbetreibenden und Selbstständigen weitverbreiteten Hauptmotive gehören jedoch nicht dazu:

  • Durch die Haftungsbeschränkung bin ich vor Ansprüchen geschädigter Geschäftspartner geschützt und vor Verfolgung durch staatliche Stellen sicher.
  • Falls mal etwas schief geht, verliere ich / verlieren wir schlimmstenfalls das Stammkapital.
  • Als GmbH-Geschäftsführer bin ich mein eigener Angestellter, kann mir ein Gehalt zahlen und einen Teil meiner Sozialversicherungsbeiträge als Betriebsausgaben von der Steuer absetzen.
  • Erst durch eine GmbH oder vergleichbare Kapitalgesellschaft habe ich / haben wir eine „richtige“ Firma, die im Geschäftsleben erstgenommen wird. „InterSoft GmbH“ klingt doch viel professioneller und vertrauenswürdiger als „Webdesign Max Mustermann“.

Der Schein trügt. Gerade weil Freiberufler, Einzelunternehmen oder auch Betreiber von Personengesellschaften (wie der GbR oder OHG) für ihre Geschäfte mit ihrem guten Namen ihrem gesamten Privatvermögen einstehen, genießen diese Rechtsformen unter Geschäftsleuten in der Regel ein höheres Ansehen als „windige“ Kapitalgesellschaften – erst recht solche, die ganz offensichtlich über gar kein oder nur ganz wenig Gesellschaftskapital verfügen.

Abgesehen davon:

  1. Eine GmbH haftet nicht nur mit dem Stammkapital, sondern dem gesamten Betriebsvermögen.
  2. Wer sich Geld leiht, muss dafür mit seinem Privatvermögen geradestehen – ganz gleich, welche Rechtsform das Unternehmen hat. Das ist zwar nicht gesetzlich vorgeschrieben – die Kreditinstitute machen die Darlehensvergabe aber zu ihrer eigenen Sicherheit vertraglich von der Privathaftung (und oft genug sogar von Bürgschaften weiterer Personen) abhängig.
  3. Verstoßen Geschäftsführer und Gesellschafter gegen eine ihre zahlreichen Pflichten oder verursachen sie aus anderen Gründen vorsätzlich oder grob fahrlässig einen Vermögens- oder Personenschaden, dann helfen die Haftungsbeschränkungen ebenfalls nicht weiter, sie können dann trotzdem persönlich von ihren Gläubigern zur Rechenschaft gezogen werden.
  4. Bei Straftaten müssen die im Namen der Kapitalgesellschaft handelnden Personen auf jeden Fall ihren Kopf hinhalten.
  5. Gesellschafter-Geschäftsführer können zwar Angestellte ihrer eigenen GmbH sein – sie gelten jedoch nicht als normale Arbeitnehmer. Bei Ein- bis Zweipersonengesellschaften besteht in aller Regel keine Sozialversicherungspflicht. Und selbst wenn, laufen die Betroffenen Gefahr, die Beiträge ganz aus eigener Tasche zahlen zu müssen. Den erhofften steuerlich absetzbaren Zuschuss zur Sozialversicherung gibt es nur ganz in seltenen Fällen.

Weiterer großer Nachteil: Sowohl GmbH als auch deren kleine Schwester, die haftungsbeschränkte Unternehmergesellschaft, müssen ins Handelsregister eingetragen werden. Ganz gleich, wie groß der betreffende Betrieb ist und wie hoch die erzielten Umsätze oder Gewinne sind, müssen die Inhaber deshalb sämtliche Anforderungen des Handelsgesetzbuches erfüllen – inklusive kaufmännischer Buchführung, Gewinn-und-Verlust-Rechnung sowie Bilanzierung und der Pflicht, den Jahresabschluss zu veröffentlichen. Gegenüber der vereinfachten Buchführung bedeutet das nicht nur einen viel größeren Verwaltungsaufwand, auch die Steuerberaterkosten sind wesentlich höher.

Hinzu kommt, wer gute Geschäfte macht, wird seine schmalbrüstige 1-Euro-GmbH möglichst bald eine richtige GmbH umwandeln wollen. Die Kosten und Reibungsverluste einer solchen Umfirmierung sind nicht unbeträchtlich – denken Sie nur an den Neudruck aller Geschäftspapiere und den beträchtlichen Kommunikationsaufwand. Schließlich müssen sämtliche Geschäftspartner über die Änderung informiert werden.

Was spricht für die neue Unternehmergesellschaft?
Wenig. Wer eine Mini-GmbH gründet, outet sich von vornherein als finanziell schwach auf der Brust. Immerhin kann eine vollwertige GmbH bereits mit 12.500 Euro gegründet werden. Dieses Geld muss zudem, anders, als oft vermutet, nicht als eine Art Sicherheits-Rücklage auf einem separaten Konto geparkt werden, vielmehr darf das Stammkapital zum Kauf von Einrichtungsgegenständen, Maschinen oder Fahrzeugen verwendet werden. Umgekehrt können bereits vorhandene Wirtschaftsgüter unter bestimmten Umständen sogar als Stammeinlage anerkannt werden („Sachgründung“).

Die Gründung einer haftungsbeschränkten UG zeigt künftigen Finanzpartnern, dass der oder die Unternehmer über praktisch keine Eigenmittel verfügen und für die Folgen ihres Handelns nicht mit ihrem Privatvermögen geradestehen wollen. Entsprechend gering wird das Ansehen der zweitklassigen Kapitalgesellschaft sein. Andererseits:

  • Wer auf das positive Image einer GmbH verzichten kann (zum Beispiel, weil er bereits feste Auftraggeber hat),
  • kein Fremdkapital benötigt,
  • auf die Schnelle ein Gemeinschaftsunternehmen gründen muss und
  • sein Privatvermögen in gewissem Umfang vor den Folgen unverschuldeter geschäftlicher Wagnisse schützen will (zum Beispiel aufgrund von Fehlverhalten der eigenen Mitgesellschafter),

… für den kann sich die „UG (haftungsbeschränkt)“ durchaus als segensreich erweisen.

Und was ist mit der „Limited“?
Wie groß das Interesse finanzschwacher Unternehmer an einer Kapitalgesellschaft ist, zeigt der Run auf die britische Limited (Ltd.): Vor gut fünf Jahren hat der Bundesgerichtshof entschieden, dass im Ausland gegründete Gesellschaften grundsätzlich auch in Deutschland zulässig sind. Zwar müssen in Deutschland erwirtschaftete Gewinne weiter in Deutschland versteuert werden – die Gründungshürden sind in England jedoch seit eh und je deutlich niedriger als hierzulande. Unter der Überschrift Webdesign LTD hat sich Dirk Metzmacher ausführlicher mit den Vor- und Nachteilen dieser Gesellschaftsform beschäftigt.

Alternative Schadensbegrenzung

  • Klären Sie, welche Haftungsrisiken in Ihrer Branche bestehen und welche Gefahren sich aus einer Gemeinschaftsgründung ergeben. Informationen bekommen Sie zum Beispiel bei der IHK, Handwerkskammer oder Ihrem Berufs- oder Branchenverband.
  • Prüfen Sie (am besten mithilfe eines Steuer- oder Unternehmensberaters), ob es für Ihre Zwecke eine geeignetere Rechtsform als die Unternehmergesellschaft gibt. Bei Freiberuflern bietet sich zum Beispiel die Partnerschaftsgesellschaft an. Mit deren Hilfe lässt sich die Haftung für Fehler von Geschäftspartnern begrenzen.
  • Ganz gleich, für welche Gesellschaftsform Sie sich entscheiden: Regeln Sie bei Gemeinschaftsunternehmen die Rechte und Pflichten aller Beteiligten möglichst genau. Damit lassen sich zwar die Rechte externer Gläubiger nicht ausschließen – falls Sie jedoch für das Fehlverhalten eines Mitstreiters zur Rechenschaft gezogen werden, können Sie später immerhin versuchen, sich den Schaden von Ihrem Partner ersetzen zu lassen.
  • Informieren Sie sich darüber, welche Risiken sich durch Haftpflichtversicherungen abfedern lassen. Neben der allgemeinen Betriebs-Haftpflichtversicherung gibt es spezielle Versicherungen gegen Vermögensschäden oder gegen Ansprüche aufgrund von Verbraucher- oder Umweltgesetzen. ™

Links zum Beitrag:

  • Gesetz zur Modernisierung des GmbH-Rechts und zur Bekämpfung von Missbräuchen“ (MoMiG): Entwurf der Bundesregierung (pdf, 980 KB)
  • Änderungen in der vom Bundestag beschlossenen Fassung (pdf, 420 KB)
  • Dr.Web: „Was bin ich“ im Geschäftsleben? Gesellschaftsformen im Überblick
  • Dr.Web: Limited für Freiberufler: Webdesign LTD
  • Dr.Web: Risiko-Vorsorge: Versicherung, Eigenvorsorge oder Prinzip Hoffnung?

Erstveröffentlichung 14.07.2008

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Betriebliches E-Business

Vielzweckwaffe Gutschrift: Worauf muss ich achten?

Gutschriften können sehr unterschiedliche Funktionen erfüllen: Am meisten freuen sich Freelancer über Gutschriften in Form von Überweisungen auf ihr Geschäftskonto. Ebenso gut kann eine Gutschrift aber auch als Korrektur einer Rechnung dienen oder gar als deren Ersatz. Wir stellen den vielseitig nutzbaren, aber wenig bekannten Dokumententyp vor.

Wo „Gutschrift“ draufsteht, kann durchaus „Rechnung“ drinsein: Wenn Ihnen ein Auftraggeber anbietet, …

  • die Abrechnung eines Projekts für Sie zu übernehmen,
  • Ihnen zum Schluss eine Gutschrift über das Honorar zu schicken und anschließend
  • as Geld zu überweisen,

… so ist das rechtlich völlig unbedenklich. Eine solche Abrechnungsgutschrift ist ein vollwertiger Rechnungsersatz. Unter bestimmten Voraussetzungen darf der Aussteller den darin enthaltenen Vorsteueranteil anstandslos bei der Umsatzsteuervoranmeldung geltend machen.

Mein Name ist Gutschrift …

Paragraf 14 des Umsatzsteuergesetzes besagt:

Rechnung ist jedes Dokument, mit dem über eine Lieferung oder sonstige Leistung abgerechnet wird, gleichgültig, wie dieses Dokument im Geschäftsverkehr bezeichnet wird.“

Screenshot

Wenn Sie eine Abrechnungsgutschrift bekommen, brauchen Sie also im Gegenzug keine Rechnung in gleicher Höhe zurückzuschicken.

Der Empfänger einer Lieferung oder Leistung darf sich selbst aber nur dann eigenhändig eine Rechnung ausstellen, wenn der Adressat mit dem Rollenwechsel einverstanden ist, alle Rechnungsbestandteile enthalten sind und der Empfänger keinen Einspruch gegen einzelne Positionen erhebt.

… ich bin eine Rechnung!

Dass dem Finanzamt egal ist, welche Bezeichnung ein Abrechnungsdokument hat, ändert nichts daran, dass es vollständig sein muss. Damit die Gutschrift eine Rechnung ersetzen kann, muss sie folgende Elemente beinhalten – zur Erinnerung: Neben den Namen und Anschriften beider Seiten sind das insbesondere:

  • die Steuernummer (oder Umsatzsteuer-Identnummer) des Leistungserbringers, der ja die enthaltene Umsatzsteuer ans Finanzamt bezahlen muss,
  • die laufende Nummer und Ausstellungsdatum der Gutschrift,
  • der Zeitpunkt oder Zeitraum der Leistung,
  • Art und Umfang der Dienstleistung,
  • nach Steuersätzen aufgeschlüsselten Netto-Rechnungsbeträge sowie
  • die sich daraus ergebenden Steuerbeträge.

Lesetipp: Mit den inhaltlichen und formalen Anforderungen an eine finanzamtstaugliche Rechnung befasst sich der Dr.Web-Beitrag Die richtige Rechnung

Fehler korrigieren lassen
Sollte eine der genannten Informationen fehlen oder unzutreffend sein, sollten Sie einer eintreffenden Gutschrift in Ihrem eigenen Interesse widersprechen und auf Ausstellung einer korrekten Abrechnung bestehen. Anderenfalls müssen Sie für eventuelle steuerliche Ungereimtheiten den Kopf hinhalten.

Selbst geringfügige Differenzen oder offensichtliche Zahlendreher sollten Sie keinesfalls stillschweigend und eigenhändig korrigieren. Wenn Sie oder Ihr Geschäftspartner den Aufwand eines erneuten Gutschriftausdrucks und -versands scheuen, sollten Sie zumindest auf einer kurzen, schriftlichen Aktennotiz bestehen (notfalls per Fax oder E-Mail).

Gutschrift als Rechnungskorrektur
Das Gleiche gilt sinngemäß für fehlerhafte oder unvollständige Rechnungen, die – wie das der Normalfall ist – vom Leistungserbringer erstellt werden. Dass an Rechnungs- und Steuerbeträgen im Nachhinein Änderungen nötig sind, ist ja so ungewöhnlich nicht. Denken Sie nur an Preisnachlässe wegen mangelhafter beziehungsweise verspäteter Leistungen oder auch aufgrund nachträglicher Rabatte (zum Beispiel bei Überschreiten eines bestimmten jährlichen Auftragsvolumens).

Sonderfall Skonto
Wird auf einer Rechnung von vornherein der Abzug von Skonto erlaubt (Zahlungsanreiz, damit die Zahlung innerhalb eines bestimmten Zeitraums erfolgt), dann darf der Empfänger die Rechnungssumme eigenhändig um den betreffenden Preisnachlass mindern. Und zwar sowohl den Nettoerlös als auch den Umsatzsteueranteil. Eine explizite Gutschrift ist in diesem Fall entbehrlich. Was Sie bei den Schnellzahler-Rabatten sonst noch beachten müssen, entnehmen Sie dem Grundlagenartikel „Skonto: Segen fürs Konto?

Vom Sonderfall Skonto abgesehen gilt grundsätzlich: Sobald sich die „Bemessungsgrundlage“ der Umsatzsteuer ändert, müssen die beteiligten Unternehmen Ihre Steuereinnahmen beziehungsweise Steuerabzüge ausdrücklich korrigieren.

In welcher Form das geschieht, bleibt dem Aussteller überlassen: Laut Paragraf 31 der Umsatzsteuerdurchführungsverordnung darf eine Rechnung sehr wohl „aus mehreren Dokumenten bestehen“. Allerdings müssen in einem dieser Dokumente sämtliche dazugehörigen Abrechnungsunterlagen genannt sein. Der Zusammenfassung muss außerdem das endgültige „Entgelt und der darauf entfallende Steuerbetrag jeweils zusammengefasst“ zu entnehmen sein:

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Wichtig: Nur der Aussteller darf Ergänzungen oder Änderungen an einem Rechnungsdokument vornehmen. In vielen Fällen ist eine komplett neu ausgefertigte Rechnung (unter derselben Rechnungsnummer) die schnellste Lösung. Das gilt vor allem dann, wenn die Änderung zeitnah erfolgt. In dem Fall ersetzt der Empfänger das Ursprungsschreiben einfach durch die korrigierte Fassung.

Spätestens jedoch, wenn bei einem der Beteiligten der betreffende Vorgang bereits gebucht oder gar die Umsatzsteuervoranmeldung erfolgt ist, bietet sich hingegen eine separate Korrekturgutschrift an. Der schlichte Austausch der Ursprungsrechnung durch die korrigierte Version des Dokuments hätte in dem Fall ja zur Folge, dass der Vorgang in der Buchführung des Rechnungsempfängers nicht mehr eindeutig nachvollziehbar wäre.

Varianten der Korrekturgutschrift
Eine ordentliche Gutschrift bezieht sich eindeutig auf die Ursprungsrechnung, berichtigt unzutreffende Angaben oder ergänzt fehlende Informationen. Für welche Gutschriftvariante sich der Aussteller entscheidet, bleibt ihm überlassen:

So kann er die Richtigstellung in Form einer Storno-Gutschrift in Verbindung mit einer zusätzlichen neuen Rechnung dokumentieren. In dem Fall hat die Gutschrift die Höhe des ursprünglichen Rechnungsbetrages – nur mit umgekehrtem Vorzeichen. Die korrigierte Rechnung trägt dann eine neue Rechnungsnummer.

Ebenso gut kann der Aussteller unter Bezugnahme auf die Ursprungsrechnung aber auch eine Differenz-Gutschrift erstellen. In der werden dann sowohl der Nachlass auf den Nettobetrag und den Umsatzsteueranteil genannt als auch die sich daraus letztlich ergebenden tatsächlichen Rechnungs- und Umsatzsteuerbeträge.

Selbstjustiz? Vorsicht Falle!
Wenn Sie eine Rechnung bekommen, mit deren Höhe Sie nicht einverstanden sind, sollten Sie mit der Bezahlung unbedingt warten, bis Sie die korrigierte Fassung oder Gutschrift in Händen halten. Und zwar nicht nur, weil damit die Wahrscheinlichkeit wächst, dass Sie das benötigte Dokument auch tatsächlich bekommen. Vielmehr laufen Sie anderenfalls Gefahr, für die Steuerdifferenz aufkommen zu müssen.

Beispiel: 27 % statt 19 % Umsatzsteuer
Nehmen wir an, Sie bekommen eine Rechnung über

2.000 Euro + 19 % Umsatzsteuer (380 Euro) = 2.380 Euro.

Da Sie mit der Lieferung nicht ganz zufrieden sind, wollen Sie aber nur drei Viertel des vereinbarten Entgelts bezahlen. Deshalb überweisen Sie kurzerhand

1.500 Euro + 19 % Umsatzsteuer (285 Euro) = 1.785 Euro

auf das Konto Ihres Geschäftspartners.

Aus Sicht des Finanzamts enthält Ihre Überweisung in Höhe von 1.785 Euro die volle Umsatzsteuer laut Originalrechnung (= 380 Euro). Sie hätten demnach

1.405 Euro plus 380 Euro Umsatzsteuer = 1.785 Euro

Bezahlt.

Dass sich daraus rechnerisch ein Umsatzsteuersatz von gut 27 % ergibt, kümmert das Finanzamt kein bisschen. Zwar dürften Sie die erhöhte Vorsteuer von der Steuer absetzen – Ihr Dienstleister hat Ihnen gegenüber aber nicht nur eine offene Forderung von 500 Euro, sondern von fast 600 Euro. Und: Sofern sich die Beteiligten nicht einigen, bleibt es bei der überhöhten Steuerbelastung.

Die gute Nachricht: Als selbstständiger oder gewerblicher Rechnungsempfänger sind Sie bei fehlerhaften Rechnungen in einer starken Position. Laut § 14 Abs. 2 Umsatzsteuergesetz muss Ihr Geschäftspartner Ihnen innerhalb von sechs Monaten eine korrekte Rechnung ausstellen. Da Sie bis dahin die enthaltene Vorsteuer nicht geltend machen dürfen, warten Sie bis dahin am besten mit der Bezahlung der Rechnung.

Fazit
Gutschriften sind vielseitige nutzbare Geschäftsdokumente. Die Rechnungsstellung mit vertauschten Rollen erleichtert und beschleunigt in vielen Fällen die Zusammenarbeit. In Form von Korrekturgutschriften sorgen sie dafür, dass Sie bei einer Betriebsprüfung keine bösen Überraschungen erleben. ™

Erstveröffentlichung 02.06.2008

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Betriebliches E-Business

Der Sammelposten, das unbekannte Wesen

Durch die Unternehmenssteuerreform wurden die Abschreibungen auf langlebige Wirtschaftsgüter einmal mehr erschwert. Mit der Sammelposten-Grauzone zwischen 150 Euro und 1.000 Euro gibt es außerdem eine ganz neue Abschreibungs-Kategorie. Wir zeigen, was sich hinter den geänderten Wertgrenzen verbirgt und erläutern, welche Auswirkungen sie auf die Einkaufs- und Buchführungspraxis haben.

Wer Einrichtungsgegenstände, Computer und Bürogeräte, Werkzeuge, Fahrzeuge, Maschinen oder andere „Anlagen“ für seinen Betrieb kauft, darf die Anschaffungskosten bedauerlicherweise nur zum Teil im Jahr der Anschaffung als Betriebsausgabe geltend machen. Hintergrund: Weil solche Wirtschaftsgüter in aller Regel über das Jahresende hinaus genutzt werden können, verlangt das Finanzamt eine Verteilung des Aufwands auf mehrere Jahre.

GWG-Reform 2008
Seit Anfang 2008 ist die Sache nun wieder einmal erschwert worden: Bislang galten die meisten Einkäufe im Netto-Warenwert von bis zu 410 Euro als „geringwertige Wirtschaftsgüter“ (GWG). Die mindern den Gewinn im Jahr der Anschaffung in voller Höhe – ganz gleich wie lange sie genutzt oder zu welchem Zeitpunkt im laufenden Jahr sie eingekauft wurden. Im Rahmen der jüngsten Steuerreform ist die GWG-Grenze nun auf 150 Euro gesenkt worden.

Alte Abschreibungsregeln weiterhin gültig!
Bitte beachten Sie: Die im folgenden beschriebenen neuen Vorschriften – insbesondere die Einführung des Sammelpostens und die Abschaffung der degressiven Abschreibung – betreffen nur Wirtschaftsjahre, die „nach dem 31.Dezember 2007 beginnen“. Sofern Sie sich derzeit zum Beispiel mit dem Jahresabschluss des Jahres 2007 beschäftigen, gelten noch die alten Wertgrenzen:

  • 0 Euro bis 60 Euro: Verbrauchsgüter (Sofortabschreibung)
  • 60,01Euro bis 410 Euro: Geringwertige Wirtschaftsgüter (Sofortabschreibung mit Bestandsverzeichnis)
  • über 410 Euro: lineare oder degressive Abschreibung.

Zurück zu den drei neuen Wertgrenzen: Ab 2008 sieht die Abschreibungspyramide folgendermaßen aus:

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Kategorie I: Sofort abschreibbare Verbrauchsgüter
Für alle selbstständig nutzbaren Wirtschaftsgüter, deren Netto-Wert inklusive Porto, Verpackung (aber abzüglich Rabatten und Skonto) 150 Euro nicht überschreitet, gilt die sogenannte Verbrauchsfiktion. Das heißt: Obwohl der Kugelschreiber, Bürostuhl oder auch die Digitalkamera länger als ein Jahr genutzt werden können, dürfen Sie die Kaufpreise bereits im Jahr der Anschaffung in voller Höhe als Betriebsausgabe geltend machen! Besondere Nachweise darüber müssen Sie nicht erbringen: Eine ordentliche Rechnung reicht. Bis zur Kleinbetragsgrenze von 150 Euro brutto (= 126,05 Euro netto) genügt sogar ein einfacher Kassenzettel. Über Verbrauchsgüter brauchen Sie auch kein separates Verzeichnis zu führen.

Wichtig: Die Verbrauchs-Unterstellung greift nur dann, wenn es sich um eigenständig nutzbare Wirtschaftsgüter handelt. Ersatzteile, Zubehör oder Erweiterungen werden dem dazugehörigen Hauptgerät zugerechnet: Sie erhöhen dessen Wert und werden als Ganzes abgeschrieben. Das gilt nicht zuletzt für Computer-Peripheriegeräte wie zum Beispiel Router oder Drucker, die ohne Anschluss an einen Rechner nicht funktionsfähig sind.

Kategorie II: Jährlicher Abschreibungs-Pool
Einkäufe im Nettowert zwischen 150 Euro und 1.000 Euro müssen künftig in einem einheitlichen Sammelposten zusammengefasst werden. Obwohl die ominösen Abschreibungs-Pools nun bereits seit Monaten gültiges Recht sind, ist ihre Handhabung in der Praxis nicht nur den meisten Selbstständige und Unternehmern unklar, sondern auch vielen Finanzämtern. Hier die wichtigsten Informationen und Tipps im Überblick:

  • Alle selbstständig nutzbaren Anschaffungen landen jahresweise in einem einzigen großen Topf: „Sammelposten 2008“, „Sammelposten 2009“ etc.

  • Ein Sammelposten gilt nicht als Teil des betrieblichen Anlagevermögens.

  • Sein Gesamtwert ist auf fünf Jahre zu verteilen.

  • Besondere Aufzeichnungsvorschriften gibt es nicht: Um den jährlichen 20-prozentigen Abschreibungsbetrag ermitteln zu können, benötigen Sie lediglich einen Überblick über die Wirtschaftsgüter zwischen 150 und 1.000 Euro. Sofern Sie derartige Anschaffungen mithilfe Ihres Buchführungsprogramms auf einem separaten Konto erfassen (z. B. Datev-SKR03 Konto „0485 Sammelposten“), reicht das völlig. Als Einnahmeüberschussrechner genügt aber auch eine schlichte Computertabelle oder eine handschriftliche Liste – am besten mit Kaufzeitpunkt, eindeutiger Bezeichnung sowie Anschaffungskosten. Das sieht dann zum Beispiel so aus:

    Screenshot

  • Das Finanzamt sieht in dem jährlichen Sonderposten eine fiktive Einheit, das heißt: Mit Aufnahme in den Sonderposten verlieren die einzelnen Bestandteile ihre eigenständige Existenz. Ob der im April 2008 gekaufte Overheadprojektor im Dezember 2012 tatsächlich noch Verwendung findet oder aber in der Zwischenzeit längst verkauft, gestohlen oder entsorgt wurde, interessiert das Finanzamt nicht: Der 20-prozentige Abschreibungsbetrag auf den „Sammelposten 2008“ (im Beispiel 506,22 Euro) geht im Jahr 2012 in unveränderter Höhe als Betriebsausgabe in die Einnahmeüberschussrechnung ein.

  • Es gibt kein Wahlrecht: Gehört eine Anschaffung wertmäßig in den Sammelposten, dürfen Sie stattdessen keine normale Abschreibung über die betriebsgewöhnliche oder tatsächliche Nutzungsdauer vornehmen! Das hat zur Folge, dass ein an sich erfreulicher Preisnachlass von ein paar Euro steuerlich ziemlich unerfreuliche Folgen haben kann: Angenommen Sie kaufen einen Laptop für 1.029 Euro (netto) und der Verkäufer gewährt Ihnen 3 % Skonto (= 30,87 Euro): Dann bezahlen Sie unterm Strich zwar nur 998,13 Euro. Das Gerät gehört damit jedoch nicht ins Anlagevermögen, sondern wird Teil des Sammelpostens. Die Folge: Statt über drei Jahre (wie bei der klassischen Abschreibung), müssen Sie das Gerät nun über fünf Jahre abschreiben! Ein Teil des Kaufpreises wirkt sich also erst sehr viel später Gewinn mindernd aus.

  • Umgekehrt: Bei Wirtschaftsgütern mit langer „betriebsgewöhnlicher Nutzungsdauer“ (wie zum Beispiel Büromöbeln, die standardmäßig über 13 Jahre abgeschrieben werden müssen), lohnt es sich, mit dem Händler über einen zusätzlichen Preisnachlass zu verhandeln: Dass die 1.000-Euro-Marke für Geschäftskunden neuerdings nicht mehr nur eine psychologische Schmerzgrenze darstellt, weiß der Handel übrigens genau. Sie dürfen also mit Verständnis und Entgegenkommen rechnen.

  • Ebenfalls erfreulich: Auf den Anschaffungszeitpunkt innerhalb des ersten Jahres kommt es bei Sammelposten-Einkäufen nicht an: Anders als bei der klassischen Abschreibung brauchen Sie den Wert des Sammelpostens nicht monatsgenau zu ermitteln.

Kleinunternehmer-Sammelposten: brutto oder netto?
Gute Nachricht auch für Kleinunternehmer: Bei der Ober- und Untergrenze für die Aufnahme in den Sammelposten handelt es sich immer um Nettowerte. Kauft ein nicht Vorsteuer abzugsberechtigter Unternehmer einen Schreibtischstuhl für 150 Euro plus 19 % Mehrwertsteuer, dann ergibt das eine Betriebsausgabe von insgesamt 178,50 Euro: Für Kleinunternehmer stellt nämlich auch der Umsatzsteueranteil eine Betriebsausgabe dar. Da der Nettowert die 150-Euro-Grenze nicht überschreitet, handelt es sich bei dem Möbel trotzdem noch einen sofort abschreibbaren Verbrauchsgegenstand, der nicht in den Sammelposten aufgenommen werden muss!

Kategorie III: Konventionelle Abschreibung
Die klassische Abschreibung setzt ab 2008 erst bei Anschaffungskosten von über 1.000 Euro ein. Außerdem ist die bis einschließlich 2007 zulässige degressive Abschreibung nicht mehr erlaubt. Der Wertverlust abnutzbarer Wirtschaftsgüter muss ab 2008 also immer gleichmäßig über die betriebsgewöhnliche Nutzungsdauer verteilt werden.

Beispiel: Weil ein Computer nach Ansicht des Finanzamts üblicherweise drei Jahre lang genutzt wird, akzeptiert es für den Laptop im Wert von 1.800 Euro im Jahr der Anschaffung und den beiden Folgejahren jeweils eine Betriebsausgabe von 600 Euro. Voraussetzung ist allerdings, dass Sie das Gerät im Januar gekauft haben: Jede Verschiebung des Einkaufs um einen Monat mindert die Jahres-AfA um ein Zwölftel. Beim Kauf im Mai beträgt die Abschreibung im Anschaffungsjahr also nur 8/12 von 600 Euro = 400 Euro. Die restlichen 200 Euro stellen dann erst im vierten Jahr eine Betriebsausgabe dar.

Fazit:
Die neuen Sammelposten sind ziemlich gewöhnungsbedürftig und aus Sicht der Steuerpflichtigen durchweg ungünstiger als die bisherige GWG-Grenze. Außerdem wird die Buchführung durch die neue Grauzone wieder einmal bürokratischer. Andererseits: Wer die Logik verstanden hat, steht in dem ein oder anderen Fall sogar besser da als früher. Wer bei Beschaffungen umsichtig zu Werke geht, kann sogar darauf Einfluss nehmen, dass der Einkauf im jeweils günstigeren Abschreibungs-Topf landet.

Links:

  • Die 150-Euro-Verbrauchsgrenze ist in Absatz 2 des Bewertungs-Paragrafen 6 des Einkommensteuergesetzes definiert.
  • Die Sammelposten sind im neuen Absatz 2a desselben Paragrafen geregelt.
  • Die Vorschriften über die lineare Abschreibung (= „Absetzung für Abnutzung in gleichen Jahresbeträgen“) finden Sie im Abschreibungs-Paragrafen 7 des Einkommensteuergesetzes.
  • Die bis einschließlich 2007 geltende 60-Euro-Grenze für Verbrauchsgüter ergeben sich aus den Einkommensteuer-Richtlinien EStR 2005 (Bundesrats-Drucksache, PDF, 863 KB)
  • Mit dem Grundprinzip der Abschreibung (= Absetzung für Abnutzung, AfA) und den damit einhergehenden Gestaltungsmöglichkeiten beschäftigt sich unser Grundlagenartikel Abschreibungen: Zumutung oder Segen?.

Erstveröffentlichung 27.05.2008

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Betriebliches E-Business

Schufa-Anfragen: So behalten Sie Ihren guten Ruf

Kreditvergleiche und Kleinstdarlehen können zur Folge haben, dass Ihre Kreditwürdigkeit unvermutet sinkt. Schufa-Anfrage ist nicht gleich Schufa-Anfrage. Wir zeigen, wie Sie die schlimmsten Schufa-Fallen umgehen und sich eine Selbstauskunft einholen.

Kluge Selbstständige verlassen sich bei ihren Finanzierungen nicht blindlings auf ihre Hausbank, sondern informieren sich zuvor über die Konditionen anderer Kreditinstitute. Andere Unternehmer machen Testläufe bei fremden Banken auch nur, um Erfahrungen mit Kreditgesprächen zu sammeln und einfach einmal die eigene Kreditwürdigkeit auszutesten.

Wer den Mitarbeitern der jeweiligen Banken oder Sparkassen bei solchen – für sich genommen ausgesprochen sinnvollen – Testballons aber nicht ganz genau auf die Finger schaut, läuft allerdings Gefahr, die eigene Bonität ungewollt und unwissentlich zu verschlechtern. Denn Schufa-Anfragen ohne anschließende Kreditvergabe werden standardmäßig als schlechtes Zeichen registriert.

  • Das sogenannte „Scoring“ verschlechtert sich automatisch, sobald eine normale Schufa-Anfrage keine Darlehenszusage nach sich zieht.
  • Finden innerhalb von zehn Tagen mehrere Anfragen statt, speichert die Schufa das. Auf diese Weise erfahren andere Banken und Sparkassen von Ihren Kreditwünschen. Während Sie deren Mitarbeiter ahnungslos gegenübersitzen, weiß der, dass Sie bereits anderenorts vorstellig geworden sind. Die Schufa will ihre Partner auf diese Weise vor Mehrfach-Kreditzusagen schützen.

So oder so sinkt die Wahrscheinlichkeit, dass Sie letztlich den Kredit bekommen, nachdem Sie sich für das Institut mit den aus Ihrer Sicht günstigsten Darlehensbedingungen entschieden haben.

Konditionenanfrage als Kredit-Killer
Nun liegt es aber in der Natur der Sache, dass vorläufige Konditionenanfragen keine sofortige Kreditzusage nach sich ziehen. Das wissen auch die Schufa und deren Geschäftspartner. Und weil dieses ärgerliche Missverständnis aus Sicht der Kreditwirtschaft widersinnig ist, hat die Wirtschaftsauskunftei vor über einem Jahr zwei neue Anfrage-Merkmale eingeführt:

  • Die „Anfrage Kreditkonditionen“ sowie
  • die „Anfrage Hypokreditkonditionen“ (bei Immobilien-Finanzierungen).

Leider haben diese längst überfälligen Auskunfts-Instrumente längst noch nicht überall Eingang in die Anfragepraxis der Kreditinstitute gefunden. Falls Sie sich also aufmachen, um Konditionen zu vergleichen, sollten Sie die Bankmitarbeiter also unbedingt von sich aus darauf hinweisen. Achten Sie außerdem unbedingt darauf, dass eine der beiden Anfrage-Optionen tatsächlich angekreuzt ist, bevor Sie Ihre Zustimmung zur Schufa-Auskunft geben.

Verbraucherkredit als Bonitäts-Killer
Ähnlich überraschend ist eine weitere Schufa-Falle: Viele Händler werben heutzutage mit extrem günstigen Verbraucherkrediten für Konsumgüter. Eine Finanzierung ist für Käufer oft günstiger als die angebotenen Barzahlungsrabatte. Das bringt erfahrungsgemäß auch manchen Freelancer auf die Idee, die neue Büroeinrichtung oder den PC ohne Not auf Raten zu kaufen: Schließlich schont das die vorhandenen Rücklagen, für die attraktive Habenzinsen anfallen.

Diese an sich sinnvolle Überlegung kann sich aber ebenfalls nachteilig auf die Bonität auswirken. Wenn Sie nämlich früher oder später ein „richtiges“ Darlehen brauchen, klingeln bei Ihrer Bank angesichts laufender Verbraucherkredite unter Umständen die Alarmglocken und zwar selbst dann, wenn Sie sämtliche Kleinkredite pünktlich und zuverlässig bedienen. Laufende Verbraucherkredite lösen nun einmal von Hause aus Zweifel an der Zahlungsfähigkeit eines Kunden aus. Fehlinterpretationen sind also vorprogrammiert.

Hinzu kommt, dass die Zahl der Verbraucherkredite auch in den „Scorewert“ (siehe unten) einfließt. Da die Schufa ihr Scoring-Verfahren als Betriebsgeheimnis betrachtet, gibt es keine Angaben darüber, wie die Kennzahl errechnet wird. Insofern lässt sich auch nicht genau sagen, unter welchen Umständen und ab welcher Anzahl oder Gesamthöhe Verbraucherkredite sich nachteilig auswirken. Anders als bei der Konditionenauskunft gibt es zudem keine Möglichkeit, dem Missverständnis vorzubeugen. Machen Sie sich bei Ihrem nächsten Einkaufsbummel also bewusst, dass Kleinkredite negative Folgen für Ihre Bonität haben können. Vor allem, wenn Sie in nächster Zeit einen ernsthaften Finanzierungsbedarf haben, sind Sie gut beraten, Kaufpreis für kleinere Anschaffungen aus vorhandenen Rücklagen zu bestreiten oder lieber auf die Anschaffung zu verzichten.

Die Schufa-Auskunft
Die „Schutzgemeinschaft für allgemeine Kreditsicherung” (Schufa) speichert mittlerweile fast eine halbe Milliarde Daten über mehr als 60 Millionen Menschen! Deutschlands größte Wirtschaftsauskunftei arbeitet nach eigenen Angaben mit über 4.500 Vertragspartnern zusammen – darunter vor allem Banken, Versicherungen, Versand- und Handelshäuser, Telefongesellschaften oder auch Energieversorger.

Auch, wenn Bonitätsauskünfte aus Sicht vieler unzufriedener Verbraucher als Kreditbremse wahrgenommen werden, ist das genaue Gegenteil Sinn der Sache: Geld- und Sachkredite sollen möglichst reibungslos und unbürokratisch vergeben werden können, ohne dass darunter die Interessen der Kreditgeber leiden. Die legen verständlicherweise Wert darauf, Ihr Geld zum vereinbarten Zeitpunkt (wieder) zu bekommen. Gespeichert werden vor allem die folgenden Informationen:

  • Name, Vorname, Geburtsdatum und -ort, aktuelle und ehemalige Anschriften,
  • Angaben über Girokonten und Kreditkarten,
  • Kundenkonten im Handel, bei Energieversorgern oder Telefongesellschaften,
  • Kredit- oder Leasingverträge mit Betrag und Laufzeit sowie eventuell vorzeitiger Erledigung,
  • fällige unbezahlte Forderungen,
  • Angaben aus öffentlichen Verzeichnissen und amtlichen Bekanntmachungen, vor allem eidesstattlichen Versicherungen, Haftbefehlen zur Erzwingung der Einzelvollstreckung, Eröffnung privater Insolvenzverfahren, Abweisung und Einstellung von Verbraucherinsolvenzverfahren mangels Masse sowie
  • Missbrauch von Giro-, Kreditkarten- oder Kreditkonten.

Angaben über Arbeitgeber, Einkommen, Guthaben oder sonstige Vermögensverhältnisse dürfen von der Schufa hingegen nicht gesammelt werden. Die Weitergabe der Daten ist darüber hinaus nur zulässig, wenn ein „berechtigtes Interesse“ im Sinne des Bundesdatenschutzgesetzes vorliegt. Das ist grundsätzlich nur dann der Fall, wenn ein Vertrag abgeschlossen werden soll oder ein Vertragsverhältnis bereits besteht.

Löschfristen
Schufa-Eintragungen sind nicht für die Ewigkeit gedacht. Negativmerkmale müssen nach einer bestimmten Zeit gelöscht werden. Die wichtigsten Fristen im Überblick:

  • Informationen über Giro- und Kreditkartenkonten werden gelöscht, sobald das Konto vom Kunden aufgelöst worden ist.
  • Eintragungen über Schufa-Anfragen werden nach zwölf Monaten aus der Datenbank getilgt.
  • Mitteilungen über nicht vertragsgemäß abgewickelte Geschäfte („Saldo Fälligstellung“) werden frühestens am Ende des dritten Kalenderjahres nach der Eintragung gelöscht. Die Schufa-Vertragspartner haben allerdings die Möglichkeit, die Frist durch „Salden-Nachmeldungen“ zu verlängern. Das tun sie schon allein deshalb, weil sich die Höhe der Forderungen durch die auflaufenden Zinsen erhöht. Der Zeitpunkt einer eventuellen Erledigung spielt in dem Fall für den Löschtermin keine Rolle.
  • Geht ein Geschäftsvorgang in das gerichtliche Mahnverfahren und erwirbt der Gläubiger einen gerichtlichen Vollstreckungsbescheid, werden die betreffenden Eintragungen auf den Tag genau drei Jahre nach einer Erledigung automatisch aus der Schufa-Datenbank entfernt.
  • Informationen aus öffentlichen Schuldnerverzeichnissen, Insolvenzverfahren und Erzwingungs-Haftbefehlen werden von der Schufa ebenfalls erst nach drei Jahren gelöscht – gerechnet ab dem Zeitpunkt, an dem das Gericht die Löschung vorgenommen hat. Bei derartigen Eintragungen können Schuldner die sofortige Löschung von der Schufa verlangen. Sie müssen dafür lediglich die Löschungsurkunde des Amtsgerichts vorweisen können.

Wichtig: Die genannten Fristen sagen noch nichts darüber aus, ob eine Information zum richtigen Zeitpunkt auch tatsächlich gelöscht worden ist! Erfahrungsgemäß ist ein ganz erheblicher Teil der Schufa-Datenbestände veraltet oder gar sachlich falsch. Damit Sie Ihren Anspruch auch „informationelle Selbstbestimmung“ geltend machen können, sollten Sie sich von Zeit zu Zeit mithilfe einer Eigenauskunft (siehe unten) schlaumachen.

Schufa-Auskunft II: Das umstrittene Scoring
Zusätzlich zur individuellen Schufa-Auskunft gibt es das sogenannte „Scoring“. Dabei handelt es sich um eine anonymisierte statistische Aussage darüber, wie hoch die Wahrscheinlichkeit ist, dass eine Person mit bestimmten Merkmalen ihren Zahlungsverpflichtungen nachkommen wird. Beim Schufa-Scoring werden keine Einzelinformationen übermittelt, sondern lediglich Zahlenwerte zwischen 1 und 1.000. Je nach Branche fällt die Bonitätskennziffer unterschiedlich aus. Der übergeordnete Basisscore-Wert wird in Prozenten ausgedrückt. Immerhin, über diesen persönlichen Basisscore erteilt die Schufa inzwischen Auskunft.

Übrigens, dass Verbraucher der Schufa die Weitergabe des Scorings untersagen dürfen, ist gut zu wissen, hilft aber herzlich wenig weiter. Bei anfragenden Vertragspartnern klingeln dann erst recht die Alarmglocken …

Über das dem Scorewert zugrundeliegende Berechnungsverfahren macht die Schufa nach wie vor keine Angaben – sie sieht in dem Verfahren ein Betriebsgeheimnis. Nach Ansicht vieler Datenschützer kann keine Rede davon sein, dass es sich beim Scoring um eine rein statistische, unpersönliche Information handelt – zumal die wirtschaftlichen Folgen eines ungünstigen Scorings beträchtlich sind. Noch wehrt sich die Schufa jedoch erfolgreich gegen eine Offenlegung der Kennziffern-Berechnung.

Wege zur Eigenauskunft
Viele Wege führen zur Eigenauskunft – leider sind nicht alle gebührenfrei:

  • Nur die die persönliche Einsichtnahme vor Ort in einer der 14 Verbraucherservicestellen zwischen Hamburg und München ist kostenlos.
  • Die schriftliche Verbraucherauskunft schlägt mit 7,80 Euro zu Buche. Die Bestellung ist via Internet oder per Post möglich. Bestellvordrucke bekommen Sie auf der Schufa-Website.
  • Die einmalige Online-Auskunft kostet hingegen „nur“ 3,90 Euro. Vorteil: Eine Vorschau-Funktion bietet die Möglichkeit, die Informationen vor der Bestellung in Augenschein zu nehmen.
  • Für einmalig 15,60 Euro schließlich erhalten Sie einen unbefristeten Zugang zu meineSCHUFA.de – inklusive Informationen über den Basisscore-Wert.
  • Wer laufend über Änderungen an seinen Schufa-Daten informiert werden möchte, kann darüber hinaus den UpdateService in Anspruch nehmen (Kostenpunkt während des Pilotbetriebs: 5 Euro pro Jahr – später 10 Euro pro Jahr). Dafür sind Sie dann aber auch sicher, dass keine unzutreffenden Daten über Sie gespeichert werden und niemand mit Ihrer virtuellen Identität und Bonität Schindluder treibt.

Ganz gleich, auf welchem Weg Sie Ihre Schufa-Selbstauskunft einholen, falls Sie Fehler oder Unstimmigkeiten feststellen, haben Sie Anspruch auf sofortige Korrektur. Am schnellsten für Abhilfe sorgen Sie, indem Sie unter 01805 – 724832 (0,14 Euro / Min. aus dem deutschen Festnetz) Kontakt zur durchweg kompetenten und hilfsbereiten Schufa-Hotline aufnehmen. ™

Weiterer Artikel zum Thema:

  • Datenkrake Schufa – Das sind Ihre Rechte

Erstveröffentlichung 13.05.2008

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Betriebliches E-Business

Buchhaltung – und es geht doch: Buchen (fast) ohne Beleg

von Lukas Schlömer

Das Finanzamt erkennt betriebliche Ausgaben nur an, wenn Sie die Zahlung auch nachweisen können. Bei Barzahlungen ist das jedoch nicht immer möglich: Über manche Ausgaben gibt es überhaupt keine Belege – in anderen Fällen gehen Rechnungen oder Quittungen verloren. Für Abhilfe sorgt ein ordentlicher Eigenbeleg. Wir zeigen, worauf Sie achten müssen.

Paragraf 97 der Abgabenordnung schreibt vor, dass Steuerpflichtige in der Lage sein müssen, alle steuerlich relevanten Geschäftsvorgänge mit „Büchern, Aufzeichnungen, Geschäftspapieren und anderen Urkunden“ zu beweisen. Das Finanzamt hat die Wahl, sich die Unterlagen zuschicken bzw. vorlegen zu lassen oder sie im Rahmen einer Außenprüfung vor Ort unter die Lupe zu legen.

Lektüre-Tipp I:
Wie lange Sie die einzelnen Dokumentenarten verwahren müssen, ist ganz genau geregelt. Einzelheiten entnehmen Sie dem Beitrag Aufbewahrungspflichten: (Kein) Mut zur Lücke!?

Keine Buchung ohne Beleg? Von wegen!
Dass steuerlich bedeutsame Geschäftsvorgänge, insbesondere betriebliche Ausgaben, mit schriftlichen Beweisen untermauert werden müssen, ist auch den meisten Freiberuflern und Gewerbetreibenden ohne eigene Buchhaltung bekannt. Der oft zitierte Merksatz „Keine Buchung ohne Beleg“ wird vor allem von Gründern und Jungunternehmern aber völlig zu Unrecht so verstanden, dass Betriebsausgaben ohne den Originalbeleg eines Dienstleisters oder Lieferanten auf keinen Fall geltend gemacht werden dürfen.

Das ist aber überhaupt nicht der Fall: Sofern ein Originalbeleg verloren gegangen ist oder der Zahlungsempfänger überhaupt keine Quittung ausstellt (wie das zum Beispiel bei Münzautomaten, manchen Parkuhren oder auch Trinkgeldern der Fall ist), bleibt der Steuerabzug grundsätzlich sehr wohl möglich! Und weil das Finanzamt auch in solchen Fällen einen Beleg erwartet, tun Sie ihm halt den Gefallen und erstellen – einen formvollendeten Eigenbeleg.

Wichtig: Leider akzeptiert der Fiskus Hilfsbelege nicht bei jeder Steuerart! Während plausible Eigenbelege im Rahmen von Einkommen-, Körperschaft- und Gewerbesteuererklärungen zulässig sind, ist die Anrechnung des Vorsteueranteils im Rahmen der Umsatzsteuervoranmeldung ausgeschlossen! Dafür wird die im Einkaufspreis enthaltene Umsatzsteuer aber als Betriebsausgabe anerkannt: Angenommen, Sie haben eine Tankquittung über 60 Euro plus 11,40 Euro Umsatzsteuer verloren, dann dürfen Sie ausnahmsweise den Gesamtbetrag von 71,40 Euro Betriebsausgabe verbuchen.

Glaubwürdigkeit wichtiger als die Form
Explizite Formvorschriften für einen Eigenbeleg gibt es nicht. Sie dürfen ein solches Dokument durchaus mit der Hand schreiben. Sofern es sich um Kleinstbeträge handelt, halten manche Unternehmen beleglose Zahlungen in ganz schlichten monatlichen oder jährlichen Ausgabelisten fest. Das sieht dann zum Beispiel so aus:

Screenshot

Wenn Sie auf Nummer sicher gehen wollen, sollten Sie aber lieber einzelne Hilfsbelege anfertigen. Darauf halten Sie die die wichtigsten Angaben fest, wie sie auch auf einer ordentlichen Rechnung oder Quittung enthalten sein müssen. Da bei Eigenbelegen der Vorsteuerabzug von vornherein ausgeschlossen ist, genügen normalerweise die folgenden Informationen:

  • Name und Anschrift des Lieferanten oder Dienstleisters,
  • Termin der Lieferung oder Leistung,
  • Art und Menge der gelieferten Produkte bzw. Art und Umfang der
  • Dienstleistung sowie
  • der (Brutto-)Rechnungsbetrag.

Lektüre-Tipp II:
Einzelheiten über die Anforderungen an finanzamtstaugliche Originalrechnungen können Sie im Grundlagenbeitrag Die richtige Rechnung nachlesen.

Außerdem müssen Sie Ihren Hilfsbeleg mit einem Ausstellungsdatum versehen und eigenhändig unterschreiben. Dadurch erklären Sie gegenüber dem Finanzamt, dass der Vorgang betrieblich veranlasst war und alle Angaben stimmen. Ein kompletter Eigenbeleg sieht dann zum Beispiel so aus:

Screenshot

Wichtig: Ein solcher Eigenbeleg hat zwar eine geringere Beweiskraft als die Rechnung oder Quittung eines Geschäftspartners. Sofern Sie aber nur ausnahmsweise und bei überschaubaren Beträgen zu dieser Behelfslösung greifen, werden selbst erstellte Belege vom Fiskus jedoch erfahrungsgemäß problemlos akzeptiert.

Muster-Downloads: Einzelformular und Liste
Um Ihnen das Erstellen von Eigenbelegen zu erleichtern, stellen wir Ihnen sowohl den abgebildeten DIN-A6-Vordruck als auch die schlichte DIN-A4-Liste zum Download bereit.

Fazit:
Wenn Ihnen der Zahlungsnachweis für eine Betriebsausgabe fehlt, sollten Sie auf keinen Fall in vorauseilenden Gehorsam darauf verzichten, die steuerlich geltend zu machen. Da der Vorsteuerabzug in solchen Fällen nicht möglich ist, dürfen Sie im Rahmen der Gewinnermittlung sogar ausnahmsweise den Bruttobetrag buchen.

Sie sollten sich durch die praktische Notlösung künftig aber nicht dazu verleiten lassen, schlampig mit Belegen umzugehen. Durch einen inflationären Gebrauch von Eigenbelegen gefährden Sie nämlich die Glaubwürdigkeit Ihrer Buchführung insgesamt! Bei einer eventuellen Betriebsprüfung müssten Sie dann damit rechnen, dass der Prüfer sämtliche Belege mit spitzen Fingern anfasst und Ihnen jeden einzelnen Formfehler ankreidet.

Erstveröffentlichung 06.05.2008

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Betriebliches E-Business Freelance Workflow

7 Lösungen zur Zeiterfassung

Wir stellen Ihnen einige Online Werkzeuge zur Zeiterfassung vor. Die gibt es einfach, handgemacht, kostenlos oder mit Komfort bei verschiedenen Diensten im Abonnement.

tickspot

Tickspot

Website: www.tickspot.com

Preis: von kostenlos (nur ein Projekt buchbar) bis 79 $ (ca. 50,56 €) für die unlimitierte Version monatlich

Zu bemerken: webbasiert, integrierbar in Projektverwaltungstool basecamp

Dr. Web meint: macht einen tollen Eindruck; die monatliche Zahlungsweise stört, und jährlich über 600 Euro für eine unlimitierte Nutzung sind ganz schön happig. Eine abgespeckte Version, in der 15 Projekte gleichzeitig pflegbar sind, kosten jährlich immer noch knapp 145 €

Paymo

Tickspot

Website: www.paymo.biz

Preis: nach Angaben des Herstellers für immer kostenlos ohne Einschränkung nutzbar, Premium-Version in Planung

Zu bemerken: webbasiert, Daten liegen unter einer eigenen Subdomain auf dem Server des Herstellers. Ausführlichere Vorstellung von Paymo – hier entlang.

Dr. Web meint: etwas gewöhnungsbedürftige Dateneingabe, ansprechende Bedienoberfläche

Mite

mite.

Website: www.bemite.de

Preis: kostenlos, Bezahlversion für Frühjahr 2008 angekündigt

Zu bemerken: Komplett auf Deutsch, webbasiert

Dr. Web meint: funktionale und ästhetisch ansprechende Lösung aus Deutschland, die im Vergleich zu ihren (englischsprachigen) Konkurrenten kostenlos und uneingeschränkt einsetzbar ist

Slim Timer

Slim Timer

Website: www.slimtimer.com

Preis: wird nicht ausgewiesen, gibt eine Kostenlosversion laut Blog, dort erfährt man auch, dass eine „freemium“-Version existiert, sonst aber nichts Näheres

Dr. Web meint: Preisintransparenz und Berichte über Datenverluste in 2007 schrecken eher ab. Leser Björn Scholl ist allerdings sehr zufrieden mit Slim Timer (Kommentar in Beitrag zu Paymo)

Kimai

Kimai

Website: www.kimai.de

Preis: kostenlos

Zu bemerken: lokal installierbar, deutsche Benutzeroberfläche

Dr. Web meint: einfache und angenehm auf das Wesentliche konzentrierte Zeiterfassungslösung, die Skeptikern externer Datenhaltung entgegen kommt; schade nur, dass bei aller Einfachheit keine direkte Zeiteingabe, ohne den Umweg Uhrzeit, möglich ist

Clocking IT

Clocking IT

Website: www.clockingit

Produkt-Test: ClockingIT – Zeiterfassung, Projektmanagement, Kommunikation, Kollaboration

Preis: kostenlos, es darf gespendet werden

Zu bemerken: Projekte mit Stundenkontingent einbuchbar, Fortschrittsbalken für aufgebrauchte Budgetzeit

Dr. Web meint: Warum eine Bezahllösung wählen, wenn es auch Clocking IT für das anspruchsvollere Multi-Projektzeit-Management gibt, programmiert und weiterentwickelt von einem norwegischen Ehepaar? Unser Favorit.

Dr. Webs Zeiterfassung „ganz leicht“

Dr. Webs Zeiterfassung

Es soll noch Leute geben, die weder webbasiert oder mit lokalem Webserver ihre Zeiten erfassen möchten, sondern einfach mit Excel. Unser Zeiterfassungsblatt besteht aus den Feldern Monat, Kalenderwoche, Datum, Projekt, Aufgabe, Einzeltätigkeit und Zeit. Ein Pivottabelle sorgt für die Konsolidierung der Daten. Nicht gerade ein Trendsetter, aber völlig ausreichend, um Eigen- und Kundenzeit zu erfassen.

Dr. Webs Zeiterfassung

Dr. Webs Zeiterfassung

Datei zum Herunterladen: Zeiterfassung-DrWeb.xls

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Betriebliches E-Business Freelance

Elevator Pitch: So bringen Sie Ihre Eigenwerbung auf den Punkt

„Was machen Sie denn so?“: Können Sie die Besonderheiten und Vorzüge Ihrer Dienstleistungen auf Anhieb in wenigen Sätzen zusammenfassen? Und zwar so, dass potenzielle Auftraggeber von deren Nutzen überzeugt sind? Mit Hilfe der bewährten Fahrstuhl-Übung optimieren Sie Ihr Auftreten bei Vorstellungsrunden und unverhofften Verkaufsgesprächen.

Werbeleute und Berater kennen einen „Pitch“ als den Wettstreit konkurrierender Anbieter um einen Auftragsetat. Beim fiktiven „Elevator Pitch“ (Verkaufsgespräch im Fahrstuhl) wird die Idee des kreativen Verkaufsgesprächs extrem zugespitzt: Angenommen, Sie sind Webdesigner und treffen vor dem Aufzug auf einen möglichen Auftraggeber (zum Beispiel den Betreiber einer großen regionalen Internetplattform, die dringend einer Runderneuerung bedarf). Nach kurzer Begrüßung bekommen Sie während der anschließenden Aufzugsfahrt überraschend die Möglichkeit, sich und Ihr Unternehmen kurz vorzustellen. Für eine möglichst wirkungsvolle Selbstpräsentation haben Sie höchstens 30 bis 60 Sekunden Zeit – länger braucht der Lift nun einmal nicht, um sein Ziel zu erreichen.

Es muss nicht immer Aufzug sein
Falls Ihnen das Bild vom Aufzug nicht recht einleuchtet (etwa weil Sie in der Provinz leben, in der kaum ein Gebäude mehr als drei Stockwerke hat), versuchen Sie es mit vergleichbaren Anlässen, bei denen ein zufälliger Ansprechpartner Ihnen im Alltag vorübergehend sein Ohr leiht (auf der Messe, am Taxistand, in der Sauna etc.)

Sind Sie für solche Situationen gerüstet? Finden Sie bei Vorstellungsrunden oder unverhofften Verkaufsgesprächen zwischen Tür und Angel jederzeit die richtigen Worte? Wenn ja, seien Sie froh: So viel Geistesgegenwart findet sich keineswegs bei allen Selbstständigen. Selbst alte Hasen verpatzen die Gunst der Stunde oft durch langatmige Faktenaufzählungen und ärgern sich hinterher immer noch darüber, wichtige Aspekte vergessen zu haben.

Nutzen schlägt Leistung
Von der Idee der Vollständigkeit sollten Sie sich von vornherein verabschieden: Der Versuch, das eigene Leistungs-Portfolio oder Sortiment in weniger als einer Minute komplett vorzustellen, dürfte selbst Nischenanbieter und Schnellredner vom Schlag Dieter Thomas Heck überfordern – von der fragwürdigen Wirkung auf den Zuhörer ganz zu schweigen. Mut zur Lücke brauchen Sie auf jeden Fall – doch statt die Auswahl im Eifer des Gefechts jedes Mal neu zu treffen, sorgen Sie mit einer durchdachten, standardisierten Kurzvorstellung dafür, dass zumindest die entscheidende Kernbotschaft ankommt.

Im Mittelpunkt der Vorbereitung auf den Werbespot in eigener Sache stehen Ihre Kernkompetenz und der damit verbundene Nutzen für den Adressaten. Falls Sie im Rahmen Ihres Geschäftskonzeptes bereits so etwas wie ein Alleinstellungsmerkmal (USP = einzigartiges Verkaufsargument) formuliert haben, stellt das den optimalen Ausgangspunkt für Ihre Selbstdarstellung dar.

Ganz wichtig – und wenn es auch noch so schwer fällt: Letztlich entscheidend sind nicht Ihre persönlichen Qualifikationen (oder die Ihrer Mitarbeiter) und auch nicht die objektive Qualität Ihres Angebots (z. B. funktionales, technisch fehlerfreies und ästhetisch optimiertes Webdesign). Es kommt vielmehr auf die Vorteile an, die Ihr Kunde durch die Auftragsvergabe an Sie hat. Fragen Sie sich immer: Inwiefern geht es meinem Gegenüber besser, nachdem er mich beauftragt hat. Und nicht nur das: Warum geht es ihm besser, als wenn er den Zuschlag einem meiner vielen Wettbewerber gibt?

Gefühl schlägt Fakten
Konzentrieren Sie sich bei diesen Überlegungen aber nicht nur auf den objektiven Nutzen (zum Beispiel günstigere Preise, mehr Besucher auf der Website, höhere Konversionsrate eines Onlineshops etc.): Mindestens ebenso bedeutsam sind die subjektiven, gefühlsmäßigen Vorteile, die ein potenzieller Kunde durch die Vergabe des Auftrags an Sie hat. Auch wenn sich ein Entscheider darüber meistens nicht im Klaren ist: Wichtiger als die nüchterne Kosten- und Nutzenbetrachtung aus Unternehmenssicht sind oft ganz persönliche Gefühle und Bedürfnisse, zum Beispiel…

  • Sicherheitsbedürfnis („Auf Qualität, Termine und Support von Max Mustermann kann ich mich verlassen..“),
  • Komfortbedürfnis („Dieser Mustermann nimmt mir alle schwierigen, komplizierten und / oder unangenehmen Aufgaben ab. Die Zusammenarbeit ist in jeder Hinsicht mühelos und bequem für mich…“) oder auch das
  • Prestigebedürfnis („Wow: Relaunch von Otto-Versand und Spiegel Online? Mit einer Website von diesem Mustermann stehe ich bestimmt gut da…“)

Zwar dürfen Sie die eigentlichen Vorteile des beauftragenden Unternehmens nicht aus den Augen verlieren – ausschlaggebend ist letztlich aber immer die Person des Auftraggebers: Auf dessen Sicherheits-, Komfort- und / oder Prestigebedürfnis sollten Sie Ihre Selbstdarstellung abstimmen.

Bilder schlagen Worte
Um derartige Gefühle hervorzurufen, genügt es selbstverständlich nicht, schlichte Behauptungen aufzustellen („Mit Mustermann Online sind Sie auf der sicheren Seite…“): Vielmehr kommt es darauf an, die passenden Bilder im Kopf des Zuhörers entstehen zu lassen. Das gelingt einerseits durch bildliche Analogien zu positiv besetzten Produkten oder Dienstleistungen („… der Mercedes unter den Onlineshops“). Bewährte Mittel sind aber auch O-Töne anderer Kunden oder aus Medien sowie Verweise auf klangvolle Referenzprojekte ( „… wie zuletzt beim Relaunch von Spiegel Online…“).

Besonders wichtig ist ein bildhafter Einstiegssatz, eine Art Slogan, mit dem Sie die Antwort auf die Einladung Ihres Adressaten zur Kurzvorstellung einleiten („Lassen Sie hören: Was haben Sie denn zu bieten?“) und zugleich Ihr Selbstverständnis auf den Punkt bringen. Ein Einstiegssatz wie „Ich baue das Internet für alle…“ sorgt nun einmal für mehr Aufmerksamkeit als das brave „Mustermann Online gestaltet und programmiert barrierefrei Internetseiten…“ Weiterer Vorteil der bildhaften Sprache: Sie transportieren auf diese Weise viel mehr Inhalt als mit nüchternen, technischen Formulierungen. Selbst in gesprochener Form sagt ein aussagekräftiges Bild mehr als tausend Worte.

Mehr Profitipps für Pitcher
Indem Sie sich von vornherein auf Nutzen, Gefühle und Bilder konzentrieren, sind Sie auf dem besten Weg zu einer (be)merkenswerten Selbstdarstellung. Weitere Empfehlungen:

  • Verzichten Sie auf toll klingende „innovative“ Lösungsangebote, die nach einem Problem suchen: Gehen Sie vielmehr von der ganz alltäglichen Vorstellungswelt und Lebenspraxis potenzieller Auftraggeber aus. Lassen Sie Ihren Zuhörer spüren, wie einfach, angenehm und produktiv es ist, mit Ihnen zusammenzuarbeiten. Und was Sie tun, um Ihren Geschäftspartnern das Leben leichter, schöner, erfolgreicher, sicherer, aufregender etc. zu machen – je nachdem, was im Mittelpunkt Ihrer Leistungen steht.
  • Halten Sie sich an die bewährte KISS-Regel („Keep it simple and smart/stupid“): Verzichten Sie auf Fachchinesisch und Businesstalk. Wählen Sie einfache Worte und formulieren Sie kurze Sätze. Setzen Sie möglichst wenig als bekannt voraus. Richten Sie sich gedanklich an Branchenfremde mit durchschnittlicher Allgemeinbildung.
  • Bloß keine falsche Bescheidenheit! Das ist langweilig. Reden Sie sich ruhig in Rage: Zeigen Sie Ihre eigene Begeisterung, Ihre Arbeitsfreude und Ihren Stolz! Enthusiasmus, Elan und leuchtende Augen wirken ansteckend!
  • Setzen Sie zum Schluss einen eindeutigen Punkt: Beenden Sie Ihre Kurzvorstellung einer Handlungsaufforderung oder einem Vorschlag – am besten in Frageform („Ich kann Ihnen am Freitag einen kostenlosen Kurz-Check Ihrer bisherigen Website vorstellen: Wann passt es Ihnen am besten?“)

Kürzen, kürzen, kürzen!
Kommen wir zurück zum Ausgangspunkt: Beim „Elevator Pitch“ dürfen Sie über alles reden, nur nicht über eine Minute. Da sich in dieser Zeit kaum mehr als 150 Wörter unterbringen lassen (in geschriebener Form entspricht das in etwa einer halben Manuskriptseite), besteht die größte Herausforderung darin, aus dem riesigen Vorrat an Stärken, Vorteilen und Nutzen Ihres Angebots einen wirkungsvolles Extrakt herauszufiltern:

  • Nutzen Sie als Ausgangsmaterial die Marketingteile Ihres Geschäftsplans, aktuelle und ehemalige Werbetexte aller Art (Imagebroschüren, Flyer, „Wir-über-uns“-Internettexte etc.).
  • Erstellen Sie daraus zunächst einen Ausgangstext von etwa einer Seite Länge.
  • Entwerfen Sie einen dazu passenden bildhaften Eingangs-Slogan und stimmen Sie den folgenden Text inhaltlich darauf ab.
  • Kürzen Sie diesen Text anschließend auf etwa eine halbe Seite. (Speichern Sie die Langfassung zuvor ruhig in einer separaten Datei – sie kann später für andere Zwecke durchaus brauchbar sein.)
  • Lesen Sie sich die Kurzversion anschließend mehrmals laut vor und erstellen Sie daraus Schritt für Schritt eine Sprachfassung, die zu Ihrer sonstigen Alltagssprache passt.
  • Überprüfen Sie Glaubwürdigkeit und Wirkung, indem Sie Ihre vorläufige Fahrstuhl-Präsentation per Mikrofon aufnehmen und sie an Freunden und Kollegen ausprobieren.

Ausnahmen bestätigen die Regel
Falls es Ihnen beim besten Willen nicht gelingt, Ihre Kurzvorstellung auf eine Minute zu beschränken, muss das kein Beinbruch sein: Vorausgesetzt natürlich, Ihre Geschichte ist so interessant und spannend, dass Ihr Adressat freiwillig stehenbleibt und weiter gespannt zuhört, obwohl der Aufzug sein Ziel längst erreicht hat.

Zugegeben: Eine fertig vorbereitete Selbstdarstellung lässt sich nicht 1:1 auf jede beliebige Situation übertragen. Wenn Sie erst einmal über ein durchdachtes Grundmodul verfügen, hindert Sie jedoch niemand daran, es flexibel an den Einzelfall anzupassen. Leichte Variationen sind schon allein deshalb sinnvoll, weil Sie dadurch die Gefahr des Auswendiglernens und Herunterleierns vermeiden.

Fazit
Jeder Selbstständige sollte eine durchachte Standard-Kurzvorstellung in petto haben, um damit bei unverhofften Verkaufsgesprächen aller Art punkten zu können. Aus einem solchen Basismodul lassen sich bei Bedarf problemlos ausführlichere Selbstdarstellungen erzeugen.

Erfreulicher Begleitumstand: Viele gestandene Freelancer merken erst beim Erstellen einer solchen Fahrstuhl-Präsentation, dass und in welche Richtung sich ihr Angebot im Laufe der Zeit verändert hat: Machen Sie sich also auf Überraschungen gefasst!

Links zum Thema:

  • Gründungsberater Dr. Andreas Lutz hat im vergangenen Jahr den ersten deutschen Elevator Pitch Wettbewerb veranstaltet. Auf seiner Website „gruendungszuschuss.de“ finden sich zahlreiche Beispiele und Kommentare zu den eingegangenen Beiträgen.
  • Buchtipp: Joachim Skambraks: 30 Minuten für den überzeugenden Elevator Pitch (80 Seiten, 6,50 Euro) im Fachhandel.
  • DVD-Tipp: Giso Weyand und Michael Martin: Elevator Pitch – Überzeugen in 30 Sekunden (Live-Mitschnitt eines Vortrags, DVD, 39,90 Euro).

Erstveröffentlichung 07.12.2007