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7 Lösungen zur Zeiterfassung

Wir stellen Ihnen einige Online Werkzeuge zur Zeiterfassung vor. Die gibt es einfach, handgemacht, kostenlos oder mit Komfort bei verschiedenen Diensten im Abonnement.

tickspot

Tickspot

Website: www.tickspot.com

Preis: von kostenlos (nur ein Projekt buchbar) bis 79 $ (ca. 50,56 €) für die unlimitierte Version monatlich

Zu bemerken: webbasiert, integrierbar in Projektverwaltungstool basecamp

Dr. Web meint: macht einen tollen Eindruck; die monatliche Zahlungsweise stört, und jährlich über 600 Euro für eine unlimitierte Nutzung sind ganz schön happig. Eine abgespeckte Version, in der 15 Projekte gleichzeitig pflegbar sind, kosten jährlich immer noch knapp 145 €

Paymo

Tickspot

Website: www.paymo.biz

Preis: nach Angaben des Herstellers für immer kostenlos ohne Einschränkung nutzbar, Premium-Version in Planung

Zu bemerken: webbasiert, Daten liegen unter einer eigenen Subdomain auf dem Server des Herstellers. Ausführlichere Vorstellung von Paymo – hier entlang.

Dr. Web meint: etwas gewöhnungsbedürftige Dateneingabe, ansprechende Bedienoberfläche

Mite

mite.

Website: www.bemite.de

Preis: kostenlos, Bezahlversion für Frühjahr 2008 angekündigt

Zu bemerken: Komplett auf Deutsch, webbasiert

Dr. Web meint: funktionale und ästhetisch ansprechende Lösung aus Deutschland, die im Vergleich zu ihren (englischsprachigen) Konkurrenten kostenlos und uneingeschränkt einsetzbar ist

Slim Timer

Slim Timer

Website: www.slimtimer.com

Preis: wird nicht ausgewiesen, gibt eine Kostenlosversion laut Blog, dort erfährt man auch, dass eine „freemium“-Version existiert, sonst aber nichts Näheres

Dr. Web meint: Preisintransparenz und Berichte über Datenverluste in 2007 schrecken eher ab. Leser Björn Scholl ist allerdings sehr zufrieden mit Slim Timer (Kommentar in Beitrag zu Paymo)

Kimai

Kimai

Website: www.kimai.de

Preis: kostenlos

Zu bemerken: lokal installierbar, deutsche Benutzeroberfläche

Dr. Web meint: einfache und angenehm auf das Wesentliche konzentrierte Zeiterfassungslösung, die Skeptikern externer Datenhaltung entgegen kommt; schade nur, dass bei aller Einfachheit keine direkte Zeiteingabe, ohne den Umweg Uhrzeit, möglich ist

Clocking IT

Clocking IT

Website: www.clockingit

Produkt-Test: ClockingIT – Zeiterfassung, Projektmanagement, Kommunikation, Kollaboration

Preis: kostenlos, es darf gespendet werden

Zu bemerken: Projekte mit Stundenkontingent einbuchbar, Fortschrittsbalken für aufgebrauchte Budgetzeit

Dr. Web meint: Warum eine Bezahllösung wählen, wenn es auch Clocking IT für das anspruchsvollere Multi-Projektzeit-Management gibt, programmiert und weiterentwickelt von einem norwegischen Ehepaar? Unser Favorit.

Dr. Webs Zeiterfassung „ganz leicht“

Dr. Webs Zeiterfassung

Es soll noch Leute geben, die weder webbasiert oder mit lokalem Webserver ihre Zeiten erfassen möchten, sondern einfach mit Excel. Unser Zeiterfassungsblatt besteht aus den Feldern Monat, Kalenderwoche, Datum, Projekt, Aufgabe, Einzeltätigkeit und Zeit. Ein Pivottabelle sorgt für die Konsolidierung der Daten. Nicht gerade ein Trendsetter, aber völlig ausreichend, um Eigen- und Kundenzeit zu erfassen.

Dr. Webs Zeiterfassung

Dr. Webs Zeiterfassung

Datei zum Herunterladen: Zeiterfassung-DrWeb.xls

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E-Business Workflow

Automatischer Mail-Versand mit Outlook

Mit Hilfe einiger Startparameter und Formulare können Sie Outlook geschickt anpassen, so dass bestimmte Funktionen automatisch ausgeführt werden. Das eignet sich beispielsweise für den weitgehend automatisierten Versand von Mails mit Inhalten und Dateien, die sie regelmäßig verschicken müssen.

Lese-Tipp: E-Mail-Marketing: Werbung per E-Mail lebt trotz Facebook & Co.

Outlook kennt eine ganze Reihe Startparameter, mit denen Sie dem Mail-Client schon beim Programmstart erste Anweisungen erteilen können. Verwenden Sie beispielsweise mehrere Profile, können Sie mit Hilfe von /profile profilname mit dem gewünschten Profil starten und sparen sich den Outlook-Dialog. Genauso können Sie aber auch gleich eine neue Mail oder einen neuen Termin öffnen, die Parameter heißen /c ipm.note und /c ipm.appointment.

Wenn Sie derlei häufiger benötigen, ist es hilfreich, eine Verknüpfung auf dem Desktop anzulegen, statt lange Aufrufe wie

„c:\programme\microsoft office\office11\outlook.exe“ /c ipm.note

jeweils über Start/Ausführen einzutippen. Sie können auch nicht nur eine neue Mail öffnen, sondern mit /m auch schon den Empfänger und mit /a einen Dateianhang vorgeben. Das ist recht praktisch, wenn Sie etwa einmal in der Woche einen bestimmten Bericht an ihren Chef schicken müssen. Der Aufruf lautet dann beispielsweise

„c:\programme\microsoft office\office11\outlook.exe“ /c ipm.note /m chef@firmenname.de /a c:\berichte\bericht.pdf

Wenn Sie den Bericht vorbereitet haben, brauchen Sie nur noch auf die Verknüpfung klicken und die Mail absenden. Schöner wäre es natürlich, wenn auch schon der Betreff und ein kurzer Text vorgegeben wären. Das geht aber mit Startparametern nicht mehr, hier müssen Sie das Mail-Formular abändern.

Öffnen Sie dafür eine neue Mail in Outlook und füllen Sie Betreff und Mail-Body nach Wahl aus. Auch den Absender können Sie hier gleich eintragen, dann brauchen Sie ihn nicht als Parameter beim Programmstart übergeben. Ist alles fertig, speichern Sie die Nachricht über Extras/Formulare/Formular veröffentlichen unter. Aufrufen können Sie die Nachricht dann mit

„c:\programme\microsoft office\office11\outlook.exe“ /c ipm.note.formularname c:\berichte\bericht.pdf

Wenn Sie wollen, können Sie Outlook auch anweisen, die Mail automatisch zu verschicken. Dann haben Sie aber keine Möglichkeit, noch Änderungen vorzunehmen. Öffnen Sie dafür das Formular erneut, Sie finden es unter Extras/Formulare/Formular auswählen bei Persönliche Formulare. Wechseln Sie in die Entwurfsansicht mit Extras/Formulare/Dieses Formular entwerfen und öffnen Sie mit Formular/Code anzeigen den Skript-Editor. Dort können Sie mit Skript/Ereignishandler eine Aktion für das Ereignis Open hinzufügen – in diesem Fall einfach Item.send. Das sorgt dafür, dass die vorbereitete Nachrichte direkt nach dem Öffnen abgeschickt wird. Vergessen Sie nicht, das Formular erneut zu veröffentlichen; ein einfaches Schließen und Speichern der Mail, legt die Nachricht nur im Entwurfsordner ab.

Screenshot

Wenn Sie mögen, können Sie mit dem Taskplaner Windows die Mail auch komplett selbständig verschicken lassen. Dann brauchen Sie nicht einmal mehr die Verknüpfung starten – sollten allerdings auch sicherstellen, dass immer der aktuelle Bericht im Berichte-Ordner liegt.

Screenshot

Da Microsoft in den neueren Outlook-Versionen eine Sicherheitsabfrage eingebaut hat, damit Mails nicht unbemerkt versendet werden, müssen sie zumindest noch einmal bestätigen, bevor die Mail gesendet wird. Es sei denn, Sie unterdrücken die Sicherheitsabfrage mit Tools wie Express ClickYes oder Advanced Security. ™

Erstveröffentlichung 09.08.2007