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weclapp: Angebot und Rechnung schnell erledigt

Wer selbständig ist, sollte Spaß an seiner Arbeit haben. Aber es gibt Dinge, die häufig nur lästige Pflicht sind. Dazu gehört auch das Schreiben von Angeboten und Rechnungen, sowie das Nachverfolgen von Zahlungseingängen, und hin und wieder wohl leider auch das Schreiben von Zahlungserinnerungen und Mahnungen. Das Rechnungsprogramm von weclapp bündelt all dies zu einem übersichtlichen Online-Dienst, der darüber hinaus noch sehr viel mehr kann.

Kunden und Artikel anlegen und Angebote erstellen

Am Anfang steht das Angebot. Mit dem weclapp Rechnungsprogramm ist es ein Leichtes, Angebote zu erstellen und daraus Aufträge zu generieren. Zunächst legst für deine Kunden beziehungsweise Interessenten Kontakte an. Als nächstes werden Artikel im System hinterlegt. Jedem Artikel weist du eine Artikelnummer zu, eine Beschreibung und Preise. Dabei legst du auf Wunsch auch mehrere Preise pro Artikel fest und definierst Zeiten, in denen die Preise gelten. So kannst du Artikel in bestimmten Monaten oder Wochen zu anderen Preisen anbieten als sonst. Auch Rabatte lassen sich direkt dort hinterlegen. Zur Kalkulation deines Gewinnes hinterlegst du optional neben dem Verkaufspreis auch noch die Kosten.

Beim Erstellen eines Angebotes wählst du neben dem (potenziellen) Kunden einfach die Artikel aus, die ins Angebot aufgenommen werden sollen. Die vorgegebenen Preise überschreibst du auf Wunsch einfach. Schnell stellst du dir auf diese Weise Angebote für deine Kunden zusammen. Auch Versandkosten, Zahlungsbedingungen und -ziele hinterlegst du in deinem Angebot.

Einfache und umfangreiche Angebote übersichtlich erstellen

Ein Infofenster informiert dich stets darüber, wie hoch der Angebotswert und deine Kosten sind. Außerdem erhältst du einen Überblick darüber, wie viel Umsatz der Kunde im laufenden und vergangenen Jahr gemacht hat.

Ist das Angebot fertig, wird es ausgedruckt oder direkt per E-Mail an den Kunden geschickt. Hat der Kunde das Angebot angenommen, generierst du per Klick auf eine Schaltfläche einen Auftrag. Gehen Angebote per E-Mail raus, hinterlegst du im System einfach die Zugangsdaten zu einem E-Mail-Postfach, so dass das Angebot über deine eigene E-Mail-Adresse – direkt aus einer Oberfläche heraus – verschickt wird.

Schneller Workflow: Aus Auftrag Rechnung machen und diese nachverfolgen

Ist ein Auftrag erledigt, erstellst du ebenso schnell die Rechnung. Dabei gibt weclapp dir einen Workflow vor, so dass du vom Auftrag bis zur Rechnung nichts vergisst. Dabei werden auch Dinge wie Auftragsbestätigung berücksichtigt. Dabei siehst du jederzeit den Auftragsverlauf und hast immer im Blick, wann das Angebot erstellt wurde, wann du beauftragt wurdest und wann die Rechnung raus ging.

Dank Workflow-Vorgaben wirst du nichts vergessen

Natürlich werden Umsatzsteuern ausgewiesen und auch Rechnungen ins Ausland sind möglich. So kannst du beispielsweise andere Währungen einstellen oder Rechnungen – zum Beispiel für den innereuropäischen Verkehr – ohne Umsatzsteuer ausweisen. Selbst Rechnungen in anderer Sprache sind möglich, indem du einfach die Handelssprache änderst. So schreibst du Rechnungen problemlos etwa in Italienisch. Insgesamt sind neben Deutsch und Englisch vier weitere Handelssprachen möglich.

Du hast Kunden, denen du regelmäßig Rechnungen schickst, weil du einen Dienstvertrag mit ihnen hast? Auch das ist kein Problem mit weclapp. Denn dank wiederkehrender Rechnungen legst du Intervalle fest, zu denen jeweils eine Rechnung generiert werden soll. Damit du das Versenden nicht vergisst, erinnert dich weclapp ans Ausdrucken der Rechnung oder verschickt diese einfach direkt per E-Mail.

Aus Angebot beziehungsweise Auftrag generierte Rechnung

In der Rechnungsübersicht hast du immer im Überblick, welche Rechnungen noch offen und welche bereits bezahlt sind. Natürlich siehst du dort ebenso, wenn es Zeit für eine Zahlungserinnerung oder gar Mahnung ist. Diese erstellst du direkt aus weclapp heraus.

Mit Formulardesigner eigene Vorlagen erstellen

Wie die per weclapp erstellten Angebote und Rechnungen aussehen, entscheidest du selbst. Dank des Formulardesigners legst du unter anderem Farben und Schriften fest und lädst dein Firmenlogo hoch. Auch Abstände und die Ausrichtung einzelner Textbereiche definierst du. Um dein Layout testen zu können, generierst du unter anderem Musterangebote und -rechnungen und prüfst dein Layout ausgiebig.

Vorlagen mit dem Formulardesigner erstellen

Hast du dein Layout einmal festgelegt, wird es für jeglichen Schriftverkehr verwendet und du hast eine Sorge weniger.

DATEV-Schnittstelle für deinen Steuerberater

Neben der Rechnungsstellung gibt es für viele Selbständige noch eine weitere Sache, um die man sich nur ungern kümmert. Das ist die Steuer. Wer einen Steuerberater an seiner Seite hat, kann auf die DATEV-Schnittstelle von weclapp setzen. Dazu gibst du einmalig deine DATEV-Stammdaten wie Mandanten- und Beraternummer ein. Anschließend exportiert das Rechnungsprogramm alle relevanten Daten über die Schnittstelle.

weclapp kann mehr: CRM und Projektverwaltung

Mit dem hier vorgestellten Rechnungsprogramm ist das Angebot von weclapp noch lange nicht erschöpft. Denn zu den Leistungen gehört auch ein Customer-Relationship-Management, welches nicht nur einfach Kunden und Interessenten verwaltet. Vielmehr hast du die Möglichkeit, über das CRM Wettbewerber zu hinterlegen, um diese im Blick zu haben.

Für deine Kunden und Interessenten kannst du Chancen anlegen, die sich anbieten, um neue Aufträge an Land zu holen. So gibt es zum Beispiel immer wieder Termine wie Kongresse oder andere Veranstaltungen, auf denen du dem ein oder anderen interessanten Kontakt begegnen könntest. Solche Termine hinterlegst du und weißt somit immer, wann du wo jemanden treffen kannst.

Umfangreiche Projektverwaltung

Auch einfache Aufgaben wie das Anrufen eines Kunden oder das Vereinbaren eines Termins hinterlegst du auf Wunsch im System. Sogar ganze Kampagnen können angelegt werden. Zu diesen fügst du Teilnehmer hinzu und bündelst Termine und Aufgaben in dieser Kampagne. Du lädst wichtige Dokumente hoch und verfolgst den aktuellen Verlauf deiner Kampagne ebenfalls.

weclapp bietet eine 360° Sicht auf die Kunden. In der Kundenakte wird eine lückenlose Kontakthistorie gespeichert, sodass alle Infos rund um den Kunden mit einem Blick erfasst werden können: Calls, E-Mails, Vor-Ort-Besuche, Infos zu Angeboten, Aufträgen, Projekten, Rechnungen, etc. Alles wird zentral an einem Ort gespeichert.

Gerade für Agenturen oder Freiberufler interessant ist die Projektverwaltung von weclapp. Diese erlaubt es dir, einzelne Projektschritte nachzuhalten und vor allem die Zeiten zu erfassen, die du für ein Projekt gebraucht hast. Auch das ist eine dieser durchaus wichtigen Angelegenheiten, die so mancher Selbständige gerne außen vor lässt – unter anderem aus Bequemlichkeit.

Zeiterfassung für deine Projekte

Mit der Projektverwaltung und Zeiterfassung von weclapp werden dir selbst solche Aufgaben so einfach und bequem wie möglich gemacht. Für Handelsunternehmer gibt es zudem noch ein Warenwirtschaftssystem, welches unter anderem das Lager sowie den Ein- und Verkauf für dich verwaltet.

Fazit und Kosten

weclapp ist ein sehr umfangreiches, aber dennoch sehr übersichtliches System, welches von der Angebots- und Rechnungsstellung, sowie der Buchhaltung, über die Kundenverwaltung samt Customer-Relationship-Management bis hin zur Projektverwaltung und Warenwirtschaft alles vereint, was man als Selbständiger benötigt.

Da weclapp webbasiert ist, hast du von überall Zugriff und sogar im Urlaub – das lässt sich ja nicht immer vermeiden – Zugriff auf alles. Dabei sind die monatlichen Kosten erschwinglich. Das reine CRM ist für neun Euro im Monat zu haben, zusammen mit dem Angebots- und Rechnungswegen zahlst du 19 Euro. Wer unter anderem das Warenwirtschaftssystem benötigt, zahlt 39 Euro im Monat.

Du kannst weclapp aber erst einmal ohne Verpflichtungen 30 Tage lang kostenlos testen. Im Übrigen gibt es weclapp als App für Android- und iOS-Geräte, so dass du auch mobil alles im Griff und im Blick hast.

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Abomodelle: Ist es sinnvoll, zum Netflix des Design zu werden?

Abomodelle sind im Kommen. Daran kann es keinen Zweifel geben. Könnte ein Abomodell auch das Richtige für Designer sein?

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Modernes Webdesign bedeutet Zielerreichung

Bevor du beginnst, Designvorschläge zu skizzieren, solltest du klar herausarbeiten, was das Ziel der zu erstellenden Website ist. Dann kannst du dich gleich auf das Wesentliche konzentrieren.

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Webydo 2017, ein Website-Builder der Extraklasse

Webydo kennt ihr schon länger. Hier bei Dr. Web stellten wir euch das Designer-Werkzeug schon 2013 vor. Heute wollen wir uns anschauen, wie sich der Website-Builder seitdem entwickelt hat.

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Design Design-News E-Business Freelance Technik Webdesign

Automatisierung: Machen künftig Roboter den Job des Webdesigners?

Da hatten wir gerade kollektiv aufgeatmet und festgestellt, dass Webdesigner nicht aussterben werden, schon kommt eine andere Art von Bedrohung auf den Plan. Was passiert, wenn Siri den Satz „Hey Siri, bau mir eine Website” tatsächlich versteht und sinnvoll umsetzt?

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Homepage-Baukästen: Stirbt der Beruf des Webdesigners aus?

Die Nervosität steigt. Kaum ein Surfgang in den Weiten des Netzes ist noch möglich, ohne dabei über Werbung eines der großen Homepage-Baukastenanbieter zu stolpern. „Do it yourself” ist schwer im Kommen, so scheint es. Sterben Webdesigner aus?

Ganz zu Beginn, die Antwort

Die Frage danach, ob der Beruf des Webdesigners in absehbarer Zeit aussterben wird, lässt sich mit einem klaren Ja und einem klaren Nein beantworten. Es ist ein bisschen wie bei Radio Eriwan. Es kommt darauf an. Es kommt nämlich darauf an, wie man den Beruf definiert.

Webdesign Anno Tuck

In der Vergangenheit war Webdesign schon deshalb eine Goldgrube, weil es kaum jemanden gab, der es tat. Schön war auch, dass es keinen Ausbildungsberuf gab und gibt, so dass sich jeder einfach Webdesigner nennen konnte (und kann). Es dauerte daher nicht lang, da hatten sich gelernte Köche, Ausbildungsabbrecher und dreizehnjährige Gymnasiasten zu Webdesignern erklärt und bauten die ersten, aus heutiger Sicht, fürchterlichen Bretterbuden des Internet zusammen.

Mit der Zeit verfeinerte sich das grafische Skillset vieler, wenn auch nicht aller Marktteilnehmer, und Web-Kompetenzen fanden Einzug in Studium und Ausbildung. Eine Professionalisierung setzte ein.

Mit dem Start der Web-Programmierung wiederum begann die Appisierung des Netzes. Von nun an mussten Websites nicht mehr nur gut aussehen, sie mussten auch allerlei können. Content Management Systeme, wie etwa WordPress, traten an, um die Inhalteverwaltung im Netz für jedermann zugänglich zu machen.

Erstaunlicherweise griff die Webdesignerzunft das Thema CMS jedoch eher unter dem Aspekt der Theme-Entwicklung auf und ruckzuck entstand eine unüberschaubare Zahl schicker und weniger schicker Mäntelchen, die der geneigte Kunde seinem CMS umwerfen konnte.

Schicke Mäntelchen erfreuten sich großer Beliebtheit und tun das bis heute. Manch einer kann gut davon leben, ein solches Schneiderlein zu sein, die Mehrzahl nicht.

Der Aufstieg der Baukasten-Systeme

Für all jene, die sich mit der Technik eines CMS nicht auseinandersetzen wollen oder können, aber auch nicht bereit sind, einen Webdesigner zu beauftragen, entstand die Industrie der Homepage-Baukästen. Deren Fähigkeiten wuchsen schnell. So können Website-Builder heutzutage mit Features aufwarten, die kaum noch Wünsche offen lassen.

Auch die Code-Qualität hat sich von grottenschlecht zu top gewandelt; nicht bei jedem, aber bei den führenden Baukasten-Systemen. Die Codequalität ist sogar teilweise so gut, dass sie ein Handcoder nicht mehr verbessern könnte. Ach, du Schreck.

Vom Design her, soweit wir darunter Schönheit im Ausdruck verstehen, gibt es an Baukasten-Websites ebenfalls nichts mehr zu kritisieren. Da sich Websites optisch ohnehin immer mehr aneinander angleichen, ist über das Design, die Gestaltung kaum noch eine darstellbare Abgrenzung möglich.

Das erschreckt einen Gutteil der Zunft. „Wenn der Kunde über einen Baukasten eine ebenso schöne Website, wie ich sie ihm bauen würde, viel billiger erhalten kann, wieso sollte er mich dann noch beauftragen?” Das ist auf den ersten Blick eine berechtigte Frage.

„Ach, da musst du einfach Zusatzleistungen anbieten,” sagen manche und meinen damit das technische Hosting, also das klassische Webmastertum. Immer mehr setzen auch auf die Suchmaschinenoptimierung als für jeden Kunden wichtige Dienstleistung. Andere wiederum spezialisieren sich auf eine Programmiersprache, mit der sie dem Kunden quasi jeden programmlogischen Wunsch von den Augen ablesen können. Immer weniger versuchen den Kunden davon zu überzeugen, dass doch noch immer ein Maßanzug besser als ein Anzug von der Stange ist. Und immer weniger Kunden glauben das.

All diesen Webdesignern ist eines gemein. Sie sehen Webdesign als eine gestalterische und technische Aufgabenstellung. Webdesigner, die so denken, werden vom Markt verschwinden. Ja, die sterben aus.

Des Kaisers neue Kleider

Lass mich dir an dieser Stelle eine Frage stellen: „Was glaubst du? Wird der Maier aus der Poststelle, wenn ich ihm den gleichen Anzug kaufe wie unserem Topverkäufer Schmidt aus dem Vertrieb, ein ebenso guter Verkäufer werden wie der Schmidt?”

Du denkst vielleicht, das wäre eine dumme Frage, und du hast Recht. Und wenn du das erkennst, dann hast du auch erkannt, wo der Beurteilungsfehler im Verhältnis Webdesigner zu Baukastensystem liegt. Glaubst du, dein Kunde will ein schönes Mäntelchen für seine Website und dazu ein paar SEO-Tricks nebst zuverlässigem Hosting?

Natürlich will er das, aber es ist nicht sein primäres Ziel. Bei den allermeisten Kunden wird doch das Ziel der Website darin bestehen, Produkte oder Dienstleistungen zu verkaufen. Klar kann unser Topverkäufer Schmidt nicht nackig zu den Kunden gehen. Er braucht schon einen repräsentativen Anzug, aber viel wichtiger sind und bleiben seine Fähigkeiten als Verkäufer.

Kein Homepage-Baukasten und auch kein CMS setzt an diesem Punkt an. Sie sind in der Lage eine Struktur und eine Optik zu bieten, aber das war es. Du als Designer bist es, der aus dieser Grundmasse, diesem Teig, ein Produkt, einen Kuchen backen kann, der sich verkaufen lässt. Verkaufen geht damals wie heute mit Worten und mit Bildern.

Weg von the Roots

Betrachte daher deinen Designjob weitaus raumgreifender. Natürlich musst du eine technisch zuverlässige, optisch ansprechende Grundumgebung schaffen. Aber, um die Ziele deiner Kunden zu erreichen, musst du in erster Linie deren Marketing unterstützen.

Es ist daher wohl nicht übertrieben, zu behaupten, die Zukunft des Designers läge in den Worten. Moderne Websites erzählen Geschichten von Produkten und Dienstleistungen und Personen, die diese Produkte und Dienstleistungen in Anspruch nehmen. Mit Blick auf den Designer der Zukunft würde ich daher sagen: „Wer schreibt, der bleibt.”

Aufgrund der tendenziellen Gleichförmigkeit moderner Websites kommt dem UX-Design steigende Bedeutung zu. Der Weg des Kunden durch die Website muss bestmöglich ausgeschildert und gepflastert sein. Ein Kauf muss sich natürlich anfühlen und schnell und reibungsfrei ablaufen. Microinteractions, also Mikrointeraktionen, sind wichtiger als je zuvor. Schau dir verschiedene Apps mit gleichem Zweck an. Am beliebtesten ist stets diejenige App, die den zu erledigenden Task so angenehm und einfach wie möglich erledigt. Lies dazu auch meinen Artikel drüben bei t3n.

Individualisieren kannst du Websites mit Bildern, Illustrationen, Worten, Videos und besonders durchdachten UX-Features, wie den eben genannten Microinteractions. Über all diese Aspekte kannst du dich von Homepage-Baukästen, egal wie großartig die ansonsten sein mögen, absetzen.

Der Rahmen, innerhalb dessen du das alles tust, ist eine zeitgemäße Website. Egal, wer die zur Verfügung stellt. Wenn du deinen Job so definierst, wirst du nicht zu jenen gehören, die vom Aussterben bedroht sind.

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Elektronische Signatur: Rechtssichere Unterschriften ohne Papier, aber mit Eversign

Formulare, Verträge, Erklärungen, Empfangsbekenntnisse, Registrierungen – all das erfordert Unterschriften. In der globalen Wirtschaft ist aber die räumliche Nähe, die früher ganz selbstverständlich das Umfeld einer Unterzeichnung war, meist nicht herzustellen. Alternativen müssen her.

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So befreist du dich von kreativen Blockaden

Blockaden kennt jeder Kreativarbeiter. Im schlimmsten Falle, dem Creative Block geht gar nichts mehr. Was aber, wenn die Blockade sich quasi auf einen Bereich fokussiert? Designer Ben Evans schildert seinen Fall von UX-Burnout.

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(Kostenlose) Services E-Business Essentials Freelance Webdesign Workflow

Paymo: Der Allrounder für dein Projektmanagement

Projektmanagement ist so eine Sache. Der Begriff kann weit oder eng gefasst werden. Was eine Software dann leisten muss, um den Ansprüchen zu genügen, hängt davon ab, wie die Definition nun gefasst wurde. Paymo ist eine Web-App, der es egal ist, ob du den Begriff eng oder weit fasst. Mit Paymo lässt sich jeder Bedarf abdecken.

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Trend zur Ausbeutung: 70 Prozent aller Kreativen werden um kostenloses Arbeiten gebeten

Es ist uns allen nicht neu. Hier bei Dr. Web haben wir schon so manchen Cartoon zum Thema veröffentlicht. International repräsentieren Hashtags wie #nospecwork den Kampf gegen die Ausbeutung kreativer Arbeit. Eine neue Studie aus dem Vereinigten Königreich zeigt ein für mich neues Ausmaß dieser Seuche.