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Dieter Petereit 7. Februar 2019

Webworker, mit diesen 11 Cloud-Diensten behältst du deine Finanzen im Griff

Im folgenden Beitrag stellen wir dir eine (unvollständige) Übersicht professioneller Online-Tools für das Rechnungswesen (oder Teilbereiche davon) vor, die speziell für Freiberufler und kleine Unternehmen konzipiert sind und in Deutschland entwickelt wurden. Denn wie schon Benjamin Franklin ein paar Jahre vor der Geburt des Internets wusste: „Nur zwei Dinge auf dieser Welt sind uns sicher: Der Tod und die Steuer.” Wir befassen uns heute aber nicht mit dem Tod, sondern der Vorhölle der Buchführung.

Welcher Freiberufler oder kleine Selbstständige kennt diese ungeliebten Aufgaben nicht: Rechnungen schreiben, Buchhaltung erledigen, Mahnungen erstellen und dabei stets die Bankgeschäfte im Blick behalten. Auch wenn diese Aufgaben kein Geld verdienen, so geht doch kein Weg an ihnen vorbei, denn sie sorgen dafür, dass du im Geschäft bleibst. Leider gibt es kein Werkzeug, welches dir all diese Arbeiten komplett abnimmt. Es finden sich  indes einige Online-Tools, mit deren Hilfe du die ungeliebten Aufgaben effektiver und zeitsparender erledigen kannst.

Mittlerweile gibt es Online-Tools für jeden Zweck, so auch für Buchhaltung, Rechnungsein- und -ausgang, Belegerfassung, Kunden- und Projektverwaltung, Zeiterfassung und vieles mehr. Jedes dieser Tools hat seine Berechtigung, seine Stärken und Schwächen. Manches Hilfsmittel deckt nur einen bestimmten Bereich ab – wie zum Beispiel die Steuererklärung – aber erledigt diese eine Aufgabe dafür sehr gut. Andere Tools wiederum bieten einen erweiterten Funktionsumfang. Doch schau selbst:

edooli

Recht neu in den Kampf um die Buchhaltungshoheit in der Cloud eingestiegen ist www.edooli.com aus dem bayerischen Hahnbach. Robert Wismet und sein Team sind jedoch alles andere als Rookies. Im Gegenteil. Ihr weiteres Standbein Rowisoft blue ist eine All-in-one-Unternehmenssoftware, die es 2016 in der Kategorie ERP in das Finale des IT-Innovationspreises der Initiative Mittelstand geschafft hat und bereits 6.000 Kunden zählt.

Somit ist es kein Marketingspruch, wenn sich edooli zum Ziel setzt das einfachste Rechnungsprogramm der Welt anzubieten. Mein Test sieht in der Tat vielversprechend aus. Während das Erstellen einer ersten Rechnung oft mit Mühen verbunden ist, geht mir das bei edooli leicht von der Hand. Wenn du deine Rechnungen noch per Schneckenpost verschicken musst oder willst, kannst du den praktischen Versandservice dazubuchen, für faire ein Euro pro Rechnung entfällt so das Kuvertieren, Briefmarke kleben und der zeitraubende Gang zur Post.

Fackelt nicht lange bei der Preisgestaltung. edooli.

Fackelt nicht lange bei der Preisgestaltung. edooli.

Die Software kostet 7,90 € netto im Monat und ist auch monatlich kündbar. Dafür sicherst du dir u.a, neben dem Rechnungsmodul, Funktionen, wie Kontaktdatenverwaltung, Artikelmanagement, automatische Buchungserkennung deiner via Online-Banking angedockten Geschäftstransaktionen und eine Datenaustausch-Schnittstelle zu deinem Steuerberater.

Hier edooli 30 Tage lang kostenlos testen

Smartsteuer.de

SmartSteuer verspricht, so einfach zu sein, wie ein Zimmer zu streichen? (Screenshot: Dr. Web)

Smartsteuer ist die einzige Online-Steuererklärung, die vom TÜV Rheinland in Datenschutz und Datensicherheit zertifiziert ist. Das soll Sicherheit und Vertrauen in den Dienst schaffen. Mit Smartsteuer kannst du deine Steuererklärung ohne Druck vorbereiten. Das macht schon fast Spaß; aber nur fast.

Mit Hilfe eines Interviews wirst du durch den Vorgang der Erstellung geführt, so dass du nichts übersehen kannst, was dir eventuell Geld wiederbringen kann. Der große Vorteil ist, dass nichts installiert werden muss und du deine Steuererklärung an jedem beliebigen Gerät machen kannst – sogar auf dem Tablet oder dem Smartphone.

Bezahlt wird pro Steuererklärung, dies allerdings erst, wenn du sie tatsächlich an das Finanzamt übermitteln willst. Der gesamte Prozess bis zu diesem Zeitpunkt kostet dich keinen Cent. Wenn du dann zur Abgabe bereit bist, wählst du zur sicheren Bezahlung unter den Optionen Paypal, SEPA, Kreditkarte, Giropay und Sofortüberweisung frei aus.

SmartSteuer führt dich ohne Fachchinesisch sauber durch deine Steuererklärung. (Screenshot: Dr. Web)

Jede Steuerklärung kostet 24,99 € pro Abgabe. SmartSteuer gehört zur Haufe-Gruppe. An der steuerrechtllchen Kompetenz besteht daher kein Zweifel. Entstanden ist das Produkt seinerzeit als Ergänzung zur damals bekannten Marke „Der große KONZ“, die sicherlich die, die schon länger hier leben, noch kennen werden.

Hier gehts zu SmartSteuer >>

FastBill.com

FastBill ist einer der großen Wettbewerber im Faktura-Reigen. (Screenshot: Dr. Web)

FastBill wurde speziell für kleinere Unternehmen, Freiberufler und Selbstständige entwickelt. Erstelle Angebote, Rechnungen und Mahnungen professionell mit eigenem Briefpapier auf Knopfdruck. Die erstellten Dokumente verschickst du ganz einfach per E-Mail oder Post. Alle gesetzlichen Anforderungen werden erfüllt. Dein gesamter Auftritt / Schriftverkehr kann problemlos mit deinem Corporate Design versehen werden.

Rechnungen können direkt online von deinen Kunden bezahlt werden, via PayPal, Sofortüberweisung.de oder Stripe. FastBill informiert dich automatisch über Zahlungseingänge und überfällige Zahlungen.

Mit FastBill können außerdem regelmäßige Rechnungen oder Zahlungen für beispielsweise Mieten, Hosting oder Leasing automatisiert werden. Verbuche Kosten und Ausgaben ebenso mit FastBill wie Einnahmen. Markiere bezahlte Ausgaben und vergiss keine ausstehenden Zahlungen. Deine Belege archivierst du gleich online mit, auch von unterwegs, entweder per E-Mail-Upload oder mobil per Scan-App. Rechnungen, Belege und Zahlungsbewegungen können an deinen Steuerberater oder Buchhalter versendet werden.

In manchen Tarifen wird deinen Kunden ein Online-Kundencenter geboten, in dem sie alle bisher angefallenen Rechnungen jederzeit erneut herunterladen können.

FastBill bietet unterschiedliche Pakete an, bei denen du einzelne Leistungen hinzubuchen kannst. Das günstigste Paket startet bei 9,99 € netto monatlich, der teuerste Tarif schlägt mit 99 € netto zu Buche. Letzteter beinhaltet dann aber schon viele Elemente der Finanzbuchhaltung, ist also weitaus leristungsstärker als eine reine Faktura.

Bereits im günstigsten Tarif kannst du unbegrenzt viele Rechnungen und andere Belege verarbeiten, sowie ein Konto per Onlinebanking anbinden. Der nach Betreiberangaben beliebteste Tarif kostet monatlich 29,99 € und beinhaltet neben den Standardfeatures das bereits erwähnte Kundencenter, eine E-Mail-Inbox für Belege, die du dir zuschicken kannst, sowie die Möglichkeit, deine Kunden online bezahlen zu lassen. In diesem Tarif stehen dir fünf Benutzer zur Verfügung, der größte Tarif bietet 10 Benutzer und priorisierten Support.

FastBill kann für einen Zeitraum von 30 Tagen kostenlos getestet werden. Zahlst du die Monatsbeträge direkt für ein ganzes Jahr, erhältst du zehn Prozent Rabatt.

Hier gehts zu FastBill >>

BillingEngine

BillingEngine: Faktura mit Free-Tarif. (Screenshot: Dr. Web)

BillingEngine ist eine weitere Cloud-Anwendung, mit der Freiberufler und Kleinunternehmer Rechnungen erstellen und verwalten können. Anders als etwa FastBill offeriert der Betreiber einen kostenlosen Tarif und kann von daher interessant sein für Freelancer, die für wenige große Kunden arbeiten und nicht mehr als drei Rechnungen pro Monat verschicken.

Um neuen Nutzern einen möglichst schnellen Einstieg zu ermöglichen, ist BillingEngine bewusst einfach gehalten und beschränkt sich auf einige wesentliche Kernfunktionen. Die Web-App eignet sich daher nicht für Bedarfe, die über die reine Faktura hinausgehen.

Verwenden kannst du die Web-App auf dem Computer, dem Tablet und sogar deinem Smartphone. Entstanden ist die BillingEngine aus dem Eigenbedarf der kleinen Hamburger Design-Agentur DesignBits, die das Produkt dann für die Allgemeinheit öffnete. Hier kannst du natürlich nicht die Manpower eines Haufe-Verlags erwarten.

Mit BillingEngine kannst du drei Rechnungen kostenlos erstellen. Neben dem kostenlosen Tarif existieren drei weitere, die sich nur noch über die Zahl der Benutzer und der zu erstellenden Rechnungen differenzieren.

Schreibst du nicht mehr als 30 Rechnungen pro Monat und besteht dein Team aus maximal zwei Personen, die die BillingEngine nutzen können sollen, ist der Basic-Tarif für dich der richtige. Anders als im kostenlosen Tarif personalisierst du hier bereits deine Rechnungsvordrucke, kannst Fremdwährungen fakturieren, wiederkehrende Rechnungen anlegen und betreibst dein Mahnwesen. Zudem exportierst du bei Bedarf die Daten an deinen Steuerberater. Der Basic-Tarif schlägt mit vier Euro im Monat zu Buche.

Die Tarife Plus für monatliche acht Euro und Premium für monatliche 16 Euro erhöhen die Zahl möglicher Benutzer auf vier, respektive acht und die Zahl der möglichen Rechnungen auf 300, respektive 3.000. Alle Preise sind Monatspreise bei jährlicher Zahlung. Damit gehört die BillingEngine zu den preiswertesten Lösungen im Lande.

Hier gehts zu BillingEngine

Easybill.de

Easybill: Fakturalösung mit langer Markterfahrung. (Screenshot: Dr. Web)

Easybill hat sich auf Rechnungen, Angebote und Aufträge spezialisiert. Eine Besonderheit ist das kostenlose Designpaket, das ab dem Pluspaket enthalten ist. Dieses Designpaket umfasst die kostenlose Erstellung von Logo und Briefpapier, welches auch außerhalb von easybill verwendet werden kann.

Neben einer umfassenden Funktion für die Rechnungserstellung und Verwaltung, bietet Easybill auch eine Kundenverwaltung (bestehende Kunden können per Excel oder CSV importiert werden) und eine Zeiterfassung an.

Ein Alleinstellungsmerkmal ist die Integration von Amazon und Ebay. Über die Amazon MWS API importiert Easybill deine Verkäufe über Amazon. Deine Kunden bekommen dann völlig automatisch die Rechnungen per E-Mail zugesendet.

Easybill bietet keinen kostenlosen Tarif mehr. Noch vor zwei Jahren war das der Fall. Damit musst du für den Dienst zwischen 9.- € bis hin zu 39.- € im Monat aufwenden. Sondertarife für Händler mit großen Volumina von Online-Verkäufen liegen noch darüber.

Für den Standard-Fakturisten am brauchbarsten dürfte der Plus-Tarif für 19 Euro im Monat sein. Denn hier erhältst du immerhin die Möglichkeit unbegrenzt viele Dokumente an unbegrenzt viele Kunden zu versenden. Wiederholungsrechnungen sind hier ebenso möglich, wie das Importieren und Berechnen von 500 Onlineverkäufen im Monat.

Automatisiertes Mahnwesen, sowie die Möglichkeit der Mitarbeiterverwaltung nebst Anbindung an die Zeiterfassung von Mite, erfordern indes den höchsten Tarif, der dich 39 Euro im Monat kostet.

Unüblich ist die besonders kurze Zeit der Evaluation. Easybill erlaubt dir lediglich sieben Tage der Probenutzung. Da sind andere Wettbewerber weitaus überzeugter von ihrer Leistungsfähigkeit. Billomat etwa lässt dich 60 Tage lang in Ruhe, bevor du dich für einen der Tarife verbindlich entscheiden musst.

Hier gehts zu EasyBill >>

Clockodo

Clockodo – Zeiterfassung ausgereizt. (Screenshot: Dr. Web)

clockodo ist ein umfangreiches und dennoch einfach zu bedienendes Werkzeug zur Zeiterfassung. Es hat nicht nur Kunden und Projekte im Blick, sondern hilft dir zudem, den Überblick über Budgets, Effizienz und Mitarbeiter zu behalten. Die Benutzeroberfläche ist intuitiv und auf Deutsch sowie in vielen anderen Sprachen nutzbar. Wenn du dich in der Tiefe über den Dienst informieren möchtest, empfehle ich dir diesen ausführlichen Test auf Dr. Web.

Zwar kann clockodo selbst keine Rechnungen erstellen, unterstützt aber direkt mehr als ein Dutzend entsprechender Dienste, darunter easybill, FastBill, sevDesk, billomat, debitoor und andere. So verknüpfst du deinen clockodo-Account ganz einfach mit einem bestehenden Account bei einem Online-Rechnungsdienst und erstellst für abgeschlossene Projekte Rechnungen über einen dieser Dienste.

Wenn du von Anwendungen zur Zeiterfassung wie Mite, Tempo oder Toggl wechseln möchtest, importierst du dort gespeicherte Daten ganz einfach nach clockodo. Der CSV-Import von Kunden-, Projekt- und Leistungsübersichten ist ebenso möglich, wie der Export dieser Daten nebst der Zeiterfassungsdaten.

Nach der zweiwöchigen kostenlosen Testphase kostet dich clockodo pro Mitarbeiter 6,50 Euro im Monat zuzüglich Mehrwertsteuer. Solltest du mehr als zehn Mitarbeiter verwalten müssen, wird es dich freuen, dass clockodo ab dem elften Mitarbeiter nur noch 3,50 Euro kostet. Die Zahlung erfolgt per PayPal, Lastschrift oder Kreditkarte. Die Preise gelten bei jährlicher Zahlung, bei monatlicher Zahlung erhöht sich der Preis für die ersten zehn Nutzer um 50 Cent.

Inwieweit dir der doch sehr schmale Funktionsbereich monatlich 6,50 € wert ist, musst du natürlich selbst entscheiden. Immerhin haben andere Anbieter eine Zeiterfassung quasi als Beifang mit an Bord.

Hier geht es zu Clockodo >>

Billomat

Billomat ist einer der größeren Wetbewerber im Faktura-Reigen. (Screenshot: Dr. Web)

Wie FastBill ist Billomat umfangreicher und kann bedeutend mehr als nur Rechnungen und Angebote verfassen. Unter anderem ist auch eine Artikelverwaltung integriert, in der Preise, Einheiten, Steuersätze pro Artikel definierbar sind.

Eine recht umfangreiche Kunden- und Lieferantenverwaltung besitzt Billomat ebenfalls, ebenso eine Mitarbeiterverwaltung mit frei definierbaren Zugriffsrechten. Belege und Eingangsrechnungen können ebenfalls verwaltet werden. Dazu lässt du sie per spezieller E-Mail-Verknüpfung an Billomat weiterleiten, lädst sie über den Browser hoch oder verwendest die kostenlose Billomat-App.

Die App für iOS und Android kann mehr als bloß Belege hochladen. Angelegt ist sie als Pendant zur Web-Version. Du kannst also damit auch Rechnungen schreiben, Artikel und Kunden verwalten und mehr. Berechtigte Kritik seitens der Nutzer an der Leistungsfähigkeit der App hat Billomat aufgegriffen. Die Apps unterliegen inzwischen einer ordentlichen Pflege, bieten jedoch nicht den Funktionsumfang der Browser-Variante.

So sieht die App aus. (Screenshot: Dr. Web)

Ein Kundencenter ist ebenfalls vorhanden. Deine Kunden haben jederzeit Zugriff auf alle Rechnungen und können über das Center mit dir kommunizieren. Online-Zahlungsmethoden sind ebenfalls vorhanden. Kreditkarten, PayPal und SEPA-Lastschrift werden akzeptiert.

Etliche Schnittstellen für die Integration von Drittanwendungen stehen bereit. Diese nennt Billomat Add-Ons. Anders als etwa FastBill, die dir die Online-Zahlung seitens deiner Kunden direkt mit anbieten, setzt Billomat hier auf Drittanbieter, wie Figo oder Concardis.

Wenn du deine Dokumente nicht nur bei Billomat, sondern auch bei Dropbox, Google Drive oder OneDrive speichern möchtest, wirst du dich über die entsprechenden Add-Ons freuen. Auch für CRM, Projektverwaltung und Zeiterfassung existieren Schnittstellen zu externen Diensten. Wenn du solche Services ohnehin bereits nutzt, dürfte das ein deutlicher Mehrwert für dich sein.

Billomat kann 60 Tage lang kostenlos im Tarif der Wahl ohne Einschränkungen getestet werden. Nach der Testphase muss ein kostenpflichtiger Account gebucht werden. Einen kostenlosen Account, wie ihn verschiedene Wettbewerber anbieten, offeriert Billomat nicht.

Preislich liegt Billomat oberhalb der von den Wettbewerbern aufgerufenen Linien, dabei allerdings immer noch im Rahmen. Einen kostenlosen Account gibt es gar nicht. Für den Freelancer wird indes der Solo-Tarif für 8,99 Euro im Monatsabo reichen. Hier kann ein Benutzer bis zu 30 Dokumente erstellen und an bis zu 60 Kunden versenden. Mahnwesen und Banking sind ebenso enthalten, wie die Möglichkeit, Zahlungen zu empfangen. Lediglich die bandbreitenbezogenen Leistungsmerkmale sind geringer und der Steuerberaterzugang fehlt ganz.

Für deine kleine Agentur solltest du schon den Business-Tarif buchen, der im Monatsabo mit 29,99 Euro zu Buche schlägt. Dafür kannst du unbegrenzt Rechnungen und andere Belege erstellen und unbegrenzt viele Kunden verwalten. Fünf Benutzer sind bereits im Preis enthalten und dein Steuerberater bekommt separaten Zugang.

Reichen dir die vorkonfektionierten Pakete nicht, forderst du ein Angebot für einen individuellen Tarif an.

Hier gehts zu Billomat >>

Debitoor

Debitoor hört nicht bei der Faktura auf. (Screenshot: Dr. Web)

Debitoor ist ein Dienst, der dir alle denkbaren Faktura-Funktionen bietet. Du erstellst Rechnungen, Angebote, Lieferscheine, Gutschriften und Mahnungen. Wiederkehrende Rechnungen verwaltet das System ebenfalls. Zusätzlich kannst du dir sogenannte Rechnungsvorlagen erstellen, die du dann immer wieder verwendest. Debitoor beherrscht die Verwendung aller Währungen für deine Rechnungen und bietet dir einen Rechnungsdesigner, mit dem du ein individuelles Layout erstellst.

Neben den „alltäglichen“ Funktionen wie der Rechnungserstellung, bietet Debitoor noch einiges mehr als seine Konkurrenten. Debitoor bewegt sich nämlich deutlich in den Bereich der allgemeinen Buchhaltung hinein.

Je nach Tarif ist es möglich, eine Einnahme-Überschuss-Rechnung, eine Gewinn-und-Verlust-Rechnung oder sogar eine Bilanz mit der Software zu erstellen. Ebenfalls geboten ist eine Anlagenbuchhaltung, die dir automatisiert die Abschreibungen ermittelt. Zu guter Letzt kannst du die Umsatzsteuer-Voranmeldung direkt aus Debitoor versenden.

Dein Steuerberater erhält einen separaten Zugang. Alternativ verwendest du den DATEV-Export. Belege lassen sich mittels OCR digitalisieren und im Dienst verwalten. Ebenfalls bietet der Online-Dienst eine umfassende Banking-Funktion mit automatischem Import und automatischer Verbuchung für alle Transaktionen.

Interessant ist zudem, dass Debitoor mobile Apps für iOS und Android anbietet, mit denen du Rechnungen und Angebote von unterwegs senden, deine Ausgaben erfassen und mit wenigen Klicks Zugang zu deinen Kundendaten erhalten kannst. Die App ist im jeweiligen Tarif enthalten und damit kostenlos.

Ein kostenloser Tarif existiert nicht. Die kostenpflichtigen Zugänge reichen von sechs Euro bis 30 Euro im Monatsabo. Die gesetzliche Umsatzsteuer ist den Preisen noch hinzuzurechnen. Jahresabos sind deutlich günstiger.

Wenn du auf den vollen Funktionsumfang wert legst, und nicht mehr als 800 Rechnungen im Jahr schreibst, dann ist der M-Tarif mit 15 Euro im Monatsabo die richtige Wahl für dich. Neben deinem Steuerberater benötigst du dann keine weitere Software mehr. Kommst du mit 400 Rechnungen im Jahr aus und benötigst keine Bilanz, was auf die meisten Freelancer zutrifft, dann reicht auch der S-Tarif für 10 Euro im Monatsabo. Alle Tarife kannst du im Vorfeld kostenlos testen.

Hier gehts zu Debitoor >>

Jephi

Jephi, Zeiterfassung zeitgemäß. (Screenshot: Dr. Web)

Zeiterfassung ist ein ganz heikles Thema unter Freiberuflern. Die, die sie betreiben, sind von ihrem Nutzen in fast militanter Weise überzeugt und clocken sogar noch die letzten fünf Minuten. Die, die sie nicht betreiben, wissen eigentlich auch, dass es besser wäre, sie täten es, können aber den inneren Schweinehund nicht dazu bewegen. Für diese, ich behaupte mal, größere Zielgruppe muss eine Zeiterfassung demnach nicht nur zuverlässig, sondern vor allem komfortabel und omnipräsent sein. Hier kommt Jephi.de ins Spiel.

Jephi ist eine Zeiterfassung in der Cloud, die über eine Web-App, aber ebenso gut per Smartphone und Apps für Android und iOS genutzt werden kann. So kannst du jederzeit die Zeiterfassung starten oder stoppen, ganz unabhängig davon, wo du es beim ersten Mal vergessen hast ;-) Hauptsache, dein Smartphone ist dabei.

Jephi bietet verschiedene Integrationen zu anderen Anbietern. Darunter findet sich eine Datenintegration mit der eben vorgestellten Lösung Debitoor. Damit könntest du deine erfassten Zeiten direkt in die Rechnung übernehmen und deiner Liquidität einen Schub versetzen.Wenn du nur deine Zeiten berechnen willst, kannst du das direkt aus Jephi heraus tun.

Für Einzelkämpfer kostet Jephi fünf Euro im Monat. Für Teams bietet Jephi inzwischen einen eigenen Tarif. Hier zahlst du zehn Euro pro Monat und kannst damit dein ganzes Team verwalten. Zusätzlich zu den übrigen Funktionen des Tools enthält die Team-Version eine Mitarbeiterverwaltung.

Du kannst Jephi kostenlos für 14 Tage testen. Für den Test sind keine Zahlungsdaten erforderlich.

Hier gehts zu Jephi >>

Zervant

Zervant, die Landing Page (Screenshot: Dr. Web)

Zervant begann vor einigen Jahren mit einem radikalen Preisschild. Vollkommen kostenlos konntest du die Software nutzen. Geld sollte im Grunde ausschließlich über den Postversand von Rechnungen verdient werden. In diesem Beitrag hatten wir uns ausführlicher mit dem Dienst beschäftigt.

An der Qualität der Software hat sich bis zum heutigen Tage nichts verschlechtert. Im Gegenteil sind neue Features, wie eine Zeiterfassung zu den ohnehin schon umfangreichen Faktura-Funktionen hinzu gekommen.

Auch aktuell kannst du Zervant kostenlos verwenden. Du bist allerdings auf zehn Kunden beschränkt, denen du unbegrenzt viele Rechnungen per E-Mail zukommen lassen kannst. Willst du, was natürlich sinnvoll ist, auch dein Mahnwesen über die Zervant laufen lassen, musst du bereits zu einem kostenpflichtigen Plan greifen. Auch Teilzahlungen lassen sich nur dann verbuchen. Ebenso ist die Erstellung von Rechnungen aus Angeboten nur mit einem der Bezahlpläne möglich. Dieses erweiterte Featureset kostet dich 7 € pro Monat, wenn du nicht mehr als 50 Kunden zu betreuen hast.

Willst du eine unbegrenzte Zahl an Kunden verwalten und zusätzlich deine Zeiterfassung mit dem Tool erledigen, dann musst du mindestens den Pro-Plan für 15 € im Monat buchen. Noch kostenintensivere Pläne gibt es zwar, diese unterscheiden sich vom Pro-Plan jedoch nur hinsichtlich der per Post zu versenden Rechnungen. Und wer tut das heute noch. Solltest du indes zu jenen gehören, die mit dem öffentlichen Sektor Geschäfte machen, kann das tatsächlich ein Faktor sein, den du bedenken musst.

So hat sich Zervant von einem bahnbrechenden Produkt mit einem radikalen Preisschild zu einem stinknormalen Wettbewerber im Feld der Faktura-Anbieter „gemausert”. Nicht mal die Preise sind jetzt noch etwas besonderes. Womit ich nicht implizieren will, dass der Service sein Geld nicht wert ist. Aber, das sind andere eben auch.

Hier geht es zu Zervant >>

Papierkram

Papierkram verspricht dir mehr als nur Faktura. (Screenshot: Dr. Web)

Papierkram ist ein sympathischer Cloud-Dienst mit einem sympathischen Namen und sympathischen Preisen. Als einer der wenigen Anbieter am deutschen Markt bietet Papierkram tatsächlich noch einen vollkommen kostenlosen Plan. Dieser ist natürlich funktionseingeschränkt, bietet jedoch die Kern-Features Buchhaltung, Faktura, Ausgabenerfassung, Belegmanagement, Zeiterfassung und ein wenig Beifang mehr. Damit kannst du schon ganz gut arbeiten.

Das Besondere an Papierkram ist die Konzentration auf den Alltag kleiner Unternehmen und Einzelkämpfer. Natürlich gibt es leistungsstärkere Lösungen für Buchhalter und solche, die es werden wollen. Nur, welcher Selbständige will das schon? Und, welcher Selbständige kann es sich leisten, dafür Fachpersonal zu beschäftigen? Eben. Genau für diese Zielgruppe gibt es Papierkram.

Papierkram geht soweit, wie es sinnvoll ist. Du bekommst keine komplette Finanzbuchhaltung, sondern eine Lösung, die es dir erlaubt, eben jene soweit wie möglich für deinen Steuerberater vorzubereiten. Der erhält die Daten wiederum im Datev-Format, womit jeder ernsthafte Steuerberater etwas anzufangen weiß.

Viel weiter vorne schreibst du mit Papierkram deine Angebote und Rechnungen und erfasst deine Belege, sowie die auf deine Aufträge entfallenden Zeiten. In den kostenpflichtigen Plänen, die es ab 8 € netto pro Monat gibt, kannst du überdies noch das Mahnwesen abdecken und bekommst Zugriff auf die wichtigen Schnittstellen.

Papierkram von innen. (Illustration: Papierkram)

So bist du in der Lage, die Umsatzsteuervoranmeldung aus dem System heraus zu generieren und abzugeben, sowie deine Bankkonten zu verknüpfen. Letzteres führt dazu, dass deine Bankumsätze automatisch verbucht werden können, so dass dein Aufwand auf ein Minimum schrumpft. Professionelle Auswertungen, etwa die EÜR oder die BWA, sowie sonstige betrioebswirtschaftliche Kenndaten stehen zu deiner Verfügung. Um eine unterjährige BWA zu erhalten, bedarf es allerdings des Team-Plans für 20 € oder des Business-Plans für 40 € netto monatlich. Die Monatspreise reduzieren sich um 20 Prozent, wenn du direkt einen Jahresvertrag abschließt.

Papierkram wird insbesondere jene überzeugen, die den echten Papierkram wirklich hassen und nur mit Widerwillen daran gehen – also im Grunde jeden. Die Lösung ist fast intuitiv zu bedienen, lebt die deutschen Rechtsvorschriften und kann sich preislich wirklich sehen lassen.

Hier geht es zu Papierkram >>

sevDesk

sevDesk: Landing Page. (Screenshot: Dr. Web)

Wenn du nun schon fast von Papierkram überzeugt warst, halte inne. Auch sevDesk, die ähnlich positionierte Software aus dem deutschen Offenburg sollte deine Aufmerksamkeit erhalten. Denn auch sevDesk ist in der Lage, den Papierkram für dich zu erledigen, ohne, dass du dich in der Tiefe damit auskennen musst. Dabei gefällt mir persönlich sevDesk noch ein Stück besser, weil es sich klarer in Aufgabenbereiche gliedert.

Mit dem Paket „Rechnung” erhältst du für 7,50 € netto monatlich (bei jährlicher Zahlung) den Leistungsumfang einer Faktura nebst Zahlungserinnerungen. Für 15 € sattelst du die Buchhaltungsfunktionen auf und kannst nun Features, wie die Bankkontenanbindung, die Umsatzsteuervoranmeldung und die betriebswirtschaftlichen Auswertungen nutzen. Für 43 € bekommst du eine komplette Warenwirtschaft obendrauf. Alle Pakete enthalten jeweils den vollen Umfang der günstigeren Pakete.

Zu sevDesk haben wir an dieser Stelle einen ausführlicheren Beitrag. Deine Entscheidung zwischen sevDesk und Papierkram wird am Ende eher aus persönlichen Vorlieben heraus, denn aus Funktionsgründen erfolgen müssen.

Hier geht es zu sevDesk >>

Fazit

Jedes der vorgestellten Programme hat seine Vor- und Nachteile. Eine ganz eindeutige Empfehlung können wir dir daher nicht geben. Auf jeden Fall nehmen alle Apps Selbstständigen, Freiberuflern, kleinen Unternehmern im Allgemeinen sehr viel Arbeit ab und ersparen eine Menge Zeit, die dann für andere Dinge genutzt werden kann.

Vor Abschluss eines Premium-Tarifs solltest du auf jeden Fall eine Testphase mit einem kostenfreien Zugang einplanen. So kannst du herausfinden, welches Tool das richtige für dich ist.

Links zum Beitrag

Beitragsbild: Depositphotos

(Dieser Beitrag erschien erstmalig am 20. Januar 2015 und wird seitdem regelmäßig aktualisiert. Das letzte Update erfolgte am 06. Februar 2019.)

Dieter Petereit

Dieter Petereit

ist seit 1994 im Netz unterwegs, aber bereits seit über 30 Jahren in der IT daheim. Seit Anfang des neuen Jahrtausends schreibt er für diverse Medien, hauptsächlich zu den Themenfeldern Technik und Design.

19 Kommentare

  1. Also mir fehlt hier ganz klar Wiso EÜR und Kasse oder Wiso Büro. Kostet die Hälfte von Edooli, ist kein Newcomer und wenn alle Funktionen von Edooli hier beschrieben wurden kann es auch noch das Dreifache.

    • In einer Kurzübersicht darfst du davon ausgehen, dass nicht alle Funktionen beschrieben wurden. Außerdem ist WISO EÜR & Kasse eine Desktop-Software, die installiert werden muss und nur unter Windows läuft. Sie hätte also in dieser Liste ohnehin nichts verloren. Zudem kannst du mit der Software keine Rechnungen schreiben. Dafür bräuchtest du WISO Mein Büro, das mit 120 Euro pro Jahr mitnichten billiger ist als edooli (oder andere aus unserem Vergleich). Keine Ahnung, was dich bei der Abgabe deines Kommentars geritten hat…

  2. Hauptsächlich für Einzelkämper und diejenigen, die es absolut gratis wollen kann ich AND CO (von Fiverr) empfehlen.
    Eigenes Design, Rechnungstexte in deutsch und anpassbar. Wiederkehrende Rechnungen bzw. Subscriptions sind möglich. Aktuell sind die Texte für Angebote und Projekte noch in Englisch gehalten aber auf meine Anfrage wurden kommende Übersetzungen in Aussicht gestellt. Das gleiche gilt auch für den Mustervertrag.
    Seht euch die Übersicht über die Features einfach mal an.
    https://www.and.co/

    Ich bin zufrieden damit und in Kombination mit Stripe funktioniert es sehr gut.

  3. Die selbstlernende Cloud-Buchhaltungssoftware BuchhaltungsButler https://www.buchhaltungsbutler.de fehlt noch in der Liste. Belege können automatisch hochgeladen und zugeordnet werden und Buchungsvorschläge werden auch automatisch erzeugt. So wird die Buchhaltung um einiges vereinfacht!

  4. Früher habe ich Billomat genutzt. Heute nutze ich Papierkram. Letzteres ist nicht nur ein Rechnungstool, sondern erlaubt die komplette Buchhaltung damit zu erledigen, Projekte und Aufgaben zu managen und Zeiten auf Projekte zu erfassen. Super wenn alles in einem Tool steckt.
    Meinen ausführlichen Test findet ihr unter https://www.selbststaendig-als-freiberufler.de/buchhaltungssoftware-fuer-freiberufler/

  5. Noch eine Ergänzung zum kostenfreien Selbsthosten: http://amanu-app.de

    Bietet eine einfache Kunden- und Projektverwaltung und ermöglicht das Erstellen von Angeboten, Verträgen, Abnahmeformularen, Todo-Listen und Rechnungen.

    Disclaimer: Ich bin einer der Entwickler, amanu war meine Bachelorarbeit.

  6. Hab auch noch eine Ergänzung: https://sevdesk.de/
    Deckt alle nötigen Funktionen ab und ist sehr übersichtlich.
    Grüße Melanie

  7. Vielen Dank für die tolle Zusammenfassung alle Buchhaltungstools. Wir freuen uns, dass Billomat mit dabei ist. Übrigens gibt es für Billomat bereits eine Android App. Schaut doch mal rein: https://play.google.com/store/apps/details?id=com.billomat.app&hl=de! Die IOS App steht auch schon in den Startlöchern.

    Viele Grüße,
    Doreen

  8. Um eine Onlinelösung kommt man irgendwie nicht herum wenn man viel unterwegs ist, aber man muss meiner Ansicht nach nicht auf Fremdanbieter setzen. Es gibt einige Lösungen zum Selfhosting, man muss nur etwas suchen. Ich setze seit Anfang des Jahres Invoice Ninja, welches relativ gut obwohl es sich noch in Entwicklung befindet.

  9. Wie wäre es mit diesem online Tool, als Ergänzung für deine Liste:
    Jephi (www.jephi.de)

  10. Noch ein Tipp: https://app.smallinvoice.com/
    Sitz in der Schweiz, kostenlos und verwaltet auch wiederkehrende Rechnungen kostenlos.

  11. Hallo Herr Hecht,

    danke, dass Sie das Rechnungsprogramm im Vergleich aufgenommen haben. Ich möchte gerne ein paar Infos ergänzen.

    Das Rechnungsprogramm ist kostenlos, da es gem. dem Freemium Konzept auf den Markt gebracht worden ist. https://debitoor.de/ueber/freemium

    In der Tat, wir branden den kostenlosen Rechnungsplan mit einem Wasserzeichen. Dies kommunizieren wir offen und ehrlich auf auf unserer Webseite: https://debitoor.de/funktionen/rechnungsstellung/branding.

    Wir denken, es ist fair Werbung in eigener Sache zu machen, wenn man im Gegenzug unbegrenzt Rechnungen und Angebote erstellen und senden sowie Ausgaben erfassen kann. Der Support ist auch kostenlos. Obendrein bieten tolle Artikel und Videos rund um das Thema Gründen, Rechnungsstellung und Buchhaltung.

    Im Premium Plan wird man nicht nur das Wasserzeichen los, sondern kann beispielsweise auch die Sprache und Währung in der Rechnung ändern.

    Die kostenpflichtigen Pläne Premium Plus und Premium Pro zielen auf Buchhaltungsfunktionen ab.

    Zur Info: Die Preise auf der Webseite sind Nettopreise. Das wird nicht explizit im B2B Bereich genannt.

    Noch ein Tipp: In der KW 6 laden wir zum Event in Berlin ein. Info folgt.

    Nochmal herzlichen Dank für Ihren Artikel.

    Viele Grüße

    Susanne N. Nielsen

    Debitoor Online Communications

  12. Meine Empfehlungen

    Faktura (Angebot, Lieferschein, Rechnung, etc.) für Linux, Mac und Windows, kostenlos
    http://www.fakturama.org

    Banking, für Linux, Mac und Windows, frei / Spende
    http://willuhn.de/products/hibiscus/

  13. Bisschen einfacher aber auch geschickt: http://unckel.de/projects/rechnungsvorlage/

    Und kostenlos dazu!
    mfg
    HP Scheller

  14. Egal ob Freiberufler oder Unternehmen mit Angestellten: Wer die Infrastruktur zur Abwicklung seiner Finanzen an Fremdanbieter auslagert, kann nicht ganz bei Verstand sein. Neben den offensichtlichen datenschutzrechtlichen Problemen der Angestellten und/oder Kunden lässt man selbst seine Hosen komplett runter.

    Das mindeste was man hier erwarten kann, sind ganz viele E-Mails mit supertollen extrem günstigen Sonderangeboten für dies und jenes Tool oder verschiedensten Dienstleistungen. Im großen Pool aller Nutzer eines solchen Dienstes landet man auch schnell in irgendeinem Schubfach, für das sich vielleicht der Shareholder des jeweiligen Anbieters für eins seiner anderen Projekte interessiert, und so weiter. Ganz abgesehen davon, dass BND und NSA fleißig mitschreiben.

    Finanzen macht man offline (oder zumindest auf der höchst eigenen Infrastruktur), denn das geht niemanden etwas außer einen selbst an!

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